Excel技巧与图表培训教材.doc

Excel技巧与图表培训教材本文由170831515贡献 ppt文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 件培训 办公软件培训 佛山市豊富汽配有限公司 Excel技巧与图表培训 Excel技巧与图表培训 资讯管理科 2007 2007年1月 资料编写:刘媛 件培训 办公软件培训 佛山市豊富汽配有限公司 目 录 Excel日常工作实用小技巧 常用图表的制作 要点 怎样选用正确的图表类型 实例说明 20分钟 20分钟 实际操作与讲评 80分钟 件培训 办公软件培训 佛山市豊富汽配有限公司 目 录 Excel日常工作实用小技巧 常用图表的制作 要点 怎样选用正确的图表类型 实例说明 20分钟 20分钟 实际操作与讲评 80分钟 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 系统自动将数值转换成科学记数格式： 佛山市豊富汽配有限公司 1、如何在单元格输入的长数字(例如:身份证号码、手机号码） 在Excel中输入的数字超过11位： 解决后效果图 方法一： 方法一：在数字前添加英文字符的 单引号 ； 方法二： 方法二：把单元格设置成文本格式： 注意: 注意: 在数字前面添加的英文单引号“ ”，不仅不会显示出来，而且也不会被打印出来。 经过这样的设置后，输入的数字成了文本格式，不能参与计算。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 佛山市豊富汽配有限公司 2、多个区域一次输入同一数据 如右图，在同一列的不同单元格中 输入性别：男。 利用Ctrl键及 “Ctrl+Enter”组合键，其具体步骤如下： 按住Ctrl，选择多个单元格 输入“男”字 按“CtrlEnter” 组合键 注意: 注意: 输入完成后，必须按“Ctrl+Enter”组合键才能达到此效果。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 佛山市豊富汽配有限公司 3、通过“数据有效性”建立下拉列表输入重复数据 在某些单元格中需要输入固定格式的数据 (如右图中的“学历”) 可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表。 步骤如下： 选择“数据” 选中需要建立下 拉列表的单元格区域 选择“设置”标签 选择“有效性” 按“允许”右侧的下拉 按钮，选择“序列”选项 在 “来源”方框中输入序列的各元 素(如“初中,高中,中专,大专,本科”等) 单击“确定” 这时在前面选中的单元 格的右侧出现一个下拉按钮， 点击此按钮，在随后出现的 下拉列表中，选择相应的元 素即可将该元素输入到相应 的单元格中。 注意: 注意: 在建立数据有效性时，各元素之间请用半角的逗号隔开。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 佛山市豊富汽配有限公司 4、应用自动筛选功能筛选数据 数据筛选后 把属于中专 学历的人员筛选出来 利用自动筛选功能，步骤如下： 选择“数据” “筛 选” “自动筛选”。 选中需要建立下拉 列表的表头； 自动筛选后的工作表中只显示那些满足条件的记录，而将那些不满足条件的记录隐藏起来。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 原表格 佛山市豊富汽配有限公司 5、表格行列互换 互换后表格 可以利用“选择性粘贴”完成表格行列互换。步骤如下： 选中需要进行行列互 换的单元格区域，单击右 键选择“复制”。 在空白单元格区域 处，单击右键选择“选 择性粘贴”。 在“选择性粘贴”对 话框中，选择“转置”， 单击“确定”完成互换。 利用此方法也可以将Word中的表格复制到Excel中来进行行列互换。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 未设置换行 佛山市豊富汽配有限公司 6、单元格输入时的换行设置 设置换行后 自动换行： 方式一 自动换行 将单元格格式设为“自 动换行”，具体步骤见 右图； 强行换行： 方式二 强行换行 在输入过程中，需要换 行时，直接按下 “Alt+Enter”组合键。 选中需要输入多行文字 的单元格区域，单击右键选 择“设置单元格格式”。 在”单元格格式“中选 择”对齐“标签，选中”自 动换行“，单击”确定“。 注意: 注意: 如果已经将数据全部输入完成了想换行，只要将光标定在换行处，按下“AltEnter”键即可。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 佛山市豊富汽配有限公司 7、去掉工作表中的网格线 如果要取消这些表格中的网格线，其操作步骤是： 选择 “工具”菜 单 “选项”。 单击“视图”选项卡，在窗 口选项中将网格线前面的复选框 清除，单击“确定”。 注意: 用户取消了网格线后，单元格还是存在的，在建立表格时，仍然是对单元格进行操作。 注意: 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 佛山市豊富汽配有限公司 8、多面打印时，“顶端标题行”的设置 如果一个表超过2 页，只在第1页面显示 了顶端标题，在第二页 中没有，这样打印出来 的表看起来很不方便。 第一页 第二页没有 顶端标题 想在打印的时候，每个页面显示同样的标题，在页面设置中打印标题中设置如下 ： 选择“工作表”选项卡， 单击“顶端标题行”右边的 “选择区域”按钮。 单击“确定”按钮。 选择“文件”菜 单 “页面设置”。 用鼠标直接在工作表中选取表头的内容， 单击“栏目”右侧的“返回”按钮。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 佛山市豊富汽配有限公司 9、巧用“照相机”功能 同步数据； 可以把数据以图片形式复制到 PPT文档或WORD文档。 照相机拍出 的图片 图标放大 如果工具栏中无“照相机”工具图标，请先执行以下步骤： 选中要复制的区域，单击“照 相机”按钮，然后到要插入此内容 的区域单击左键，区域就会发图片 的形式粘贴上去。 点击菜单“视图工 具栏自定义”。 点击“命令”标签，在“类别”中选 择“工具”，将右面 拖到工具栏中。 注意: 注意: 以后在原区域中的内容有改变时，照相后的图片中区域都可以同步进行显示，复制出来的图片除外。 件培训 办公软件培训 Excel日常工作实用小技巧 Excel日常工作实用小技巧 例子 佛山市豊富汽配有限公司 10、在单元格中输入分数的技巧 输入：整数 + 空格 + 分子 +“/”+ 分母 1 3 5 1 7 0 + 空格 + 5 + 空格 + 1 / 3 1 / 7 直接输入“1/3” 输入“0 1/3” 注意: 注意: 如输入类似“9 1/7”结构形式的数据，在编辑栏中显示为“9.1428”，可参与数字运算。 11、用快捷键或公式快速输入日期时间 选中相应的单元格，按 “Ctrl+；”组合键，即可输入系统 日期；按“Ctrl+Shift+；”组合键， 即可输入系统时间。 按“Ctrl+；”组合键 按“Ctrl+Shift+；”组合键 注意: 注意: 如希望输入的日期或时间随系统日期或时间改变而改变，请在单元格中输入公式： TODAY（）或NOW（）。 12、利用键盘快捷键进行输入 Ctrl+C：复制 Ctrl+X：剪切 Ctrl+Z：撤消 Ctrl+F：查詢 Ctrl+V：粘贴 Ctrl+A：全选 Ctrl+S：保存文件 Shift+F2：在选中单元格插入批注 件培训 办公软件培训 佛山市豊富汽配有限公司 目 录 Excel日常工作实用小技巧 常用图表的制作 要点 怎样选用正确的图表类型 实例说明 20分钟 20分钟 实际操作与讲评 80分钟 件培训 办公软件培训 图表制作基本要点 佛山市豊富汽配有限公司 1、选择正确的图表类型（参见“怎样选用正确的图表类型P17）。 2、图表的要素要齐全：标题、数量单位、结论、图例等。 3、颜色：图表中各项目颜色要搭配协调，一般以淡色为主。 4、图表所表达要点与结论相一致。 5、手动制图时，图表的数字及图例的大小要一致。 6、图表的制作效果要让人快速明白需要表达的内容。 1、 图表合格的标准：让别人一目了然地清楚你表达的意思。 2、 图表是附助说明的一种方式，其目的是为了配合说明者能够更好地说明问题。 件培训 办公软件培训 常用图表的制作 佛山市豊富汽配有限公司 在日常工作中，我们常用的图表有以下几种： 在日常工作中，我们常用的图表有以下几种： 1、柱形图 a 簇状柱形图 b 堆积柱形图 2、饼图 3、折线图 4、两轴线柱图 两轴线 5、雷达图 6、差异分析图 件培训 办公软件培训 怎样选用正确的图表类型 图例 适用状况 表达各个时间点的数据变化推 移 表达各个时间点的数据变化推 移，同时可以表达同一柱形内 各个数值的大小。 适用于描述数据之间的比例分 配关系。 佛山市豊富汽配有限公司 图表的类型、用途及特点情况分析表 图表名称 簇状柱形图 具体用途 要员需求推移图，月度销售额推移 图 月度资金实绩，在库金额推移。 人员分布比例状况，不良比例分析 等，加班费比例分析 堆积柱形图 饼图 (扇形图) 折线图 按时间轴表现数据的变化趋势。 产量推移图，价格变化分析等 当要在一张图表里显示多个系 列数据，而数据系列的单位不 同时使用。 显示各项数据与中心点数据变 化状况，通常在对项目进行分 类评价时使用。 同一项目不同条件下的变化分 析。 两轴线-柱图 产量与销售额推移分析 供应商评价，个人评价，公司弱点 领域分析 雷达图 差异分析图 投资预算分析，损益分析 件培训 办公软件培训 簇状柱形图 佛山市豊富汽配有限公司 要点： 表格中每个时间点的数据与图表中的数据要对齐； 变化点要标注原因； 常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达的内容不一致。 07年商品生产计划 单位：千台 月份 台数 1月 3,750 2月 3,850 3月 3,870 4月 3,000 5月 2,908 6月 4,180 7月 4,580 8月 2,860 9月 4,250 10月 3,200 11月 5,441 12月 5,600 单位：千台 7,000 6,000 5,000 4,000 3,000 2,000 1,000 1月 减少的原因 07年商品生产计划 减少的原因 减少的原因 4,180 3,000 2,908 4,580 2,860 4,250 3,200 5,441 台数 5,600 减少的原因 3,750 3,850 3,870 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 生产能力达到要求吗？需要其他部门协助什么事项？ 件培训 办公软件培训 堆积柱形图 佛山市豊富汽配有限公司 要点： 用系列线来标注每个项目不同阶段的差异并注明差异值； 在图标中标注每个项目的总值。 科06年12月预算与实绩 2006-11-30 12月预算与实绩对比图 单位：千元 35.00 30.00 25.00 20.00 15.00 10.00 5.00 0.00 29.82 4.00 6.30 9.00 3.20 7.32 预算 -0.48 -1.98 -4.50 1.07 -0.17 23.76 (-6.06) 3.52 4.32 4.50 4.27 7.15 实绩 差旅费 培训费 办公设备 办公用品 劳务费 单位：千元 项目 劳务费 办公用品 办公设备 培训费 差旅费 合计 预算 7.32 3.20 9.00 6.30 4.00 29.82 实绩 7.15 4.27 4.50 4.32 3.52 23.76 差异 (0.17) 1.07 (4.50) (1.98) (0.48) (6.06) 原因 常见错误： 1、遗漏合计的差异数。 2、差异的原因表达不清楚。 3、如果手工制图时，图例大小比例失调。 预算有超支吗？原因是什么？ 预算有延后吗？有什么影响？ 件培训 办公软件培训 要点： 饼图(扇形图) 饼图 先将表单中的项目按数值从大到小排列再生成图表； 图表中的应列出各项目的类别名称及百分比。 佛山市豊富汽配有限公司 常见错误： 1、表格的数据没排序。 2、图表的颜色搭配不协调。 3、数据的起点不在度起点。 公司人员分布情况 学历 中专 高中 大专 中技 初中 本科 合计 数量（人） 179 132 87 36 13 10 457 高中 29% 大专 19% 从0度角开始， 顺时针从大到小排列 数据标签把 类别与比例标上 公司人员分布情况 初中 中技 3% 8% 本科 2% 中专 39% 中专 高中 大专 中技 初中 本科 人员构成比例对公司业务影响： 有必要改善吗？怎样去改善？ 件培训 办公软件培训 折线图 佛山市豊富汽配有限公司 要点：表格中每个月的数据要和图表中的数据相对应。 常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达 的内容不一致。 单位：天 公司06年在库天数推移 月份 1月 2月 30.0 3月 35.0 4月 42.0 5月 38.0 6月 40.0 7月 35.6 8月 39.0 9月 38.5 10月 34.0 11月 36.4 12月 35.7 实际在库天数 32.3 单位：天 60.0 50.0 40.0 30.0 20.0 10.0 0.0 1月 2月 标准在库天数 35天 32.3 30.0 公司06年在库天数推移图 变化点:XXXX 42.0 35.0 38.0 40.0 35.6 39.0 38.5 34.0 36.4 35.7 变化点:XXXX 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 实际在库天数 X月高于在库天数的主要原因： 是否有什么影响，对策是什么？ 件培训 办公软件培训 两轴线两轴线-柱图 佛山市豊富汽配有限公司 要点： 1、选择正确的图表类型（两轴线-柱图） 2、不同单位的数据应选择合适的图例，例如：金额与数据选用柱状图，比率选择点线图。 3、注意系列线图表类型转换的方法。（难点） 单位：鸿达实业公司 项目 1月 2月 摩托车 汽车 飞机 三轮车 合计 毛利率 单位：千元 11月 12月 3,500 8,690 3,650 9,690 8,906 88 9,378 78 9,077 65 10,655 66 7,146 55 12,245 78 22,324 3月 4月 5月 6月 7月 2,700 6,590 8月 2,109 6,890 9月 2,800 7,790 10月 2,090 4,990 2,300 2,200 2,500 1,800 1,700 2,600 常见错误： 5,690 5,780 5,756 3,690 3,890 5,340 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达的内容不一致。 5,450 3、漏了柱形图的合计数。 34 23 45 43 45 67 4、数据对应座标轴选择错误。 5,635 13,457 8,013 8,025 8,299 5,524 5.5% 5.1% 5.3% 4.3% 4.4% 15.0% 6.0% 5.9% 6.5% 5.8% 7.6% 18.0% 销售额与毛利率 销售额:千元 25,000 20,000 15,000 10,000 5,000 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 8,013 8,025 8,299 5,524 5,635 摩托车 飞机 毛利率 汽车 三轮车 变化点:XXXX 22,324 毛利率 18.0% 20% 15% 变化点:XXXX 15.0% 13,457 9,378 9,077 10,655 7,146 12,245 10% 5.5% 5.1% 5.3% 4.3% 4.4% 6.0% 5.9% 6.5% 5.8% 7.6% 5% 0% 10月 11月 12月 1、6月与12月毛利率提高原因：。 2、营业部门以后的努力方面： 件培训 办公软件培训 雷达图 佛山市豊富汽配有限公司 要点：1、掌握作成的思路：考核标准-评价考核-套用级别-作成图表. 2、选择正确的图表类型。(选择“填充雷达图”) 3、注意数据系列的顺序会影响图表的效果。（目标类数据放置底层） 常见错误： 1、误解雷达图的用途，以致选择不恰当的类型。 2、数据系列的次序错误。 新进员工考核评分 公司理念 5 4 3 2 1 0 新进员工考核评分表 1、考核标准 项目 公司理念 公司制度 安全常识 品质常识 专业知识 总分 总分 15 15 20 20 30 100 5级 1315 1315 1720 1720 2530 81100 4级 1012 1012 1316 1316 1924 6180 3级 79 79 912 912 1318 4160 2级 46 46 58 58 712 2140 1级 03 03 04 04 06 020 2、新进员工成绩表 专业知识 公司理念 公司制度 安全常识 品质常识 专业知识 No. 姓名 (15分) (15分) (20分) (20分) (30分) 1 张小琼 5 14 8 10 28 公司制度 3、考核评分表 No. 1 2 姓名 目标要求 张小琼 公司