QG0807-03 设备的采购及验收管理办法.doc

QG/GD 08.07-01QG珠海格力电器股份有限公司管理标准QG/GD 08.07-03设备与工具管理标准设备的采购及验收管理办法2006-06-19发布 2006-06-19实施珠海格力电器股份有限公司 发布133QG/GD 08.07-03设备的采购及验收管理办法1 主题内容与适用范围本标准规定了公司设备申购、审批、采购、验收等管理办法。本标准适用于公司生产设备、两器翅片模具、检验设备、动力设备以及研究开发实验设备采购、验收的管理。2 职责2.1使用单位负责设备的申购、提供生产设备的操作要求并参与设备技术协议的制订、安装调试验收工作。2.2工艺装备部负责对非标生产设备的建议审核及方案评审、负责对非标设备技术协议的制订和汇总、负责组织非标设备的安装调试、负责组织非标设备的验收、负责由本部门所承担的非标生产设备开发项目实施等。2.3质控部负责对检验设备申购的意见签署，并负责提供检验设备的操作要求并参与设备技术协议的制订，负责参与所有生产设备的验收工作，并结合设备实际设计状况及现有质量要求进行质量要求的制定。2.4机动部负责对所有标准生产设备、两器翅片模具、检验设备、动力设备以及研究开发实验设备申购的意见审批及协调管理，负责组织标准设备技术协议的制订和汇总，负责组织标准设备的安装调试工作，并负责组织使用单位、工艺装备部、质控部、采购部、供应商对所申购的设备进行验收。2.5采购部负责以上设备的采购业务，参与所有设备在安装调试和验收工作中问题的协调。2.6财务部负责按管理规定办理设备款项的审核和付款业务，负责办理相关设备资产的保险业务。2.7申购批准原则：单价或每批申购的总价超过10万人民币（含10万人民币）以上所有设备的申购必须经申购单位的主管副总审批后，再报董事长或总裁批准。3 设备的申购和审批3.1由于生产、产品研发、办公或技改扩建工程配套的需要，要求增购设备（包括生产设备、两器翅片模具、检验设备、动力设备、研究开发实验用设备等），由使用单位填写“附表1：设备购置申请表”,机动部、工艺装备部等必须提供相应的技术支持，便于详细分析申请的可行性和合理性。3.2使用单位在填写设备购置申请表时必须详细列明：A、 设备规格；B、 生产能力；C、 适应生产范围；D、 使用操作等方面的具体要求；E、 申购理由（包括生产能力需求分析报告）；F、 计划价格；G、 目前公司现有此种设备数量。对于一次性申购的设备总值预计超过1000万人民币的，申请单位需随同设备购置申请表提交项目可行性分析报告。3.3所有生产设备、两器翅片模具、检验设备、动力设备以及研究开发实验设备的申购，由使用单位填写设备购置申请表并经申购单位领导审批签字，如属于生产设备、两器翅片模具、研究开发实验设备，设备购置申请表还需工艺装备部相关设备直接负责人及单位领导签署意见；如属于检验设备，还需质控部相关设备直接负责人及单位领导签署意见；最后由机动部相关设备直接负责人及单位领导在设备购置申请表上签署意见。3.3.1标准设备及非标的设备、检验设备由归口管理单位对设备技术协议进行编制，并负责组织相关单位项目负责人和单位领导对设备技术协议和设备设计图纸进行审核会签，设备技术协议中所需附带的产品图纸或工艺技术文件等公司正式下发的受控文件，不需相关单位会签，归口管理单位领导对设备技术协议及相关附件进行最终审定。3.3.2最终由归口管理单位将设备购置申请表和设备技术协议及相关图纸给公司主管领导批准后提交采购。（按2.7条审批执行）3.4设备购置申请表原则上由使用单位主管签字后交审核单位的相关人员负责办理后续的意见签署、批准及提交采购部，使用单位负责监督进度。3.5非标生产设备的申购和审批按QG08.08 非标生产设备开发管理办法执行。4 设备的采购4.1采购部根据设备购置申请表及设备技术协议制定招标文件并对外招标。招标流程参照公司工程材料（设备）招标管理程序。4.2如因特殊情况不能进行招标采购的，采购部应结合相关单位的考查报告将实际情况以书面形式上报公司领导和使用单位的主管副总经理审批后才可与供应商谈判签订采购合同。4.3由于市场情况的特殊性，采购部在与供应商进行设备拟标谈判的过程中，需要修改经相关部门会签确认的设备技术协议，采购部应以书面形式将需要修改的内容汇总成报告交机动部主管研究确认后上报设备主管副总经理批准。4.4如需要在供应商处提前试机的，使用的试机材料数量及规格清单尽量提前体现在设备技术协议中，以便日后的合同执行和帐务处理。4.5设备订购合同的条款必须充分保障公司利益，在正式签署合同前，对有关的信用证条款及付款方式、时间等需与财务部主管商定，提交法律顾问审核后方可正式签订合同。4.6合同经办人应将已签订的合同交机动部档案管理员备案和签字确认后，财务部方可办理开证或预付款（如为非标设备购置合同，合同经办人需将合同复印件交工艺装备部项目管理员存档备案）。4.7对于设备价值在人民币10万元以上（含10万元）的合同，采购部应尽量控制风险，在商务合同付款条件中，必须按技术协议规定的设备安装调试、正式验收的条件作为分阶段付款条件，且必须清楚规定合同最后一笔款（一般不低于合同设备总价的10%），应在保修期满后，由使用单位、机动部确认在保修期间能满足合同要求方能付清。4.8选购设备时，必须有申购、审核单位（如工艺装备部、机动部、质控部等）参与商谈和评标，保证采购的设备符合原申购要求。如选购的检测设备或设备上有计量器具的，必须有质控部计量室人员参加商谈或评标，保证该设备所使用的计量器具符合国家规定要求。5 设备的运输、装卸、保险和到厂开箱检查5.1一般情况下，设备采购合同应规定设备在调试交付使用前的运输、卸车、就位、安装和全部保险费用和责任由设备供应商负责。但如由于特殊原因经主管领导同意的合同规定由我公司负责运输（或外请运输），或安装50万元人民币及以上的设备(以下简称贵重设备)，由采购部在设备发运前向财务部将招标选定的保险公司购买设备运输安装险，保险必须包含设备交付使用前的运输、装卸和安装全过程的保险。5.2合同规定由供应商负责运输的，采购部应在合同中明确规定并在发货前要求供应商购买包含设备交付使用前的运输、装卸和安装全过程的保险。5.3合同规定我公司不负责运输，只负责安装的贵重设备，由机动部向指定的保险公司购买安装保险。5.4包含“以维修、移装为目的的临时移动的”财产险由财务部统一购买。5.5合同规定由我公司负责卸车就位的贵重设备，应在合同的技术要求中明确规定包装要求（包括设备的包装材质、包装方式及包装上的标注内容等），采购部在采购合同中应明确规定此类与运输和装卸相关的要求，以确保装卸作业安全。5.6采购部应在设备到厂前一天，以电子邮件通知机动部（或工艺装备部）和机动车队，说明设备体积、重量，车队根据实际情况准备适当装卸车辆和工具，如装卸操作较复杂，由在装卸现场的车队、采购部和机动部相关人员共同确定装卸方案，应杜绝情况不清和准备不足就匆忙装卸的现象。5.7对于一些不规则或超大、超重的设备，经机动车队、采购部、机动部、使用单位现场人员商讨（讨论意见不一致时，以车队意见为主，或请示主管领导意见），无法确保安全装卸设备的，由设备使用单位提出申请，填写“附表2：设备装卸（委外）申请表”，机动车队签署意见后由机动部联系外包装卸业务，并根据公司要求与外包方签订装卸合同（合同中必须明确安全责任）。5.8如万一发生意外使贵重设备在运输、装卸、移动过程中损坏，由责任单位在一个工作日内写明事故报告（时间、地点、事故原因、可见的损坏情况）提交机动部，机动部查核后上报公司领导，并按要求进行善后处理。在意外事故处理完后，由机动部提交详细报告，且提出相应的纠正预防方案并付诸实施。5.9新设备到厂后，由合同经办人通知机动部和供应商，由机动部组织工艺装备部（或质控部）、使用单位、合同经办人和供应商的相关人员到现场开箱检验。5.10如合同规定是到供应商处现场验收的，则由公司主管领导指派相关人员到对方现场验收。5.11凡参加验收人员必须对照购置合同逐项检查清点，将随机备件、配件、附件、工具和技术资料登记造册，如有不符，合同经办人应及时通知供应商作书面确认，确认书需随“附表3：设备开箱检验单”一起存档。5.12开箱检验结束后，机动部相关人员负责如实、详细填写设备开箱检验单。并由使用单位派专员监护和保养，确保设备的完整无缺，对精度高的仪器仪表必须有专人保管。 5.13非标设备由工艺装备部参照以上机动部的职责进行相应工作，并由工艺装备部负责填写“非标设备开箱检验单”。6 设备的安装调试验收6.1如合同规定设备由供应商负责安装调试的，机动部协同使用单位制订安装方案并指派专人做好前期准备工作，协调和监督设备安装过程中存在的问题，确保设备安装质量符合安全和质量要求。6.2如合同规定设备由我公司自行安装调试的，由机动部组织使用单位进行设备卸车、就位和安装调试，并做好工作记录。6.3设备安装调试完毕即交付试用时，使用单位必须填写“附表4：设备安装调试启用交接单”交机动部，使用单位并派经过培训和考核合格的操作人员进行操作和维护保养设备。设备试用期间，使用单位应根据设备技术协议规定的验收标准和验收方法对设备的性能、使用情况进行如实的记录，并及时按要求向机动部提交书面报告，如设备出现故障的，使用单位应及时通知机动部到场检查确认，如确定是设备质量问题的，机动部应及时通知设备供应商派人到现场解决并确认设备故障停机时间，作为设备可靠性验收的依据。6.4办理设备安装调试启用交接单的同时,机动部应编制和发放设备作业指导书，同时报设备资产档案管理员对设备资产进行资产预编号（按固定资产编号原则进行编号，后缀加临时标记“L”，并登入设备台帐）和制作“临时资产标识牌”（附件1）交使用单位粘贴，以便于日常管理。6.5在设备试用期间如发现设备性能和技术参数与合同规定的要求不符，机动部应及时通知供应商到公司协商解决方案，同时将情况用邮件形式告知采购部业务经办人。6.6在设备合同签订后至设备试用期间，如由于工艺或产品生产技术的改变需要对原合同设备的技术参数或性能进行变更的，由提出单位提交书面的可行性分析报告交机动部相关技术人员及主管签署意见后报公司主管领导审批。审批同意后，由机动部与供应商协商解决方案并由采购部与供应商签署补充协议。6.7如设备在试用期间性能和技术参数及设备的可靠性等完全符合合同规定要求的，则在试用期届满时由机动部组织采购部、供应商、使用单位、工艺装备部、质控部等相关单位根据设备技术协议规定的验收标准和验收方法进行验收，并由机动部做好验收记录、验收报告，办理正式验收手续，验收合格后由机动部负责填写“附表5：设备验收合格书”。6.8设备在试用期间，任何单位发现设备存在与合同规定的技术要求不符或其它质量、安全问题的，必须在设备试用期间（最迟不超过试用期满后的一周内）填写“附表6：设备试用期间问题反馈单”交机动部。机动部应及时对问题进行调研核实后组织供应商、采购部、提出单位等相关单位商讨解决方案和实施进度，并按合同技术协议的要求签署备忘录，作为设备验收过程的记录资料存档。如设备试用期满后的一周内各相关单位均没有提出问题和意见，且机动部按合同规定的技术条款核实设备符合合同要求的，则由采购部提出，机动部组织办理验收确认手续。如有特殊情况未能按期办理的，相关单位必须向机动部书面说明原因及确定办理时间。6.9如属于供应商责任，设备按合同规定的“验收标准”和“验收方法”验收仍不合格的，机动部应将实际情况形成报告，提交设备使用单位的主管领导决定并批示按合同选择何种处置方案（如退货或者扣罚供应商设备款等），采购部按批示意见及时与供应商协商并签署补充协议。6.10如果超过合同规定的试用验收期限仍未能通过验收，且参与设备验收的单位均没有书面提出不能通过验收理由的，为严格履行合同，采购部可以将“要求设备验收”的意见用工作联络单的形式发给机动部同时抄送给参与设备验收的相关单位，要求相关单位在一定期限内办理验收或提出不验收或延期验收的理由。机动部将验收实际情况及参与相关单位的意见汇总并回复采购部的工作联络单。如不满意的，由采购部提交公司领导处理。如设备确实因质量问题或技术状况问题而不符合合同或双方签署的补充协议的规定，采购部应及时督促供应商按合同履行相应的整改职责。6.11如设备已试用，但一直没有投入生产或生产已不需使用而闲置的，如未验收的，则由采购部反馈给审计部、企管部，由审计部、企管部协同调查处理；如已验收的，则由使用单位反馈给以上单位调查处理。6.12设备验收合格后，采购部会同机动部将全部的验收资料（包括验收过程中形成的各种表格、补充协议和备忘纪要等）交机动部设备档案管理员对设备进行编号，纳入“附表7：格力电器设备台帐”，建立设备档案并制作“设备固定资产牌”（附件2）。机动部负责安排并督促使用单位将固定资产牌固定在设备上。6.13设备正式办理验收合格后，由财务部按制度建立固定资产帐和办理财产保险业务。6.14在质保期内，如设备出现严重的质量问题或出现供应商没有履行规定的职责时，机动部及时将信息反馈给采购部。质保期满后，采购部在支付设备合同规定的最后一笔质保金之前，应填写“附表8：设备质保期间履约确认书”，报机动部和使用单位签字确认后才能支付最后一笔款项。6.15非标设备的安装调试验收由工艺装备部参照以上机动部的职责进行相应工作。7 设备调试交付使用前，需要在供应商处提前试机的流程7.1国产设备：采购部根据合同进度及时通知工艺装备部准备试机材料，工艺装备部根据设备试机需要编制材料数量及规格清单并注明是否需要重新包装的文件：A：不需要重新包装的，工艺装备部直接将文件下发设备使用单位，为了便于帐务区分，由工艺装备部负责开具试机材料的领料单给使用单位，由使用单位办理领用手续，领用完成后通知采购部；B：如需要重新包装的，工艺装备部将文件下发机动部及使用单位，使用单位凭工艺装备部开具的领料单领用试机材料后直接转机动部进行包装，机动部包装完成后通知采购部。7.3由采购部通知货运公司取货发运（运费统一由采购部负责报帐）。7.4进口设备：采购部根据合同进度及时通知工艺装备部及出口部，按7.1执行，使用单位或机动部完成材料准备后通知出口部，由出口部及时办理报关等相关手续，并通知成品库调配、外运事宜（运费统一由出口部负责报帐）。报关完成后出口部将试机材料的装运单据交采购部，由采购部将装运单据交供应商，以便供应商办理相应手续。8 设备技术协议的制订规范8.1设备技术协议必须包含但不限于设备结构、配置、功能、工艺技术参数、可靠性、动力供应、安全、环保、职业健康等方面技术要求以及设备的验收标准和验收方法。对于精密设备或需要作精度检验的设备，技术协议中必须规定设备精度检验标准与检验方法。8.2制订验收标准及验收方法时，应参照但不限于下列要求：设备安装调试后的试用期参照下列附表。试用期内设备必须均能达到合同规定的技术要求；设备质量问题引起的累计故障时间的故障率不超过下列附表的指标；设备不得有漏油、漏气现象。附表:设备试用期和故障率指标：设备类型非标设备总装生产线设备标准设备试用期6个月4个月3个月试用期单台（套）设备累计故障率指标2-10%（不同的非标设备故障率有不同的规定，由使用单位、工艺装备部、机动部共同协商决定）1.0%0.5%试用期累计故障率=(试用期累计故障停机时间试用期计划使用时间)100%设备试用期内故障时间的确定，应从机动部通知供应商算起，到修复故障的时间。当设备发生故障时,由使用单位操作人员按设备管理规定填写设备故障报修单并通知机动部到现场确认，机动部通知供应商到现场维修确认报修时间。设备故障报修单一式三份，设备修复后由机动部、使用单位、设备供应商各保留一份，作为办理验收的依据。设备经试用期的运行，若完全能达到验收标准的要求，则双方判定验收合格；在试用期内，如发现设备存在质量问题，未能达到合同规定的“验收标准”，允许供应商进行改进，在改进完成之日起再进行三个月试用期，如能满足验收标准的要求，则设备验收合格。若供应商放弃改进则判定设备不合格。如供应商的责任导致设备未能按时彻底整改，若试用期和整改期累计时间超过8个月，或在试用期间整改停机累计时间超过1个月的，则判定设备验收不合格。如供应商的责任，设备按上述规定的“验收标准”和“验收方法”验收仍不合格，公司有权选择退货或扣罚供应商设备款。如选择退货，则公司不支付任何货款，退货产生的责任和费用均由供应商负责，且供应商必须在确定退货后2周内无条件退回本公司已支付的预付款并拆走设备；如公司选择扣罚供应商设备款的，则故障停机率每超出指标0.1%扣罚0.3%的设备款，此项扣款不超过设备款的10%；其它不符合项的扣款问题由采购部与供应商协商处理。扣款确认手续由采购部与供应商以补充协议书的形式办理，并作为原合同的补充附件。所扣设备款在支付设备验收款时扣除，设备保修期及质保金按原合同规定执行。8.3对供应商保修责任应作相应规定。设备的免费保修期，一般为通过验收合格之日起1至2年，但不得少于1年。主要结构在正常使用下保固期五年。设备供应商在接到本公司传真的报修通知单后必须4小时之内提供解决方案；如确认需要派员时，本省内的必须在24小时到达现场；外省的必须在48小时内到达现场。在保修期内，供应商提供一套备件（附备件清单）于本公司，以备急需更换，在保修期满，如有剩余部分，则返还供应商。保修期满后，供应商对设备提供终身有偿技术和维修服务及以优惠价格提供备品备件。8.4对于进口设备质量保证及索赔，应做出如下规定供应商保证所交货物与合约规定之品质、规格完全相符，且是完全新货。如发现货物品质、规格和数量与合同规定不符，公司凭中国当地商检局出具检验证明书有权向供应商索赔换货或赔款。由此所引起之所有费用（包括检验费、退货及补货运杂费、保险费、久储费及装卸费等等费用）由供应商负担。如在上述规定限期内不能完成检验，或供应商无法在品质保证期内完成设