物料采购部流程.doc

物料采购部部门流程汇编编 制：审 核： 批 准： 分 发号：受控状态：201*年*月* 日发布 201*年*月*日实施目录1、采购工作流程 1.1 CG-001-01供应商的评选控制工作流程 1.2 CG-001-02采购作业控制流程 1.3 CG-001-03采购计划制订与采购预算流程1.4 CG-001-04请购审批控制流程1.5 CG-001-05采购付款工作流程2、仓库工作流程2.1 CG-002-01入库流程2.2 CG-002-02出库流程2.3 CG-002-03退货流程2.4 CG-002-04材料盘点流程HBM供应商的评选控制工作流程1流程名称：HBM供应商的评选控制工作流程2.目的为规范公司供应商的评选控制工作流程操作程序，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司所有材料供应商的评选活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM供应商的评选控制工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM供应商的评选控制工作流程流程编号CG-001-01概 要供应商的评选控制流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人总经理副总经理物料采购部相关部门/供应商节点ABCD/E6、HBM供应商的评选控制工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料阶段控制1C1程序一、供方调查表采购主管通过不同途径，如面谈、调查问卷等收集供应商信息，填写供方调查表主要包括供应商信誉、供货能力、质量体系、设备资源等方面的信息和资质重点供方调查表标准制定供方调查表，填写相应表格阶段控制2C2程序一、供方调查表采购主管和相关部门依据收集到的供应商信息，参照企业比质、比价采购制度等相关文件，对供应商进行比质与比价进行初步评估和筛选开会讨论制订采购主管根据比质与比价结果，参照供应商选定标准，提出候选供应商名单，报采购部经理、副总经理审核1个工作日内重点供方调查表标准制定供方资讯比较，填写相应表格阶段控制3C3程序一、供方调查表采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审。需要进行现场评审的，采购部组织现场评审，请技术部、品质部门等相关部门参与；对无需现场评审的供应商，可直接提出其等级排序名单 现场评审后，采购主管汇总评价结果，并编写供方现场评审报告根据采购部经理的审核结果确定供应商名单，并报副总经理审核、总经理审批重点供方现场评审报告标准制定同类供方资讯比较7、HBM供应商的评选控制流程附件表单：1 供应商名单1供应商调查表1供方现场评审报告HBM采购作业控制工作流程1流程名称：HBM采购作业控制工作流程2.目的为规范公司采购作业控制工作流程，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司所有材料采购作业控制工作活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM采购作业控制工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM采购作业控制工作流程流程编号CG-001-02概 要采购作业控制流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人总经理相关部门副总/采购部采购主管/供应商节点ABCD/E6、HBM采购作业控制工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料阶段控制1C1程序一、生产经营滚动计划表二、物料采购计划表三、资金需求计划表采购主管要依据生产经营滚动计划表，制定物料采购计划表及资金需求计划表，对采购业务的实施，报采购部经理、副总经理审核采购主管负责收集采购信息，包括采购方式、采购项目（含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模）、履行合同期限与地点、付款方式、供方的选择和评估重点依据生产经营滚动计划表标准依据生产经营滚动计划表，填写相应表格阶段控制2C2程序一、生产经营滚动计划表二、物料采购计划表三、资金需求计划表采购部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、质量体系、行业信誉和生产规模等方面进行审查。采购部通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商。采购部向合格的供应商进行询价，供应商进行报价。重点比价议价及供应商选择标准按供应商评选流程选择合格供应商阶段控制3C3程序一、生产经营滚动计划表二、物料采购计划表三、资金需求计划表采购部对供应商的报价单进行初步审核，通过比价和议价，淘汰和优选合格供方。采购部经理组织需求部门、技术部门、品质部门等相关人员供方进行评估和选择，有需要到现场考察及评估的，采购主管组织实施到供方现场评估，提供供方考察报告给采购部经理、副总经理进行审核，最终由总经理审批确定和选择合格供方。最终选定合格供方确认后，由采购主管经办签订产品购销合同产品购销合同由采购部经理审核，交由副总理和总经理审批重点产品购销合同标准按供应商评选流程选择合格供应商7、HBM采购作业控制流程附件表单：1产品购销合同1合格供应商名单1供方评估与选择细则HBM采购计划制订与采购预算流程1流程名称：HBM采购计划制订与采购预算流程2.目的为规范公司采购计划制订与采购预算流程，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司所有材料采购计划制订与采购预算活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM采购计划制订与采购预算流程图主导部门物料采购部流程名称HBM采购计划制订与采购预算流程流程编号CG-001-03概 要采购计划制订与采购预算流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人总经理副总经理采购经理采购内勤/相关部门节点ABCD/E6、HBM采购计划制订与采购预算标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料阶段控制1C1程序一、资金计划需求表采购部应当根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制订采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例，采购部经理应按照计划内采购预算，组织采购主管严格执行采购主管应逐日根据各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量分析确定应采购的日期和数量，制定安全库存表，或者通过k3管理系统重新预测材料需要量以及重新计算安全存货水平和经济采购批量，据此提出计划内采购申请重点依据生产经营滚动计划表标准依据生产经营滚动计划表，填写相应表格阶段控制2C2程序一、资金计划需求表采购主管根据生产实际情况以及仓储情况填写“计划内采购申请单”。计划内计划内采购申请单，需经物料采购部经理审核，副总经理、总经理审批后、采购主管进行采购；计划外计划内采购申请单，需经物料采购部经理审核签字确认后，交采购部和财务部审核、副总经理、总经理审批后实施采购采购部按照企业相关规定及时进行计划内采购重点比价议价及供应商选择标准按供应商评选流程选择合格供应商7、HBM计划内采购请购流程附件表单：1资金计划需求表HBM材料请购审批业务工作流程1流程名称：HBM材料请购审批业务工作流程2.目的为规范公司材料请购审批业务工作流程操作程序，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司各部门请购材料审批的活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM材料请购审批业务工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM材料请购审批业务工作流程流程编号CG-001-04概 要材料请购审批业务流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人总经理副总经理/采购经理采购主管相关部门节点AB/CDE6、HBM材料请购审批业务工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料阶段控制1C1程序一、工作联系单二、材料请购单公司相关职能部门根据公司相关规定及实际需求提出采购申请，也可以签发工作联系单的方式请购人员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单”，需要说明请购物料的名称、数量、需求日期、质量要求以及证书要求等内容重点请购内容要清楚、明确标准按材料请购单提出的相关要求阶段控制2C2程序一、工作联系单二、材料请购单采购部核查采购物料的库存情况，反复咨询该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量如果采购主管认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格，在“采购申请单”上填写采购金额后呈交相关领导审批重点复核相关部门的材料请购单标准按材料请购单提出的相关要求阶段控制3C3程序一、工作联系单二、材料请购单如果采购事项在申请范围之外的，应由采购部经理、副总经理逐级审核，最终由总经理审批；如果采购事项在申请范围之内但实际采购金额超出预算的，经采购部经理审核后，副总经理、总经理根据审批权限进行采购审批；在采购预算之内的，采购部按照预算执行进度办理请购手续 采购主管按照审批后的“材料请购单”进行采购重点供方现场评审报告标准制定同类供方资讯比较7、HBM材料请购审批业务流程附件表单：1 工作联系单1材料请购单HBM采购付款工作流程1流程名称：HBM采购付款工作流程2.目的为规范公司采购付款工作流程，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司所有材料采购付款工作活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM采购付款工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM采购付款工作流程流程编号CG-001-05概 要采购付款工作流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人总公司总经理分公司总经理副总经理采购部/相关部门节点ABCD/E6、HBM采购付款标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料阶段控制1D1程序一、资金计划需求表二、应付款项待支付申请明细表三、产品购销合同采购部应当根据供应商供货时限情况、整理资金需求计划表及待支付应付款项申请表重点依据供应商帐期情况填写应付款申请标准产品购销合同阶段控制2E2程序一、资金计划需求表二、应付款项待支付申请明细表三、产品购销合同财务部根据采购部待支付申请表，以及根据财务资金状况，经向总经理审批后实施支付重点依据财务资金状况标准经审核的应付款申请表7、HBM计划内采购请购流程附件表单：1资金计划需求表1应付款项待支付申请明细表1产品购销合同HBM材料入库工作流程1流程名称：HBM材料入库工作流程2.目的为规范公司外购材料入库工作流程操作程序，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司所有外购材料办理入库工作活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM材料入库工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM材料入库工作流程流程编号CG-002-01概 要材料入库流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人部门经理（品质/采购）采购主管/内勤主管质检主管仓管主管节点ABCD6、HBM材料入库工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料物料到货计划C1程序一、各采购主管到货计划表二、每天到货明细表各采购主管提供最近到货的材料计划，报内勤主管提前一天以上内勤主管对各采购主管的材料到货计划进行整理与汇总1个工作日内报送部门经理审核后，发送物料到货计划表发送到各仓库主管1个工作日内重点到货物料的准确性信息传达的及时性标准制定到货计划，填写相应表格制定材料A/B/C分类方案C2程序一、材料ABC分类表采购部根据各相关职能部门的意见制定材料ABC分类开会讨论制订按照各种材料的ABC分类法，确定材料验收方式1个工作日内重点制定材料ABC分类标准各职能部门讨论确定的方案A类材料入库C3程序一、 来料报检单二、 原材料检验标准对于A类物料，由采购填写来料报检单报品质部检验依材料ABC分类表制订仓管接到品质部检验为“合格”的报告并在送货单上签字后，应及时办理入库手续1个工作日内重点根据品质部检验报告标准品质部制订的原材料检验标准BC类材料入库C4程序一、 材料ABC分类表二、 原材料检验标准仓管依据送货单和物料到货计划表核对物料的名称、规格型号、数量、外观、包装等1个工作日内如果数量不符，按实收数量入库，修改送货单上数量，仓管和送货人都必须在送货单修改处签名确认。未经检验或经检验认为不合格的材料不得办理入库手续，不合格品，就隔离堆放，由采购与供应商协商特采或办理退货1个工作日内重点单据的一致性标准原材料检验标准7、HBM材料入库流程附件表单：1、来料报检单 2、材料到货计划表HBM材料出库工作流程1流程名称：HBM材料出库工作流程2.目的为规范公司各车间领用材料出库工作流程操作程序，明确责任范围，细化操作标准，提高工作效率，特制定此流程。3.适用范围本流程适用于本公司所有材料办理出库的工作活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）5、HBM材料出库工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM材料入库工作流程流程编号CG-002-02概 要材料入库流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人部门经理车间主任仓管主管车间领料专员节点ABCD6、HBM材料出库工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料车间领料计划C1程序一、材料消耗定额表二、技术部外购件清册表三、生产计划表各车间领料专员提供最近待领用材料计划，报仓库主管提前一天以上仓库主管对各车间领料专员的材料领用计划进行整理与汇总1个工作日内仓库主管整理材料发放计划，并反馈到各车间领料专员1个工作日内重点领料计划的准确性信息传达的及时性标准制定领料计划，填写相应表格材料领料方案C2程序一、材料消耗定额表二、技术部外购件清册表三、生产计划表车间领料专员根据生产计划和材料消耗定额表，凭车间主任签字的领料单或借用单到仓库领取原材料1个工作日内仓库主管凭材料消耗定额单、领料单或借用单发放原材料1个工作日内仓库主管认真核对领料单或借用单各项内容，凡填写不齐全、字迹不清晰、审批手续不完备的不得发放；发完料后应及时登录台账和录入K3系统。1个工作日内仓库主管发料时，应认真核对实物的名称、型号和数量，符合领料要求的才能发放，若产品标识破损、字迹不清，应重新作出标识后发放同一规格的原材料应按“先进先出”的原则进行发放。重点凭单及凭车间主任签字发料标准生产计划表7、HBM材料出库流程附件表单：1、材料消耗定额表 2、生产计划表HBM材料退货工作流程1流程名称：HBM材料退货工作流程2.目的旨在通过本规定的实施、执行，进一步完善、规范物料管理。3.适用范围本流程适用于本公司所有外购材料办理退货工作活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）根据我们公司实际情况退货分为三种：内部退货、外部退货、船厂退货。内部退货：生产车间退货到仓库；外部退货：仓库退货给供应商；船厂退货：船厂退回仓库。5、HBM材料退货工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM材料退货工作流程流程编号CG-002-03概 要材料退货流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人部门经理（品质/采购）质检主管仓管主管退货相关方节点ABCD6、HBM材料退货工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料物料办理退货计划C1程序一、相关方的退货计划表退货相关方提供最近需要退货的材料计划，报仓库主管提前一天以上仓库主管对各退货相关方需要办理退货的材料计划进行整理与汇总1个工作日内报送部门经理审核后，将需要退货材料落实到相关的采购主管处理1个工作日内重点需退货材料的明细表各退货相关方提供退货的原因标准制定退货表单，填写相应表格内部退货流程C2程序一、相关方的退货计划表车间因超额领料或节约用料盈余，应及时办理退库，最迟需在当月盘点前两个工作日内退回仓库3个工作日内车间因材料质量不合格应在当天退回仓库。车间将需退的物料整理好并标识清晰，并开具物料退库单。物料退库单需要车间主任、领料人、品质部签字确认，仓管收到合格或不合格物料和物料退货单，核对无误后办理退库手续。1个工作日内合格物料归入库位，不合格物料放置不合格区，报部门领导等待处理。账务处理：若未开具工程领料单，直接在台账做相应退货处理。若已根据工程开具领料单并录入K3系统，则需要在K3系统生产领料或其他出库模块进行冲红字账务处理。重点车间退料分三种原因：1）超额领料或节约用料盈余，2）质量不合格。标准按原材料检验标准供应商来货不合格的退货流程C3程序一、相关方的退货计划表仓管、采购员收到品质部出具的不合格物料报告后，仓管将物料放置不合格品区，采购员应尽快联系供应商三天内处理3个工作日内仓管员开出“物料退货单”，将待退物料清点退给供应商。退货单必须有仓管、部门经理、品质部、供应商签字，退货单上物料名称、规格型号、数量要与实物相符。1个工作日内账务处理：仓管根据物料退货单在K3外购入库模块进行冲红字账务处理，同时录入台账。1个工作日内重点根据品质部检验报告标准品质部制订的原材料检验标准船厂退货流程C4程序一、相关方的退货计划表二、原材料检验标准因物料错发、多发或工程余料需要退回仓库时，随货需附一份清单（清单上列明：物料名称、规格型号、数量、工程名称或退货原因1个工作日内货到公司，由物流部先核对清单与实物是否相符并开具物料退货单，并由品质部检验结果。物料退货单必须有物流部经理、领料人、品质部签字。1个工作日内对于不合格的物料，仓管放置不合格品区同时报部门领导等待处理。对于合格的物料，及时办理入库手续。账务处理：根据物料退货单在K3系统生产领料模块找到相对应的工程做冲红字账务处理。重点退货清单的完整性、退货材料包装保护的合理性标准原材料检验标准7、HBM材料退货流程附件表单：1、来料报检单 2、相关方的退货计划表HBM材料盘点工作流程1流程名称：HBM材料盘点工作流程2.目的a) 可确定实际库存物料、数量，与K3账面库存核对，保证账实相符。b) 便于成本核算准确性。c) 可以评价物料管理之绩效，如呆滞料，存货周转率。3.适用范围本流程适用于本公司所有外购材料盘点工作活动。4. 定义（对于流程中用到的专业名词、术语、缩写进行解释说明）仓管员：a) 盘点期间内，物料仓库的物品禁止移动，也就是不可入库及出库。b) 跟催领料员开具领料单，及时将所有单据录入K3系统和登记台账。c) 整理原材料，将不同原材料，不同规格型号的区分开来，检查物料标识卡是否有漏录入，并将标识卡与相应的原材料放在一起，以供查核。核算员：仓管将单据录入完毕，及时交给审核员。审核员将单据审核完毕，导出库存数据，制作并打印盘点表。车间领料员：a) 车间将多余料及时退回仓库。b) 盘点前，车间必须将所有领料单开出来，避免重复开单、漏开单影响盘点结果。财务部：制定“盘点计划书”，计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、账务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划。5、HBM材料盘点工作流程图主导部门物料采购部流程名称HBM材料盘点工作流程流程编号CG-002-04概 要材料盘点流程编制XXX审核XXX批准XXX生效日期2011-03-10责任人财务部物料采购部各车间相关人员外部审计等相关方节点ABCD6、HBM材料盘点工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时 限相关资料材料盘点计划C1程序一、盘点计划表财务部制定“盘点计划书”，计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、账务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划提前十天以上仓库主管盘点期间内，物料仓库的物品禁止移动，也就是不可入库及出库；跟催领料员开具领料单，及时将所有单据录入K3系统和登记台账；整理原材料，将不同原材料，不同规格型号的区分开来，检查