合同管理办法(200592).doc

中铁大桥局集团第五工程有限公司合同管理办法目 录第一章 总则第二章 合同管理机构及其职责第三章 合同的签订第四章 合同的履行第五章 合同的变更、转让和终止第六章 工程索赔管理第七章 合同之债的管理和合同纠纷的处理第八章 合同基础资料的管理第九章 合同监督检查第十章 奖惩第十一章 附则第一章 总则第一条 为加强公司合同管理工作，预防经济纠纷，避免经营风险，维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法和其他相关法律、法规的规定，制定本办法。第二条 本办法所称合同是指公司在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 本办法所称合同管理是指公司及所属各单位实施的合同签订、履行、变更、转让、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。第三条 公司实行综合管理与专项管理相结合、统一授权、分工负责、归口把关的合同管理体制。合同综合管理机构与合同专项管理机构应当各司其职，各负其责，互相配合，共同做好合同管理工作。合同管理工作应当遵循下列原则：（一）依法签订合同，保证合同的合法性；（二）切实履行合同，提高合同的履约率；（三）有效监控合同，保证资料的完整性；（四）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。第四条 各单位合同综合管理机构，要定期向公司合同综合管理机构报告工作情况，并接受公司合同综合管理机构的业务指导和监督检查。第五条 任何单位和个人不得利用合同从事扰乱社会经济秩序和单位生产经营管理秩序、损害单位利益、国家利益和社会公共利益等违法活动。第六条 任何人不得以任何方式泄漏在合同管理过程中知悉的商业秘密。第七条 各单位应当加强对合同相对方的资信管理，建立和完善信用管理制度。 第八条 各单位应当完善合同管理制度，健全合同管理机构，配备合同管理人员，不断提高合同管理质量和水平。第二章 合同管理机构及其职责第九条 公司法律事务部是公司的合同综合管理机构。公司所属各单位的工程经济部是本单位的合同综合管理机构。第十条 合同综合管理机构的职责是： （一）宣传、贯彻国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；（二）制定本单位的合同管理办法和相关的管理制度，负责合同综合管理的日常工作；（三）参与本单位重大合同的谈判和起草工作，参加合同评审，负责对合同内容的合法性进行审查，依法提出法律意见；（四）统一管理本单位的合同专用章，记录合同专用章使用情况；（五）统一管理本单位法定代表人授权委托手续，建立法定代表人授权委托制度； （六）统一管理本单位的合同纠纷案件，代理本单位合同纠纷案件的调解、仲裁和诉讼活动；（七）负责合同管理台账和合同有关档案材料的保管工作，建立合同登记、档案管理制度；（八）负责合同管理人员的业务培训及工作指导；（九）组织编写公司的重要合同示范文本；（十）负责本单位合同管理信息的汇总、编制、分析工作，定期向上一级合同综合管理机构和本单位领导报告合同管理工作的情况。第十一条 公司及公司所属各单位的有关职能部门是合同专项管理机构。合同专项管理机构负责本部门业务范围内与合同管理有关的工作，其主要职责是：（一）制定本部门的合同管理职责，确定合同管理人员；（二）作为签约承办部门时，负责起草本部门业务范围内的合同文本，负责组织合同的初步可行性研究、业务洽谈、资信调查、合同的评审、签约（需根据授权）等工作；（三）作为合同执行部门时，负责监督控制合同的履行，随时掌握所签合同的履行情况，及时向合同综合管理机构通报合同在履行中发生的问题，同时提出解决问题的意见和建议，负责合同履行过程中的证据收集和有关资料的保管工作；（四）负责涉及本部门业务范围的合同内容的审查并提出意见；（五）参与处理本部门业务范围内的合同纠纷；（六）参与编写合同示范文本；（七）建立合同管理台账，定期向合同综合管理机构及上一级合同专项管理机构报告合同管理情况。第十二条 需要报国家政府机关或有关单位审批的合同，由本单位对口部门组织报批。第三章 合同的签订第十三条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，遵守本单位的合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。第十四条 签订合同，除能即时清结外，必须采用书面形式。第十五条 法人单位签订合同应当由法定代表人或由其授权委托的代理人进行。委托代理人签订合同的，必须由法定代表人签发“法定代表人授权委托书”，委托书中应明确委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托，并加盖法人单位的公章。委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托由法定代表人决定。委托代理人代表单位签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权。第十六条 公司实行授权委托统一管理制度。由合同综合管理机构统一负责法定代表人授权委托书的管理。合同综合管理机构应当建立授权委托书管理台帐，将有关信息记录在案。第十七条 签订合同前，签约承办部门应当详细了解、调查、掌握合同相对人的下列情况：（一）主体资格是否真实、合法；（二）资信情况是否全面、可靠；（三）履约能力；（四）对方代理人的代理事项、权限和代理期限；（五）合同标的的真实性；（六）其他应掌握的相关情况。签订合同前，应要求合同相对人出具、出示法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照以及其他从业资格要求的相关证书等资料，并作为合同附件。资料为复印件的，应当加盖登记主管部门章或单位公章。 第十八条 合同必须经过评审后才能正式签字、盖章。合同评审以会签方式或会议方式，按照以下程序进行：（一）签约承办部门负责提供或组织起草本部门业务范围内拟签订合同的文本；（二）签约承办部门负责组织相关部门对合同文本进行评审。可以采取会签的方式，由相关部门签署书面意见，也可以召开专题会议进行研究并形成评审会议记录，参加人员在评审会议记录上签字；（三）按照合同评审的意见修改合同文本，形成正式的签约文本，并将有关情况向单位主管领导汇报；（四）法定代表人或其委托代理人批准该合同文本。 根据阶段的不同，合同可以分为标前评审、合同签订前评审、合同修订评审。 公司所属各单位订立的合同，标的超过30万元的，应上报公司相应的职能部门，并由其负责组织相关部门对合同文本进行评审。合同文本必须经过合同综合管理机构审查后方可正式签订。 第十九条 合同评审的主要内容包括：合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适宜性，合同内容的合法性。在合同评审中，按照归口把关、分工负责的原则，有关部门（含合同专项管理机构）对合同中的技术性及经济商务内容的适宜性负责；合同综合管理机构对合同内容的合法性负责。签约承办部门负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责。第二十条 合同评审中应保证给予审查部门合理的审查期间，一般合同为7个工作日，重大、复杂的合同为14个工作日。审查部门应当在不迟于上述期限内提供审查意见。第二十一条 签订重大及法律关系复杂的合同，从可行性论证、合同谈判到签订合同阶段，应当有企业法律顾问参加。企业法律顾问应就有关问题的合法性提出法律意见。第二十二条 合同中有关事项需要报有关主管部门批准的，必须经过批准后，才能正式签订合同。成立后的合同须经过有关主管部门批准或者登记的，经过批准或者登记后始得生效。第二十三条 签订合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确。第二十四条 合同除包括应当依法具备的基本条款外，还应当包括根据合同的种类、标的要求所应当具备的条款（包括但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公证或见证，合同中的定义条款，合同的生效条件，商业秘密的保护，合同的有效期限等）。可以参照有关机构发布的合同示范文本订立合同。第二十五条 在谈判、洽商过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。如有不同意见，应当及时回复对方，以免因拖延造成损失。第二十六条 合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同的一个条款，也可以另外签订独立的担保合同，作为主合同的附件。经过协商一致，可以根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。第二十七条 约定解决合同争议的方法条款时，应根据实际情况选择解决争议的方式及管辖机构。在选择仲裁方式的情况下，务必明确仲裁机构和由仲裁解决的争议范围。第二十八条 合同必须由签约方法定代表人或法定代表人委托的代理人签字。合同在签字后应当加盖双方单位印章。签订合同应当使用合同专用章，一般不得使用行政印章或其他公章代替。合同书文本应当加盖骑缝章。第二十九条 合同综合管理机构凭法定代表人批准同意的合同登记表给合同加盖合同专用章。第三十条 签订合同时，原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章，同时加盖骑缝章。第三十一条 合同的末页应当载有包含相关权利义务的合同条款，或者“此页无正文”的说明。严禁将仅有我方已签字、盖章却无合同条款具体内容的合同末页，交、寄给对方签字盖章。 严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。第三十二条 采用信件、数据电文等形式订立合同的，应当明确签订确认书时合同始得成立。确认书应当是书面的原件。第三十三条 公司实行合同专用印章统一管理制度。由合同综合管理机构统一负责合同专用印章的管理。合同综合管理机构应当建立合同专用印章的使用管理台帐，将有关信息记录在案。需要到外地履行盖章手续的，除法定代表人携带外，应由合同综合管理机构指派专人携带合同专用章前往。合同专用印章应当送工商行政管理部门备案。第三十四条 合同的公证和见证，实行法定和自愿相结合的原则。合同中约定了公证或见证条款的，应当明确公证或见证是否作为合同生效的条件。经公证或见证后的合同需要变更、转让的，变更、转让协议应当对有关公证或见证问题予以明确。公证或见证事宜由合同综合管理机构负责。第三十五条 合同综合管理机构应当将合同的有关情况在合同管理台账中记录。合同综合管理机构应当将签约各方签字、盖章齐全的合同原件一份及合同评审表原件、合同登记表原件等其他相关资料整理归档备查。第四章 合同的履行第三十六条 合同生效后，应当全面履行合同，以合同执行部门为主，其他有关部门应当密切配合。合同执行部门为合同履行的实施单位。合同中约定的生效条件尚未成就的，不得履行合同。 第三十七条 签约承办部门与合同执行部门是不同部门的，签约承办部门应当在合同执行部门被确定后10日内向合同执行部门进行合同交底，形成书面的合同交底纪要。 合同交底纪要的内容应当包括合同交底双方、交底时间、合同名称、合同编号、合同当事人、合同主要内容的解释与说明、签约过程中双方争议的焦点及其它应说明的事项。合同交底纪要应当由交底参加人员签字。 合同交底纪要与其他合同资料一并由合同执行部门保存。 第三十八条 合同执行部门应当认真分析、深入理解合同，明确合同总目标和子目标；应当对合同实施环境、条件、经济成本的变化以及合同中重要条款仔细研究，制定相关管理办法（措施）；应当对合同的各项目标进行责任分解，逐条落实到人。 第三十九条 合同执行部门必须指定专人负责合同管理工作，应当在合同交底后的10天之内将合同管理人员名单及联系方式书面报合同综合管理机构。 项目经理部（或工程指挥部，下同）领导班子成员中应有专人分管合同工作，负责合同履行、合同交底、日常管理、索赔、向合同综合管理机构报告合同管理情况等工作，并负责在项目结束时，对项目的合同管理情况进行总体评估，认真总结经验教训，并形成书面总结报合同综合管理机构。项目经理部应当在成立后的10天之内将分管合同的人员名单及联系方式书面报合同综合管理机构。第四十条 如果我方不能全面履行合同，合同执行部门应当立即将相关情况报告主管领导和合同综合管理机构，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。第四十一条 发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门除督促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和合同综合管理机构，并注意收集、保全有关证据。合同综合管理机构接到报告后，应认真分析，提出应对措施。第四十二条 各单位要加强对合同分包的管理，建立和完善合同分包管理的相关制度。分包必须依法进行，除本办法第四十三条规定的情形外，严禁合同执行部门对外签订包括分包合同在内的任何合同。严禁分包单位将其承包的工程再分包。 第四十三条 项目经理部可以在公司授权范围内签订合同。第四十四条 在合同履行过程中，合同执行部门应当定期填写合同履行信息表，并报合同综合管理机构。第四十五条 合同履行完毕后，合同执行部门应当填写合同履行信息表，在一个月内报合同综合管理机构。第五章 合同的变更、转让和终止第四十六条 生效的合同可以依法进行变更，包括对生效合同内容的补充和修改。第四十七条 当事人可以依据法律的规定，请求人民法院或者仲裁机构变更合同。当事人请求变更的期限是自合同成立时起一年内。第四十八条 合同可以通过当事人的协商进行变更。当我方发生需要变更合同的情况时，除法律、行政法规有特别规定的以外，应当以书面形式通知对方，与对方进行协商，包括变更的理由、变更的具体内容、变更生效的具体方式、答复的形式与期限等，并让对方在文件上签收。当我方接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订书面变更协议。因变更造成经济损失的，应当向对方提出索赔。第四十九条 生效的合同可以依法转让。合同的当事人一方可以依法将合同的权利全部或部分转让给第三人；也可以依法将合同的义务全部或部分转移给第三人。债权人转让权利，应当通知债务人。未经通知，该转让对债务人不发生效力。债务人转移义务的，应当经债权人同意。第五十条 当事人一方经对方书面同意，可以将自己在合同中的权利和义务一并转让给第三人。第五十一条 设定了担保条款的合同进行变更和转让，应当征得原担保人的同意，并在变更或转让协议上加盖担保人的印章。第五十二条 按照中华人民共和国合同法、中华人民共和国建筑法、中华人民共和国招标投标法等有关法律规定，禁止转让债权、转移债务的，从其规定。第五十三条 具备法律规定或当事人约定的情形，合同的权利义务终止。第五十四条 当事人协商一致的，可以解除合同。当事人可以约定一方解除合同的条件。解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。第五十五条 当事人可以依照法律的规定，单方解除合同。第五十六条 当事人应当在法律规定或者当事人约定的期限内行使解除权。第五十七条 我方依照合同约定或依照法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方，包括解除的理由、法律依据、权利义务的承担等，并让对方在文件上签收。我方接到对方解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。如果因解除合同而损害了我方利益，应当向对方提出书面索赔请求，并让对方在文件上签收。第五十八条 对方提出变更、解除合同或者转移债务时，我方必须在规定的期限内以书面形式明确答复对方，并让对方在文件上签收。第五十九条 当对方拒绝签收我方送达的有关文件时，可以采取公证送达的方式。第六十条 当事人可以依照法律的规定请求人民法院或者仲裁机构撤销合同。被撤销的合同自始没有法律约束力。当事人行使撤销权的期限是自知道或者应当知道撤销事由之日起一年内。第六十一条 经上级主管机关批准的合同，变更、转让、终止协议应当报原批准机关批准。第六十二条 订立合同的变更、转让、终止协议，由签约承办部门或合同执行部门负责组织，适用本办法第三章的规定。第六章 工程索赔管理第六十三条 工程索赔是指由于工程承包商非自身原因发生合同规定之外的额外工作或损失，所要求进行的费用和时间的补偿。发生索赔的原因包括但不限于：工程范围变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷等。第六十四条 提出工程索赔应遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。第六十五条 合同执行部门应指定专人负责工程索赔工作。第六十六条 各单位应当加强索赔证据的收集和管理。主要包括：（一）建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范；（二）建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件；（三）经建设单位签认和认可的工程实施计划；（四）建设单位负责供应的设备，材料进场时间、数量、规格和质量检查清单；（五）经建设单位、监理公司签认的设计变更清单和通知书；（六）工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录；（七）施工人员计划表及施工机械、材料使用报表，财会资料；（八）工程（含中间工程）检查、验收记录及事故处理的资料；（九）工程价款、预付款拨付单据；（十）材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料，国家新增税种资料；（十一）不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等；（十二）各种来往文件、资料的签收记录；（十三）其他与索赔有关的证据等。第六十七条 索赔项目的提出、论证、谈判，应当听取企业法律顾问的意见；如果进行诉讼或仲裁，应当由企业法律顾问负责。 第六十八条 本章没有规定的，适用本办法其他有关规定。第七章 合同之债的管理和合同纠纷的处理第六十九条 因合同所生之债的管理，应当以合同执行部门为主，其他有关部门密切配合。第七十条 应当严格债权管理。在遇有合同对方违反约定不履行义务时，包括但不限于：不办理结算，不支付合同价款，不实施约定行为，或故意制造障碍给单位造成损失等情形，需要发出催款函、履约函及其他函件的，合同执行部门应当向合同综合管理机构申请办理，并负责函件的送达，取得对方的签收文件；需要签订还款协议的，应当提交合同综合管理机构和其他有关部门进行合同评审。各单位应当加大外欠款的清收清欠力度，责任落实到人，建立清收清欠的长效机制，将外欠款总量控制在合理的范围之内。第七十一条 债权主管部门应当对存在到期债权已过一年仍未收回的、合同履行完毕后超过一年仍未办理完结算的、双方有明确争议导致款项拖欠的、以及合同对方明确表示要通过法律手段解决争议的等问题的合同进行重点监控，及时将有关情况与合同综合管理机构沟通，研究确定相应对策，并确保争议事项的解决不超过诉讼时效的要求。第七十二条 应当严格保证诉讼时效的延续。合同执行部门应当及时向合同综合管理机构申请办理催要函、确认函等法律文件，并负责这些文件的送达，取得对方的书面签收文件。合同执行部门对合同争议不得隐瞒、回避和拖延，应当及时将有关情况向主管领导和合同综合管理机构进行书面通报。第七十三条 合同综合管理机构应当在取得有关资料的情况下，对合同争议成讼的机会进行监控，分析我方主动提起诉讼或仲裁的有利时机，提出相关意见，向主管领导进行汇报。第七十四条 对合同争议应当建立协商解决的机制。第七十五条 当合同对方对我方提起诉讼或仲裁时，合同执行部门应当立即通报主管领导和合同综合管理机构，并积极参与纠纷的处理。标的在30万元以上的合同纠纷案件，各单位合同综合管理机构应立即向公司合同综合管理机构进行书面汇报。汇报应当包括下列内容：案件名称、案由、案情概要、诉讼标的、争议焦点、受理法院、进展情况、负责人、经办人、报告人等。第七十六条 合同综合管理机构统一办理合同纠纷案件的登记、审查和授权委托手续，根据法定代表人的授权承办案件。确需委托外聘律师办理的，由合同综合管理机构负责。第七十七条 对诉讼和仲裁案件，应当认真作好庭审前的调查、收集证据等工作，合同执行部门及其他有关部门有责任积极配合，提供相关资料。应当充分重视和依法行使起诉、答辩、举证、诉讼保全、先予执行、反诉、上诉、申请强制执行、优先受偿、申诉、撤销、代位权以及申请支付令和公示催告的权利。第八章 合同基础资料的管理第七十八条 各单位应当加强合同基础资料的管理工作,建立健全合同基础资料管理制度。第七十九条 合同基础资料的生成一般分为三个阶段:（一）合同正式签订前产生的相关资料;（二）合同正式签订后履行过程中产生的相关资料;（三）合同纠纷发生后产生的相关资料。第八十条 合同基础资料包括但不限于：合同当事人的资信资料、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及本办法第六十六条列举的有关材料。第八十一条 合同基础资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关部门应当作好其他资料的保管和移交工作。第八十二条 包括合同执行部门在内的有关部门都应当指定专人负责合同基础资料的管理和移交工作，必须建立合同基础资料台账和档案，确保完好无缺。项目经理部必须指定专人按照本办法负责合同基础资料的管理工作，待项目结束时将有关资料按照规定向档案管理部门移交，务必保证合同基础资料的完整和安全。项目经理部成立后20日内应当将负责管理合同基础资料的人员名单及其联系方式书面报合同综合管理机构。该人员发生变动的，应将变动情况在变动后10日之内书面报合同综合管理机构。第八十三条 合同基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同基础资料。如确需使用合同基础资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁个人私自保管合同基础资料。严禁随意出借合同基础资料，严禁泄漏合同基础资料中的内容。第八十四条 合同基础资料应当在合同履行完毕或纠纷处理完毕后30日内，系统整理，统一编号，装订后归档。合同档案目录顺序为：合同登记表，合同正本、副本及附件，补充协议，合同签订、履行、变更的信函、电报、图表、视听资料及其有关文书，合同批准文件，公证、见证文书，合同评审表、合同交底纪要、合同履行信息表等。 第八十五条 各单位所签合同，实行统一编号管理。 合同编号为：单位名称（合同类型简称）字（签约年份）总序号同一类型合同的序号。例如，公司于2004年签订的总第008份、建设工程合同类第五份合同的编号为：五桥（建设）字（2004）008005 合同类型简称按照其内容和性质分为十六种，分别是： 1.买卖合同，简称买卖； 2.供用电、水、气、热力合同，简称供用； 3.赠与合同，简称赠与； 4.借款合同，简称借款； 5.租赁合同，简称租赁； 6.融资租赁合同，简称融租； 7.承揽合同，简称承揽； 8.建设工程合同，简称建设； 9.运输合同，简称运输； 10.技术合同，简称技术； 11.保管合同，简称保管； 12.仓储合同，简称仓储； 13.委托合同，简称委托； 14.行纪合同 ，简称行纪； 15.居间合同，简称居间； 16.其他类型合同，简称其他。第九章 合同监督检查第八十六条 在合同履行过程中，各相关职能部门都应当按照单位的管理制度及各自的职责范围实施监督检查。第八十七条 合同监督检查是企业合同管理的重要内容。合同综合管理机构有权单独成立合同监督检查小组，定期、不定期检查本单位和下级单位合同的管理情况，保证合同的顺利履行。必要时，可以组成由合同综合管理机构牵头，有关职能部门和纪检、监察部门参加的合同监督检查小组，共同进行检查。第八十八条 合同监督检查的主要内容有：（一）合同管理制度的制定和落实情况；（二）合同基础资料保管和合同管理档案建立情况；（三）合同管理信息的编制和分析工作；（四）合同的签订和履行情况；（五）合同纠纷的处理情况；（六）合同管理人员的教育培训情况；（七）对于