卓越汽车服务管理系统操作手册(2)--操作指南

BatchDoc Word文档批量处理工具第 三 章 操作指南3.1 操作员必读3.1.1 工作站开机打开电源开关, 开显示器、再主机，待WIN98启动后，出现注册框：图3-1-1点取其中的“确定”即进入网络系统，然后用鼠标双击“汽修管理系统”图标即可进入本软件系统，出现系统主菜单，如图2-1-1。3.1.2 工作站关机 有二种方法： 退出“汽修系统”时在提示“退出系统并关机”时单击“是”；图3-1-2 单击“开始”“关闭系统”“是”图3-1-3待屏幕上出现“现在您可以安全地关闭计算机了”时, 就可以关掉电源。3.1.3 服务器开机打开服务器的电源启动服务器，若有开机口令，输入开机口令，待服务器启动，当出现注册对话框时，按Ctrl+Alt+Del键，出现输入登录信息对话框，输入系统管理员密码，点一下“确定”即可。3.1.4 服务器关机 待所有工作站都退网关机后单击“开始”“关闭系统”“是”。3.1.5 菜单选择 系统的功能以菜单形式提供给用户，菜单中功能项的选择方法如下： 键盘操作：用光标键将亮条移至所需项目，再按一下回车键；或者直接按菜单项目前面的数字即可； 鼠标操作：用鼠标在菜单上下移动一下，即能显示所有子菜单及子菜单的子菜单，将 鼠标移到所需菜单项目上点一下即可。3.1.6 常见操作 1.中断某操作：按中断键, 是“Esc”键； 2.退出某窗口：一般按“0”键退出, 如果处于输入状态，则按“Esc” 键退出； 3.退出某菜单：每个菜单上都有“0. 退出”一项, 按一下“0”即退出当前菜单，也可按中断键退出当前菜单。3.1.7 浏览窗口的右半部分有时要显示的内容较多，屏幕上显示不下，还有部分内容在屏幕的右面未能显示出来。要查看这部分内容：1.按“Tab”键将光标往右移，直至看到有关的内容为止；2.也可用鼠标将窗口底下的滚动条往右拉，直至看到有关的内容为止。3.1.8 查看长字段的全部内容 有时为顾全整个窗口显示的全面性，将个别较长的字段缩短显示。若想查看该字段的全部内容：1.按“Tab”键将光标移到该字段，再按“End”键，然后用右箭头键“”往右移，可全部显示该字段的内容；2.用鼠标在窗口上部该字段与右边一字段的界线上往右拉，即可显示该字段的全部内容。3.1.9 键盘简介 Esc: 中断键，在键盘的左上角，中断当前的操作。 Num: 数字锁定键(在右边小键盘左上角) ，按一下该键，小键盘 Lock 变成数字键, 否则为箭头键与翻页等特殊键。 Delete: 删除键, 删除光标处一个字符或一个汉字。 Tab：制表键，按一下进入下一字段。 Enter 或Return：回车键，用于确认输入。 退格键：一般在回车键上方，键标为：“Backspace” 或 “”，用于删除光标左 边刚刚输入的一个字符或一个汉字。3. 业务接待系统 本系统主要进行车辆的进厂登记、派工及委托书打印；各种查询如配件、工时、车辆等查询；完工车辆的审查；班组工时产值的汇总打印；各种编号的增加、删除、修改；估价处理；工时标准处理；修理档案及用户清单查询；索赔处理，等等。3.2.1 进厂处理一、在主菜单中选择【进厂处理】即进入进厂处理的窗口，屏幕上显示出已接待的车辆：图3-2-1窗口上的新开 为进厂车辆开一张委托书改编号 修改一委托书编号删除 删除一张委托书查找 查找一张委托书起始号 调整委托书的流水号的起始编号回车修改按回车修改光标所在处的委托书二、按一下数字“1”键，新开一委托书，出现新开委托书的对话框：图3-2-2输入修理类别代号，如对修理类别的代号不熟悉，在光标闪烁处输入“*”查询，便弹出修理类别编号列表框：图3-2-3用光标键选择，选中后按回车，系统自动生成一委托书号；再输入车号，点一下“确认”，出现图3-2-4输入车辆信息画面：图3-2-4如果该车以前来修理过，则该车的车辆信息，如车主、地址、车型、底盘号等都拷出来；如果未曾来过，则有关信息都是空白的，要逐项输入各项数据，最后点一下“确认”即进入输入修理项目的窗口：图3-2-5窗口上的增加 用于输入修理项目删除 用于删除修理项目回车修改按回车可对项目进行修改三、按“1”增加修理项目，屏幕右下方出现标准修理项目窗口：图3-2-6查找所需的项目：可用光标移动；鼠标拖动；如果您知道项目编号或其大类按“1”再输入项目编号；“按名称”查可以输入修理项目名称或其名称代码；找到该项目后按回车选中，出现图3-2-4： 图 3-2-7若对以上内容没什么要修改，“确认”即可。重复以上步骤，逐个输入所有的项目，输入完后按“0”退出图3-2-6窗口，返回图3-2-5窗口，核对一下所有项目，要修改的话，把光标移到待改项目上，再按一下回车即可修改。若您对一些常用的修理项目的编号已记得很熟，或者想输入一个自定义项目，请在图3-2-5窗口中按“9”快速，出现快速输入窗口：图3-2-9只要您一输入该修理项目的编号，项目立即进入系统，若要输入自定义项目，在编号处输入9999即出现项目内容输入框，逐项输入即可。四、派工。如果贵站是由业务接待员派工的，则在此处就输入项目的修理班组，按“4”出现图3-2-10，输入班组编号，点击“确认”，则该工种所有项目都派给该班组。 图 3-2-10小技巧：要派单独一项目的修理班组，按回车修改其班组即可。 如果贵站是由车间调度派工的，则此时不用输入修理班组，在车间调度员确定了修理班组后，由车间去输入（如果车间也配备了电脑），或者在“完工审查”时再输入。五、打印工单。全部项目处理完毕后，按“0”键，出现打印工单的对话框，选择“1”打印并退出，即打印出委托书等工单，该车的进厂处理即告完成。 图 3-2-113.2.2 增修理项 在车辆维修过程中发现新故障，经与车主商量后同意增修，应进行“增修理项”处理。操作如下：1、在主菜单选【增修理项】，出现在修车辆清单； 2、查找待处理车辆，找到后按回车，进入修理项目处理的画面，如图3-2-5； 3、按“1”增加有关的修理项目； 4、处理完后按“0”或“Esc”键退出即可。 说明：增修理项后若想打印所增项目的“施工单”，把光标移到所增项目处，按“5”键即 可打印出施工单。 增修理项同样可用于处理诸如修改工时费、工时、班组或删除项目，修改项目性质等 工作。 3.2.3 完工审查 车辆维修完毕，经检验合格后，应在“业务接待”系统进行“完工审查”，才能结帐，以防止错误。操作步骤如下： 1、在主菜单中选择【完工审查】，屏幕上显示出未结帐的车辆清单； 2、查找待审查车辆，一般可“按车号查”或“按委托书号查”，如果是新近进厂 的车辆，“倒查”是一个非常好的方法；3、查到后按一下回车，进入完工审查画面；图 3-2-124、审查修理项目，点一下“审项目”或按“1”键，出现与修理项目处理相同的画面。检查改正所有修理项目，如原先有的疑难故障工时费未能确定的，现在可根据查明的故障及处理过程定好工时费并输入；原先报修后因故不修的项目应删除；原先未报修后来增修的项目现在应该输入了；原先未确定修理班组或修理工的（可能贵站是车间派工的）现在可输入，修改项目性质等；处理完后按“0”退出项目审查。5、审查材料，点一下“审材料”或按“2”键，出现该车所有领用的材料清单，审查一下是否与所修项目相符，如有疑问，请与库房核对一下；如有错误，让库房操作员改正；若有索赔配件，请将其性质设为“索赔”；6、输入工时费、材料费优惠率，输入其他有关信息如出厂合格证号等；7、最后点一下“确认”或按一下“5”即可。说明：若想把一原来已确认为完工的车辆改为未完工，应先进入【完工审查】找到该车，按 回车或点一下鼠标进入完工审查画面，点一下“未审”即可。 3.2.4 内修处理 服务站自己内部的车辆需要修理时就应进行“内修处理”，操作如下： 1、在主菜单中选【改项目】，再选【内修处理】，出现内部车辆及其他维修车辆的清单； 图3-2-13 2、选择待修的内部车辆，按一下回车进入输修理项目的画面； 3、输入修理项目，操作过程同一般修理，唯一区别是内修车辆的修理项目可以重 复，这也是实际的需要； 4、项目输入完毕后，应打印出“施工单”，光标移到所输入的第一个项目处，按“5”即可。说明：服务站有多辆车辆，为便于独立核算，想把每辆车的维修情况都区分开来，可在【改 项目】【增设部门】里为每辆车编一个特定的号，如“03-1”，“03-2”，“03- 3” 等，派工时分别对待即可； 站内车辆的首保、索赔照正常的首保、索赔处理，不作“内修处理”；上级总公司的 车辆来站维修，如果要结帐的话，可作一般维修车辆处理； 内修车辆给修理工的工时至月底时都当作“已完工”工时计入修理工工时汇总里。若 有大的修理内容，本月修不完，觉得全部工时本月全部算给修理工太多了，可以在工 时一栏输入较少的工时，下月再“内修处理”这一项目，输入相当的工时即可。 正常修理车辆若在结帐时来不及输入修理工的工时，可通过本功能处理。 3.2.5 车辆查询 查询有关车辆的一些情况是一项很常见的操作，系统设计有几十种查询方式，【一般查询】包含了最常用的一些查询方式与查询要求；【其他查询】包含一些使用频度较低的查询方式，如“按车主查”、“按地址查”、“按驾驶员姓名”；另外如【查进厂】、【查在修】、【查被删车】等是一些针对性的查询功能。下面我们来学习各种查询方法的操作方法。 【一般查询】 为便于操作，“业务接待系统”的主菜单中就有此功能，选中它即进入车辆的【一般查询】窗口，如下图：图 3-2-14按委托书号查 按“1”出现输入委托书号的对话框，输入要查车辆的委托书号即可。说明：选择本查询方式时车辆就委托书号排序； 委托书号记不全时可仅输入前几位编码，如3-04； 本查询方式速度最快。 按车号查 按“2”出现输入车号的对话框，输入要查车辆的车号（可以仅阿拉伯数字部分）即可。倒查 按“3”车辆以进厂登记时的先后顺序排列，光标指在最后登记的那辆车上。经验之谈：“倒查”是查找最新进厂车辆的一个妙法。 查在修车 按一个“4”则仅列出在修车辆。查委托书 按“5”则显示光标所在车辆的委托书号完整信息，包括底盘号、电话及出厂日期（若已完工结帐）等等。查配件 按“6”则显示该车领用的备件清单。统计 按“7”统计出该车的费用，若已结算则结帐金额一并显示。回车查修项目 按一下回车则显示出该车的修理项目。3.2.6 估价处理 估价系统用于为待修车辆（主要是事故车）作一份修理费用的估算单。 操作步骤如下： 输入估价单号、车主、车号、车型等信息； 输入维修项目及工时费； 输入要更换的备件数量及价格； 打印出估价单；保存估价单，以备查询。操作方法： 主菜单中选择【估价处理】，出现【估价处理】的页框：点击“输入名称”，输入有关信息； 点击“输入项目”，输入维修项目，操作方法与“业务接待”时输入项目相同； 点击“输入备件”，输入需更换的备件，如果要输入一目前库中尚没有的备件（待采购），可先输入任一备件，然后把其名称编号价格改为待购备件的名称等； 点击“打印”，输入管理费、辅料费等内容，点击“确认”就可打印出估价单；点击“初始化”，即保存本估价单。 图 3-2-153.2.7 工时标准处理 工时标准处理包括维修项目的设立、更改、工时工费的调整、新工时标准的建立等一系列工作，是业务接待系统中一项极为重要的工作。一、修改调整工时标准：1、点击“工时标准”出现如下图：图 3-2-162、选择“工费”，出现下图：图3-2-17说明：系统中的维修项目与收费标准是供您作参考的，您要根据当地的实际与贵公司情况作 好调整。 输入各修理项目的“工时费”，输好后按“Esc”退回到图3-2-16，再选择其他项目进行处理，直到完成。再次提醒：“工时费”是用于与客户结帐的；“工时”用于与修理工计算产值；二者可能都 是“钱”的概念并且相等。 说明：有些地区，如上海，行业管理部门要求维修项目必须以工时数乘以工时单价形式表 示，不能直接以工时费形式表示，这样的话，首先在“业务参数”（参阅2.2.1）设 置时设好工时单价，此处的“工时费”栏输入计费工时数即可。 二、设立一套新工时标准 本软件系统完全支持“多车型工时标准”，而且在业务接待时能根据车型自动定位工时标准（哪种车型采用哪套工时标准应预先在“车型编码”中设定），因此您完全可以根据需要建立任意多套工时标准，以方便接待操作。一般可以考虑这样建立工时标准： 主修车型，一套标准；非主修车型，如一些杂牌车，可较为粗略地建立几套标准，如低档车一套、中档车一套、高档车一套。1、在图3-2-16中选择“车型”，出现下图： 图3-2-182、按“1”增加，出现下图： 图3-2-19 输入新工时标准的代号（一般按顺序编排即可）、名称、与之相近可作参考的工时标准的代号，系统就生成一套新工时标准，内容自参考标准中拷贝过来的，您就可以对这新的工时标准进行修改调整，以符合需要。3.2.8 班组工时汇总 班组工时汇总主要有二大用途：计算班组月度报酬；查看派工是否均衡、各班组完工工时情况。操作如下： 1、主菜单【其他处理】【班组汇总】；图3-2-20 2、选好选项后点击“确认”；3、屏幕上显示出各班组已派工工时、已结帐工时、未结帐工时； 图 3-2-21若要打印出来，按“1”即可。说明：工时“结帐”的标准为该车已结帐（包括“结清”与“欠帐”），仅仅经“完工审 查”尚未结帐的车辆不计入内；仅某一工种已完工，其他工种尚未完工的车辆也不 计入内；“内部修理”都作“结帐”计入。 通过以上汇总表还可查得哪些工种还有修理项目未确定班组（未输入具体的班组编 号）。 3.2.9 查全部修理项目 查询所有修理项目的各种情况也是一项重要的工作。其主要用途及其操作如下： 1、主菜单【其他处理】【其他处理】【查修理项】；2、出现所有修理项目的画面。 图3-2-22用途：查某班组所有项目 操作：按“1”，输入班组编号，点击“确认”即可。用途：查某班组某一类项目 操作：按“1”，输入班组编号，在输入委托书号处输入修理类别如“0-”、“1-”、“03”等，即可查得该班组首保类、索赔类、内修类修理项目。用途：查某一天派工的所有项目 操作：按“1”，选择“派工日期”，再输入日期范围即可。用途：查某一修理项目 操作：按“1”，输入修理项目的名称，并可选定车型，即列出所有该项目指定车型的记 录。 说明：该“用途”可用于填写“质量反馈表”； 也可用于针对某一特殊项目的单独核算，如轮胎平衡。 用途：电脑出现意外故障后查看修理项目有没有丢失 操作：按“2”倒查，所有修理项目都按输入电脑的先后顺序排列，光标指在最后一个项目上，核对一下故障前输入的项目是否都在，若有丢失，请补上。说明：发生故障时一般刚刚输入的项目可能丢失，以前输入的项目一般不太会丢失，所以检 查最后的项目即可。 用途：专项查询，查询进行某项修理（如安装防盗器）的车辆情况 操作：按“7”专项查询，输入项目名称，所有有此项目的车辆一起显示出现。3.2.10 修理档案查询“修理档案”是一份很重要的信息资料。修理档案记载着每一辆车每一次修理的内容与更换的配件，以一次修理一条记录形式反映。下面我们来介绍修理档案的查询方法及其主要用途。操作：一、主菜单【其他处理】【修理档案】，显示如下图：图3-2-23 二、点击“查询”，显示修理档案清单，如下图：图3-2-24说明：修理档案按车号排序，每台车历次修理记录是排在一起的，便于查询。 主要用途： 查某一车辆的历次修理情况； 查某一车型车辆的修理情况；查某一厂牌车辆的修理情况；统计查询用户车辆维修频次与累计费用，在图3-2-23中点击“统计查询”，出现如下图：图3-2-25再点击“确认”，出现如下图的统计结果：图3-2-26从这里可以清楚看出哪些是修理“大用户”，哪些是“忠诚用户”。3.2.11 用户清单查询“用户清单”同样是一份很重要的信息资料。“用户清单”中记录了每一辆车的详细情况，以一车一记录形式反映。下面我们来介绍用户清单的查询方法及其主要用途。操作：主菜单【其他处理】【用户清单】，出现如下图：图3-2-27点击“查询”显示出用户车辆清单，如下：图3-2-28主要用途： 查某一车辆的用户信息； 查某一车型的用户清单；查某一厂牌的用户清单；查年检车辆清单，按“1”按车号查，再选“按末号”；查保验到期车辆，按“E”保险，输入到期日期即可；查某些特定的用户；将查询内容打印成信封。3.2.12 索赔处理“业务接待”【索赔处理】即进入索赔系统。因不同厂家的索赔系统各不相同，请参阅各厂家的索赔系统操作手册，如：一汽轿车服务站索赔系统、上汽奇瑞索赔系统操作手册。3.3 财务结算系统本系统主要进行完工车辆的结帐处理、材料销售结帐、应收款处理；营业报表以及各种查询、统计、打印等工作。3.3.1 车辆结算 维修车辆完工后，通过【车辆结算】进行结算处理。一、在主菜单中选择【车辆结算】即进入结算车辆选择窗口，窗口中显示出所有待结车辆与在修车辆；图3-3-1二、查找要结帐的车辆，可按委托书号查、按车号查、倒查、仅完工等方式进行，参阅 “车辆查找方法”；三、找到后按回车选中该车，出现结算屏幕，如图3-3-2。根据需要选择“结算方式”、“付款方式”、“发票类别与发票号码”；如果是“欠帐”的，再输入担保人、暂收款等；如果是使用支票的，最好再输入对方的身份证号之类证件号码；最后再输入对方开户银行、帐号、税号以及打印份数等内容；图3-3-2说明：为免除每次都要输入打印份数的麻烦，应根据所需打印份数与纸张的类型（单层纸还 是多层纸）确定一个默认数，如需要三份结算单，现在使用的是单层纸，则默认数为 3；若是三层纸，则默认数为 1，此默认数可通过“系统管理”【系统设置】【 业务参数】中的“结算单打印份数”存入系统，这样每次结算时在“打印份数”处就 是该数，一般就可不用修改。 发票号码能自动生成，一旦选定发票类别，该类发票的号码就能自动产生，换新发票 本后，应通过主菜单【结算单】【输起始号】输入其首号码。 四、确认无误后点一下“确认”即可打印出结算单，本车的结算操作即告完成；如果要放弃该车的结算，点一下“取消”即可。经验之谈：协议单位（记帐单位）的车辆完工后，最好也进行结帐处理，当然“结算方式” 应为“欠帐”，也打印出结算单，由驾驶员签字后保存，这样免得以后发生麻 烦，同时系统中的车辆情况也与实际情况相符。 3.3.2 结算改错 如果结算时结错了一辆车，则应通过本功能进行改正。操作如下： 1、在主菜单中选【改结算】，窗口中就显示出今天结算的车辆；图3-3-3 2、通过车辆查找方式，找到待改车辆，如果是刚刚结算的车辆，则光标就在该车 上，不用查找；3、按回车或点一下鼠标选中，出现结算改错画面，如图3-3-4；图3-3-4 4、如果该车仅仅是结算方式不正确，如把“结清”搞成“欠帐”或把“欠帐”搞 成“结清”，则把结算方式改正过来即可；如果该车尚未结帐或者还有修理 项目、材料要处理，则把其结算方式改为“待结”，待其要处理的都处理完 后，再通过【车辆结算】进行结帐即可。说明：进入改结算时，屏幕上显示的仅仅是当天“结清”与目前“欠帐”的车辆。如果要改 以前“结清”的车辆，应先通过【其他处理】【改变日期】把系统日期改为那一天 的日期，然后再回到【改结算】，就能显示那天“结清”的车辆，找到后改正即可。 改好后别忘了把系统日期改回来。 非本月度“结清”的车辆不能进行“改结算”；非本月度“欠帐”车辆可在【欠帐 处】里进行“收款处理”。 小技巧：如果非本月度结清的车辆发生退料，如认为某备件质量不行要求退还，可采取这样 的处理方法：先在“业务接待”系统新开一单，“备件系统”在该单上进行领料处 理，领料数输入负数，最后进行“结算处理”，这样从备件、财务、修理档案几方 面都正确无误。 3.3.3 销售结帐 客户凭备件部开出的销售单到财务部付款，付款后应在系统中进行“销售结帐”处理。操作如下： 1、在主菜单中选【销售结帐】，出现销售单选择画面；图3-3-5 2、选择待结算的销售单，一般光标指在刚刚开出的销售单上，选中后按回车键；3、屏幕上出现销售结帐的画面；图3-3-6 输入相应的内容，最后点取“确认”即可。说明：以前“欠帐”的销售单要付款“结清”了，也通过本功能处理；若某一销售单处理错 了需要改正，也通过本功能处理。 3.3.4 欠帐收款处理欠帐车辆的付款处理在【欠帐处理】【一般处理】中进行。操作如下： 1、主菜单【欠帐处理】【一般处理】，出现欠帐车辆的画面：图 3-3-7 2、查找要处理的车辆，找到后按一下回车即出现欠帐收款的画面； 图 3-3-8 3、把“结算方式”改为“结清”，输入其他有关的数据，最后点取“确认” 即可。说明：若误将一欠帐车辆改为“结清”，可通过本菜单中的【收款改错】中改正；本月欠帐 车辆也可通过主菜单中的【改结算】处理，把其出厂方式改为“结清”即可。 3.3.5 结算清单与结算报表处理 每天工作结束前应打印一份当天的“结算清单”与“结算报表”，核对其合计数与收到的款项，正确无误后一并交到财务科。操作如下：1、在主菜单中选【结算情况】，再选【结清清单】；2、点取“今天”，或按数字“1”键，出现当天的“结清”的清单；图 3-3-93、按“4”打印，即可打印出一份结算清单，包括所有“结清”车辆与“结清”的销售 单，并分别有现金合计与支票合计数，便于核对。结算报表的打印： 1、在主菜单中选【结算情况】，再选【结清报表】； 2、屏幕上出现前一天结算报表的画面，底部是功能按钮；图 3-3-103、点取“统计汇总”，出现统计日期的选择，选“今天”； 4、当天的“结清”车辆与销售单的汇总数据就统计出来并显示在“日数据”一栏； 5、核对无误后，点取“累计”，“日数据”就累计到“月累计”与“年累计”； 6、点取“打印”，把报表打印出来即可。说明：至每月月底，当打印出“结算报表”后，应通过“清月累计”把“月累计”一栏数据 清除，作为下一月度的开始； 至每年年底，当打印出“结算报表”后，应通过“清年累计”把“年累计”一栏数据 清除，作为下一年度的开始。 3.3.6 合结算单 将某一辆车或某一单位（车主）的多辆车辆的多次修理内容合并起来，打印出一份合并后的结算单就是“合结算单”功能的主要用途。操作方法如下：1、 主菜单【结算单】【合结算单】，出现合结算单的画面：图3-3-112、如果里面有原先处理过的车辆，选“2”删除；3、选“1”合并车辆，选择本月度或历史帐；图3-3-124、出现该帐本中的所有已结帐车辆，选中后按回车即可；图3-3-135、重复3与4，直至所有待合并车辆都输入；6、若要对合并后的修理项目或材料进行修改，则选“5 改项目”或“6 改材料”；7、最后选择“3 打印”，打印出这份合并后的结算单即可。小技巧：本功能另有一妙用，若一记帐车辆在结帐时，要求将几次修理内容合并起来打印一 份结算单，在图3-3-10 中选择“成批合并”，输入其车号，则该车所有欠帐记录 全部合并到这里，再打印则可。 3.3.7 在修待结车辆费用汇总要统计所有“在修”与“待结”车辆的费用，操作如下：一、“财务结算”【一般查询】，出现图3-3-14：图3-3-14二、按“4”在修，系统统计出在修与待结车辆数，点“确定”；三、按“+”汇总，出现图3-3-15：图3-3-15四、点“否”统计待结在修部分，出现统计结果：图3-3-16五、如果您要打印此结果，按“1”即可。小技巧：此“汇总”功能也可以统计某一用户单位所有在修待结车辆的费用，操作方法先选 择“单位”再“汇总”即可。 3.3.8 旧欠帐的输入如果贵公司在使用本软件系统之前已积有部分应收帐（客户修理费未付清的帐目），可通过“输入旧帐”的办法输入系统中，以便以后查询、统计、结帐。操作方法如下： 一、选择“欠帐处理”“输入旧帐”，出现如图3-3-17：图3-3-17二、按“1”输入，出现图3-3-18：图3-3-18三、逐项输入有关内容即可。说明：这部分“欠帐旧帐”，以后的收款处理与其他欠帐一样，请参阅3.3.4 欠帐收款。3.4 备件管理系统本系统主要处理备件的入库、出库、订货、盘存、报损；各类帐目查询；打印各类清单、报表；备件消耗、库存分析等工作。3.4.1 入库处理一、主菜单【单据处理】【入库处理】【帐目处理】，屏幕显示出配件入库的窗口；图 3-4-1二、按“1”新开入库单，出现入库单号、客户编号、供货单位等信息； 图 3-4-2说明：如果贵站是“一般纳税人”，希望以不含税价作成本价，而该供货单上的价格是含 税价，则应选“输含税价”、“税率17%”，这样您就可以照原单上的价格输入， 系统自动把税扣除后，以不含税价作成本价入库；如果供货单本来就是不含税价， 则应选“输入不含税价”、“税率17%”； 如果贵站是“小规模纳税人”，希望以含税价作成本价，则应在 2.2.2中设为 “小规模纳税人”，其他同； 如果供货单有总额折扣，则应在“优惠”处输入折扣率，如“5%”。 三、出现备件入库窗口： 图 3-4-3 按“1”输入，出现备件库存窗口：图 3-4-4 查找您要输入的备件，查找方法参阅“库存备件查找方法”，找到后按回车选中，出现输入备件的对话框：图3-4-5输入入库数、购入价、出库价等内容，最后点一下“确认”即可。说明：如果发现刚输入的备件有错误，应选择“2”退货，将其退掉重新正确地输入； 备件的出库价采取“就高不就低”原则，如新进备件价格上涨了，原库存备件的出 库价也就上调；如新进备件的价格降低了，则暂时仍以原出库价为准（原备件还有 库存情况时）；如果原备件已无库存，则以本次入库时所定的出库价为准。 四、如果本入库单上有多种车型的备件，则在备件库存窗口中按“4”选车型即可；如果有 新备件（原库存中尚无编码名称），按“5”新配件，输入其备件号、备件名称、计量 单位、位置码等内容，这一备件就加入到库存中，再按回车选中该配件进行输入数量、 购入价、出库价等数据即可。五、全部备件输入完毕，按“0”退出备件库存窗口，核对无误后，再按“0”退出入库处理，出现打印入库单对话在框： 图 3-4-6 选择“1”打印并退出，出现“货款登记”的对话框：图3-4-7输入本入库单的验收金额，如果与所入库备件的明细合计有差额，系统将作调整，使总额与入库单验收金额相同；选择一下货款是“付清”、“未付”，如本单尚未输完，则取“待结”；货款登记完后，出现打印入库单对话框： 图3-4-8 一般确认一下打印出入库单即可。说明：由于实行增值税，备件不含税单价有时是无穷小数，使得入库明细合计与入库单的总 额有差异，系统调整方法是：将此差异加到某一数量较大的备件上。 此差异在月度收支报表上被放在“调整”一栏中，参阅“月度收支报表”。 3.4.2 库存备件查找方法在入库、领料、销售及其他多处操作中都遇到“查找库存备件”的情况，为此，特在此作一介绍。查找库存备件时一般都显示一库存备件窗口，如图3-4-4：其上的按编号 表示根据备件的零件号查找，输入“*”可按类查找按名称 表示按备件的名称或“名称代码”（拼音首字母）查找 选车型 表示另选一车型 新备件 表示输入一新的备件 常用件 表示仅仅列出常用的备件，以加快查找 位置码 表示根据备件在货架上的位置码查找在库存备件窗口显示时，按一下“1”按编号查，出现输入编号对话框，输入备件编号前几位，如：1000960，再回车查找该配件。3.4.3 发料处理一、菜单选择：主菜单【单据处理】【发料处理】【发料开票】，出现车辆选择窗口；图 3-4-9二、查找领料车辆：可通过“按委托书号查”、“按车号”，或者用光标键上下移动查找；说明：如果是刚进厂的车辆，则显示在最底下，光标所在处的车辆即是。 三、找到后按回车选中，出现选择领料人的对话框，如下图： 图 3-4-10若您记得领料人的代号，直接输入其代号即可，否则按回车出现领料人名单，查到后回车。 四、确定领料人后，屏幕上出现刚才选定车辆已领材料的清单（若该车原来领过材料的话），如第一次领料则显示空白,如下图所示:图3-4-11按“1”一般领料，出现库存材料窗口：图 3-4-12查找要领料的备件（参阅“库存备件查找方法” ）找到后按回车，出现领料对话框：图3-4-13输入数量，再确认一下即可，接着查找第二种备件，直到全部输完按“0”退出库存材料窗口。说明：如果是多个“套件”一起领料，可选“2”成套领料，请参阅“成套领料与套件搭 配”；如果是“一进一出”材料，即刚买来即被领用（应客户要求采购来的），应选 “3”一进一出，要求您输入一入库单号，其他操作相同。 如果要领的备件库存数已为零，而实际已到货，未曾入库，因修理工等用，也可以领 料处理，这时领料的对话框中要求输入该备件的购入价、出库价等数据（因是新到 货），领料后库存数为负，等入库后自然冲平，这个过程我们称之为“未入先出”。五、核对所输入备件与修理工所要的是否相符，若输错某一项或不要某一项，光标移到该项，按“4”退料即可；若想改一下某备件的名称，光标移到后按“5”改名，输入其别名；修改配件的性质按“6”索赔出现一框：六、按“0”退出，出现打印领料单对话框： 图3-4-14选“1”打印并退出，即可打印出领料单。说明：领料单上仅打印本次领料的备件，以前所领的备件不打出，以便于库管员发料；如果 碰巧二台电脑同时发同一辆车的备件，打印领料单时也不会混淆；领料单上有备件出 库的流水号，便于库房发料员核对，防止一单发二次料。 3.4.4 退料处理退料处理的操作步骤如下：一、主菜单【单据处理】【发料处理】【退料处理】；图3-4-15 二、查找待退的备件：如果是刚刚领出的备件，一般就在窗口的底部；如果知道 该材料的流水号（领料单上有），就按“2” 按流水号查；否则按委托书号 查；三、查到后按回车选中，出现退料对话框：图3-4-16 输入退料数，点一下“确认”即可；四、如果有多个退料，逐一退掉；五、最后按“0”退出，屏幕上显示打印退料单的对话框: 图3-4-17 确认一下打出退料单即可。 3.4.5 成套领料与套件搭配“成套领料”功能是一项非常实用的功能。我们知道，在修理过程中常常有多种材料一起更换的情况，如更换机油三滤，就要换机油、换机滤、换汽滤、换空滤，此时处理工领料就要这几样材料一起领。如何较快地处理这种类型的领料就是“成套领料”的用途所在。操作如下：在领料处理的领料窗口中，按“2”成套领料，出现套件选择窗口， 图3-4-18选中后按回车，系统将该套件的各组件依次找到（不论车型），依次出现输入数量的对话框，确认后出现下一组件的对话框，以至全部处理完毕。如果除领“套件”外，还要领其他备件，则再按“1”选择“一般领料”输入其他备件即可。如果不要套件中的某一组件，如不要空滤，则在出现该组件的对话框时点“取消”或数量输入0即可。 说明：通过“成套领料”处理的备件与通过“一般领料”处理的同一备件结果完全相同。 显然，由于多种备件一起更换的情形很常见，“成套领料”可成倍地提高您的工作效率，相信您在使用后一定深有体会，应充分发挥该功能的效用。题外话：有的服务站原来没有使用该功能时，为了提高操作速度，在备件帐目中人为地设立 “机油三滤”这样的组合材料，但这种方法易使库存对帐困难。现在有了“成套领 料”功能，就没必要设立这种组合材料。 套件中的组件有变化时，或要设立一套新的套件时，应进行“套件处理”，菜单选择如下：主菜单【单据处理】【编码处理】【套件处理】。3.4.6 备件销售一、菜单选择：主菜单【单据处理】【备件销售】【销售记帐】，屏幕显示出销售配件的窗口。图3-4-19 窗口上部的 新开 表示新开一销售单 删除 表示删除一销售单 打印 打印一销售单 查配件 查看一销售单的备件 统计 统计一销售单的备件金额 起始号 调整销售单的起始流水号 回车修改按回车可修改一销售单二、按“1”新开一销售单，系统自动生成一销售单号，输入购货单位名， 图3-4-20您可在购货单位名单中选择或按ESC键退出选择框，自己输入客户名称后回车，出现销售备件输入窗口：图3-4-21三、按“1”输入，出现库存备件选择窗口，查找所需的备件，查找方法请参阅“库存备件查找方法”，找到后按回车，出现销售对话框：图3-4-22输入数量、销售单价（如果您有“调价权”的话），按“确认”即处理完一备件，逐个输入要销售的备件。所有备件输入完毕后按“0”退出库存备件选择窗口，返回销售备件输入窗口。 图 3-4-23四、核对一下所输入的备件，若有不想要的备件，移动光标到相应的备件处，按“3” 退料，再“确认”即可；若有备件名称要改一下，按“6”改名即可。五、所有备件都正确无误后，按“0”退出，出现打印选择对话框，选择“1”打印并退出，出现打印对话框：图3-4