00 供应商选择流程说明.doc

0 定义 Definition （无）1 目的 Objective 涉及业务的使命保证物料质量，控制采购成本，提升核心竞争力业务目标控制合格供应商，降低成本本流程对上述目标的贡献通过恰当供应商选择技巧，选择合适供应商，通过供应商选择技巧降低采购成本2 KPI指标指标名称指标定义计算公式统计周期数据来源说明3 适用范围 Scope 流程起点 1、 收到一个无法匹配供应商的PR(包括项目采购、新职位外包/服务需求)2、采购部门的采购计划调整3、市场形势/供应商情况发生变化4、合同即将到期。流程终点选择到满足要求的供应商业务范围 主要包括： 确认采购请求 确定选择方法和评价标准 批准评估标准和选择方法、确定选择小组 按确定方法选择供应商 谈判 合同评审 合同签订适用范围从合格的供应商中选择满足要求的供应商。4 所属流程体系所属业务模块采购业务模块文件编号上层对应流程名称与本流程的接口环节无无5 输入输入类型输入名称内容简述上游来源接口及提供者上游来源接口流程名称启动输入无法匹配的PR采购部门计划市场形势变化合同到期无法匹配的PR采购部门计划市场形势变化合同到期供应商认证流程过程输入6 输出输出名称内容简述下游接口及用户下游接口流程名称供应商选择结果中标供应商，采购份额，价格及其它商务条件采购操作人员采购执行流程7 角色、职责及特殊技能要求角色名称职责特殊技能要求采购商务人员在合格供应商中寻找候选供应商，确定选择标准，选择过程，谈判，签约供应商选择小组确定供应商选择范围，按确定方法进行供应商选择用户提出请求，确定选择标准和选择方法财务和法务合同评审主管领导批准选择方法和选择标准、确定供应商选择小组，合同评审结果的审批8 流程图 Flow Chart 流程图见附件9 流程说明 Instructions of Process 活动编号活动名称输入及上游环节执行角色活动内容输出及上游环节模板及工具001提出请求合同到期采购部门计划市场形势变化无法匹配的用人申请（PR）采购商务人员、生产及用户部门供应商选择流程有多个触发点：1. 合同即将到期；2. 采购主动进行供应商选择；3. 市场形势/供应商情况发生变化；4. 收到一个无法匹配（即缺乏价格、供应商和合同文本等相关信息）供应商的采购需求。一旦供应商选择流程启动，商务人员应建立供应商选择小组，小组的成员由采购专家团成员（包括采购商务、专业技术人员、财务等）和用户的代表组成。选择小组根据采购、用户等提供的信息和ASL（合格供应商清单）识别侯选供应商。对前三种情况，在供应商选择期间，选择小组可以根据最有利于东锅控制的原则，通过中断某些合格供应商资格或者暂停履行采购份额承诺等方式，停止向正在认证的供应商采购，等待新的供应商选择结果。对第四种情况，由商务和专业技术人员一起审视潜在供应商清单，从中确定候选供应商；此外，用户的推荐供应商清单也可作为潜在供应商来源。 推荐供应商如不在已认证供应商清单（Approved Supplier List,ASL）名单中，需要对其进行供应商资格认证，直到合格，商务才可向其发放选择邀请（RFP/RFQ）进行询价。 为保证有效性和公正性、避免唯一来源的不利情况，至少要有两个或两个以上候选供应商。在执行流程之前，商务要检查候选供应商的数目是否满足采购业务规则和政策的要求。如果潜在供应商数目不够，则需提供议标申请，或通过“供应商认证流程”确定足够的潜在供应商才能继续执行此流程。供应商选择请求合适数目的候选供应商002确认选择请求采购商务人员供应商选择请求采购商务人员分析供应商选择请求，确定有效的供应商选择请求经确认的供应商选择请求003制定供应商选择方案公司认可的选择方法集合、选择标准生产及用户部门、采购商务人员、财务和法务商务人员组织生产及用户部门、财务和法务等部门，根据采购策略制定供应商选择方案，包括：选择供应商的方法/选择技巧，供应商选择标准，选择小组组成，及选择计划和其它要求。同时采购商务人员准备好提供给供应商的相关文件（如招标通知等）。选择技巧包括：招标 -至少需要三个以上供应商的回复，供应商选择小组才开始正式招标。竞争性评估 -在准备RFP之前，供应商选择小组就要制定出选择标准和权重，一旦发出RFP就不能更改权重。价格比较 - 将不同供应商的价格进行比较即非正式的竞标/竞价流程。例如：到人才市场了解相关人员价格。成本构成分析 - 估计供应商的成本（包括人力和服务成本），并以此作为合理价格的基准。该方法适用于战略合作伙伴或非竞争性采购。有关供应商选择方法的确定请参考供应商选择工具包等相关文件供应商选择方案（合适的供应商选择方法评标标准，小组组成，选择计划等）供应商选择工具包、采购项目竞争性评估立项申请报告、采购项目竞争性评估评分标准、采购项目竞争性评估文件004批准选择方案供应商选择方案主管领导主管领导对供应商选择方案进行审批，包括对选择方法和选择标准进行审批，同时批准供应商选择小组组成批准后的供应商选择方案采购项目竞争性评估方案审核表005确定供应商选择范围合格的供应商 选择的方法、选择的标准供应商选择小组供应商选择小组，在合格的供应商中确定供应商的选择范围 可供选择的供应商006发邀请函候选供应商采购商务人员一旦选择技巧确定后，就向供应商发邀请函或询价单，以说明物料需求。需求说明应尽可能详尽准确，以便供应商准确回复和在平等的基础上对供应商的回复进行比较。标书发放必须在标书发放及回标记录中对发放记录进行登记。RFP/RFQ竞争性评估邀请函询价单（RFQ）标书发放及回标记录007供应商回函邀请函供应商供应商对邀请函作出回应，提供相应的解释和说明。供应商标书回收也必须在标书发放及回标记录中对发放记录进行登记。供应商的回复标书发放及回标记录008按确定方法进行选择确定的供应商选择方法供应商选择小组收到供应商的回复后，选择小组需要确定选择技巧。如果采用竞争性评估方式选择供应商，选择小组根据预先设定的评估标准对供应商进行评分，并在评分记录表中进行登记。得分最高的供应商将成为赢家。如果确定价格比较为选择方式，即价格是决定选择的唯一因素。但要注意价格是折算了运费、税费的评标价格，而不是供应商的名义报价。如果确定成本构成分析为选择方式，商务人员将分析该供应商的成本结构、确定该职位的基准价，并以此作为选择供应商的基础。选择小组确定选择结果，在开标记录表上进行登记，并在评标报告中说明选择的理由。对中标的供应商可以发中标通知，对未中标供应商要发谢标函对于马上开始执行的供应商选择结果，商务应在选择结果被批准之后尽快完成价格文件、采购份额等的更新。如果供应商选择结果对正在执行的合同有效，商务人员应尽快对正在执行的合同进行更改。如果供应商选择结果要经过一段时间后才开始执行，则商务要持续关注，在生效日期到来的时候，完成价格文件、采购份额等的更新。价格及采购份额维护方法：1 .对于长期采购并且价格相对稳定的供应商，商务必须将Quotation（报价）融入一揽子协议（BPA）。 2 .对于一次性采购和价格频繁更改供应商，可以将报价融入一揽子协议；也可以仅创建标准采购订单，而不修改一揽子协议。3. 商务要给选中的供应商分配采购份额。供应商选择结果采购项目竞争性评估项目评标报告竞争性评估中标通知书采购项目竞争性评估评分记录表竞争性评估谢标函开标记录表009归档并结束供应商选择过程文档采购商务人员如果选择的目的主要是为更新价格和重新分配采购份额，进行文档归档后整个选择过程结束。所有与供应商选择相关的文档都由商务维护。这些文档包括：记录供应商选择流程的表格、RFP/RFQ、选择标准和权重、供应商回复、所有同潜在供应商会谈的纪要、所有内部讨论纪要以及选择结果的会签。所有不符合选择流程的例外活动均需得到管理层的批准，且这些例外均需归档。使用招标或竞争性评估确定供应商后，商务人员将选择结果通知各侯选供应商，必要时作出解释。归档文档010谈判选择结果采购商务人员如果本次选择目的是为重新签订主协议或一揽子协议，采购商务人烟以签约为目的与供应商进行谈判，谈判内容包括折价、合同具体条款等。如果采购认为起初的选择结果、谈判进展等不符合公司最终利益，可以再进行一次供应商选择过程，直到最后能够签订SOW为止合同及主要商务条款011合同评审合同财务和法务财务和法务根据相应的条件对合同的条款进行评审评审意见012批准评审后的合同主管领导主管领导对评审后的合同进行审批合同的批准013合同签订合同及商务条款；评审意见采购商务人员商务人员在获得授权后，准备正式的项目合同并和供应商签订合同。正式签订的合同014归档并结束供应商选择文档采购采购商务人员以签订主协议或一揽子协议为目的的选择，在项目合同签定后，商务进行文件归档，整个选择过程结束。所有与供应商选择相关的文档都由商务维护。这些文档包括：记录供应商选择流程的表格、RFP/RFQ、选择标准和权重、供应商回复、所有同潜在供应商会谈的纪要、所有内部讨论纪要以及选择结果的会签。所有不符合选择流程的例外活动均需得到管理层的批准，且这些例外均需归档。使用招标或竞争性评估确定供应商后，商务将选择结果通知各侯选供应商，必要时作出解释。归档的文档10 支持文件 Supporting Document序号文件名称文件编码11 相关文件 Correlative Documents 上层文件名称文件编号上下游接口文件文件编号采购业务规则外包执行供应商绩效评估12 记录的保存 Retention of Record记录名称保存责任者保存场所归