档案工作基础知识ppt课件

.,档案工作基础知识,.,一、档案工作,1档案工作的含义管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本术语）广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活动、档案历史和发展研究等等。狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档案馆用科学的原则和方法管理档案，为各项事业服务的工作。,.,一、档案工作,档案工作的基本内容收集整理鉴定保管统计利用2.1收集（一）定义：档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，根据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。,.,（二）档案的三次集中：1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，这就是档案收集工作的第一次集中,次年三月底以前完成。2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向档案室移交。这是档案的收集工作的第二次集中。3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所保存的档案在保存10年之后，就要将永久和30年保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。,.,2.2整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。整理机构：中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利于提高质量和效率、方便以后的利用等。,.,一、档案工作,2.3鉴定对档案进行鉴别挑选,去粗取精。2.3.1对文件材料能否转化为档案进行鉴定。2.3.2对档案进行保管期限的划分。（永、长、短；2006年以后：永久、30年、10年）2.3.3档案的期满鉴定。2.3.4档案的移交鉴定。,.,一、档案工作,2.4保管档案的保管就是根据档案的成份和状况，采取安全有效的防护措施，克服和限制损毁档案的各种不利因素，维护档案的完整、准确、系统和安全，最大限度延长档案的寿命。,.,档案保管工作的任务有：、日常性的保管工作：主要指温湿度的观察监测、温湿度控制，库房清洁、库房的安全保卫和档案的入柜上架整理等；2、预防性的保管工作：主要指围绕档案的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的维护措施“十防”措施，各种定期或不定期检查等。,.,3、抢救性的保管工作：主要指对破损或载体变质的档案进行的修补、复制等；4、条件性的保管工作：主要指库房的规划建设与使用、档案装具的挑选及设备的购置与维护等。,.,2.5统计档案统计工作是通过数字和报表，掌握和解释档案宏观管理和微观管理基本情况。有宏观统计和微观统计两项内容。,.,1、宏观统计工作档案的宏观统计工作，是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的档案统计工作。2、微观统计工作档案微观统计，是指档案室和档案馆，对本单位档案和档案管理工作所进行的统计工作。对有关情况（如档案数量、查借阅数量、设备设施情况、人员情况、经费投入情况等）进行数据的登记,统计和分析研究。,.,2.6利用是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其信息加工材料，及时、准确地满足个人、单位、社会对档案信息的利用需求。形式：档案实体利用：外借、复制、室内阅览、陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传；数字化档案信息的利用：提供拷贝、通信传输、电子文件汇编、网络服务。方式：主动和被动服务，编研开发等。,.,二档案的分类,.,二档案的分类,.,二档案的分类,.,二档案的分类,.,二档案的分类,.,.,三、档案室工作实务,.,档案室的基本任务,1.宣传贯彻档案相关法律、法规、规章、制度和标准，并建立健全本单位档案管理制度；2.负责监督和指导本单位各部门、下属单位文件材料、电子文件、照片、音视频、奖杯、奖牌、奖状等的形成、收集积累，整理和归档工作；3.负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定、数字化、统计和提供利用；4.依法定期向同级档案馆移交档案。,.,档案室的“三铁”与“三室分开”,“三铁”指铁柜、防盗门、防盗笼。铁柜具有防火的作用，防盗笼具有防盗的作用，而防盗门兼具防火和防盗的作用。“三室分开”指办公室、阅览室与档案室分开。,.,密集架和档案柜,.,密集架和档案柜,密集架的优点在于空间利用率高，容量大，缺点是成本高、安装复杂，特别是对楼面承重要求高，楼面荷载不小于12kN/,而一般办公用房都达不到这个要求。档案柜的优点在于成本低、安装方便，突发情况下便于整体搬移抢救，对楼面承重要求略低，楼面载荷为5kN/，缺点是空间利用率低，容量小。,.,档案柜排列方式,1.档案柜应布置成行并垂直于有窗的墙面，便于通风和采光；2.如果档案室无窗，档案柜应垂直于有出入口的墙面；3.档案柜靠墙单行摆放，房间中部可两行档案柜背靠背紧贴摆放；4.两行档案柜之间应留80cm宽通道，便于通行和打开档案柜门。,.,档案室配备灭火器的类型,档案室应当配备气体灭火器，一般为二氧化碳灭火器。因为气体灭火器在灭火后不会在档案上留下任何痕迹，不会对档案造成二次伤害。,.,档案室照明灯的选择,档案馆建筑设计规范（JGJ-2000）中要求“档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，宜选用白色灯罩的白炽灯”。白光LED正好弥补白炽灯的缺点，具有高效能、低能耗、清洁环保的优势，即使对照明系统进行改造，只需更换灯管即可，更为关键的是白光LED不产生紫外线辐射,.,档案室的防尘,1.确保库房门、窗、柜密闭性良好2.每季度对空调或通风设备滤网进行清洁3.每月打扫库房地板、档案柜架，如果使用密集架的，还要对密集架轨道进行吸尘,.,档案室的防火,1.建立安全防火责任制，定期检查电源开关、用电容量、用电设备运行情况，对故障、老化设备及时维修、更换；不违章用电，不超负荷用电；2.严禁在库区吸烟、堆放杂物；3.定期检查气体灭火器气压是否在正常区间。,.,