报告编写及排版培训教材 共23页ppt课件.ppt

未经许可,请勿扩散,请勿扩散,1,报告编写及PPT排版培训教材,编制人：黄艳平日期：2019年4月18日,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,2,前言,此次报告写作的培训，只能是告诉大家在写报告要养成的做事方法和思维方式，并不是说，培训完之后，大家看着培训教材就可以把表报告写好。写好报告，最关键的就是：对报告要求交代的事件能清楚地掌握；其次就是能找出存在的问题及有效的解决措施。写报告是没有捷径可走的，只能实实在在、踏踏实实地去了解事情的实质情况，然后认认真真地去思考，形成自己的东西，然后用语言文字表达出来，让看的人能知道你要表达的东西，就算是一篇成功的报告了。更进一步就是用词得当、言简意赅、有强的逻辑性。当然，还有一点就是无论报告是以word或者是ppt的形式展现出来，都应该进行排版，做到版面整洁、美观、字体大小适中等等。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,3,目录,一、报告写作要求及写作程序二、报告写作方法三、PPT排版要素,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,4,一、报告写作要求及写作程序,(一)报告的包含的内容,报告的灵魂行文的目的、要达到的目标报告的血肉为把事件表述清楚需要提供的数据、资料报告的骨架报告的大纲，把事情表述清楚的逻辑关系报告的细胞组成报告的文字、字符、表格及图片,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,5,(二)报告行文基本要求,1、正确：不讲歪理；不掩饰、不夸张、不强词夺理，按事实本身描述与表达。2、清楚：思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，遵循一文一事，明白无误地把要说的话写出来，让别人看得懂，这是最起码的要求。3、具体：忌一般化、抽象化，有具体指向和要求,使看到文件的人看了以后知道是什么事情，该怎样去做。4、完整：表达事项（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不遗漏。5、简洁：层次分明，文字简炼、生动，不拖沓，不堆积词句。6、得体：风格适宜、规范，措词得体。,一、报告写作要求及写作程序,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,6,（三）报告写作的程序,1、明确写作主旨给写作定位，目的？目标？写什么？怎么写？2、收集信息资料供写作参考，需要哪些？怎么收集？需要哪些支援？如何整理？3、拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简。4、完成正文草稿填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章。5、认真修改检查定写作终稿，通读全文，反复推敲斟酌，直至满意。,一、报告写作要求及写作程序,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,7,（四）报告写作具体步骤,在写报告之前要自我提问,写什么？,要达到什么目的？,写给谁看？,要达到什么效果？,需要哪些资料支撑？,要怎么做？,要对方做什么？,什么时候完成？,第一步：自我提问,问了之后，要积极地去寻求答案，得到答案之后，报告的灵魂和骨架就基本了然于胸了。接下来就需要去组建报告的血肉和细胞了。,一、报告写作要求及写作程序,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,8,（四）报告写作具体步骤,资料的收集要有要求、有质量、及时跟进,需要收集哪些资料？,需要哪些人的配合？,有哪些资料收集的渠道？,有什么要求和标准？,怎么样收集？,如何跟进？,以什么格式提交？,什么时候完成？,第二步：资料的收集,收集资料之前，要清楚自己需求，有目的，有针对性地收集，这样才能保证收集来的资料能为你所用，也不会由于资料太多、太杂模糊了当初的目的及目标。,一、报告写作要求及写作程序,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,9,（四）报告写作具体步骤,不能只是对资料进行机械的组合、拼凑，要进行加工，成为有逻辑、有条理的自己的语言,熟悉资料。,资料怎么整合？,资料如何分类？,以什么形式表现内容？,以什么逻辑顺序呈现？,第三步：资料的加工,资料收集完之后，要先把所有的资料都熟悉一下，根据报告的大纲对资料进行分类、整合，形成初步文章。,一、报告写作要求及写作程序,怎么样才能变成自己的、较通俗易懂、通篇顺畅的报告？,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,10,（四）报告写作具体步骤,成文检查时，一定要站在报告呈送对象的角度去通篇阅读，带着挑刺的心理阅读，而不是带着“欣赏”的心理阅读。,逻辑是否清晰？,要说的事情是否已交代清楚？,是否有前后矛盾？,工作要求和安排是否有确切的时间节点和标准？,任务安排是否有明确的责任人？,第四步：成文、检查,成文检查要通篇阅读报告，阅读完之后，是否能看明白所要表达的事件是什么，表述是否全面，想表达的东西是否以表达清楚。,一、报告写作要求及写作程序,需要人协助的工作，是否有具体的要求和完成时限？,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,11,一、报告写作要求及写作程序,（五）报告写作注意事项,1、语言要平实、易懂，尽量用短句。切忌误导性、模糊的语句。（例：大概能、预计、应该可以、约某月初.等等）2、内容简单明了，突出重点，围绕中心思想展开，与主题无关的内容不要写。3、如需举例说明，用通俗易懂的例子解释，不要找特殊案例。4、从结论写起，用精炼简洁的语言把要说明的事情表述清楚，让阅读者尽快理解内容，印象深刻。5、用能够代表整个报告内容的文字简单明了地命题，做到只看题目就知道要做什么。6、每一个段落有一个简明扼要的小标题，表明逻辑关系以及行文内容。7、版面排列清晰，切忌过分花哨的装饰。,时刻记住：文件的阅读者不理解就是文件写作者的错！,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,12,一、报告写作要求及写作程序,（六）公司对于文档排版基本要求,1、页面设置页面大小为word默认值，即页边距分别为上下2.54厘米，左右3.17厘米，装订线0厘米，装订线位于左边。为了便于不同文档之间的装订，一般情况下不能改变页面大小设置。2、页眉页脚页眉页脚大小为默认值，即页眉距边界1.5厘米，页脚距边界1.75厘米。在正式的报告、总结中需添加页眉，一般的文档可不添加。页眉的内容一般为该文档的标题，格式为：五号宋体，加粗，右对齐。页脚的内容为页码，格式为：五号宋体，加粗，阿拉伯数字标识，右对齐。首页为封面时，页码必须从第二页开始。3、标题标题格式为：二号仿宋，加粗，居中对齐，段前段后1行距。4、段落段落格式为：仿宋_GB2312四号，两端对齐，1.5倍行距，左右缩进0字符，首行缩进2字符。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,13,一、报告写作要求及写作程序,（六）公司对于文档排版基本要求,5、文档内表格的处理表格居中对齐，表头格式为：小四号宋体，居中对齐，加粗，表格其他内容为小四号宋体，居中对齐。如果表格出现跨页时，表头设置为在各页顶端以标题行形式重复出现。6、文档图片的处理图片一般采用“嵌入型”格式，居中处理。为维持原文档图片的打印质量，同时便于文档的发送，一般将原文档备份后，将图片进行压缩再发送。7、其他要求各文档层次设置格式为：第一层：一、二、三、.第二层：（一）（二）（三）.第三层：、.第四层：（）（）（）.以上序号的编排必须使用自动编号实现。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,14,目录,一、报告写作要求及写作程序二、报告写作方法三、PPT排版要素,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,15,二、报告写作方法,（一）报告的概念“报告”是向上级报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：1、情况概述；2、经验体会/事情具体进展；3、存在的问题及解决措施；4、今后工作开展规划。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,16,二、报告写作方法,（二）报告的写法,1、开头对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要进行的工作项目、工作完成情况、总体效果评价、以及要汇报的主要问题等等。2、正文重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；针对上级提出的问题，进行解答；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,17,二、报告写作方法,（二）报告的写法,情况专题报告的正文一般包括下面几个内容：（1）交待发文缘由简明扼要说明依据、背景，情况的全貌等。（2）反映主要情况或问题，必要时可对情况和问题进行分析。要尽可能详细地把事情的进展情况进行一一说明，不能想当然，觉得应该能够理解就够了，而是要做到，不能谁看，都能明白报告在说什么事情。该举例证明的就要举实际实例，需要数据支撑的，一定要有明细清单（可做正文，也可做附件）。一切的表述都要用事实说话，让事实说话。（3）以后工作的计划，或提出解决问题的办法或措施。在提出今后的工作计划时，一定要根据实际情况出发，要与前面的问题和措施相呼应，切忌“假”“大”“空”，泛泛而谈，一定要是切实可行的。涉及相关问题的解决时间及目标要用精准的词汇表述，切忌含糊其辞。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,18,二、报告写作方法,（二）报告的写法,3、结尾一般使用下列术语特此报告，请审阅；以上报告如有不当，请指正。,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,19,目录,一、报告写作要求及写作程序二、报告写作方法三、PPT排版要素,未经许可,请勿扩散,请勿扩散,20,三、PPT排版要素,1、简明扼要：PPT主要是用来看，不是阅读的，所以语言一定要简练。2、美观大方：能用表格体现尽量不用文字，能用图表表现的尽量不用表格。3、排版整齐：排版整齐包含文字的大小、位置、颜色、样式要统一，体现内容的形式统一。4、色调统一：PPT切忌五彩斑斓，需用颜色表示表扬、批评、或警时，通篇都要保持一致，表格、图表等需要用颜色区分时，也要尽量用同一色系，不要用多对的对比色。5、分布合理：PPT排版时，要注意一定不要把整个页面都排的满满的，要适当留白，合理分页。文字较多时，切忌用小号字体，密密麻麻