第二章 公文文体的写作(一)

第二章,公文文体的写作（一）,27.04.2020,.,2,第一节公文的概念和作用,一、公文的概念行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（引自国家行政机关公文处理办法）,27.04.2020,.,3,二、公文的作用,（一）领导与指导作用（二）传达与教育作用（三）桥梁与纽带作用（四）凭证与依据作用（教材第14-15页）,27.04.2020,.,4,第二节公文的分类和格式,一、公文的分类（一）按适用范围分（党政不同，有交叉）行政机关：按国家行政机关公文处理办法规定，共计13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。党委系统：无上述的红色字体的种类，有“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”,27.04.2020,.,5,公文的分类（2）,（二）按行文方向分上行、下行、平行（公文的运行方向、发文机关与收文机关的关系）上行请示、报告下行命令（令）、决定、通知、通报、批复平行函、议案（个别的通知、通报、纪要）,27.04.2020,.,6,公文的分类（3）,（三）按保密级别分分为秘密公文和非秘密公文没有密级的公文可在报刊上公布以实现宣传教育等功用；秘密公文的等级又分为三级：绝密、机密、秘密；不同的密级，传达范围、保密期限不同；绝密、机密级公文，须在版头标注密级与份数序号。（秘密可不注明份数序号）,27.04.2020,.,7,公文的分类（4）,（四）根据使用范围分通用公文和专用公文：“通用”各行业系统均可使用，如通知、报告等；“专用”各行业内部常用，如，司法、金融、军事等（五）按缓急程度分（补充教材）特急（办理时限：1日内）、急（办理时限：3日内）、一般；,27.04.2020,.,8,公文的分类（5）,这里的分类只是按不同的标准进行的，而任何一份公文都是兼类的！例如：国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定按行文关系（公文运行方向），这是下行文；按使用范围，这是通用公文；按适用范围，这是行政公文而非党委公文这就兼有三类性质。,27.04.2020,.,9,补充：行政公文的特点,（一）法定作者（依法成立、依法行使权利和承担责任、义务的机关、组织）（二）制发的程序性（制作、发出都有规定的程序）（三）公文的法定效力（权威性、约束性）（四）公文的规范体式（1.现代汉语语体；2.文件的格式。）（教材无）,27.04.2020,.,10,二、公文的格式,行政公文的格式体现了国家机关行政公文的权威性。拟制和发布公文必须遵守格式规定。公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。（各部分的字号、字体使用规定）组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首又称文头、版头；版记又称文尾。,27.04.2020,.,11,(一)眉首部分,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（zh）（又称公文名称）、发文字号、签发人等项。注意：各部分有自己的具备条件；各部分有自己的位置和要素。要求掌握，能根据行文要求来拟制。（图见下页）,27.04.2020,.,12,眉首（文头）部份图示：,No.001机密年急件市人民政府文件政发号,27.04.2020,.,13,1.公文份数序号,（1）作用：便于清退、查找公文，对公文进行统计和管理。（2）使用规则：主要用于机密、绝密级公文。（3）标注位置：版心（版头）左上角第1行。（4）标注方法：顶格直接写；用英文带上份数序码。（注意与“发文字号”的区别）,27.04.2020,.,14,2.秘密等级和保密期限,（1）秘密等级：绝密、机密、秘密三级（2）标注位置与方式：版心右上角（最后一字对齐右边沿）；两字之间空一字距；与保密期限之间用“”隔开；3号黑体字。（保密期限为：标期限和不标明期限；不标明的则执行*）,27.04.2020,.,15,3.紧急程度,（1）紧急程度分级：公文类：特急、急（标注时“急”标为“急件”）电报类：特提、特急、加急、平急（2）标注位置与方式：版心右上角（最后一字对齐边沿，两字之间空一字距；如已标注秘密等级，标在秘密等级的下一行。）3号黑体字。,27.04.2020,.,16,4.发文机关标识（1）,（1）组成内容和标注方式：大版头：发文机关全称文件发文机关的规范简称文件中版头：发文机关全称（文种）发文机关的规范简称（文种）小版头：发文机关全称发文机关的规范简称,27.04.2020,.,17,4.发文机关标识（2）,（2）作用：文件归属；显示权威性和庄重性；表明公文性质和行文方向。（3）联合行文的标注方式*主办机关的名字在第一排；*党政联合行文，党委机关的名字在前；*只用一个“文件”字样，放在上下排列的机关名称右侧；*保证首页显示正文！,4.发文机关标识（1）,27.04.2020,.,18,联合行文的眉首标示图：,四川大学西南财经大学文件西南交通大学川大2005号关于的,27.04.2020,.,19,5.发文字号,（1）组成要素：三要素（除命令外，缺一不可）机关代字、年份、序号（2）位置：发文机关标志下空两行，一般居中，如有签发人一项，则靠左。（3）作用：为检索和引用公文提供专指性代号，便于统计和管理。（4）联合行文：只标注主办机关的发文字号。,27.04.2020,.,20,6.签发人,（1）标注的条件：上行公文（2）标注的位置：发文字号的右侧（3）联合行文的签发人标注法：发文字号的右侧；多个签发人上下行排列，主办单位签发人排在第一排；（4）标注签发人的作用：担负责任；易于联系。,27.04.2020,.,21,（二）主体部分,包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。注意：各项目的组成要素、书写位置（图见下页）,27.04.2020,.,22,主体部分的图示（1）：,市人民政府关于的通知各区、县人民政府、市政府各委、办、各市属机构：。附件：1.2.,27.04.2020,.,23,主体部分的图示（2）：,（说明：特殊情况下，如果正文结束后该页的空白不够盖章和署成文时间，要通过调整行距来保证印章与正文结尾文字在同一页，不得标注“此页无正文”）市人民政府（印）二四年十月二十日（此件可登报）,27.04.2020,.,24,1.公文标题,（1）组成要素：*三要素式标题：发文机关、（关于）事由、文种*两要素式标题：（关于）事由、文种（2）标点符号问题公文标题中提到一部法规规章文书的标题时，法规规章文书的标题加书名号!一般情况下不使用标点符号！,27.04.2020,.,25,公文标题中的书名号问题：,教材例文：第42页：中共中央关于印发中国共产党纪律处分条例的通知（此例为党委系统文件！“条例”既是法规类文书，也是党委系统的公文。易混淆！）第43页：国务院批转环保总局关于三峡库区水面漂浮物清理方案的通知（方案是计划类事务文书！）,27.04.2020,.,26,公文标题的书写问题：,同一般文章的标题要求，如：居中；回行（一行排不下需排两到三行时）注意词义完整，排列对称，间距适当。使用2号小标仿宋体字。,27.04.2020,.,27,公文标题书写示例（见教材相应处）：,教材第42-43页的公文均采用上下两行，上长下短或者上短下长，居中匀称；教材第42页的公文标题采用二行标题，上大下小，呈倒金字塔形；教材第43页的两份公文标题采用上下两行，上小下大，上面一行居于下面一行的中间位置；,27.04.2020,.,28,2.主送机关,（1）公文的受理机关（2）书写位置及要求：标题下空一行；顶格书写，回行仍顶格（如果一行排不下）；3号仿宋体字；最后一个字后加冒号。,27.04.2020,.,29,3.公文正文,（1）书写位置：主送机关下面一行，空两字距开始正文写作；（2）书写要求：每一自然段左空两字距，回行顶格；数字、年份不回行。（3）作用：公文的核心，写作意图的载体。,27.04.2020,.,30,4.附件说明,（1）什么是公文的附件关于附件的认识，有两种：一种认为，被发布被批转的文件是附件；一种认识为被发布被批转的文件不是附件，而是与发布批转的文件一起是正件；附件只能是对正件起补充作用的。,27.04.2020,.,31,（2）如何标注附件说明,*位置：正文下一行，左空两字距，*书写要求：3号仿宋字，直接写：附件：*附件如有多份，列出序号*附件名称（附件的标题）后不加标点符号*附件首页左上角注明“附件”*附件与正件装订在一起。,27.04.2020,.,32,5.印章,（1）作用：公文生效的标志，除会议纪要和电报形式的公文外，都应加盖公章。（2）要求：两个以下的印章，骑年盖月，成文时间拉开；不要盖住正文（距正文24cm）。三个以上的印章，盖在正文之下，成文时间之上；署名问题：单一机关发文，标题中已有发文机关，可只在成文时间上加盖公章；两个以上机关行文应一一排列署名；章与章不交切。,27.04.2020,.,33,6.成文时间,（1）标注时间的依据：负责人签发的时间；联合行文以最后签发机关的签发人签字的时间为准；电报以发出日期为准。（2）成文时间的写作要求：行政公文用汉字序码；年月日要写全；“零”写作“”；距右边边缘4字距。,27.04.2020,.,34,7.附注,（1）附注的内容：正文需要说明的地方，对文件的说明，如，请示这一文种，需要注明联系人姓名、电话等，再如，说明文件的发送范围、方式等：此件可登报、此件发至县团级。（2）书写位置及要求：成文时间下一行，左侧空两字距，加圆括号，3号仿宋字体。,27.04.2020,.,35,（三）版记,包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间等项。注意：各项目书写位置和要素要求。,27.04.2020,.,36,版记（文尾）部分的图示：,主题词：通知抄送：，。市人民政府办公厅2007年9月28日印发共印份,27.04.2020,.,37,1.主题词,（1）主题词表上行文依照各类主题词表来标注（2）主题词的写作要求*数量：2-5个*性质：词、词组*写法：左顶格3号小标宋体字写“主题词：”，后面的词（词组）与词（词组）之间空一字距。,27.04.2020,.,38,2.抄送机关（抄送栏）,（1）抄送机关哪些机关需要设置成抄送机关（2）书写要求：左空一字距直接书写抄送：后面写上需要抄送的机关的全称或规范简称。如需回行，与冒号后的抄送机关名称对齐。在最后一个抄送机关后加句号。,27.04.2020,.,39,3.印发机关和印发时间（印发说明栏）,（1）位置：主题词下，或抄送栏下一行，占一行。（2）写法：*印发机关：公文的印制机关，一般文发文机关的办公厅（室），左空一字距，3号仿宋体；*印发时间：公文的实际付印时间，用阿拉伯数字标注，写全年月日。右空一字距。（印发说明栏下可用圆括号注明：“共印*份”）,27.04.2020,.,40,补充：公文的特定格式,包括：信函格式、命令格式、会议纪要格式。例如本课前言提到的2004年3月31日新民晚报上一篇关于人才招聘会的报道（也见徐中玉主编应用文写作“第二版前言”）：一个“高材生”写出来的“邀请函”格式不对、要素不完备。,27.04.2020,.,41,补充：公文的排版规格与印制装订要求,1.排版规格：正文使用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。2.用纸要求：公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm297mm。3.装订要求：公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。,27.04.2020,.,42,第三节公文的规范用语与常用句式,教材第19页分为九类：,称谓用语经办用语引叙用语期请（祈请）用语,表态用语征询用语期复用语综述过渡用语结尾用语,27.04.2020,.,43,（一）称谓用语,即表示称谓关系的词在应用文中，涉及机关或个人时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称，以及对方的职务或“同志”、“先生”。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门用语：,27.04.2020,.,44,称谓用语,第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。,27.04.2020,.,45,（二）经办用语,是用以引出被追叙事实的词。应用文中有时需要简要追叙一下有关事件的办理过程，为使追叙的内容出现得自然，常常要使用一些追叙的词语。如：业经前经均经即经复经迭经在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以便有选择地使用。,27.04.2020,.,46,（三）引叙用语,领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。领叙词在应用文中出现的频率较高，一般借助领叙词使应用文写得开宗明义。常用的有：根据按照为了接前接（近接）遵照敬悉惊悉收悉查为特现如下应用文的领叙词的位置和作用：多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。,27.04.2020,.,47,（四）期请用语,又称祈请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有：希即希敬希请望敬请烦请恳请希望要求使用祈请词的目的在于造成机关之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常的工作联系。,27.04.2020,.,48,（五）表态用语,又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。如：应应当同意不同意准予备案特此批准请即试行按照执行可行不可行迅即办理在使用上述词语时应对公文中的下行文和平行文严加区别。,27.04.2020,.,49,（六）征询用语,又称商洽词。用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有：是否可行妥否当否是否妥当是否可以是否同意意见如何这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。,27.04.2020,.,50,（八）综述过渡用语,即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，用于陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案等。这种词语不仅有利于文辞简明，而且起到前后照应的作用，有：为此据此故此鉴此综上所述总而言之总之,27.04.2020,.,51,（九）结尾用语,结尾词即置于正文最后，表示正文结束的词语。1.用以结束上文的词语。如：此布特此报告通知批复函复函告特予公布此致谨此此令此复特此,27.04.2020,.,52,（九）结尾用语,2.再次明确行文的具体目的与要求。如：为要为盼是荷为荷3.表示敬意、谢意、希望。如：敬礼致以谢意谨致谢忱使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋予庄重、严肃的色彩。,27.04.2020,.,53,二、公文的常用句式,陈述句为主，祈使句次之，疑问句、感叹句再次之；公文语句中大量使用介词结构（教材第24页）：表目的为、为了表原因由于表对象、范围对、对于、关于、将表根据、方式根据、依据、遵照,27.04.2020,.,54,三、公文的修辞,（一）引用（二）借代（三）排比（四）反复（举例见教材第24-25页）,27.04.2020,.,55,第四节公文的行文方式与规则,为了确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，办法第13条、第14条指出：“行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”,27.04.2020,.,56,一、公文的行文方式,（一）逐级行文（二）多级行文（主要见于向下运行的普发性公文，一般不用抬头称呼，即不写主送）（三）直达行文（直达基层，面向所有机关、组织、群众，多通过大众传媒公开发布）（注意“多级行文”与“直达行文”的区别）,27.04.2020,.,57,二、公文的行文规则（教材此处较乱，作了整理）,(一)下行文规则1.政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。2.