存货管理制度.doc

存货管理制度 为加强公司货品管理，保证生产、销售环节得到有序的进行，特制定本制度如下；第一条、存货的分类存货分为：产成品、半成品、原材料、低值易耗品、办公用品。 第二条、存货仓库均按货品性质分设：成品仓库、半成品仓库、原材料仓库、低值易耗品、办公用品仓库 第三条：各仓库主要负责人如下： 成品仓库负责人： 半成品仓库负责人： 原材料仓库负责人：低值易耗品、办公用品仓库负责人： 第四条：存货出入库手续管理：公司所有存货的进出均须办理出、入库手续，并实行严格的审批制度。入库和出库手续均须由相关的生产、销售等部门经理审批。 1）商品物料入库：所有商品物料购入后，由购买人办理入库手续。入库时，须填写实物入库单，一式三联。由入库人、缴库人部门经理、保管验收人共同签字确认。填写时，购货单位、库存商品名称、数量、单价、金额均须填写齐全。入库单一式三联交由财务部门、仓库管理人员并办理结算。 2）产成品出库：库存产成品出库时，由业务负责人办理出库手续，填写出库单，一式三联。由业务负责人、业务部门经理、保管人共同签字确认。填写时客户单位、库存商品名称、规格型号、数量均须填写齐全。出库单一式三联都由财务部门、仓库管理人员记帐。 3）产成品、半成品入库，生产部门所生产的成品和半成品均需办理交库手续。入库时，由生产管理人员填写产品交库单，一式三联。由生产管理人员、生产部门经理、保管验收人共同签字确认。填写时，交库部门、产品名称、规格型号、交库数量均须填写齐全。交库单一式三联都由财务部门、仓库管理人员记帐。4）原材料、半成品领用：生产部门领用原材料、半成品、由生产部门部门管理人员负责办理领用手续，填写领料单一式三联。由领用人，相关领用部门经理、保管人员共同签字确认。填写时领用部门、材料物料名称、数量均须填写齐全，领料单一式三联都由财务部门、仓库管理人员记帐。5)月末车间存放在车间的原材料由生产部门办理假退库手续，同时填写红字领料单一式三联，由原领用人，相关领用部门经理、保管人员共同签字确认。填写时，领用部门、材料物料名称、数量均须填写齐全，领料单一式三联都由财务部门、仓库管理人员记帐。6）低值易耗品（包括生产用的工具、容器、包装物等）、办公用品由仓库管理人员实行登记备案管理。在领用、借用出库时，由相关部门领用人和部门经理在备案薄上签名和审批。 第五条：材料保管与保养:1） 根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。 2） 合理摆放：对不同的品种、规格、质量、等级的材料都分开，按先后顺序码放，以便先进先出。 3） 材料摆放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮、防湿，易燃材料要单独存放，所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。 4） 对于温、湿度要求高的材料，做好温度、湿度的调节控制工作，高温季节要防暑降温；梅雨季节要防潮、防霉；寒冷季节要防冻保温。 5） 要经常检查、随时掌握和发现材料的变质情况，并积极采取补救措施。 6） 对机械设备、配件定期进行涂油或密封处理，避免因油脂干脱造成性能受到影响。7）容易散发的液体原材料应存放于密封性能较好的地方，并定时检查存放液体材料的容器是否泄漏。如发生泄漏，应及时处理解决，防止意外事故的发生。第六条：物料验收管理1）待收料；物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的采购单时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。2）收料：材料进厂后，收料人员必须依采购单的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于请购单，办理收料。如发觉所送来的材料与采购单上所核准的内容不符时，应即时通知采购部门处理，并通知主管，原则上非采购单上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。如物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，收料人员须即时通知采购人员联络物料供应商、厂家或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业.由物料供应商、厂家或代理商确认的，收料人员开立索赔处理单呈主管核示后，送采购部门督促办理。 3)材料待验:进厂：待验的材料必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划待验区以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入进货日报表以作为入帐清单的依据。4） 超交处理：交货数量超过订购量部分应予退回；短交处理：交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管(科长含)同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。5） 急用品收料：紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到请购单时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。6） 料验收规范：为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订材料验收规范，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。7） 料检验结果的处理：检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。8） 不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于材料检验报告表上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。9） 退货作业 对于检验不合格的材料退货时，应开立材料交运单并检附有关的材料检验报告表呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第七条：在仓库显眼的地方要贴上各种防火宣传标志，同时也要做好各种防火设备的摆设。 第八条：每月仓库管理人员要对产成品、半成品、原材料进行全面盘点，如发生盈亏，应查明原因，及时解决，防止货品虚增、虚减现象的发生，盘点方式有如下几种： 1.小盘点，每月底一次。主要查核是否帐实相符及呆滞物料增减情况。 2.中盘点，每半年一次。各灯仓库查核是否帐实相符，并矫正成本。 3.大盘点，每年一次。公司资产全面盘存。 4每年年终，仓管部门会同帐务、营销部门总盘存。对盘点情况，填写库存物资统计表，各方在清册签名。 5. 对盘点出的过期、变质不能使用物品及时处理。对盘盈、盘亏情况，应及时报主管批准后调整帐目；涉及仓管员责任短缺的，由其赔偿。 第九条：存货计划与控制 1.仓库管理应保证满足公司生产经营所需的物资需要，不缺货断档，并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。2.仓库以适质、适量、适时、适地之原则，供应所需物资，避免资金呆滞和供货不足。 3.仓库会同有关部门，根据销售记录与计划、生产计划等制定最优订购点、安全库存、订购提前时间等标准。 4.仓库对订有标准的物资品种进行控制，实际库存量降到订购点时，即可提出补充采购计划申请 第十条：进销存报表的编制：1、库存报表的编制期间为当月1号至当月月底，每月的5日前，仓库管理人员必须将上月的进、销、存报表及盘点报表连同各种出入库凭证的财务部。2、低值易耗品、办公用品另外制表送交财务部备查。第十一条：仓管员岗位调动的，由交接双方及监交人员办理清册移交及必要的产物清点工作。 第十二条：仓管员会同财务人员分解库存费用，努力减少库存消耗，降低库存成本，提出建议，改进仓库管理。 第十三条：物料运输 1）新购物料从车、船、机货场到公司仓库的运输问题由采购部门与供货厂商协商解决。 2）本仓管单位协助有关单位做好出入库货物的运输工作，包括运输人员、运输车辆、车辆调配、包装托寄、保险索赔等事务。 3） 料装运前，仓管员应妥善处理装箱，包装、搬运等工作，确保运输安全；交运时将运输物料详细明示于运单上，并开具出门检查证件。 第十四条：有以下情况的，仓库管理人员将予以警告处分，情况严重的将予以解聘。1. 不按货品的规格型号、类别进行有序存放、摆设，致使货品管理混乱。2. 不按时为各个部门办理出入库手续及按时进行盘点工作，致使仓库帐目管理混乱。3. 忽视仓库的防火安全意识，在仓库里点火吸烟。4. 勾结外人，弄虚作假，偷盗仓库物资材料。如违反此条规定公司将予以解聘，并送交司法机关处理。第十条、附则 1. 为提高仓库管理效率，公司鼓励引进电脑化进销存管理软件系统。 4） 本办法由仓管部门解释、补充，由公司总经理批准生效。 低一条 存货管理是企业财务管理中存货资金总量和存货资金运动的管理。为了降低企业存货资金的占用和加速存货资金的周转，保证存货资产的安全，根据企业财务通则结合工厂实际，特制定本办法。 第二条 存货管理实行的会计政策是永续盘存制。即存货实物量的运动应与相应的货币量同步进行。 第三条 工厂存货管理的范围。包括：原材料、辅助材料、燃料、外购件、备件、包装物、通用工具、低值易耗品、委托加工材料、外协作件、在制品、自制半成品、产成品及异地库存等。 第四条 存货管理的分工 供应部负责主管：根据全年的生产计划及基期库存情况编制特种纺织材料、有色金属、黑色金属、非金属、化工油化涂料、燃料、包装物、劳保用品、小五金等全年采购材料的计划及制度计划和管理工作； 负责全厂材料仓库及分库的归口管理工作； 负责废旧物资回收的管理工作； 负责主管：通用工具、量具、刃具等的采购和管理工作； 负责各分厂工具的归口管理工作； 机动处负责主管：机动设备缝纫备件修理用备件外购、自制和管理工作；生产经营部负责主管：外协件、产品外 等归口的管理工作； 负责在制品、自制半成品的归口管理工作； 负责主管产成品的归口管理工作； 运输部负责主管：运输设备修理用备件、车用油料的归口管理工作； 基建处负责主管：基建工程及维修材料的归口采购管理工作。 第五条 存货的计价 一、采用计划价的存货。包括：各类材料、外购件、备件、工具、包装物以及自制半成品等。 （一）计划价格的制定和管理（见基础工作管理制度）； （二）采用计划价核算，应相应计算价格差异。 工厂总分类核算为库存材料（计划价格）和材料价格差异。按规定： 、价格差异应按月结转； 、价格差异的计算方法一经确定，不轻易改变； 、为保证差异计算的正确，必须每月逐笔核对外购材料报销单与仓库“入库单”，将“材料已到，货款未付”的“入库单”汇总编制“暂估材料入帐，下月初再用，红字凭证冲回”。 （三）采用计划价存货的实际成本计算： 、凡生产经营用的存货，其实际成本价均为不含税价，相应制定的计划价也不包含税金； 、外购的，按买价加运输费、装卸费、保险费、途中合理消耗、入库前加工、整理、挑选费用等； 、自制的，按制造过程中的各项实际支出计价。 二、采用实际成本计价的存货包括：在制品和产成品。 （一）在制品计价及核算方法（见成本核算方法） （二）产成品结转按实际成本计价，结转按“加权平均法”计算，不得随意变动。 （三）自制半成品日常明细帐采用计划价格核算，总分类帐按实际价格核算。 第六条 委托加工材料的核算和管理（不包括发出材料按进销处理的情况） 一、办理委托加工材料的单位，必须签订委托加工合同，合同副本交财务； 二、委托加工的材料，出库时必须办理领料手续，并加盖“委托加工材料”印章，完工后连同入库单并加记“委托加工材料入库”字样，连同加工费一并办理财务手续。必须制定消耗定额，按定额发料。 三、委托加工完成交货，原则上应按批结算，如连续批量加工，应定期结转。具体结转方法： （一）按交货计量单位与单位消耗定额比较，超定额消耗是降低定额消耗，按合同规定条款处理；（二）交货付款必须有质检部门出具的交验合格凭证才予付款；（三）加工价格的确定，委托单位在签定合同时应与工厂有关外协价格领导小组协商，未经财务部会签，一旦造成损失由委托单位负责，并追究有关人员责任。 第七条 存货的购进发出与计量检验 一、存货的采购由各存货主管部门负责。 （一）存货采购必须坚持“货比三家、优质优价”的原则，实行“比质比价”，所定的采购合同、协议应向财务部提供副本； （二）存货采购支付计划，纳入货币收支计划的年度月份计划； （三）存货采购进厂（库），经办人员填列检验申请单（或入库单），提交质检部门计量验收，出具质量检验合格证办理入库。 二、存货入库，领用单位填列领料单（或调拨单），经审批单位批准（审批单位应严格按定额或计划发放，控制不合理消耗），仓库保管员按单发料，在领料单或调拨单上盖章（或签字应签全名）； 三、非存货管理单位或个人不得采购各类存货，各类存货单位也不得采购非主管范围内的存货。经存货主管单位委托，或报经存货主管单位同意购买者，其借款、入库验收等手续，仍应由存货主管单位办理。财务部审核后，予以报销。 第八条 存货采购的借款、结算管理的目的是为了防止工厂有限的资金流失为别单位使用，使工厂免遭不必要的损失。 一、借款方式 （一）现金支付（应符合现金管理制度）； （二）银行汇票支付（分自带与信汇）； （三）转帐支票支付（借用支票，原则上一张未结清，不办第二张），特殊情况经批准最多不超过二张；开具支票不得开“空白支票”，应填明对方单位及购货限额及用途； （四）电汇支付。 二、借付采购存货款： （一）凡货未到，先付款的，按“预付帐款”作会计处理； （二）凡货已到，后付款的，按“应付帐款”作会计处理； （三）凡货款两清的，按“材料采购”作会计处理； （四）凡货已到，尚未验收入库的，款未付的，按“暂估”作会计处理。 三、存货采购的结算与报帐 （一）供货单位持规定的发票到厂结算 、存货主管单位根据购货合同约定，进行审查无误，并已办理验收手续的，至财务部办理手续； 、若符合合同约定，而未办验收手续，存货主管单位认定付款，按“预付货款”手续办理付款手续； 、供货单位已发生“预付帐款”，在结算时应予先冲减预付款，然后支付其不足部分，如冲减后，还有余款，财务部应督促存货主管部门及时收回这部分预付款项。 上述报销凭证，经财务部复核，发现差误，财务有权拒付。 （二）存货主管单位经办人持发票结算，必须符合以下手续： 、发票必须是合法的增值税专用发票；并按规定填写，不得涂改。 、所购物资已办理经检验签章的入库手续，附入库单副联；、报销凭证经主管单位领导审批；、报销金额在采购指标范围内； 5、同时附送“比价审批单”； 四、存货采购借款的管理 （一）直接从市场采购的存货借款： 、一般情况下，应坚持“当月借款，当月报帐”的原则，采