利用Excel 2007制作专业的销售数据分析报告.docx

第一，快速实现数据的价值我们销售人员在分析数据时，往往会提出以下的问题：1) 各地区产品销售有哪些异常情况？2) 产品的年度销售额突破1200万的地区有哪些？3) 哪种产品的市场销售前景最好？4) 销售业绩排在前3名的员工是谁？5) 利用Microsoft Office Excel 2007全新的条件格式功能将帮助你简化数据分析的步骤，不需要编写函数、公式或程序，上面的问题都可以轻松解决。巧用“色阶”洞察数据变化和趋势 销售管理人员往往需要对保存在Excel中的大量数据进行分析和总结，以发现数据的趋势和意义。例如，在如图1所示的销售业绩表中，如何快速展现各个员工在13月份的销售对比情况呢？ 图1 销售业绩表Microsoft Office Excel 2007的“色阶”功能可以利用颜色的变化表示数据值的高低，帮助你迅速了解销售数据的分布趋势。1) 在Excel工作表中选中销售数据区域，然后在功能区的“开始”选项卡中，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。2) 在“条件格式”的下拉列表中选择【色阶】【红-黄-绿色阶】命令，如图2所示，Excel工作表中所选定的数据区域就立即用指定的色阶格式显示出来了。图2 利用“色阶”分析员工销售业绩表利用“数据条”和“图标集”直观展示数据 为了能够直观显示销售数据的比例情况，可以使用数据条来使自己的数据分析更具表现力。例如在如图3所示的销售数据中，如果希望能够显示出超额完成销售计划目标（即1200万）的情况，可以按照如下操作步骤进行：图3 2006年各地区销售额1) 在Excel 2007中选中销售数据的单元格区域，然后选择功能区的“开始”选项卡，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。2) 在“条件格式”的下拉列表中选择【数据条】【其他规则】命令，随即打开“新建格式规则”对话框。在该对话框中设置“最长数据条”的“数字”为“1200”，设置“数据条颜色”为“橙色”，如图4所示。 图4 新建格式规则3) 单击【确定】按钮，单元格将按照其销售值大小情况自动填充不同长度的橙色，超过销售计划1200万的单元格将被橙色的数据条填满，如图5所示。图5 应用“数据条”格式此外，我们也可以利用Excel 2007的“图标集”对销售总额进行图示化标记，如图6所示。图6 应用“图标集”格式快速获取最大销售数据 销售人员往往需要对历史销售数据作大量的统计分析，以便获得排名在前列的数据，那么如何快速展现销售业绩表中的前3名数据呢？在Excel 2007中，这样的工作变得格外容易，销售人员不需要插入函数、编写公式就可以达到目的。1) 在Excel 2007功能区的“开始”选项卡中，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。2) 在【条件格式】下拉列表中选择【项目选取规则】【值最大的10项】命令，如图7所示。 图7 项目选取规则3) 在随即打开的“10个最大的项”对话框中，调节数值为3，并选择相应的显示格式，如图8所示。单击【确定】按钮后，Excel工作表中选定数据区域的前3名最大值就立即用指定的格式显示出来了。图8 设置满足规则的格式第二，用图表说话为产品在市场中所占份额作一个调查，确定它们的市场开发前景，并制订相关的销售报告可能并不是一件简单的工作。幸运的是，如果我们有过去的产品销售调查数据，则可以使用 Microsoft Office Excel 2007中强大的图表工具帮助自己轻松分析产品的市场销售情况。轻松创建专业水准的图表 在Excel 2007中，我们只需要选择合适的图表类型、图表布局和图表样式，便可以即刻获得专业的图表效果。例如，为图9所示的“产品市场调研表”快速创建一个具有专业水准的图表，则可以按照以下的操作步骤执行：图9 产品市场调研表1) 选中B3:D7单元格区域，在Excel 2007功能区的“插入”选项卡中，单击“图表”功能组中的【其他图表】按钮。2) 在【其他图表】下拉列表中选择【三维气泡图】命令，完成的图表如图10所示。 图10 插入气泡图3) 从“图表工具”的“设计”选项卡中选择“图表样式”功能组，这里提供了多种专业图表样式的配色方案，从其下拉列表中选择“样式48”（如图11所示），图表将即刻应用此样式。图11 设计图表样式及布局4) 接着从“图表工具”的“布局”选项卡中选择“标签”功能组，在这里可以添加图表标题、坐标轴标题、设置图例格式、数据标签格式等等，完成后的数据分析结果如图12所示。 图12 设置图表的图例、坐标轴及数据标签5) 如果希望更改某一数据表现的颜色，则可以先选中某一气泡，然后从“图表工具”的“格式”选项卡中选择“形状样式”功能组，在“形状填充”下拉列表中选择一种颜色（本例为红色），即可预览到气泡颜色变化的效果，如图13所示。图13 修改图表中数据系列的颜色我们也可以在图表中应用更多丰富的视觉效果，例如：三维、阴影、倒影、透明效果等等。这样，一张精美的产品市场调研图就制作完成了。动态跟踪Excel图表数据源 如果你希望将图表放在Microsoft PowerPoint 2007中供演讲推广使用，或者放在Microsoft Word 2007中作最后的总结报告，无论使用哪一种应用程序，你都能够动态跟踪原始的Excel图表数据源，即原始数据发生了更改，幻灯片或Word文档中的图表也将会自动更新。例如，将制作好的Excel 2007图表复制粘贴到PowerPoint 2007后，在图表右下角会出现“粘贴选项”智能标记，单击该智能标记并从其下拉列表中选择【图表（链接到Excel数据）】单选按钮（如图1