423-04电子媒体档案管理办法.doc

成都科力电子研究所文件编号：KONY/-4.2.3-04-2002标题：电子媒体档案管理办法第 5 页共 4 页1 目的 通过对公司使用电子媒体保存的文件档案管理，使其确保在与质量体系运行有关的场所都使用文件的有效版本；防止文档丢失、损坏；预防泄露 。2 适用范围 适用于对本公司与质量体系有关的技术、质量、销售电子媒体文件的管理。3 定义3.1电子媒体文件：凡是用软盘、硬盘、光盘以及电子邮件、传真、保存的文件均称电子媒体文件。3.2 技术电子媒体文件：用于产品和技术管理的电子媒体文件，包括：多媒体系统软件产品，可编程器件文件、PCB板图、产品电原理图、结构图、器件清单、产品企业标准及产品说明书等。3.3 质量电子媒体文件：用于质量体系管理的电子媒体文件包括质量手册，程序文件及其他质量文件等。 3.4销售电子媒体文件：用于产品销售管理的电子媒体文件包括客户信息，产品宣传资料等。4 职责4.1总工办负责技术电子媒体文件的档案管理。4.2公司办负责全套质量电子媒体文件的档案管理。4.3市场部负责销售电子媒体文件的档案管理。4.4各部门负责各自保存的其他电子媒体文件的档案管理。5 管理程序5.1 电子媒体文件的分类见表1 表1 电子媒体文件的分类、使用权限及存放的地点序号类别文件名称使用权限（级）存放地点受控受控（非）1技术电子媒体文件软件产品：多媒体系统软件1总工办编程文件1总工办设计图纸：PCB文件电原理图结构设计图2总工办产品企业标准2总工办工艺文件产品使用说明书32质量电子媒体文件质量手册、程序文件及其他质量文件2公司办3销售电子媒体文件客户信息2市场部产品手册与其它宣传资料、产品报价单3市场部 5.2 电子媒体文件分受控和非受控文件，其规定符合“文件和资料控制程序中4.1.3条”的规定。 5.3 文件形成 5.3.1 技术电子媒体文件形成a) 产品在样品设计，技术鉴定、设计定型、生产定型各阶段具备的技术电子媒体应及时归档保存。开发部设计人员应给出技术电子媒体文件的软件名、存放地址，并将此文件存放在公司服务器中。总工办保存编程文件、多媒体系统软件产品。PCB板图、产品电原理图等设计图纸、产品企业标准及产品说明书等媒体文件。总工办要建立技术电子媒体文件目录，其中包括该软件用于产品的类别、型号、地址等内容。b) 技术电子媒体文件所涉及的软件均按“设计控制程序”和“软件管理办法”执行。进行设计评审、验证和确认。 5.3.2 质量，销售电子媒体文件形成 公司办、市场部将已定稿的相关文件分别录入计算机中并建立文件目录，以便于查阅和调用。 5.4 电子媒体文件的复制 电子媒体文件应由主管部门复制为母拷贝和子拷贝各一份（电 子邮件和传真除外）。母拷贝保存在光盘或软盘或服务器的硬盘里，子拷贝保存在常用 硬盘里。平时一般由子拷贝下载，若硬盘损坏，可由母拷贝重新装入硬盘，若母、子拷贝均损坏应以书面保留的技术文件为依据重新录入。对于重要需保存的传真件必须复印，将复印件保存。 5.5 电子媒体文件的更改 受控电子媒体文件一经归档，不能随意更改，但若必须更改时，需办理手续方可更改。技术电子媒体文件的更改按“设计更改控制程序”和“软件管理办法”进行，质量电子媒体文件的更改按“文件和资料控制程序”进行。 5.6 电子媒体文件的使用5.6.1 电子媒体文件使用权限划分为一、二、三级，权限划分由表1所示。 一级文件由公司编程员调用。 二级文件允许总经理、副总经理、总工程师、总经理助理查看和调用。公司内的相关人员允许对分管范围内的二级文件查看和调用。 三级文件允许公司内人员在需要时查看和调用。5.6.2 公司内其他人员未经总工批准均不准查看和调用公司内一、二级电子媒体文件。5.6.3 公司所有人员均无权将公司的一、二级电子媒体文件下载拷贝泄露给外单位，如有发现必须对当事人严肃处理，情节严重者要依法处置。5.7 电子媒体文件的存放 电子媒体文件应存放在干燥、清洁、