银新印刷管理软件使用说明书v2016.11.11.doc

银新印刷管理 V2016.11.11 使用说明书 41银新印刷管理使用说明书V2016.11.11编制：王福林目 录一、软件使用说明2二、管理软件及驱动安装过程2三、软件基础设置7四、工程单管理9五、发票管理13六、账单管理15七、付款查询17八、账本管理18九、员工管理20十、采购管理23十一、入库管理24十二、外发单管理25十三、报价单管理26十四、合同管理27十五、送货管理28十六、统计报表29十七、其他功能35一、软件使用说明 1、开发此软件的起源原本我们也有买专业的印刷ERP软件，本软件的原形是账本，发票，账单管理3个板块，只是用于协调专业ERP的不足，和我们日常使用的方便，后来使用过程中发现专业的ERP软件使用过于繁琐，拘谨，条框局限很严重，搞的公司的同事都不想用，在这个情况下，我在本软件的原形上增加大部分功能。2、软件的特点： 上手快，不用培训，使用简单，而且极其的简单。 支持外网办公，一键记账，客户也可以自行查帐。 3、配置要求最低配置推荐配置CPUCPU 1GHzCPU 1GHz 以上内存内存512MB 内存1G 硬盘磁盘空间1GB磁盘空间1GB 操作系统WindowsXP、WindowsVista、Windows7、Windows8、Windows10WindowsXP、WindowsVista、Windows7、Windows8、Windows10打印机A4打印机A4打印机显示设置1024768 1360768二、管理软件及驱动安装过程1) 点击银新印刷管理.exe，出现以下界面，点击下一步，直到完成即可。软件安装完毕，如下图： 2）启动软件创建数据库2）.1点击桌面图标进行数据库初始化设置。2）.2输入自己数据库的实际情况，然后点击测试本地服务器，连接成功后会返回以下图：2）.3如果失败会返回以下图，请自己重新检查下帐号密码。提示：这里如果没有网络服务器地址，可以不用填，后期补上即可。2）.4点击初始化数据库，会初始化各个数据库。2）.5点击保存配置，然后在桌面会生成这样一个文件，然后把这个文件放在客户端的根目录下2）.6把这个文件放在客户端的根目录下，如d:银新印刷管理3）软件登陆:软件默认用户名Admin，默认密码为空,回车即可，可进入软件【用户】菜单下【用户管理】里添加或修改登陆名信息。4) 软件界面：三、软件基础设置第一次使用系统进行日常工作之前，应建立必要的基础数据，如客户资料，供应商资料，纸张资料等等。1)、客户档案设置 点击主界面【用户】菜单下【用户管理】如下图所示：输入姓名，电话，权限等信息，点击保存，即可。功能说明:【账本位置】是代表纸质账本的问题，比如第1本第1个，那就是1-1【密码】客户可使用改密码进行正常访问。2、供应商档案设置 点击主界面【用户】菜单下【供应商管理】 如下图所示：输入名称，类别，电话等信息，点击保存，即可。功能说明:【付款周期】用户付款的时候，进行的周期计算，如当期付款等。【税务登记复印件号码】用于进项发票的批对。3、物料管理点击主界面【用户】菜单下【物料管理】如图：输入名称，类别，规格等信息，点击保存，即可。四、工程单管理点击主界面【工程管理】如图：1) 工程单设置点击工程单界面【用户】菜单下【工程单设置】1）【印刷部件】类似于组件的名称，比如封面，内页，衬纸，封套等2）【印刷方式】比如单面印，正反版，反咬口，自翻版等3）【印刷机器】比如四开机，对开机，四色四开机，四色对开机，单色四开机等4）【印刷备注】指的是封面的工艺，如封面过哑胶，光胶等。5）【机长名称】用于机长的印数，套数统计。6）【当前工单号】默认是1开始，建议使用8位的，如10000001开始。2) 工程单开单点击工程单界面【添加记录】请注意软件上有，的顺序。1）【客户名称】可以使用写手，或者账本位置，或者客户编号，更或者点击后面的放大镜进行选择，如果手动输入，数据库存在该用户的话，讲自动读取联系方式。2）【印刷部件】按标题的要求，输入即可。3）【物料选择】输入物料，进行物料的查找和选择4）【纸张开料】点击获取纸张并计算，输入上机尺寸，一般大纸数无需手动输入会自动计算出来。5）【印后加工】点击获取封面的后到加工，然后再在右侧选择其他的工艺，如锁线胶装等。6）【保存】输入以上内容后，保存，打印即可。3) 工程单修改点击工程单界面查询，找到要修改的订单，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。1）【修改记录】修改完成后，点击修改记录，即可。4) 工程单记账1）【结构组成】点击后，输入相应的费用，比如纸张费用，印刷费用，后到费用等明细2）【修改金额CTP及备注】此处修改纸张费用，印刷费用，后到费用，其他费用，CTP四开，CTP对开，合计费用。3）【记账】修改金额CTP及备注修改后，再点记账，记账后数据会保存到账本数据库，记账成后的文字会变成绿色。4）【修改标志状态】出现订单作废或者其他情况下，此处是手动修改记账和印刷标志。5) 工程单其他功能1） 【简易排单】是进行订单的排单印刷。选择机台，未排读取，然后前面打勾的方式进行排单，完成后，保存即可。2） 【一键虚入】该功能是未使用排单的情况下，使用的虚拟排单。3） 【备份工程单】该功能是把数据全部导出到excel表格4） 【部件查询】可以查询部件的名称，如封面，衬纸等，因为这里也可以写型号，还可以查询纸张，比如250g铜版纸等。五、发票管理点击主界面【开票查询】如图：1) 发票的基础设置点击发票管理主界面【用户】，然后再点击【公司客户管理】输入名称，所属人，税率，保存即可。【税率修改】此功能包含批量修改税率，还有所属人批量替换，请小心使用。2) 发票的填开点击工程单界面【添加记录】输入开票日期，发票代码，发票号码等信息，保存即可。【发票的图片】此图片来自开票软件的截图，截图工具额外配送。【发票作废】此处如果作废，将不用于发票的统计金额，作废的发票文字会变成红色。3) 发票的修改发票的修改和保存大同小异，和之前的工单修改一致，此处省略。4) 发票的到账选择到账的情况，和日期，然后点插入，会显示在发票的密码区，然后点击修改到账，即可保存。提示：比如到账30万，包含3张发票的时候，可以再到账金额写入300000元，到账备注这里写共3张发票，然后直接在密码区复制出来，再其他2张发票上，直接粘贴，修改到账即可。5) 发票的记账【一键检测】检测账本用户是否有这个所属人的存在，如果不存在，责不会被选择。【一键入账】在一键检测的前提下，检测出来和账本用户匹配的，然后直接录入该人的电子账本，入账成功后文本会变成绿色。提示：严禁非正常操作，一定要先检测，后入账，并且请勿手动修改检测后的数据。六、账单管理点击主界面【账单程序】如图：1) 账单的导入点击账单管理主界面【导入记录】导入的格式为excel格式，具体内容格式请参照试样文件。【.】为打开excel的文件【金额校队】为校队上次的金额，比如上次导入为10.15日，那么金额校队就会从15日的最后一笔金额开始计算校队，防止出错。【分配所属人】根据转入公司的名称，自动从发票记录里面进行匹配，然后读取相应的所属人。【写入数据库】如果都没有错误之后，点写入数据库，保存至数据库(注意要写入数据的勾，一定要打上，不然不会写入数据库)。提示：正常的流程是 导入文件-金额校队-批量选择-批量选中-分配所属人-写入数据库2) 账单的修改账单的修改和之前的工单修改，发票修改一致，此处省略。3) 账单的记账账单的记账和发票的记账一致，注意一定要先检测后记账。提示：记账后文字会变成绿色七、付款查询点击主界面【付款明细】如图：1) 付款的添加点击付款明细主界面【添加记录】【快速查找】找到要付款的公司，然后双击选择。【付款类型】1.本厂直付为直接工厂付款，无需再次入账。2.代付款为帮客户付款，需要再次入该客户的账目。【发票情况】收到就打勾，没收到就不打勾，并且修改收票时间和备注。【付款标志】前一个勾为准备付款，后一个勾是已经付款，一般我的操作是先把准备付款的录入网银系统，然后再一个一个的确认付款，这样确保万无一失。2) 付款明细的修改付款明细的修改和之前的工单修改，发票修改一致，此处省略。3) 付款明细的入账为了方便，一般会把查询的代付款和已付款选上，然后再查询，查询完后，再进行入账。付款明细的记账和上面的记账一致，注意一定要先检测后记账。提示：记账后文字会变成绿色八、账本管理点击主界面【账本程序】如图：1) 账本的添加点击账本程序主界面【添加记录】输入项目名称，类别明细，金额等保存即可。【忽略日期】为了防止手动输入错误，特地加了这个按钮，如果不选的情况下，只能手动录入上个月的记录，比如当前10月，只能录入9月份的数据，否则提示失败。【项目类别】包含生产记账，转入货款，开税票，抵税票，代付款，借现金等，请根据实际情况选择。其中生产记账，转入货款，开税票，代付款，一般都是以上自动入账所取，当然如果有漏的，也可以手动进行补充。【结构组成】右侧类型查找所得，用于手动生产记账的输入和补充。【账本标识】用于统计某个人的账本状况和核对，一般月底用于月结清单的校队使用方法如下：在账本查询界面，选择某个用户，然后选择时间段，比如2016.10.1-2016.10.7，那么点击账本标识的时候，会自动计算出结果。提示：账本标识不会被打印出来。2) 账本的其他功能【分别标识】此功能是统计账本标识的合计金额，但是统计前注意打勾。九、员工管理点击主界面【员工管理】如图：1) 员工的添加点击员工管理主界面【用户】，然后再点击【员工管理】输入姓名，工号，指纹号，手机号码等信息，保存即可。【银联银号】去各大网站查询，有一部分银行企业用的这个识别转账。注意：员工不能重名，如果有重名，请用数字分开，否则会影响银行代发工资。2) 工资的导入点击员工管理主界面【导入记录】该功能和之前的账单导入基本一致。导入的格式为excel格式，具体内容格式请参照试样文件。【.】为打开excel的文件【分配银行】根据员工的姓名，自动从员工档案里面进行匹配，然后读取相应的银行信息。【写入数据库】如果都没有错误之后，点写入数据库，保存至数据库(注意要写入数据的勾，一定要打上，不然不会写入数据库)。提示：正常的流程是 导入文件-分配银行-写入数据库3) 工资的修改点击员工管理界面查询，找到要修改的员工，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。【用途】为数据加密，解密后为某个人的某月工资【计】计算当前界面的实发工资，其他均需手动计算。4) 生成银单点击员工管理主界面【生成银单】。点击后会自动生成银行批量转账的银行格式，会生成这样一个文件。然后只需要在网银汇款界面，选择批量汇款，再导入此报表，即可完成批量汇款。提示：此功能只在特定环境下使用，不适合通用。5) 员工管理的其他功能【查反编译】为解密用途数据。【工资计算】该功能为我司特定工具，计算某个人的工资明细，其他无用。十、采购管理点击主界面【采购管理】如图：1) 采购单的添加点击采购管理主界面【添加记录】右侧选择公司，然后再选择某个物料，输入数量，然后下面选择相应的要求，保存即可。提示：1.在有相同记录的情况下，产品的单价会自动读取最后一次的单价。2) 采购单的修改点击采购管理界面查询，找到要修改的采购单，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。十一、入库管理点击主界面【入库管理】如图：1) 入库单的添加点击入库管理主界面【添加记录】右侧选择公司，然后再选择某个物料，输入数量，然后下面选择相应的要求，保存即可。提示：1.在有相同记录的情况下，产品的单价会自动读取最后一次的单价。2.备注这里输入带t符号的时候，会自动进行吨价计算，比如金额5000元，备注这里1.051t，那么换算出来的吨价为4757元/吨2) 入库单的修改点击入库管理界面查询，找到要修改的采购单，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。十二、外发单管理点击主界面【外发管理】如图：1) 外发单的添加点击外发管理主界面【添加记录】右侧选择公司，导入工单，也可以完全手工输入，输入相应的要求，保存即可。【工单导入】读取工程单的数据，自动填入。【修改金额款项状态】只修改数量，单价，金额，款项状态等信息。2) 外发单的修改点击外发管理界面查询，找到要修改的外发单，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。3) 外发单的其他功能【一键付款】此功能是一键修改付款状态。注意：修改的数据，前面一定要打勾，否则不会修改。【过滤】过滤产品数量，其他的不显示出来，用于数据量庞大的时候。十三、报价单管理点击主界面【报价管理】如图：1) 报价单的添加点击报价管理主界面【添加记录】右侧选择公司，手工输入相应的数据要求，保存即可。【创建合同】在报价确认的情况下，要制作合同，可是同创建合同，那么制作合同可直接导入，无需再次输入，仅限本地电脑使用。2) 报价单的修改点击报价管理界面查询，找到要修改的报价单，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。十四、合同管理点击主界面【合同管理】如图：1) 合同的添加点击合同管理主界面【添加记录】右侧选择公司，手工输入相应的数据要求，保存即可。【合同读取】读取报价单创建的合同临时文件，直接可生成合同文件，无需再次输入，但仅限本地电脑使用。提示：这里有2种制作方式。第一种：直接手工录入；第二种，合同读取方式2) 合同的修改点击合同管理界面查询，找到要修改的合同，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。十五、送货管理点击主界面【送货管理】如图：1) 送货单的添加点击送货管理主界面【添加记录】右侧选择公司，手工输入相应的数据要求，或使用合同编号进行快速导入，然后保存即可。【合同查找】此功能需要提供完整的合同订单号，方可查询。2) 送货单的修改点击送货管理界面查询，找到要修改的送货单，按【鼠标左键+鼠标右键】，进入修改界面。十六、统计报表点击主界面【统计报表】如图：1) 账本统计点击统计报表主界面【账本统计】左侧是统计的项目，中间为柱形数据图，右侧为统计结果排序(从多到少)。【姓名】根据用户的姓名来统计数据。【年度】为3年的周期，比如当前2016年，最多只能查到2014年。【类别】包括生产记账，转入货款，开税票，抵税票，借现金等。【月份统计】统计全部的月份情况，但姓名必须为“全部”方可使用。【年度统计】统计年度信息，并生成报表。【饼形比例图】双击相应的列，可生成不同的饼形占比图，右侧自动分配个人所占的比例。2) 供应商统计点击统计报表主界面【供应商统计】左侧是统计的项目，中间为柱形数据图，右侧为统计结果排序(从多到少)。【姓名】根据供应商档案的公司名称来统计数据。【年度】为3年的周期，比如当前2016年，最多只能查到2014年。【类别】包括货款，实际货款，往来，代付，其中货款是包括实际货款和往来货款。【月份统计】统计全部的月份情况，但姓名必须为“全部”方可使用。【年度统计】统计年度信息，并生成报表，双击也可以绘制饼图，方法和账本统计一样，此处就不做重复的详解了。3) 机房统计点击统计报表主界面【机房统计】左侧是统计的项目，中间为柱形数据图，右侧为统计结果排序(从多到少)。【姓名】根据工程单设置机长的姓名来统计数据。【年度】为3年的周期，比如当前2016年，最多只能查到2014年。【类别】包括套数小计，当月实发工资，印数，版数等。【月份统计】统计全部的月份情况，但姓名必须为“全部”方可使用。【年度统计】统计年度信息，并生成报表，双击也可以绘制饼图，方法和账本统计一样，此处就不做重复的详解了。【机房数据添加】点击统计报表主界面【手工添加数据】，然后再点击【机房数据添加】输入姓名，时间，印刷即可，注意这里是把每月的统计数据，输入到这里，所以一个月只允许一个机长输入一次，切勿重复输入。【机台替换】此功能是批量替换数据库的机长姓名，请谨慎使用。【机长设置】跳转到工程单设置界面，设置机长信息。4) 工单统计点击统计报表主界面【工单统计】左侧是统计的项目，中间为柱形数据图，右侧为统计结果排序(从多到少)。【姓名】根据用户的姓名来统计数据。【年度】为3年的周期，比如当前2016年，最多只能查到2014年。【类别】包括四开套数，对开套数，全部套数等。这里的四开，对开，是匹配印刷机台的，所以印刷机台设置，最好包含四开机，或者对开机。【月份统计】统计全部的月份情况，但姓名必须为“全部”方可使用。【年度统计】统计年度信息，并生成报表，双击也可以绘制饼图，方法和账本统计一样，此处就不做重复的详解了。【工单数据添加】点击统计报表主界面【手工添加数据】，然后再点击【工单数据添加】【添加记录】点击新增，选择要添加的时间段，然后点击保存即可。提示：最好每月添加一次，防止数据重复添加。比如时间段2016-10-1 至2016-10-30【时间删除】选择要删除的某个时间段，然后点击时间删除，即可删除。5) 工单统计点击统计报表主界面【工单统计】左侧是统计的项目，中间为柱形数据图，右侧为统计结果排序(从多到少)。【姓名】根据外发单的供应商来统计数据。【年度】为3年的周期，比如当前2016年，最多只能查到2014年。【类别】只统计金额。【月份统计】统计全部的月份情况，但姓名必须为“全部”方可使用。【年度统计】统计年度信息，并生成报表，双击也可以绘制饼图，方法和账本统计一样，此处就不做重复的详解了。6) 其他统计点击统计报表主界面【其他统计】此数据来源于手工统计，这里只做一个展示用而已。十七、其他功能1) 设置软件界面点击主界面【设置】，然后再点击【设置桌面软件】，然后读入一个图片，即可修改桌面。2) 恢复默认软件界面点击主界面【设置】，然后再点击【恢复默认桌面软件】，即可初始化软件桌面。3) 报表模版维护修复点击主界面【设置】，然后再点击【报表模版维护修复】。这里存放了大量的报表和应用工具，报表一般只用于服务器的默认报表下载，可根据自己的需要，在默认的报表上修改，保存至本地电脑。【报表名称】可以自己输入某报表的名称，或者某应用的名称。【报表类型】分为报表类型，应用类型。报表类型为打印输出的报表，应用类型为可执行的exe文件，是直接对接主菜单中的应用工具的。【恢复目录】此功能仅限报表类型使用，使用方法参照右侧的说明，进行选择比如账本清单这个报表，是打印清单统计的，恢复目录输入“01账本程序-账本清单”比如账本新增这个报表，是新增报表的，恢复目录输入“01账本程序-账本新增”【相关修复】报表类型的会根据恢复目录，自动修复到相应的目录。 应用类型的会自动恢复到软件的根目录下，比如 “D:银新印刷管理”4) 快捷操作设置点击主界面【设置】，然后再点击【快捷操作设置】。相当于一个快捷