费用报销制度.doc

费用报销制度为了加强对费用、支出报销的管理和便于XXX公司营销总部（以下简称总部）成本费用的核算以及其他财务工作的开展，根据国家有关财务法规的规定及总部有关财务规章制度的要求，结合营销总部的实际经营情况制定本制度。第一章 总 则第一条日常费用审批及报销流程日常费用是指日常经营活动中发生的各种销售经费和专项促销费用。各项费用开支，必须经部门经理和财务审核后，报总监批准，并按以下流程办理报销： 部门负责人的各类费用，不得以下一级的名义报销。总监外出时要书面通知财务部，授权代理人行使指定时间内批准权。事后由财务部报总监审阅。第二条 费用的报销期限（每个月30日总部统一出报销）现金日常费用报销（用于零星购物或支付零星费用）：总部人员一周内报销，外地销售人员于每月十号前报销。差旅费报销：所有人员的差旅费报销必须填制统一的“差旅费报销单”.总部人员出差回来后一周内报销,外地人员于每月十号前连同上月报销单据（以开票日期为准，日期范围为上月1日至上月末）交回总部核销。每次核销都必须附 “差旅费报销单”以及“出差申请报告”,每月只允许报销一次(除特殊情况外)，差旅费用报销不得跨月;未能按时将报销单据交回总部，则报销费用累计到下月,并接受当月的费用指标考核,若超过当月二十日上交，则不予报销。通信补助报销：以实报实销限额制报销。按照级别规定的限额报销，不足限额的按照实际发生费用报销。统一填制“费用报销单”于每月十日前连同当月报销单据交回总部报销。每次报销都必须附话费清单及正规的发票，若不能提供者则不给予报销。第四条原始凭证有效性的规定。（1） 经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销： 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票； 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；（2） 经办人员取得的合法凭证时，应按以下要求规范填写，否则，视为无效凭证，不予报销： “客户名称”栏：统一填写“XXX公司营销部”； “品名规格”栏：按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情况下，可合并填写，其他必须有明细清单；“金额”栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“ ”封头，尾数为“0”时以“零”填充。开票人：填写具体完整的开票人姓名；发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见；票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。（3） 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，除特殊情况外，否则不予报销。（4）经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。劳务支出不应取得商业零售发票，商业采购不应取得服务发票，即支出费用要有相对应的发票和项目。第五条本制度分总则、销售经费、专项促销费用、附则共五章十五条。第二章 销 售 经 费第六条招待费用审批制度招待费用指接待用餐、赠送礼品、交际应酬所发生的各项费用。为了公司业务开展顺利，各部门在预算范围内可根据具体情况安排接待用餐或赠送礼品。所有赠送礼品必须事先上报总监批准，并计入相关部门负责人的招待费用限额。礼品发票必须附礼品清单。每月累计报销的招待费，要在其发票的背面注明：所招待部门、招待的原因及金额等，没有注明的不予报销。每次招待用餐的标准，必须经总监书面批准；若情况特殊可以先电话请示，二天之内将书面文件补充上交总部。逾期不补不予报销相关招待费。招待费的报销期限范围为上月1日至上月末，每月报销一次。第七条 差旅费报销制度 差旅费指因公外出办事所发生的机票、车船费、住宿费等。差旅费报销必须填制“差旅费报销单”销售人员每月填制“销售人员工作线路及费用明细表”（以下简称“工作线路表”）交财务，用于报销时作核实用，并作为人事考勤记录，报销单据与“工作线路表”不符的费用不予报销，且不允许同一日费用分次报销。 （1） 市内交通费的报销原则市内外出办事应乘坐公共汽车，写明工作线路及时间，车票后注明车次及起始地点、乘车时间，如有特殊情况发生出租车费，报销时需在车票后注明事由、起止地点和日期，并有上一级经理签名确认。每月填列“差旅费报销单”,按下列限额标准报销。限额标准：分公司经理 800元/月区域销售经理 600元/月省级经理 500元/月城市经理 300元/月业务代表 100元/月自备摩托车的每月可参照按相应级别的标准报销油料费，报销时在报销单上注明每天工作线路，注明摩托车牌，否则不予报销。（2）外地出差差旅费报销原则出差时，应先做好相关行程路线安排，并填写出差申请单及费用预算向总监申请，确认后总部备案，出差归来报销时，必须有出差申请单附在差旅费报销单后面方能报销。省内出差只报销省内长途客运车票，如乘坐火车者，只报销火车硬坐车票；省外出差只报销火车硬卧或汽车车票。 住宿费报销：必须凭住宿发票报销，并注明住宿起止日期、天数、人数、单价（如发票上无此项目，应在发票背面注明），否则不予报销。住宿限额为120元/天。各业务人员如在设有驻点地出差，均在驻点解决住宿，如有特别情况需提交书面报告请示总监，报销时需附上书面报告；业务人员如需超过7天在无驻点地区出差，应尽量控制住宿费用，以包月的形式住宿招待所，并将包月费用控制在200元/月以内；各人员（同一性别）如在同一地点出差，必须两人一间房间，且报销时须在发票背面注明同住人姓名，否则不予报销。各业务人员因工作需要回总部期间，统一在华侨大厦爱华宾馆住宿，不得自行住宿其它宾馆/酒店，否则费用不可报销。（3）差旅费报销的其他规定出差期间与业务无关的支出不予报销。如个人亲朋宴请，娱乐送礼，桑拿按摩，游览观光，洗衣购物等。省内城市之间出差可乘坐汽车、火车硬座或公司自有车辆。出差期间要求由公司内部驻点解决住宿（公司有驻点的地方）。出差期间发生的复印打字邮费等零星费用作为办公费用凭发票报销。第八条办公费报销制度办公费指日常办公耗用的电脑耗材（如打印纸、传真纸、墨盒、硒鼓、磁盘等）、办公文具（如笔、计算器、文件夹、便笺等）、邮寄费、办公场所的零星维修费用和办公过程中发生的各项杂费。办公费的报销必须在不超过营销总部行政部批准的预算内报销。办公用品的购买由专职的行政人员负责，并经总监批准后在指定的商店购买，如有变更，必须通知财务部备案。办公用品采购必须附采购物品清单。第九条电话费的报销制度电话费主要为移动电话费。移动电话费的报销按电信部门出具的发票。话费清单，根据报销月份所发生的实际话费报销。除特殊情况外不允许用购买充值卡的定额发票和凭电信部门出具的预存话费发票报销（业务代表除外）。移动电话费的报销必须按月执行，不能跨月。移动电话费的报销限额如下：分公司经理 1000元/月区域销售经理 800元/月省区经理 600元/月 城市经理 400元/月业务代表 100元/月第三章专项促销费用第十条 专项促销费用指进场费、堆头费、广宣品费用、铺市费用、专项促销活动中发生的促销人员工资和促销杂费等。（1）专项促销费用属于专款专用，促销期内使用和核销。（2）专项促销费用支出前须做费用预算报营销总监批准。（3）专项费用报销必须附费用预算活动总结并对明细费用进行分项编制费用报销汇总表。广宣品费用报销必须附合同及入库单；进场费和堆头费报销时必须附协议及审批文件；专项促销活动费用报销必须附活动总结。第十一条进场费用的核销1、经过总部审批的进场费用审批表；2、商场正规的费用单据；3、商场新品进场的订货单、送货验收单；第四章 处罚条例第十二条违反报销制度处罚条例为了很好的贯彻报销制度的实施，避免违规现象的出现，使报销人自觉的遵守本制度，特制定本条例。此条例除规定报销人违反报销制度应接受的处罚外，还规定管理者所应承担的责任，处罚规定针对出现的违规现象进行经济处罚和行政处分，即时发生即时处罚。除了违反本制度的票据不予报销外，同时处以相关人员一定的经济处罚，其经济处罚标准以违规票面金额为基数乘以一定比例（具体细则见“违反报销制度处罚条例”表），报销人员和各级审批人员按比例承担责任。第五章附则第十三条报销单据的填写与粘贴差旅费报销单：包括机票、车船费、住宿费、市内交通费。需附“出差申请单”及杂支（如订票费、保险费、机场建设费等）的报销填写此单；费用报销单：包括办公费用（如复印费、传真费、快递费等）、招待费（需附“招待申请”）、市场销售费用的报销填写此单；u 单据粘贴以“销售人员工作线路及费用明细表”为依据按序分类粘贴，且必须整齐规范，原始单据清晰可见，粘贴范围不超出报销单封面。 u 单据的填写必须用墨水笔或签字笔填写。 原始