工程档案管理规定.doc

工程建设管理档案管理规定为进一步加强工程建设管理处的档案工作，把好基建项目档案工作的每一个环节，切实保证竣工文件的完整、系统、准确，真实反映工程建设的实际情况。结合本工程的特点制定本规定。一、本规定的主要依据：二、档案管理的职责分工：在工程主管副经理的领导下，综合管理部全面负责工程建设管理处的档案工作，各职能部门领导和专业技术人员，对所辖范围的档案形成及完整性、正确性负直接责任，根据档案管理制度和档案管理网络（附件一）要求，完成档案工作计划及本专业的任务，具体职责分工如下：（一）综合部：1、必须认真贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的方针、政策、法规，制定本工程项目档案管理的规章制度。2、负责项目建设全过程档案管理的组织协调、监督、指导工作。3、接收设计、施工、调试、监理等单位送交的各种资料、竣工文件和竣工图，检查其内容是否齐全、完整、是否经有关部门审核，是否符合档案规定要求，对不符合要求的档案有权拒收，要求其整改。4、负责本工程施工图、设备厂家技术资料及其它工程档案资料的接收、分发、催交、归档、保管和收集、利用。在接收、清点工作完成后，才能按合同规定及时提供给相关单位和部门。5、指导、协调工程建设管理处各职能部门做好工程文件、资料的收集、积累、归档工作。检查、验收各部门归档材料是否齐全、完整，是否符合档案管理的规定，对工程建设管理处各职能部门的档案工作进行半年和年度检查考核，提出奖励和处罚的建议。6、负责工程前期文件、招投标材料、合同（含技术协议）、设备出厂技术文件材料的接收、整理、立卷工作。按照火电企业档案分类表细则，对所管辖范围内的工程档案进行整理、分类，确保工程档案的归档率和准确率达到验收标准。7、负责需业主方签署的工程文件（包括发文手稿）、重要会议文件、纪要的接收、传递分发工作，并进行登记、分类、组卷、归档。8、负责每月5号前，收集上月与设计单位发生的工作联系单和传真件原件，留存归档。收到的设备产家传真件，及时报有关各专业主管确认、盖章后，交有关专业人员办理，原件留存归档。9、负责竣工验收文件（项目验收报告、工程总结、专项验收审批文件、决算书等）的收集、整理、立卷、归档。10、负责工程期间声像、电子档案的收集、整理、立卷。负责与公司有关部门联系摄像人员对我工程建设管理处所管辖范围内的归档影像材料摄制，及时收集归档。11、编制工程档案检索工具（人工检索和计算机检索）。12、按照电力工程达标投产管理办法（2006）的要求，在规定时间内，负责完成工程档案的移交生产工作，编制移交生产目录（纸质、电子）。（二）工程部1、负责对工程设计基础资料、设计文件、设计变更、工程联系单等工程技术文件的审核确认。2、负责、协调对各施工、监理、调试、设计等单位移交的施工文件、监理文件、调试文件及竣工图等工程技术文件按专业划分进行审查、签证。监督其在规定时间内按期移交。3、负责提交工程总结报告。4、负责工程设备、物资材料招投标会所产生的文件材料（招标、投标、评标）的收集，保证其齐全、完整，编制移交清单。在会议完毕后，及时移交综合部办理移交手续。具体按设备、材料的划分专业负责。5、负责设备技术谈判和联络会议文件材料的收集、清点，编制移交清单，会议结束后，及时移交综合部，具体由相关专业技术人员负责。6、按照专业划分，负责设备开箱验收技术资料（设备资料清单、证明性材料、安装使用说明书、图纸等）的清点、移交。根据设备技术资料装箱清单确定技术资料的齐全、完整后，立即移交综合部。负责对不完整的设备技术资料与有关部门交涉，在规定时间内完成催交工作。7、按专业划分，负责设备资料翻译件的审查与移交归档。8、按专业划分，负责传真件、工作联系单的收集、办理，报有关主管确认后，及时移交综合部。9、负责达标创优工作过程中所形成的文件材料的收集、整理、移交。10、负责锅炉及压力容器、电梯等特种设备的安全性能检验报告的收集、整理、移交。11、负责工程强制性条文实施情况进行审查。12、负责提交施工过程中形成声像档案的影像材料的拍摄计划及要求通知综合部，协同摄像人员进行拍摄完毕后，及时移交综合部。具体拍摄范围见附件2工程摄像材料收集范围。（六）财务与资产管理部1、负责工程财务管理、会计帐务、审计工作文件、工程总决算等文件材料的整理、移交归档。2、负责财务与资产管理部主办的其它工程文件材料的整理、移交归档三、归档文件材料的范围 根据电力工程达标投产管理办法（2006版）中的建设项目档案保存单位与保管期限表，结合电力企业各专业的档案(69大类)分类表制定三期工程建设管理处的归档范围和责任。详见归档文件材料的范围及责任划分表。四、归档文件材料的移交、编制与利用1、工程建设管理处形成归档文件、材料的有关人员，将办理完毕的文件、材料，应在当天内、会议完毕第二天（从外回来两天内）向综合部档案人员移交，并办理移交手续。特别重要的，且办理过程较长的文件、材料可先办理移交，由综合部保管、提供利用。避免文件、材料长期在个人手中造成丢失。2、设备出厂技术文件在设备开箱验收后，应立即办理移交手续，由综合部档案人员进行核查，预留应归档份数后，及时分发给施工单位及有关专业技术人员。 3、工程建设管理处形成的所有应归档文件、材料的立卷工作由综合部负责，综合管理部档案人员按照各部室管理人员起草工作联系单、传真、会议纪要等文件材料时应统一使用建管处工程管理制度中所附的表式，不得擅自更改模板样式，单位名称要规范，工程项目名称均要求填写为号采用计算机编写，书写字迹工整、清晰，采用碳素墨水。表格填写不能超出表格框线。凡在文件材料的传送、办理过程中发现不规范、不统一的表式，综合部资料管理员应退回承办人返工，以保证归档文件材料的规范。5、工程建设管理处的人员，借阅工程技术资料、工程档案，均应办理借阅手续，一经借出，由借阅人负责保管。利用人不得在档案、资料上圈点、划线、涂改、拆散和抽页，更不能擅自修改，剪贴作他用。外借档案仅限于副本，正本档案只能在综合部查阅。五、原件与复印件的掌握1、施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，主办人亲笔签字即为原件，移交资料中必须有一套是原件。2、验评表、检验报告、签证等文件材料均应为正本(必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的必须加盖单位公章)。3、材质证件、试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单洽商纪要、索赔文件、材料代用单等，凡签发单位均应原件归档。文件中如有复印件应由供货单位或使用单位在复印件上加盖印章并签字。对于多个单位工程共用的原材料合格证等资料、无法使用原件的单位工程案卷须在复印件上加盖原件出处章注明原件所在案卷。4、热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收部门复印后签字并加盖部门公章，视同原件。六、考核与奖励奖励工程过程中，应将归档意识强，收集、移交文件材料认真负责，保证归档文件材料完整、齐全、质优，作为评选先进的条件。在工程结束时，进行工程档案管理专项奖励。考核1、没有及时办理移交工作，造成应归档文件、材料的丢失、损坏，根据文件材料的重要程度进行考核。（1）丢失或损坏属永久保存的文件材料考核200800元；（2）丢失或损坏属长期保存的文件材料考核100300元；（3）丢失或损坏属短期保存的文件材料考核50200元；