办公自动化原理及应用.doc

办公自动化原理及应用课 程 学 习 指 导 资 料编写 张巍适用专业：软件工程适用层次：专科升本科四川大学网络教育学院二00四年五月办公自动化原理及应用课程学习指导资料编写：张巍审稿（签字）：审批（主管教学负责人签字）：本课程学习指导资料根据该课程教学大纲的要求，参照现行采用教材计算机办公自动化实例教程（匡松编著，电子科技大学出版社，2003年）以及课程学习光盘，并结合远程网络业余教育的教学特点和教学规律进行编写，适用于软件工程专业专科（专科升本科）学生。第一部分 课程的学习目的及总体要求一、课程的学习目的 “办公自动化原理及应用”是计算机专业学生的一门基础课程。随着计算机应用的普及和发展，办公自动化软件已经成为人们提高工作质量和工作效率的手段和工具。目前微软公司推出的“Office套件”是办公自动化软件的主流，因此掌握这套软件的基本概念和原理，以及它们在实际学习、工作中的应用，对提高学生的动手能力、操作能力、创新思维是非常必要的。二、课程的总体要求本课程涉及到计算机基础知识、中文输入法、Windows 98操作系统、文字处理软件Word 2000、电子表格软件Excel 2000、演示文稿制作软件PowerPoint 2000等学习内容，学习本课程之前应先学习计算机文化基础知识、操作系统原理等课程，后续课程应开设网页编程技术、Internet技术、多媒体技术应用等课程。第二部分 课程学习的基本要求及重点难点内容分析第1章 计算机基础知识及操作系统 1、本章学习要求（1）了解计算机的特点及分类；（2）了解DOS操作系统的功能；（3）掌握计算机的组成，包括硬件系统及软件系统；（4）掌握DOS的基本组成；（5）熟练掌握DOS的常用命令，包括Format、sys、Fdisk等；（6）熟练掌握计算机的主要性能指标。2、本章重点难点分析计算机系统 计算机系统由硬件系统与软件系统组成，硬件系统包括运算器、控制器、存储器、输入与输出设备等五个部分，软件系统由系统软件与应用软件组成。各组成部分的功能。DOS的基本组成 DOS由一个引导程序和三个功能模块组成。引导程序的任务是把DOS基本模块调入内存，并负责把其他程序调入内存，磁盘操作管理模块，对于MS-DOS，此模块为MSDOS.SYS，它使DOS的核心部分，它主要负责磁盘的空间分配，完成键盘输入、控制台和打印机的输出，存储管理以及磁盘、目录、文件处理等功能。并提供系统与用户程序之间的高级接口。输入输出接口模块，对于MS-DOS，此模块为IO.SYS，它与ROM中的基本输入输出系统（BIOS）一起，负责计算机输入输出时分配通道，安排先后次序，调度键盘、打印机、显示器、软硬盘等设备工作。命令处理程序，COMMAND.COM提供了操作系统与用户从终端发来命令之间的接口，负责接收、解释并执行用户在终端上所输入的命令。DOS的常用命令的使用Format、sys、Fdisk等命令的功能、主要参数的作用以及所属的类型。3、本章典型例题分析例1-1内存储器分为哪两种？它们的主要特点是什么？解析 分为RAM(Random Access Memory )随机存储器和ROM （Read Only Memory ）只读存储器，RAM的特点是存储速度快；存储容量小；断电后，信息将全部丢失。ROM的特点是只能从中读出原来的信息；不能修改、删除、写入信息；用来存放专用的固定程序。例1-2系统软件与应用软件有什么区别？解析 系统软件是生成、准备和执行其他程序所需要的一组程序，它通常是负责管理、控制、维护计算机的各种软硬件资源，并为用户提供一个友好的操作界面，常见的系统软件有操作系统、语言处理软件、系统实用软件、工具软件等。应用软件是专业人员为各种应用目的而编制的软件，常见的应用软件有文字与表格处理软件、图形与图像处理软件、辅助设计软件等。4、本章习题P13 习题一第2章 学习汉字输入法1、本章学习要求（1）各类常用中文输入法的主要特点；（2）掌握智能ABC输入法的分类和主要使用方法；（3）掌握五笔字型输入法的基本特点和使用方法。2、本章重点难点分析智能ABC输入法 智能ABC包括标准和双打，标准包括全拼、简拼、笔形、拼音笔形混合四种输入法。五笔字型输入法 在五笔字型输入法中，将汉字的笔画分为横、竖、撇、捺、折。字型分为左右型、上下型、杂合，汉字的四种结构是单、散、连、交，拆字的基本规则是书写顺序、取大优先、兼顾直观、能连不交，能散不连，编码的基本方法。3、本章典型例题分析例2-1智能ABC的特点是什么？解析在输入过程中，第一：可以自动分词和构词，如输入“计算机系统”，当输入该词的拼音“jsjxt”，由于词库没有“计算机系统”一词，所以先分出“计算机”，等待选择纠正，选择“计算机”之后，会出现后面的词供选择纠正。第二：具有自动记忆的功能，词库没有的生词，如人名、地名等，会被自动记忆到记忆栈中。4、本章习题P34 习题二第3章 中文Windows 98 1、本章学习要求（1）了解Windows 98的主要特点；（2）了解Windows 98的桌面；（3）了解菜单的类型和使用方法；（4）掌握“我的电脑”与“资源管理器”的主要功能和比较；（5）掌握“任务栏”的组成和主要特性；（6）掌握“开始”的组成和主要菜单的功能；（7）掌握“控制面板”功能，包括网络、显示属性的设置，系统设备的添加、删除、更改、查看，添加或删除程序或硬件的方法等。（8）熟练掌握窗口的基本操作方法；（9）熟练掌握文件和文件夹的基本操作，包括选定、复制、移动、删除等内容；2、本章重点难点分析“我的电脑”和“资源管理器”的主要功能 查看计算机上的内容、创建文件夹、创建文件类型、从程序内部打开文档、打开文件或文件夹、复制文件或文件夹、格式化磁盘、更改文件或文件夹的名称、更改文件或文件夹的属性、更改文件夹中项目的外观、共享文件夹、将文件或文件夹发送到其他位置、控制对文件夹或打印机的访问、命名磁盘、确定磁盘上可用空间的大小、删除文件或文件夹、停止共享文件夹、修改文件类型、选择多个文件和文件夹、移动文件或文件夹等。任务栏的组成 “开始”按钮、“桌面显示”按钮、应用程序最小化按钮区、任务栏指示器等组成。“开始”组成和主要菜单的功能“开始”菜单包括程序、收藏夹、文档、设置、查找、帮助、运行、关闭系统等命令。“程序”命令的主要功能是查看程序清单，“收藏夹”可以记录访问过Internet网站，“文档”可以快速打开最近使用过的文档，“设置”可以修改桌面或系统设置，“查找”可以查找文件或文件夹，“帮助”可以获得帮助信息，“运行”可以运行程序，“关闭系统”可以关闭或重新启动计算机。控制面板的主要功能主要用于设置Windows的系统环境，“控制面板“提供了网络设置、日期与时间设置、添加或删除程序、添加硬件、系统设置、显示设置等功能。窗口的组成 窗口是Windows 系统最重要的组成部分。当打开文件夹或运行某个应用程序时，系统都为其提供一个适当尺寸和位置的窗口。窗口分为文件夹窗口、应用程序窗口和文档窗口三类。无论是哪一类窗口，其组成元素基本相同，主要包括工具栏、控制菜单栏、标题栏、菜单栏、选定区、边框、状态栏、滚动条、工作区等。菜单的类别 菜单栏：位于应用程序窗口标题栏之下；下拉菜单：菜单栏上菜单项的级联，每个下拉菜单中具有一系列菜单命令；控制菜单：由单击窗口的控制按钮产生的，每个窗口的控制菜单都相同；快捷菜单：在任意位置或选中某个对象后单击鼠标右键出现的菜单，其随当前对象的不同而不同。文件夹和文件管理 在Windows 98中，大量信息都是以文件和文件夹的形式组织和存取的，组织和管理主要包括：文件夹和文件的建立、复制、删除、移动及更名等操作。在任一文件夹窗口都可以创建文件夹。建立后，文件夹为空。用户就可以在其中存放文件。3、本章典型例题分析例3-1鼠标操作的主要对象包括哪些？解析 在Windows 98中，鼠标的对象包括：桌面、系统文件夹图标、各种应用程序图标、文件图标、文件夹图标、磁盘驱动器图标等。例3-2对话框包括哪些内容？有什么用途？解析常用的对话框包括文本框、下拉列表框、列表框、复选框、单选框和命令按钮等内容。对话框是用户输入和选择命令的窗口，对话框是在选择菜单中具有省略号的命令后出现的，可供用户进一步选择信息或向用户提供信息。例3-3启动程序有哪些方法？解析从桌面启动应用程序、从开始菜单启动应用程序、从运行框启动应用程序、自动启动应用程序、定时启动应用程序、从DOS下启动应用程序。例3-4鼠标的主要操作有哪些？解析鼠标的主要操作有单击、双击、右击、拖动和移动。4、本章习题P77 习题三第4章 文字处理软件Word 20001、本章学习要求（1）了解Office 2000的组成和各组件的基本功能；（2）了解Office 2000的主要特点；（3）了解Word 2000的主要功能及特点；（4）了解在Word 2000中创建、编辑、发布Web的方法；（5）掌握Word 2000窗口的组成；（6）掌握Word 2000的基本操作，包括新建、保存、多文档之间的操作等；（7）掌握Word 2000显示视图的四种方式，包括“页面视图”、“Web版式视图”、“普通视图”、“大纲视图”的使用环境和方法；（8）熟练掌握Word 2000的文本编辑的方法，包括复制、删除、查找与替换撤消与重复等；（9）熟练掌握文档的排版方法，包括字符和段落的格式化；（10）熟练掌握表格的制作与排版，包括表格的创建方法、表格的单元格、行、列的操作方法；（11）熟练掌握图文混排的方法，包括艺术字、图片、图象的插入方法和利用图片工具栏和绘图工具栏对各种对象进行处理的方法；2、本章重点难点分析Word 2000窗口组成 窗口由Word应用程序窗口和Word文档窗口两部分构成。应用程序窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、状态栏及窗口控制按钮等组成；文档窗口主要由标尺、插入点、文本区、视图按钮、滚动条等组成。Word 2000视图的种类 在Word应用程序中，有四种显示文档的方法：“页面视图”、“Web版式视图”、“普通视图”、“大纲视图”。 在“页面视图”中可以查看在打印出的页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。 在 Web 版式视图中, 可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档。 可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致。普通视图是Word默认的方式，适合于文字录入、编辑、格式编排等操作。大纲视图可以清晰地显示文档的结构，对长文档的编写和阅读提供了方便。页眉和页脚的设置 打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，Word自动弹出“页眉和页脚”工具栏，并进入页眉和页脚的编辑状态，默认的是编辑页眉，输入内容，单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚的编辑状态，编辑完毕后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮回到文档的编辑状态，设置好页眉和页脚后，单击“打印预览”按钮，可以看到设置的页眉和页脚就出现在文档中。字符和段落的格式化 字符格式化是通过设置文字的字体、字号、字的颜色，达到强化文字的效果，这些是最常用的字符格式化的方法。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。比如“加粗”、“倾斜”、“下划线”上标、下标、阴文、阳文、阴影等，使字型达到所需的艺术效果。“格式”菜单中的“字体”是设置字体的主要地方。段落格式化包括段落的缩进、间距、边框底纹、换行和分页、中文版式等方面，段落格式可以通过打开“格式”菜单，单击“段落”命令来进行。创建和绘制表格可以通过“表格”/“插入”/“表格”、单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮、单击“表格和边框”工具栏的“边框与表格“按钮进行表格创建和绘制。创建Web页的方法 Word 2000提供了两种创建Web页的方法：一种是利用各种Web页模板和向导；另一种是将一个已存在的Word文档文件转换成HTML格式的Web页。3、本章典型例题分析例4-1“文件”菜单底部所显示的文件名是正在使用的文件名吗？解析不是，应该是最近Word 2000处理过的文件名。例4-2 什么是“剪贴板”？它的作用是什么？解析 “剪贴板”是用来存储被剪切、复制的文本或图形的存储器，它的作用是实现数据共享，提高工作效率。例4-3如何进行文本、表格、图表之间的转换？解析文本与表格之间的转换：选中要编辑的文本或表格，单击“表格”菜单中的“转换”命令，选择相应的转换操作即可。表格与图表的转换：选中要编辑的表格，单击“插入”菜单，选择“图片”菜单中的“图表”命令即可。4、本章习题P121 习题四第5章 电子表格软件Excel 20001、本章学习要求（1）了解Excel 2000的主要功能及特点；（2）了解Excel 2000窗口的组成；（3）掌握Excel 2000工作簿、工作表、单元格的基本概念和特点；（4）掌握单元格引用的概念；（5）掌握Excel 2000图表处理功能，包括创建图表、设置图表等；（6）熟练掌握Excel 2000工作簿的基本操作，包括新建、打开、关闭工作簿；（7）熟练掌握Excel 2000工作表的基本操作，包括插入、删除、移动、复制、隐藏、重命名、拆分等；（8）熟练掌握Excel 2000单元格的基本操作，包括选定、输入数据等；（9）熟练掌握Excel 2000单元格的编辑方法，包括复制、移动、删除、插入；（10）熟练掌握Excel 2000的格式设置方法，包括数字、文字设置，对齐方式，样式设置等；（11）熟练掌握Excel 2000的公式使用方法；（12）熟练掌握Excel 2000数据管理的方法，包括排序、筛选、分类求和等；2、本章重点难点分析Excel 2000的工作簿和工作表 工作簿是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件，也就是说Excel文档就是工作簿。工作表是Excel完成工作的基本单位。每张工作表是列和行所构成的“存储单元”所组成。单元格引用 其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，公式中可包含工作表中的单元格引用(即单元格名字或单元格地址)，从而单元格的内容可参与公式中的计算。单元格地址根据它被复制到其他单元格时是否会改变，可分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。图表的结构 包括图形区、数据系列、数据标记、数据标志、坐标轴、刻度线和刻度线标志、数据透视图报表、三维背景墙及基底、趋势线、图例、图例标示、数据表等。Excel 2000中的筛选 筛选是指将不符合某些条件的记录暂时隐藏起来，在数据库中只显示符合条件的记录，供用户使用和查询。Excel 提供了“自动筛选”和“高级筛选”两种工作方式。“自动筛选”是按简单条件进行查询；“高级筛选”是按多种条件组合进行查询。3、本章典型例题分析例5-1在Excel 2000中，一个工作簿由多少工作表组成，每个工作表包括多少行和列？每个单元格最多可以存放多少个字符信息？解析 每个工作簿最多可以包含255张工作表，每个工作表可以包含65536行，256列数据，每个单元格最多可以存放32000个字符信息。 例5-2单元格地址有哪些表示方法？解析单元格地址有三种表示方法：相对地址、绝对地址、混合地址。例5-3 简述数据的排序的方法。解析 使用“数据”菜单的“排序”命令或使用工具栏的“升序”或“降序”按钮进行排序。4、本章习题P160 习题五第6章 演示文稿制作软件PowerPoint 20001、本章学习要求（1）了解PowerPoint 2000的主要功能及特点；（2）了解PowerPoint 2000应用程序窗口的组成；（3）掌握PowerPoint 2000中提供的普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图的组成和使用环境；（4）掌握演示文稿的创建的方法，包括内容提示向导、设计模板和空白演示文稿等内容；（5）掌握图表和表格的插入、编辑方法；（6）掌握组织结构图的创建、编辑方法；（7）掌握超级链接的方法；（8）熟练掌握幻灯片的编辑方法，包括添加、选择、删除、复制和移动等；（9）熟练掌握文本和文本框格式设置方法；（10）熟练掌握演示文稿的修饰方法，包括背景的设置、母版的创建、配色方案使用和自定义方法；（11）熟练掌握其他对象插入的方法，包括艺术字、公式、多媒体、幻灯片等内容；（12）熟练掌握动画的设置、自定义动画的方法；（13）熟练掌握幻灯的放映方法，包括旁白的录制、幻灯的切换、时间设置、定位、标注等；（14）熟练掌握演示文稿打包和解包的方法。2、本章重点难点分析PowerPoint 2000的视图种类 PowerPoint 2000的视图种类包括幻灯片浏览视图、普通视图、幻灯片视图、大纲视图、幻灯片放映视图等，最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图，普通视图包含三种窗格：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。拖动窗格边框可调整不同窗格的大小。在幻灯片浏览视图中，可以在屏幕上同时看到演示文稿中的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩图显示的。这样，就可以很容易的在幻灯片之间添加、删除和移动幻灯片以及选择动画切换。还可以预览多张幻灯片上的动画，操作方法是：选定要预览的幻灯片，然后单击“幻灯片放映”菜单中的“动画预览”。演示文稿的创建 演示文稿的创建包括以下几种方法：1）“内容提示向导” 它可以快速、有效地创建一个具有专业水平的演示文稿，在“内容提示向导”的引导下，不仅能帮助用户完成演示文稿的相关格式的设置，而且还帮助用户输入演示文稿的主要内容。2）“设计模板”， PowerPoint 2000提供了以下几种类型的模板：“常用”、“设计模板”、“演示文稿”。“设计模板”只提供设计方案，如背景对象及其位置、配色方案、标题和主题的文本格式等。“演示文稿”与“设计模板”不同之处在于，“演示文稿”不仅提供设计方案，还建议实际内容。 3）建立空白演示文稿，如果所有模板都不满足要求，或者想制作一个特殊的、具有与众不同外观的演示文稿，可从一个空白演示文稿开始，自建背景设计、配色方案和一些样式特性。插入图表的方法 插入图表一般有两种情况：一种是为有图表占位符的幻灯片添加图表，另一种是为无图表占位符的幻灯片添加图表。组织结构图组织结构图是反映组织的人员或单位层次结构的图示，通过它可以清楚地描述出层次结构及相互之间的关系。插入组织结构图的方法：选择“插入”/“图片”/“组织结构图”或通过“幻灯片版式”选择“组织结构图”样式。演示文稿的修饰方法 包括背景的设置、母版的创建、配色方案使用和自定义方法。背景的设置可以通过更改幻灯片的颜色、阴影、图案或者纹理，可以改变幻灯片的背景。此外，也可以使用图片作为幻灯片背景，不过在幻灯片或者母版上只能使用一种背景类型。例如，可以采用阴影背景、纹理背景，或者以图片作为背景，但是每张幻灯片上只能使用一种背景。更改背景时，可以将这项改变只应用于当前幻灯片，或者是所有的幻灯片和幻灯片母版。母版的创建，母版用于设置每张幻灯片的预设格式，这些格式包括每张幻灯片中都要出现的文本或图