企业内部控制制度——货币资金管理

企业内部货币资金管理制度1. 总则1.1. 为了加强公司对货币资金的内部控制，规范货币资金行为，防范货币资金管理过程中的差错和舞弊，根据中华人民共和国会计法、上海证券交易所上市公司内部控制指引和企业内部控制具体规范货币资金（征求意见稿）等法律法规，并结合公司的实际情况，制定本制度。1.2. 本制度适用于XXXX公司（以下简称XX）本部、分公司及所属全资子公司和控股子公司（以下简称各单位），参股子公司可参照执行。1.3. 释义1.3.1. 本规范所称货币资金是指是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。其他货币资金包括银行汇票存款、信用证存款、信用保证金存款等。1.3.2. 银行账户分为基本存款账户和专用存款账户：基本账户是存款单位办理拨入经费、工资、奖金的发放，以及日常经营活动的资金收付；专项存款账户是指存款单位因特定用途需要开立的账户。包括基本建设资金、国债转贷资金、住房基金、保险基金等特定用途专户管理的资金。1.3.3. 票据分为有价单证和重要空白凭证两种：有价单证，包括应收票据（收到的商业汇票），定额存单，国库券等；重要空白凭证，指由单位填写金额，并经签章后具有支取款项效力的空白凭证，如：支票，汇票，信汇，电汇单等。2. 货币资金管理的组织机构和职责2.1. 股份公司财务部的相关职责（1） 财务部在公司财务负责人领导下，负责制订货币资金制度及相关管理办法，规范货币资金管理控制，经公司管理层审批执行；（2） 财务部下设资金科，负责公司内部银行管理。内部银行集中公司资金统一运作，核定各单位日常留用现金余额，办理各单位之间的往来结算，根据公司的有关规定对各单位办理借款、经费划拨，统一进行对外筹资，监督各公司资金的使用。2.2. 股份公司其他各部门及单位财务部的相关职责公司其他各部门及单位财务部应严格遵循本制度及相关管理办法。2.3. 货币资金管理岗位分工原则要求2.3.1. 公司建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。2.3.2. 货币资金业务不相容岗位包括：（1） 货币资金支付的审批与执行；（2） 货币资金的保管与盘点清查；（3） 货币资金的会计记录与审计监督。2.3.3. 出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。2.3.4. 严禁未经授权的部门或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。2.3.5. 公司对办理货币资金业务的人员实行定期岗位轮换制度。对关键财会岗位，实行强制休假制度，并在最长不超过五年的时间内进行岗位轮换。3. 授权审批规定3.1. 各单位应建立货币资金业务的授权审批制度。货币资金业务的相关部门与经办人员应严格履行授权审批程序，审批人应严格遵守审批权限，不得超越权限审批。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。3.2. 授权审批内容可以参见下表：货币资金审批权力矩阵审批部门及人员 审批事项各矿运销、供应分公司股份公司本部高管层董事长财务科科长分管领导主管领导财务科科长经理相关科室资金科科长财务部部长财务负责人分管副总经理总经理总经理办公会资金计划编制审核编制审核汇总、拟订审核审核审批银行账户开立申请审核申请审核审核审批银行账户撤消申请审核申请审核审核审批各单位经济往来款项采用现金结算申请审核申请审核审批各单位备用金限额申请审核申请审核审批各单位部门资金支付一万元以下的款项审批一万元以上、五十万元以下的款项审核审批五十万元以上的款项审核审批分公司资金支出审核审批股份公司本部资金支付预算内日常费用日常工资、奖金审批2000元以内的费用款项审批2000元以上的费用款项审核审批预算内各项费用类、资产类支出、往来款项核算等30万元以内款项审批30万元以上，100万元以内的款项审核审批100万元以上的款项审核审批国家重点的基建项目审核审核审批内部银行核算单位的经费业务和结算业务50万元以内款项审批50万元以上，150万元以内款项审核审批150万元以上款项审核审批预算内额度大、非经常发生业务归还借款、支付各种税费、支付各种统筹基金、住房公积金、各中介机构的中介费用审核审核审批年度内发生财务预算外项目审核审核审核审批4. 货币资金管理内控程序客户审批机构123财务部门4财务部门销售部门56财务部门财务部门11资金计划管理2233银行账户管理财务部门444内部银行管理556财务部门6票据印鉴管理财务部门银行存款管理6现金管理图：货币资金管理内控程序4.1. 公司所有资金收支均纳入计划及预算管理。各单位资金使用严格按照计划进行，并定期对本单位资金收支情况及余额进行总结，上报至公司财务部。4.2. 各单位在现金开支范围和现金开支限额内使用现金，并定期和不定期进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。4.3. 各单位银行账户的开立、变更和撤消需由公司财务部审查，报总经理批准；各单位负责人和财务负责人定期检查银行账户的使用情况，公司财务部定期检查、清理各单位银行账户的开立及使用情况。4.4. 公司设立内部银行，对各单位实行收支两条线管理，其收入均应通过收入专户划入内部银行账户，支出由内部银行统一拨付。4.5. 各单位除按规定使用现金外，其他经济往来的款项收付均通过银行办理转账结算，并严格遵守银行结算纪律。各单位指定专人定期核对银行账户，确保银行存款账面余额与银行对账单余额相符。4.6. 各单位由专人管理票据，对票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节有明确规定；财务印鉴分人保管，对需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项，严格履行签字或盖章手续。5. 资金计划管理内控要求5.1. 公司所有资金收支必须纳入计划及预算管理，坚持以收定支，量入为出。各单位资金使用严格按照计划进行，资金计划根据年度预算制订，并随预算的调整而调整。5.2. 资金计划的编制5.2.1. 资金计划包括资金收入计划和资金支出计划两部分。资金收入是指经营中合同收入；资金支出是指经营中采购支出，固定资产支出，研发支出，以及其他成本及费用支出。5.2.2. 资金计划编制的组织部门为各级财务部门。矿和各分公司的财务部门组织本部门的资金计划编制，公司财务部组织股份公司本部的资金计划编制。5.2.3. 每年年末，各级财务部门根据各业务及职能部门编制的业务预算及资金收支计划编制年度资金计划，由公司财务部资金科汇总、拟订公司整体资金计划，财务部部长、财务负责人审核后，报总经理办公会讨论通过。5.2.4. 年度资金计划制定后，应分解成季度资金计划、月度资金计划。季度和月度资金计划采取滚动方式编制。5.2.5. 各单位在制定月度资金计划后，还应在每周结束之前，报送下周的资金使用计划至公司内部银行，以便内部银行拨付其所需资金。5.3. 资金计划的执行5.3.1. 资金计划制定后，各单位应严格执行资金计划。5.3.2. 财务部为资金计划执行的监督机构，负责根据资金计划监督各单位的资金支出。5.3.3. 未编入资金计划的支出，原则上财务部可以拒绝办理。确因外界情况变化等特殊原因造成的，而且是公司必须的支出，经审批后财务部予以安排资金进行支付。计划外资金审批程序同预算外支出审批程序。5.3.4. 公司对于重要货币资金支付业务，实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。5.3.5. 财务部对发生的计划外资金使用必须查明原因、进行记录并对该部门进行提醒。5.4. 资金计划执行情况报告5.4.1. 各单位财务科每周编制本单位资金收支情况及余额周报，上报至公司财务部，公司财务部编制公司资金收支情况及余额周报，并汇总公司的资金周报。5.4.2. 各单位财务科每月编制本单位资金收支情况及余额月报，上报至公司财务部，公司财务部编制公司资金收支情况及余额月报，并汇总公司的资金月报，为下月资金计划的制定提供参考。6. 现金管理内控要求6.1. 公司各单位根据现金管理暂行条例的规定，结合本单位的实际情况，确定本单位的现金开支范围和现金支付限额。不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。6.2. 公司现金开支的范围（1） 职工工资、津贴；（2） 个人劳务报酬；（3） 根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；（4） 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；（5） 向个人收购农副产品和其他物资的价款；（6） 出差人员必须随身携带的差旅费；（7） 结算起点以下的零星支出；（8） 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。以上结算起点定为2000元，如中国人民银行调整，按调整后规定执行。6.3. 各单位核定库存现金限额根据本单位3-5天的日常用量为准，凡超过库存现金限额的部分必须及时送存银行。需要调整库存现金限额时，应当向开户银行提出申请，由开户银行核定。6.4. 公司现金收入，原则上应于当日送存开户银行，不得账外保存现金。不准将公司收入现金以个人名义存入银行、不准账外设账，严禁收款不入账。6.5. 公司现金收入都应开具收款收据，出纳人员办理收款手续后，应加盖“现金收讫”章。6.6. 公司支付现金时，应从库存现金中支付或从银行提取；不得从现金收入直接支付，坐支现金，更不能发生白条抵库现象；不准谎报用途套取现金。6.7. 出纳从银行提取现金，应当填写现金领用单，并写明用途和金额，由财务负责人批准后提取。6.8. 现金支出都要有原始凭证，由经办人签字和符合审批权限的负责人员审核批准，并填制付款凭证后，出纳才能付款，并在付款凭证上加盖“现金付讫”章后入账。出纳人员不得受理未按规定审批的付款业务，不得受理不完整、不真实、不合法的原始凭证，否则由出纳人员承担全部经济损失。6.9. 出纳人员应当建立健全现金明细账，逐笔记载现金收付，并结出库存余额。账目应当日结日清。6.9.1. 出纳每日必须进行现金盘点，由资金主管进行复核，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，做出处理。6.10. 库存现金必须放入保险柜内。各单位需提取大量现金时，应请公安保卫人员一同前往，并采取严格保密措施。6.11. 为了确保库存现金账实相符，公司财务部每季末对各单位库存现金情况进行检查，对有违纪行为，根据情节轻重给予一定处罚。7. 银行账户管理内控要求7.1. 银行账户必须按照国家规定开立和使用。公司为办理结算业务、资金信贷和现金收付在相应金融机构开设基本账户和专用存款账户。7.2. 银行账户的管理由公司财务部统一规划、集中控制、分类管理。各单位开立银行账户须持开户申请书及相关资料，报送公司财务部，经财务部部长审核，报总经理批准后，持开户申请书、预留印鉴及相关资料到当地银行办理开户手续。7.3. 各单位开立的银行账户只能办理单位自身的业务活动。不准出租、出借；不准签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定开立和使用银行账户。7.4. 网上银行账户管理7.4.1. 公司的网上银行管理严格遵守国家的法律法规及相关财经纪律、金融制度、中国人民银行网上银行章程。公司的网上银行账户在开户银行的监管之下开展工作。7.4.2. 实行网上交易、电子支付等方式办理货币资金支付业务的单位，应当与承办银行签订网上银行操作协议，明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。7.4.3. 网上银行账户由公司财务部资金科科长负责日常管理，出纳只能进行日常查询工作。如需通过网上银行对外付款，执行公司资金支出审批程序。7.4.4. 网上银行电脑只能由出纳和资金科科长上机操作，其他人员不得进行上机操作。电脑需进行加密处理。7.4.5. 网上银行电脑只能用于处理相关银行业务，严禁用于工作以外的其他用途；应当配备专人加强对交易和支付行为的审核。7.5. 各单位负责人和财务负责人必须加强对银行账户的管理，定期检查银行账户的使用情况，定期向公司财务部报送账户余额及使用情况。7.6. 公司财务部定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，发现问题，及时处理并追究有关责任人的责任。对违犯银行结算纪律，银行按有关规定予以经济处罚，由此造成的后果自行负责。7.7. 单位需撤消银行账户，经公司财务部资金科科长审核、财务部部长审批后，与开户银行核实账户余额，并向银行交回各种重要空白凭证及各类票据和开户许可证，方可办理撤户手续。8. 银行存款管理内控要求8.1. 各单位除按规定现金使用范围使用现金外，其他经济往来的一切款项收付，均通过银行办理转账结算。特殊情况下，不得不用现金结算的，各单位需提出申请，报公司财务负责人审批同意后方可办理。8.2. 出纳人员根据审核人员转来的收、付款凭证进行复核验收后，凡凭证手续不全或开支范围不合理的，出纳人员有权拒绝办理，并及时向有关领导汇报。审核无误的收、付款凭证，应立即办理收、付款手续。出纳人员在办理收、付款后，应立即在收、付款凭证上加盖带有日期的“收、付”讫章，同时在所附件原始单据上加盖“结清”章。8.3. 出纳人员随时掌握银行存款余额，不得签发空头支票。如因特殊情况，确需签发不填金额的空白转账支票时，须报经有关领导批准，要在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期，并明确规定使用期限和核销期限，同时由领用支票人在专设的登记簿上签章；逾期未用的，要及时收回注销。不得将空白支票交给其他单位或个人签发。8.4. 各单位分别设置其他货币资金明细账和登记簿；对其收支动态进行日常监督和管理，定期进行清理。8.5. 各单位必须按存款银行和资金分类分别设置订本式现金、银行存款日记账，应逐日逐笔记载其收、付业务的发生，做到日清月结。8.6. 各单位每日结出银行存款余额后，应与银行存款对账单进行核对。次月五日前编制“银行存款余额调节表”，如有不符时，应逐笔查明原因，并上报有关领导，月末不得留有未达账项。8.7. 公司及各单位资金支出审批程序：8.7.1. 各单位资金支出严格按照年度预算执行，对于年度内发生的预算外资金，经总经理和董事长审批后，由内部银行划拨资金。8.7.2. 公司各单位部门资金支出权限：（1） 一万元以下的款项，由矿财务科长审批后付款；（2） 一万元以上，五十万元以下的款项，由矿财务科长审核，分管矿长审批后付款；（3） 十万元以上的款项，由矿财务科长审核，矿长审批后付款。8.7.3. 运销分公司和供应分公司资金支出权限：所有款项支付均由分公司经理审批。8.7.4. 股份公司资金支出权限：（1） 对列入公司年度财务预算内的项目和列入公司专项资金计划、基建计划的各种项目：l 日常费用类项目：主要指在预算额度内，股份公司本部日常发生的各项费用支出等经济事项。 日常工资、奖金发放，由公司财务部资金科科长签字后办理财务手续； 2000元人民币以内的费用款项，由公司财务部资金科科长签字后办理财务手续； 2000元人民币以内的费用款项，由公司财务部资金科科长签署意见，财务部部长签字后办理财务手续。l 其他日常项目：主要是指在预算额度内，为公司正常生产经营而发生的各项费用类、资产类支出、往来款项核算等经济事项。 30万元人民币以内的款项，由公司财务部资金科科长签字后办理财务手续； 30万元人民币以上，100万元人民币以内的款项，由公司财务部资金科科长签署意见，财务部部长签字后办理财务手续； 100万元人民币以上的款项，由财务部部长签署意见，公司财务负责人签字后办理财务手续； 上述项目中，列入国家重点的基建项目，还需分管副总经理签字后方可办理有关手续。（2） 在内部银行开户的各核算单位的经费业务和各核算单位通过内部银行需办理的结算业务：l 50万元人民币以内的款项，由公司财务部资金科科长签字后办理财务手续；l 50万元人民币以上，150万元人民币以内的款项，由公司财务部资金科科长签署意见，财务部部长签字后办理财务手续；l 100万元人民币以上的款项，由财务部部长签署意见，公司财务负责人签字后办理财务手续。（3） 对虽列入年度预算内，但款项额度较大、或非经常发生的业务，如归还借款、支付各种税费、支付各种统筹基金、住房公积金、各中介机构的中介费用等事项，由公司财务部相关科室领导签署意见，财务部部长签署意见，公司财务负责人签字后办理财务手续；（4） 对年度内发生的财务预算外的项目，经总经理、董事长审批，财务部部长签署意见，公司财务负责人签字后办理财务手续。8.8. 备用金管理8.8.1. 员工因业务需要经单位财务负责人审核，领导审批后，可以从财务部门领取部分款项，作为日常业务备用金。备用金主要用于各业务单位和部门的经常性的、小金额的日常费用开支及其他零星开支。8.8.2. 各单位提出备用金限额申请，报公司财务部部长审批。备用金限额一旦确定，经办部门和经办人员应严格执行。8.8.3. 备用金借支审批程序（1） 经办人填写借款申请单，注明借款人、借款部门、借款用途、借款金额、预计还款日期；（2） 借款申请单交财务部门负责人审核，领导审批；（3） 出纳根据审批后的借款申请单进行付款。8.8.4. 各业务经办人员应及时到财务部门报销，结清借款。对于报销不及时或报销后未结清借款余额者，公司财务部将给予以下处罚：（1） 报销期限以发票日期为准，每超过发票日期一个月，报销金额递减10%；超过发票日期六个月的费用不予报销；（2） 对于报销后未结清借款余额部分，从下月工资中扣除。8.8.5. 财务部门对原借款未结清又重新借款的，有权拒绝办理付款手续。8.8.6. 备用金不得挪作他用，经办人员离职或调动时，必须做好交接手续。8.8.7. 各单位应于年底之前将备用金足额交回公司财务部，次年由财务部重新核定备用金限额并按照上述程序办理领用手续。9. 银行票据管理内控要求9.1. 有价单证管理9.1.1. 有价单证视同现金管理，由出纳一人保管。出纳收到单证时，应严格审查，各项目要素是否符合规定，内容是否完整；手续齐全的及时放入保险柜内。9.1.2. 各单位财务部门建立票据登记簿，逐笔记录每一应收票据种类、编号、出票日期、票面金额以及交易合同等资料，便于管理分析。对收取的重要票据，要留有复印件并妥善保管。9.1.3. 票据保管人员工作变更时，对承兑汇票进行书面交接。9.1.4. 票据背书时，出纳必须根据审核无误的会计凭证办理收付票据。9.1.5. 票据到期收清款项后，出纳应在登记簿上逐笔注销。9.1.6. 各单位于月末对票据进行盘点，并由专人（非出纳人员）对盘点情况进行审核。季末，各单位财务负责人对有价单证库存数进行全面检查核对。9.2. 重要空白凭证管理9.2.1. 重要空白凭证的购买需由出纳填写银行空白凭证申购单，经资金主管复核并加盖银行印鉴后，方可到银行办理票据购买手续。9.2.2. 重要空白凭证从银行购入后，要建立票据备查薄，按凭证种类立户记账，并登记凭证起讫号码。9.2.3. 重要空白凭证与银行预留印鉴必须分别保管，分人保管，不得事先将空白票据加盖银行预留印鉴和填写票据预留密码。9.2.4. 重要空白凭证使用人在向外单位开具票据时，必须按号码顺序开，项目齐全，内容真实，字迹清楚。向外开具票据还须做到：（1） 不得涂改，如填写有误，要另行开具，并在误写的票据上注明“作废”字样；（2） 票面金额与实际收支的金额相符；（3） 各项目内容正确无误；（4） 按规定的时限开具票据；（5） 票据加盖财务印鉴章。9.2.5. 公司的各种票据，任何单位和个人不得转让，不得拆本使用。9.2.6. 公司的票据仅限在规定的范围内使用，任何单位和个人，未经批准，不得违反规定使用。9.2.7. 每本票据签发完后，由出纳将作废票据连同票据封面返还银行注销。9.2.8. 各单位财务部门须将已核销的票据存根妥善保管，保管期限为3年，需销毁存根的，由财务，审计等部门见下监销。9.2.9. 各单位要不定期的检查票据使用情况，对发现的问题要及时纠正，对违反票据管理办法的单位和个人，按照国家有关规定进行处罚。9.2.10. 票据经管人员工作变动，应办理交接手续。10. 财务印鉴管理内控要求10.1. 各单位银行预留印鉴的刻制需经财务部门负责人审查。10.2. 各单位银行票据、财务专用章和个人名章分别由不同的人员进行保管。财务专用章应由专人（资金主管）保管，个人名章必须由本人或其