公共文秘复习提纲.doc

现代秘书学1、 秘书工作的含义、特点含义：指的是以为领导中枢与领导者的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性的服务工作的统称。特点：政治性、综合性、辅助性、被动性、事务性、机密性2、 秘书如何正确处理与领导者的关系1) 尊重而不阿谀奉承 4）诚实而不作假弄权 2) 主动而不越位脱轨 5）沟通而不封闭堵塞3) 服从而不盲目附和 6）挡驾而不阻拦干涉3、 综理制、分理制（P44）我国秘书机构的布局方式，根据秘书机构的性质和基本职能，大体上可以分为两种：一种是总体办公型模式综理制；另一种是职能分工型模式分理制。综理制又称分散制、集中制；分理制又称分散制、混合制。4、 秘书职能的定义、分类（P53）定义：指的是秘书的工作、任务、职责、功用和效能的总称，它从总体上规定了秘书的工作方向、活动范围和行为准则，主要回答秘书大体上应该“做些什么”和“取得怎样的成效”的问题。分类：基本职能：参谋政务、管理事务；一般职能：是秘书工作任务、职责、内容的概括和综合，是秘书基本职能的具体化和明确化，带有普遍性和常规性，既适用于党、政、军、群机关的秘书部门，又适用于企事业单位的秘书部门，对外国商社、三资企业和私营企业的秘书部门大体上也是适用的。包括辅佐决策、协助管理、处理信息、协调关系、保守秘密5、 国家秘密的定义、划分定义：指的是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限于一定范围的人员知悉的事项。国家秘密的密级：绝密、机密、秘密6、秘书职能环境的含义秘书职能环境：指的是从事秘书工作的秘书个人，在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。7、文书及其相关概念的含义文书：是人们在社会实践活动中，以一定的文字体式，用以表达某种意思、处理各种事务的书面材料。分类：1.私人文书 2.公务文书私人文书：是指个人、家庭或者家族在社会实践活动中形成和使用的文书。公务文书：是指法定机关或组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成，并在特定范围内使用的书面材料，是发布政令、传达领导意图、联系公务、指导和商洽工作、传递信息、交流经验、处理机关、单位内部业务工作及记载工作活动的一项工具。公文就是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。 公文的分类：1.通用公文：是指党政机关和社会组织都普遍运用的公文。 2.专用公文：指的是军事、外交、司法、税务、审计等专门职能机构在其特定公务活动中根据特殊需要专门使用的公文。 文件的含义：是指法定机关或组织按照一定程序撰制的文书，具有指挥性、指导性、知照性和法定的权威性，并印有固定版头的那一部分公文，是公文的一部分。文书、公文、文件三者的关系：文书的范围大于公文，公文的范围大于文件。 8、文书处理含义、基本要求、意义 文书处理：广义，指文书在机关、单位通过一道又一道的衔接程序和手续，使公务文书从拟制形成到完成使命的全过程所做的处理工作，包括公文撰拟、公文办理，最后以立卷归档告终。狭义，一是收文处理，二是发文处理。 文书处理的基本要求：及时、准确、安全、简便、统一、实事求是、高效文书处理的重要意义 : 1)、机关、单位联系各方的纽带 2)、可从中获取大量有价值的信息 3)、能有效减轻领导的负担 4)、保守党和国家机密的重要环节 5)、为档案工作奠定基础。9、行文关系、方向和制度 行文关系：指的是根据机关、单位之间的组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。这种关系，大体上可分为以下三种情况：同一组织系统上下级机关、单位之间的关系；不同组织系统上下级机关、单位之间的关系 ；平行机关、单位之间的关系 。 行文方向：指以公文发出的机关、单位为基点，就发文机关、单位与收文机关、单位的职级关系所认定的公文运行去向。公文的运行方向有以下三种情况：上行文、下行文、平行文 行文制度：又称行文规则，是指公文在运行传递中应遵守的有关制度，这些制度主要包括行文关系、行文方向、行文方式等。 根据国家行政机关公文处理办法的有关规定有以下几条： 1）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 2） 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 3）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 4）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 6）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。7）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 8） “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。9）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。10）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。10、公文处理程序 收文处理程序可分为四个阶段：a、公文的收受与分流（收受、分拣、拆封、登记、分送 、（摘编）b、办理收文阶段（拟办、批办、承办、注办、（办复） c、组织传阅与催办、查办阶段d、处置办毕公文（清退、归档） 发文处理：公文制发机关、单位的秘书部门从接收文稿到制作发出的全过程。 发文处理程序：拟稿、核稿、签发、批注、编号、审定密级、确定阅读范围、印刷、校对、盖印、登记、封发等。11、公文撰拟含义、特点、功用、基本格式 公文撰拟：公文撰拟就是秘书在其本职范围内所从事的各种通用公文和准公文的起草。 公文撰拟的特点：1）有特定读者对象和明确的实用目的 2）有法定的作者和法定的权威性 3）有相对稳定、约定俗成的规范格式 4）撰拟过程的集体性 5）内容表述上的简明性 公文撰拟的功用：1）决策和领导功用 2）规范准绳功用 3）宣传教育功用 4）知照联系功用 5）凭证依据作用 公文三大部分：A、眉首部分：1.文件份号 2.秘密等级 3.保密期限 4.紧急程度 5.版头 6.发文字号 7.签发人 B、主体部分：1.公文标题 2.主送机关 3.正文 4.发文机关 5. 成文日期 6.印章 7.附件 8.附注 9.阅读范围 C、版记部分：1.主题词 2.抄送机关 3.印制版记（包括公文印发机关或部门名称、印发时间和印刷份数）12、调查研究的定义、特尔斐式调查法、头脑风暴式调查法 定义：指的是人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。 特尔斐式调查法：又称专家调查法，是函询的形式，向参与预测问题的有关领域的专家分别提出问题，然后将他们回答的意见进行综合、整理、归纳，又匿名反馈给各专家，再次征求意见，然后再加以综合、整理、反馈，经过多次反复循环，最后得出一个比较一致的意见。 头脑风暴式调查法：简称BS法，即无拘无束、自由奔放地思考问题的意思，是借开调查会的形式来研究问题，这种会议，不受任何框架的限制，在融洽、轻松的气氛中进行。13、公共关系的含义 公共关系：是社会组织及其成员，为实现特定的目的，通过一定的传播媒体，加强与公众的双向信息沟通，协调好与各方面的关系，塑造组织的美好形象，使组织与公共相互了解、相互适应和相互支持的一种持久的策略行动。14、礼仪常识（打电话、握手、介绍、递名片、座位） 打电话礼仪：要注意国内通用称呼（职位