工程档案管理办法.doc

湖北能源光谷热力有限公司建设工程档案管理办法 湖北能源光谷热力有限公司建设项目档案管理办法第一章 总则第一条 为加强光谷热力公司建设项目档案管理工作，确保热力公司建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据湖北能源光谷热力有限公司档案工作管理办法(试行)特制定本办法。第二条 建设项目(以下简称项目)采用规范性引用文件建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)的规定，建筑基地基础技术规范(GB/T50328-2001)的规定。第三条 项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产试运行到竣工验收全过程形成的，具有保存价值的，文字、图表、声像等形式的全部文件。第四条 项目档案是公司档案的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收，第二章 档案管理要求和权限 第五条 列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提前请城建管理机构对工程档案进行预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。 第六条 建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程验收。建设行政主管部门在办理竣工备案时，应当查验工程档案认可文件。 第七条 建设工程竣工后，城建档案馆在有关部门组织竣工验收时，负责审核建设工程竣工档案，对不符合要求者限期修改完善。第3章 工作职责第八条 建设单位职责 (1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；(2) 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； (3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； (4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； (5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； (6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收合格之日起3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程资料。各单位对其工程竣工资料负责，建设单位见档案馆回执认可。 (7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全； (8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。 第九条 监理单位职责 (1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。 (2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。 (3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。 (4)编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行建设工程文件归档整理规范(GBT 5032008)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。 第十条 施工单位职责 (1)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。 (2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。 (3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。 (4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。 (5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。 第十一条 设计、勘察单位职责(1) 应按合同和规范要求提供勘察、设计文件。(2) 对需设计单位签认的工程施工文件签署意见。(3) 参加建设工程的基础、结构等工程验收，并出具工程质量检查报告。第4章 竣工项目验收标准第十二条 竣工资料按照热力公司建设竣工资料内容（见附表）进行收集、整理、组卷，组卷厚度不得超过3cm。正式竣工验收前，施工单位必须移交工程资料，工程资料移交完毕才能办理工程竣工验收。第十三条 建设项目档案验收申报条件 （一）建设工程全部完工。 （二）各专项验收获得通过。 （三）工程档案材料收集齐全，内容完整、准确，并经建设、监理、施工单位自审合格。 （四）工程档案齐全、系统、完整，能反映建设的全过程和结果；建设工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；建设工程档案已整理立卷，立卷符合建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)的规定；第十五条 建设工程项目文件材料齐全、准确，竣工图符合国家规定，签证手续完备，案卷整理符合国家质量要求，达到档案验收标准的项目予以通过验收；第十六条 建设工程项目文件材料基本齐全、准确，竣工图编制、分类整理和案卷基本符合国家规定要求，但尚存在一些问题的项目，在指出存在的问题后，建设、施工单位已落实并在限期内整改完善的也应予以通过验收；第十七条 对建设工程项目尚有一些主要文件材料收集不齐，签证手续不完备，不按规定编制竣工图的或案卷质量差的，要通过整改，进行复查补验至合格后，方可通过验收；建设工程档案不完整、不准确，没有编制竣工图的不能通过验收。第十八条 竣工资料要求 （一）完成工程设计和合同约定的各项内容； （二）有完整的技术档案和施工管理资料； （三）有工程使用的主要建材、构配件和设备的进场试验报告； （四）有设计、施工、监理等单位签署的质量合格文件； （五）有施工单位签署的工程保修书； （六）有重要分部（子分部）中间验收证书； （七）建设单位已按合同支付工程款； （八）初验时设计、建设、监理单位提出的责令整改内容已全部整改完毕； （九）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。第五章 竣工资料的编制标准第十九条 竣工资料的整理与质量要求： （一）如竣工资料需要移交档案馆，竣工资料一般六八份（档案馆、质监站、建设单位、监理单位、施工单位）各1份。如竣工资料由热力公司组织验收，竣工资料一般四五份（质监站、建设单位、监理单位、施工单位）。交给建设单位的资料为一式两份，原件一份、复印件一份，必须保证竣工资料的原始性和真实性。 （二）竣工资料必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护和改扩建需要；完整是指各种文件原件齐全，签字手续完备，准确是指技术数据必须准确，保持各个部分之间的有机联系，系统是指分类科学、组卷合理。 （三）竣工资料中所用计量单位、符号、文字以及打印、书写符合国家档案管理有关规定。 （四）竣工资料中纸质材料必须宜于长期保存，做到字迹清楚，图面整洁，不褪色，工程名称应一致。 （五）手工签署姓名、日期、鉴定验收意见时，字体必须工整，不得潦草。 第二十条 竣工资料外封面右上角要加盖文件“正本”和“副本”红色印章（见下图）。外封面采用统一规格的档案专用无酸牛皮纸，重量至少170克以上。正本、副本章图样（30mm15mm）正 本副 本 第二十一条 竣工资料均应采用国标A4纸张(297210 毫米)，其纸张质量至少达到70g/m2。第二十二条 图纸的折叠应符合GB/10609.31989技术用图复制图折叠办法，即折叠成“手风琴”式4号图纸规格(297210 毫米)，图面在里,标题栏露在外右下角。竣工图不装订，折叠成A4纸型，用卷夹固定后装盒。第二十三条 竣工资料装订前应拆除金属物，修补或裱糊破损文件。凡装订的案卷应按外封面内封面卷内目录文字资料页图页卷内备考表的顺序排列。装订时一律采用无线胶印，卷的左侧与右侧不一样厚时，左侧需夹硬纸条。装订好的卷（册）应做到牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管与利用。第二十四条 竣工资料手写部分必须用黑色不易褪色笔书写。第二十五条 竣工资料中的页面材料，严禁出现复写或传真纸页面。凡为易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等），应附一份复印件（复印件不再单独占一页码）。第二十六条 所有在施工过程中形成的时限性资料(须施工现场填写的)均必须手工填写。手工签署姓名、日期、鉴定或验收意见时，字体必须工整，不得潦草。其他非时限性资料(不须施工现场填写的)必须打印。所有文件资料有电子文档的，须提供电子文档，以只读光盘形式提交。第二十七条 竣工资料的编制组卷格式应符合科学技术档案案卷构成的一般要求(GBT1182-2000)、建设工程文件归档整理规范(GBT50328-2001)、建筑基地基础技术规范(GBT503328-2001)的有关规定。第六章 竣工图编制要求第二十八条 竣工图是工程建设最终情况的真实反映，是项目工程建成后投产运行、维护、保养必不可少的凭证和依据，是竣工档案的重要组成部分，记录了地下、地上建(构)筑物、设备、工艺管线、仪表、通讯设备等建筑、安装工程实际情况，必须齐全、准确，做到竣工图与设计变更资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和行业的标准图、通用图，可在目录中注明，不作为竣工图编制。第二十九条 竣工图的编制原则： （一）编制竣工图时对施工图的变异1.凡隐蔽工程、重要设备、管道、等，施工与原施工图的差异超过规范许可限度的，必须一律改在竣工图上。2 为减少竣工图的工作量，凡在地面上易于辨认的非原则性的变异，一律不在原施工图上修改（二）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。（三）由于设计及施工原因造成的重大修改以及图面修改超过30以上时，必须重新绘制出图；重新绘制的竣工图必须经施工、设计、监理等单位与工程实际核准、确认后，方可组卷。（四）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料等变更、施工及质检记录相符合。（五）若设计变更或施工变更通知单涉及多图，并且图纸不在同一卷（册），应将变更单复印件附在有关卷（册）中，或在卷内备考表中说明。第三十条 竣工图编制分工（一）施工单位全面负责竣工图的编制立卷工作，监理、项目部负责审核竣工图，工程技术部负责最终审定并进行档案专项验收。（二）竣工图编制过程中，监理应督促和协助各施工、设计单位其竣工图的编制情况，发现不准确或短缺要及时修改和补齐。第三十一条 竣工图专用章的使用竣工图专用章模板如下：竣工图专用章竣工图专用章内容、尺寸（50mm80mm）（三）竣工图专用章中的内容应手签，填写整齐、清楚，不得代签。竣工图专用章应使用不褪色红色印油。第三十二条 竣工图的电子文件施工图未进行修改直接生成的竣工图以及重新绘制的竣工图，在提交纸质版竣工图的同时，必须提交与纸质版卷、册、分册内容完全一致的电子版DVD光盘，提交二套，格式为CAD。纸质版竣工图一律为蓝图，不能复印。纸质版与电子版竣工图中每一份图纸的签署者、日期应相一致。每一案卷的电子文件与相应的纸质文件的案卷题名保持一致。第七章 附则附件 1、竣工档案案卷系列表样 2、湖北能源光谷热力公司项目竣工资料内容和组卷说明 3、竣工资料申请表 4、竣工资料验收单 5、湖北能源光谷热力公司蒸汽管网竣工验收表格汇总附件1：竣工档案案卷外封面、内封面卷内目录、卷内备考表标准表样(案卷外封面)工程单项工程名称+单位工程名称（案卷题名）建设单位 设计单位 监理单位 施工单位 (案卷内封面)单项工程名称 单位工程名称 编 制 人 （需手签） 审 核 人 （需手签） 技术负责人 （需手签） 单位负责人 （需手签） 共 卷 第 卷共 册 第 册共 分册 第 分册编制单位：单位全称（公章）编制日期： 年 月 日卷内目录序号文件名称页码附件2项目竣工资料内容和组卷说明一、建设单位建设工程档案指导验收表工程名称：建设单位：建设工程建设单位文件序号文件材料名称原件复印件备注一建设工程规划管理文件 1建设工程立项批复及申请报告 2建设工程用地批准文件（1）建设项目选址意见通知书 （2）规划设计（土地使用）条件（3）国有土地使用权出让（批租）合同、用地红线图（4）国有土地使用权成交确认书或武汉市国有土地划拨决定书（5）建设用地规划许可证 (6)建设用地规划红线图(7)建设用地红线定位册 (8)国有土地使用权证（复印件） 3建设工程规划批准文件（1）建设工程规划许可证 （2）建设工程规划红线图（3）建设工程红线定位册 (4)规划验收合格证 (5)规划验收竣工图4建设工程拆迁完毕确认书二建设工程综合性文件1固定资产投资许可证 2建设工程设计抗震审查批准文件（1）建设工程初步设计抗震审查意见 （2）施工图设计文件审查合格书或建设工程项目技术评价结论书(3)设计变更图纸审查意见（4）深基坑工程施工图设计论证书 （5）建设工程地质勘察成果审查合格书 （6）建筑节能专项设计审查合格书（7）轻钢结构设计文件审查合格书 （8）幕墙工程设计文件审查合格书（9）人防工程设计文件审查合格书（10）市政工程设计文件审查合格书3消防审核意见书消防验收意见书 4环保评价意见报告 序号文件材料名称原件复印件备注环保检测文件8招投标文件（1）勘察、设计单位中标通知书（2）监理单位中标通知书（3）施工单位中标通知书（4）代建单位中标通知书9工程合同（1）代建合同（2）勘察合同 （3）设计合同 （4）监理合同 （5）施工合同（深基坑、桩基、土建、装饰、幕墙、消防、电梯等） 10工程质量监督登记表 （深基坑、桩基、土建、装饰、幕墙、电梯等）三建设、施工、监理机构负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单 四可行性研究报告五财务文件1审计报告、工程决算六地质勘察报告1工程地质勘察报告或水文地质勘察报告2土壤中氡浓度检测报告 二、施工单位城镇管线工程文件序号文件材料名称原件复印件备注一工程管理文件1工程概况表2建设工程施工许可证 3施工现场质量管理检查记录表4开工报告 5工程质量事故报告6工程质量事故调查报告7其他工程管理文件二工程技术文件1设计技术交底记录2施工图会审记录3设计变更通知单4变更设计洽商记录5其他技术管理文件三工程测量记录1工程定位测量记录2测量复核记录3水准点、导线点复测记录4管道工程竣工测量成果记录5沉降观测记录6其他测量记录四工程施工记录1隐蔽工程检查验收记录2中间检查交接记录3水泥混凝土浇筑施工记录4商品混凝土进场验收记录5预应力筋张拉记录6缠绕钢丝应力测量记录7电热张拉钢筋记录8电热张拉钢筋应力测量记录9无压管道闭水试验记录10无压管道闭气试验记录11压力管道水压试验记录12压力管道强度及严密性试验记录13给水管道冲洗消毒记录序号文件材料名称原件复印件备注14设备、钢构件、管道防腐层质量检查记录15阀门安装强度及严密性试验记录16箱涵、管道顶进施工记录17沉管下沉施工记录18构件吊装施工记录19补偿器安装记录20设备试运行记录21设备调试记录22其他施工记录五工程试验检验记录1击实试验报告2地基钎探报告3管道沟槽回填土压实度检验汇总表4压实度检验报告5压实度检验记录6填土含水率检验记录7石灰（水泥）剂量检验报告8水泥混凝土强度检验汇总表9水泥混凝土抗压强度统计评定表10混凝土抗压强度检验报告11混凝土抗渗性能检验报告12（ ）混凝土配合比设计报告13砂浆试块强度检验汇总表14砌体砂浆抗压强度统计评定表15（ ）砂浆抗压强度检验报告16（ ）砂浆配合比设计报告17平整度检测报告（3m直尺式）18相对密度试验报告19（ ）抗拔性能检验报告20地下水含砂量检验报告21其他施工试验及检验文件六工程物资文件1工程物资、设备出厂合格证及进场复检成果汇总表2见证取样送检检验成果汇总表3钢筋力学及工艺性能检验报告4钢筋焊接连接接头检验报告5钢筋机械连接接头检验报告6水泥检验报告7普通烧结砖检验报告8石子、砂子检验报告9混凝土外加剂检验报告序号文件材料名称原件复印件备注10细粒土类别检验报告11有机质含量检验报告12混凝土构件检验报告13管道构件检验报告14其它构件检验报告15其他工程物资文件七施工质量验收文件1单位（子单位）工程质量竣工验收记录表 2单位（子单位）工程质量控制资料核查记录表3单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录表4单位（子单位）工程外观质量检查记录表5单位工程（分部工程）质量检验记录汇总表6分项工程质量检验记录表7检验批质量验收记录表8检验批主控项目计数检验记录表9检验批一般项目计数检验记录表10土方工程分部、子分部、分项工程质量检验记录表 11管道主体工程分部、子分部、分项工程质量检验记录表12附属构筑物工程分部、子分部、分项工程质量检验记录表13其他施工质量验收文件八工程竣工验收文件1工程竣工验收证书2专家组竣工验收意见3建设单位工程竣工报告4施工单位工程竣工自评报告5勘察单位工程竣工验收工程质量检查报告6设计单位工程竣工验收工程质量检查报告7工程竣工验收会议纪要8其他工程竣工验收文件九竣工图三、监理文件工程监理文件序号文件材料名称原件复印件备注一综合性文件1建设工程监理证 2工程监理规划、细则 3例会纪要（C1.1）4 旁站记录二承包单位文件1工程开工/复工报审表（A1）2施工组织设计（方案）报审表(A2)3设计交底及图纸会审纪要(A2.1) 4分包单位资格报审表 (A3) 5 报验申请表(A4) 6监理工程师通知回复单(A6) 7工程临时延期申请表 (A7) 8费用索赔申请表(A8) 9工程材料/构配件/设备报申表(A9) 10工程竣工报验表(A10) 11混凝土浇筑申报表(A11) 12施工测量放线报验表(A12) 13承包单位通用申报表(A13) 三监理单位文件1建设工程质量评价意见报告（1）地基与基础分部工程质量评价报告（2）主体分部工程质量评价报告（3）节能分部工程质量评价报告（4）其它分部工程质量评价报告（5）单位工程竣工质量评价意见报告2监理工程师通知单(B1)3工程暂停令(B2)4工程临时延期审批表(B4)5工程临时最终延期审批表(B5)6费用索赔审批表(B6)7监理工作联系单(C1)8工程变更单(C2)序号文件材料名称原件复印件备注9监理工程师检查记录表(D1)（1）模板安装工程检验批 （2）模板拆除工程检验批 （3）钢筋加工检验批（4）钢筋安装工程检验批（5）混凝土原材料及配合比设计检验批（6）混凝土施工检验批（7）现浇结构外观尺寸偏差检验批（8）砖砌体（混水）工程检验批（9）填充墙砌体工程检验批（10）深基坑监理工程师检查记录(D1)（11）桩基监理工程师检查记录(D1)（19）市政工程监理工程师检查记录（D1）说明：一、竣工资料组卷原则（一）组卷应遵循文件资料的形成规律，保持案卷内文字资料的系统联系。（二）根据文件的数量，对于同一类文件，如一卷装订不下（厚度部超过30毫米），可以进行册、分册的划分。（三）同一卷或册内文字资料按重要程度或时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后，正件在前，附件在后，批复在前，请示在后，文字在前，图纸在后。（四）竣工资料（设备文件除外）案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表采用统一标准表样(详见附件1），由各竣工资料编制单位负责填写。（五）竣工图按照专业划分编制组卷，并符合归档要求。二、组卷方法及顺序（一）建设单位1、建设单位竣工资料按附件资料类别顺序进行组卷。2、组卷顺序为建设工程规划管理文件，建设工程综合性文件，建设、施工、监理机构负责人，可行性研究报告，财务文件，地址勘察报告，总竣工图等。（二）监理单位1、监理单位竣工资料按时间和单位工程进行组卷。2、组卷顺序为综合性文件、承包单位文件，监理单位文件。（三）施工单位1、施工单位竣工资料以项目划分原则，按单位工程进行组卷。2、组卷顺序遵循通用表格在前、各专业施工技术资料在后的原则。3、组卷顺序为工程管理文件、工程技术文件，工程测量记录，工程施工记录，工程试验检验记录，工程物资文件，施工质量验收文件，工程竣工验收文件，竣工图。表1 单位工程（合同项目）竣工预验收申请单合同编号：工程名称合同编号致 项目监理部： 我单位承建的 单位工程（合同项目）项目施工已全部结束，并经自检合格，请组织竣工预验收.施工单位（章）负责人： 年 月 日 项目监理部查验意见：项目监理部 (章) 监理工程师： 年 月 日总监/副总监： 年 月 日本表一式三份，由施工单位填写，查验后，建设单位、项目监理部、施工单位各存一份。表2 单位工程