采购管理制度(1).doc

文件编号DCSS-QP-003-2011采购管理制度拟制余晖版本A.0审核管理者代表所属部门采购部批准总经理修订履历版本发布日期实施日期拟制人更改简述A.O余晖 1. 目的规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。2. 适用范围适用于公司所有物品：包含硬件设备（备品备件、固定资产、项目类货物）、劳务（技术、服务等）的采购3. 定义3.1供应商：是指能向采购方提供货物、施工和服务的法人或其他组织。3.2合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以合作或者是已经合作的供应商。3.3固定资产申请审批表：是需求部门根据需要采购的货物填写并提交给采购部的单据，此单据须有部门经理和相关单位审批。3.4项目实施立项表：项目实施前，项目管理部门召集销售部、技术部、采购部、财务部商讨并形成记录，包含项目概要与分析、项目管理文档（含实施计划表）、实施清单，作为采购依据。4. 各部职责及权限4.1 需求部门负责提交固定资产的申请4.2 项目部负责提起并落实实施立项表4.3 采购部根据经审批后的4.1和4.2，严格执行采购。4.4 仓库人员负责到货签收4.5 审计人员负责对采购成本的稽核4.6 技术部负责到货检验4.7 采购经办人负责签订采购合同、跟进到货、索要发票及办理结算。5. 部门管理制度5.1严洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；5.2严格遵守采购规范流程，按流程办事；5.3能及时按质按量地采购到所需物品；5.4严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；5.5加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；5.6科学、客观、认真地进行收货质量检查；5.7处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；5.8认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；5.9做好采购相关文档的存档、备份工作；5.10在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；5.11所有采购,必须事前获得批准。 未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；5.12凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；5.13采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商；6. 供应商选择标准6.1具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；6.2一般纳税人；6.3健全的商务管理流程和制度；6.4良好的财务状况，在建立合作关系后能给予至少15天以上帐期；6.5具有优势的产品资源与价格；6.6相对有利于我公司的供配货地理区位；6.7积极、坦诚的合作态度；7. 供应商选择及终止7.1供应商资质水平与供货质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等（包括对重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性）有直接关系，因此相关部门在筛选、评定供应商时务必严格、客观。对出现质量问题、价格明显偏高等不诚信现象之供应商停止或者禁止合作。7.2对供应商文档管理要求 7.2.1新开发的供应商须填写供应商资料表附上公司三证及账户资料，予以存档。 7.2.2根据供应商资料表将供应商信息录入供应商名册7.2.3 供应商产品信息进行了解，并定期搜集最新报价及市场资讯（此文件多为电子形式）8.采购流程项目实施立项表/固定资产申请表根据项目实施立项表、固定资产申请表中的需求寻找相应供应商，进行询价(至少3家)、比价、议价过程，筛选供应商。跟进根据筛选情况确定供应商、价格，签订采购协议。1. 须填写合同审批表2. 双方各持一份合同原件存档。3. 甲方合同扫描存档，原件提交文控保管，另复印2份，1份提交财务会计，1份自行保存。1.到货时间的跟催以及送货单、发票/收据的确认2.收货地点：公司仓库和现场。 具体根据项目实际情况而定。3.产生的单据：送货单、发票、收据1.付款须由采购填写申请单2.产生的单据：申请单、合同、入库单、收据、发票1.产生的单据：送货单（加盖乙方印章）2.参与人员：采购、技术、仓管跟催筛选采购询价签订采购协议到货验收入库付 款 9.采购合同签订注意事项：9.1 原则上遵照经律师审核过的采购合同模版签订，未经允许不得修改。9.2 采购合同编号遵照公司的合同管理制度。采购合同编号示范：DCS-CXXXX-XXXDCS:公司名称 C:采购部门代码 XXXX: 表示年份 XXX:流水号9.3 在和较大厂商或者总代谈判或签署较大金额合同时，若不能按照本公司模版，则须注意如下事项（合同包括的主要内容）a. 标的物名称、规格、型号、等级、单位、数量、单价、总价（是否含税，公司要求含增值税）。b.货物质量、包装要求。c.交货时间、地点、运输方式、运费。d.验收标准及验收方法。e.结算方式（一般有款到发货、分期付款2种方式，应和乙方协商账期）f.产品的质保期及售后服务（质保期一定要明确，售后服务要严格约定现场技术支持还是电话支持）h.违约责任及赔偿（当产品达不到我方要求时，乙方应付责任并约定违约金）i.解决争议的方法（明确仲裁机构，要求在我方所辖范围内进行裁决）j.合同的份数（我方至少保留一份原件）k.附件与合同的关系（清单、或者验收标准等附件，作为合同的一部分）l.合同的生效日期和终止日期（自双方签字盖章之日起生效）o.双方的签字盖章及合同的签订时间。 签订协议时应注意以上内容，其中a、d、f、h、j极为重要。10.采购文档管理（表格见附件）10.1 供应商资料表（书面&电子）10.2 供应商名册(电子)10.3 询价单（书面&电子）10.4 采购合同（书面&电子）10.5 送货单（书面&电