财务借款及报销管理办法.doc

财务借款及报销管理暂行办法（征求意见稿）第一条 目的为严格执行公司规章制度，加强财务支出管理，规范费用报销程序，结合我公司具体情况，制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司、子公司各项费用、借款的报销，包括办公费用、员工费用、车辆费用、业务招待费、差旅费等（不含固定资产购置、在建工程、工程装修、生产采购）的报销。第三条 计划管理公司对各项费用支出实行计划管理制，并纳入公司全年资金预算计划管理。各部门应按照公司要求申报全年资金使用计划，并于当年1月25日前上报主管领导审核后交董事长审批，各项费用超出本部门当年用资计划的，应以书面方式进行补充报批。 第四条 审批签字流程按公司组织结构的行政程序和各自分管权限进行逐级审批，公司严格控制财务审批程序，最后经董事长签字审批后入帐。第五条 借款、备用金和预付帐款的管理 1借款凭公司借款单办理，请付预付帐款按工作呈批表办理。2借、请款必须严格按规定的审批程序办理。3严格执行“前帐不清，后帐不立”的原则，。4备用金和预付款的使用，必须具有规定的用途，期限及限额。 5公司预付款项，必须根据合同或协议办理工作呈批表，经财务审核并报相关领导审签后办理付款。凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况，无论紧急与否，财务一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。第六条 费用报销及借款冲销1费用报销及借款冲销除按规定办理审批费用单外，还必须随附如出差申请表、特殊交通工具申请表、工作呈批表、合同协议等相关资料。2结清借款时，出纳应在借款单结算联上签字冲销借款或开具收据冲销借款。3借款人无正当理由不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起财务部将书面通知人力资源部门从其工资中逐月扣回。4日常借、请款要在完成工作后的7个日工作日内凭费用支出单据到财务部门报销(加油费可按月报销)；用现金或支票进行零星采购的七个工作日内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。5预付性汇款，由经办人填制工作呈批表经审批后，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。同时应办理与借款相同的相关手续，财务方能付款（有经审批后的工作呈批表，借款可以不再审批）6对违反规定用途和不符合开支标准的支出及手续资料不齐全的，财务有权不予报销。第七条 财务报销相关要求1各类单据的填报均使用公司提供的统一格式，并要用黑碳素笔或签字笔填写，要求字迹工整、内容必须详细清楚(包括日期、部门、经办人、付款类型即现金或支票、详细事由、收款人名称、大小写金额)。2凡所有支出的费用(含转帐、差旅报销、提备用金、汇款等)都必须要附内部的报销单，报销单必须由本人填写。3 薪资发放后要有银行盖章后的薪资明细及汇总表。4 所有临时招聘人员等短工，在薪资支出时要有人员身份证复印件、电话及短期合同，并附在薪资表后。5 支付接车皮（或发车皮）费用时要在报销单中注明件数、车牌号及起止地点。并经货管填制发货承运单，经办人须凭此单到财务处申请付款。6 邮寄费用要注明邮寄地点及邮寄内容。7 车间用品要先打入库单，报销时要将入库单、验收单附在发票后面，外购物品一律需向对方索要正规发票，发票要写清公司名称、日期、品名、数量、大小写金额等。8 报销凭证出纳必须加盖现金付讫或银行付讫印章。9票据粘贴要求：所有发票必须用胶水粘贴，不得用订书订或别针。各种单据粘贴应当平整，牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪。对于不符上述要求的报销凭证，财务人员有权拒绝办理。第八条 相关责任1如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的部门主管、主管领导负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内清偿。 2 报销人对所报销项目的真实性，准确性，及时性负责，单据及附件应合法，完整。各项报销票证，资料必须齐全并按要求粘贴整齐(发票正面向上，在粘贴单界线内平均摊薄粘贴)，否则财务部有权拒绝报销.3部门主管负责审查费用申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。对所报销项目的真实性，合理性负责。4会计制单人员负责审查单据的合法性，真实性，金额的正确性，报销内容是否符合有关标准。5出纳员负责审查单据的金额的正确性，审查报销项目审批手续的完整性。6审批者（主管领导、财务总监、董事长）对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。第九条 罚则 1对无正当理由超过规定期限，未报销清偿的借款、备用金等，若超期时间在三个月内的收取资金占用费(日息的万分之二)；三个月以上的收取资金占用费(日息万分之三)。在次月工资中扣回本息。2报销人营私舞弊，弄虚作假，经查出，该报销单全部不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20-100%但不低于100元的罚款。3部门主管在资料不全，原始凭证不充分，内容不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%-50%但不低于50元的罚款.4财务人员审核不严使公司造成损失的，对财务人员按违规报销金额10%至50%的罚款。5审批者对违规报销或审核不严给公司造成的损失应承担连带责任。第十条 报销单索引1出差申请表：用于因公事出差前的申请和报批。2差旅费报销单：用于因公事出差后发生的费用报销。3借款申请单：主要用于各种借款。4工作呈报单：用于承担难度较大的业务和重要接待活动中支付餐费、礼品费、礼金、合同协议的预付款项和结算等；建设期内购买生产、办公设备的应付款。5费用报销单：主要用于其他费用报销。6粘贴单：主要用于经办人粘贴各项费用的单据，以便审核和装订。借款、报销程序图经办人填借款单单经办人贴票、填写报销