经济合同管理办法.doc

江苏天天国际展览中心有限公司经济合同管理办法为了规范公司经济合同管理制度，加强工程成本管理，理顺工程项目业务流程，更好地实现项目目标，特制定以下管理办法。第一章、总则1 经济合同管理已经成为与进度管理、质量管理、成本管理和信息管理等并列的一大管理职能，经济合同管理是需要公司各部门及相关单位的通力配合。2 本办法所称的经济合同，是指各类工程经济合同，包括工程施工、材料/设备采购、勘察设计及工程咨询等合同，其他需要公司合同预算部参与管理确认的合同，参照本办法执行。第二章、合同分类及经办部门1 咨询类合同包括可行性研究、设计监理、招投标、审计、公证、施工阶段监理和工程保险等。1.1 招投标/审计/公证等合同的经办部门为：合同预算部；1.2 施工阶段监理等合同的经办部门为：工程部；1.3 工程保险合同的经办部门：合同预算部；2 勘察设计类合同包括地质勘探、规划、建筑方案、结构、装修、景观、变配电、外部综合管网及市政、智能化、消防报警、室外路灯及灯具等；原则上，上述设计的经办部门均为：工程部。工程部在方案确定前，提出具体要求，供参考或采纳。特殊专业需要其他部门经办的，由公司分管副总经理指派。3 工程施工类合同根据部位和阶段分为：主体施工合同、前期工程合同、后期工程 合同；根据专业分为：土建、装饰、 市政、园林小品照、绿化、给排水、暖通、照明动力电气、网络、有线电视、消防、智能化、设备和零星工程等；其他合同：甲方分包工程合同、零星工程合同等；原则上，上述施工合同的经办部门为：工程部。4 材料/设备采购类合同包括普通建筑/给排水/电器材料采购 原则上上述材料/设备的采购的经办部门为：工程部。 5 新材料、新技术、新工艺、装修建筑材料、新型建筑材料设备等采购 原则上上述材料/设备的选择、研究和采购的经办部门为：合同预算部及工程部 第三章 各类经济合同确定价格和选择乙方的方法和程序1 勘察设计/咨询/保险类合同：1.1 确定侯选单位/乙方的方法：一般由经办部门确定。是否招标根据经办部门的考虑和合同预算部门的建议确定是否招标，如招标，应根据招标结果确定乙方。1.2 合同价格的确定：经办部门谈判为主，大宗标的（超过5万）应邀请合同预算部门参与谈判，经办部门应提供有关计费标准及谈判记录（谈判记录须有有关参与人员签字），计费标准及谈判记录由经办部门交一份完整资料给合同预算部门，合同预算部门审核确认，特大型标的（金额超过10万），合同预算部门应事先向公司总经理汇报，取得总经理的书面同意，方可确认该合同价，经办部门应提供合同预算部门各阶段工作量的计算标准和收费金额。2 业主负责提供或优先推荐材料/设备的采购、供应类合同。2.1 甲供与乙供材料/设备的确定和划分：合同预算部牵头，工程部和合同预算部讨论决定，合同预算部组织价格的认定。合同预算部将根据工程部或施工单位制定的材料采购计划制定内部招标计划和多方询价计划。2.2 甲供与乙供材料/设备价格认定：合同预算部2.3 由于垄断行业等因素的影响，不能由甲方自行采购的材料/设备2.3.1 变配电材料/设备、市政给水材料/设备：尽量利用政府相关内部职能部门。经办部接到施工图纸的同时给合同预算部一份，合同预算部根据有关规定，组织询价，努力参与政府相关职能部门的认价，认价结果须同时有经办部门和合同预算部的签字。2.3.2 其他有垄断性行业控制采购的设备与材料：经办部门列出明细，公司发文批准，合同预算部门负责价格确定。2.4 对于长期和我公司合作，我公司准备将其发展成长期合作侯选对象的供应商。2.4.1 根据其价格性能比、对相关单位的服务、和其他同类或可替代产品进行比较，综合考虑后如果不是最佳或较佳的，合同预算部门可以建议通过招标方式进行新一次选择。2.4.2 合同预算部可以根据其所提供产品的复杂程度，采取灵活的方式对其进行核价，对于比较难以准确核定的，可以进行多方询价，如通过多方询价，总价差异在5%以上的，可以提请替换该单位。2.4.3 提倡根据计划进行采购，如遇紧急情况，将由经办部门和合同预算部联合谈判来决定合同价格。2.5 经办部门认为需要由其直接指定供应商的材料/设备采购。2.5.1 经办部门列出明细。2.5.2 合同预算部可以根据其所提供产品的复杂程度，采取灵活的方式对其进行核价，对于比较难以准确核定的，可以进行多方询价。2.6 其他采购：不属于2.1、2.2、2.3、2.4、2.5条的采购2.6.1 大宗采购：金额估计超过5万的。2.6.1.1 根据国家、地方有关规定必须外部公开招标的，则采用外部招标的方法，如可采用内部招标的，则采用内部招标。2.6.1.2 确定侯选单位的方法：根据国家及本地区规定，由经办部门和合同预算部门考察决定。2.6.1.3 确定合同价格的方法：中标价格为合同造价。2.6.2 一般采购：金额估计在2-5万之间的，采用内部招标方式。2.6.2.1 确定侯选单位的方法：对候选人有特殊要求的，经办部门和合同预算部考察确定；如对侯选单位要求不高的，满足要求的均可，控制总数量（不多于5个）。2.6.2.2 确定乙方的方法：通过招标，综合评分最高为中标单位。2.6.2.3 确定合同价格的办法：一般中标价格为合同价格。开标形式只要有合同预算部和经办部门参与，作好相关记录，根据开标情况确定推荐中标单位（一般采用低价、优质、信誉好中标的原则），由合同预算部门报总经理/分管副总经理签字批准，批准及记录一式二份，分别交财务部和合同预算部门保留。2.6.3 小型采购：金额估计不足2万元，一般采用多方询价方式2.6.3.1 确定侯选单位的方法：经办人提供所需材料/设备的有关技术资料（包括型号、规格、品牌、产地、图纸、技术参数、质量/安全保证要求、材料/设备的进退场时间）给合同预算部门，合同预算部门会同经办部门进行多方询价，询价单位一般不少于3家。2.6.3.2 确定乙方的方法：根据询价结果，一般采用低价、优质、信誉好中标的方式，相关询价情况汇总，一式二份，分别交财务部和合同预算部保存。2.6.3.3 确定合同价格的方法：一般询价结果为合同价格。3 工程合同合同预算部将根据工程部或施工单位制定的工程进度计划制定外部招标、内部招标计划和多方询价计划。3.1 外部招标工程 3.1.1 合同性质：根据国家、地方有关规定必须外部公开招标的。3.1.2 确定侯选单位的方法：根据国家及本地区规定，由经办部门和合同预算部门考察决定。3.1.3 确定乙方的方法：通过外部招标确定中标单位。3.1.4 确定合同价格的方法：中标价格为合同造价，乙供暂定价或未定价材料/设备由合同预算部认定价格。3.2 垄断性行业施工的工程：列出明细，公司发文，列明结算原则，一般采用外部审计。3.3 对于长期和我公司合作，我公司准备将其发展成长期合作侯选对象的承包商。3.3.1 根据其价格性能比、对相关单位的服务和工程质量，综合考虑后如果不是最佳或较佳的，可以通过招标方式进行新一次选择。3.3.2 合同预算部门可以根据工程的特点，采取灵活的方式对其进行核 价，对于比较难以准确核定的，可以进行多方询价。乙供暂定价或未定价材料/设备由合同预算部门认定价格。3.3.3 预结算手续，根据公司预结算制度办理。工程开工前，经办人须办理预算审核手续，工程竣工后，经办人必须填写结算申报单（要求将工程竣工验收单同时呈报给合同预算部），由合同预算部组织审核定案。着重强调经办人对其所管辖工程竣工图纸的审核，并落下书面意见，是进行竣工结算的前提，否则，不予办理竣工结算。3.4 不属上述3.1、3.2、3.3条所指的工程：3.4.1 突击性工程和零星工程：3.4.1.1 突击性工程：如抢修、发生紧急情况等，可以先做后算，但必须及时通知合同预算部。结算时，着重强调经办人对其所管辖工程竣工图纸的审核，并落下书面意见和书面情况说明，说明事件发生的时间、地点、原因，是进行竣工结算的前提，否则，不予办理竣工结算。3.4.1.2 零星工程：估计金额在2万元以下，施工时间很短，工序繁杂且难估算项目，可以先做后算，但必须和合同预算部沟通，同时作好有关的设计变更和签证，对施工的图纸及有关做法，经办人要负责复核，并签字，同时承担相应的责任。3.4.2 内部招标工程估计合同金额在2万5万元之间的3.4.2.1 合同性质：合同金额在5万10万元之间的，一般采用内部招标。3.4.2.2 确定侯选人的方法：3.4.2.2.1 对侯选人有特殊技术要求的：经办部门和合同预算部考察决定。3.4.2.2.2 对侯选人技术要求不高的：满足要求的均可，控制总数量（不多于5个）,并尽量利用主体施工单位。3.4.2.3 确定乙方的方法：通过招标，综合评价最高者为中标单位。3.4.2.4 确定合同价格的方法：一般中标价格为合同造价，尽量不用在开标后，再询标的方式。3.4.3 内部招标工程估计合同金额在2万5万之间的，采用多方询价方式 ，多方询价的方式则同小型采购的处理方式。3.4.4 其他零星工程(2万以内)：3.4.4.1 实施原则：实施前要有计划，施工部位/范围明确，先做后算，预算资料齐全，要经合同预算部预算审核后，同时要根据工程的实际情况，审核时间一般不少于10天。3.4.4.2 乙方选定的原则：经办人选定，上报书面意见给合同预算部门，合同预算部门确认。第四章 经济合同会签的程序根据公司目前的组织结构状况，考虑各工程经济合同的特点，现明确各工程经济合同的签定和执行程序、各相关部门的主要职责和时间要求。1 会签各部门的主要审查内容。根据公司的特点，合同会签各部门的分工及负责审核内容如下：1.1 经办部门负责相关技术要求及进度、质量管理、保修条款；1.2 合同预算部门负责成本的管理、与成本费用和付款条件等相关条款进行管理、对合同进行监管；1.3 公司领导负责审核和协调各业务部门在合同会签和实施过程中发现的相关问题的解决。2 经济合同会签的程序根据公司合同会签程序执行。2.1 填写有关合同会签单。2.2 各会签阶段的时间安排如下：公司造价管理部门造价审核、招标、询价的时间（内部招标的一般15天，如果要考察，适当延长时间；不招标，进行预算审核的10天；对上述时间要有保证，不得进行压缩；特殊的，根据每期项目总开工前报的计划，先做后算，但该具体项目实施前要书面向合同预算部门通报）。第五章经济合同的执行 经济合同签订后即进入执行阶段，在执行过程中，各部门需充分配合，程序到位，提高效率：1 付款：经办人根据合同相关条款，认为具备付款条件，由经办人填写工程用款申请表，于每周一交由合同预算部门审核，财务部复核后付款。2 变更：原则上，经济合同签订后不允许更改，除非有以下特殊情况：2.1 设计变更：由设计院出具的牵涉费用变化的设计变更，由工程部经办人提交给合同预算部，由合同预算部统一编号，在工程竣工后，由工程部经办人签署该变更的执行情况，合同预算部将据此进行结算。2.2 合同范围的变化：任何由于合同范围的变化引起的合同变更，将由经办人提出申请，合同预算部门将依据合同和实际情况决定是否可以变更，如单项变更费用超过RMB10,000.00，合同预算部须向总经理/主管副总经理汇报。2.3 其他任何会引起工程经济合同造价的变更，处理方法同以上程序。3 违约：3.1 乙方违约3.1.1 工期延迟：如乙方在执行合同过程中由于自身的原因引起工期延误，将由经办部门确认，合同预算部将依据合同条款执行。3.1.2 质量违约：如工程质量未达到合同规定的等级，将由经办人提供证据，由经办部门负责人确认，合同预算部将根据合同相关条款处理。3.2 我方违约：如公司在执行合同时发生违约可能引起乙方的索赔，将由合同预算部门负责联系律师事务所处理。第六章经济合同的结算经济合同执行结束后，需进行各经济合同的结算，各类经济合同的结算程序如下：1 咨询类/勘察设计合同在工作结束后，不论总价款是否变动，经办人必须填写结算申报申报单，由合同预算部门审核定案（定案书一式四份，分别给财务部门、合同预算部门、经办部门和乙方各一份）。否则，不予支付最后的款项。定案根据实际情况，乙方签字处可以由经办人代签。对于工作后2个月内不办理结算手续的合同，将采取收取对方合同价款3%的违约金的处理方式，结算手续完成后方可支付到相应的付款比例。2 工程类合同2.1 外部审计工程：垄断行业工程着重强调经办人对其所管辖工程竣工图纸的审核，并落下书面意见，是进行竣工结算的前提，否则，不予办理竣工结算。2.2 内部审计工程：工程竣工后，经办人必须填写结算申报单（要求将工程竣工验收单同时呈报给合同预算部），由合同预算部门定案。着重强调经办人对其所管辖工程竣工图纸的审核，并落下书面意见，是进行竣工结算的前提，否则，不予办理竣工结算。对于工程竣工后2个月内不办理结算手续的合同，将采取收取对方合同价款3%的违约金的处理方式，结算手续完成后方可支付到相应的付款比例。3 材料/设备采购合同材料供应结束后，不论总价款是否变动，经办人必须填写结算申报单（同时将材料供应单位按不同合同编号和接收单位的分类汇总表，各接收单位的签收原件同时递交给合同预算部），由合同预算部门审核定案（定案书一式四份，分别给财务部门、合同预算部、经办部门和乙方各一