采购管理办法.doc

深圳百业达机械设备租赁有限公司采购管理办法第一条 目的为加强本公司采购工作管理，规范采购作业事务，提供采购成效，特制订本办法。第二条 要求1采购对象：采购前对供应商供货的质量、报价水平、交货期、售后服务等做出评价，以供选择时参考。2价格质量：以合理价格购取较高品质的物料。3时限：配合使用部门需要日及需要量，联络供应商及时供货。第三条 期限1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。原则上以供货合约拟明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。2原订供货期限变更时，采购部门需及时通知请购部门，并说明具体原因及处理办法。第四条 权限1一般性采购由采购部门主管审核后，呈公司分管领导核决。2紧急采购、补充性采购由请购部门主管核决。3大宗、重要物料的采购由总经理核批。采购核决表请购部门核决限额采购核决权限说明市场部10000元以下10000元50000元50000元以上采购主管采购主管公司分管领导总经理一般性采购租赁部（修理工厂）20000元以下20000元50000元50000元以上请购部门主管采购主管公司分管领导总经理修理补充采购租赁项目10000元以下1000050000元50000元以上项目主管采购主管项目分管领导总经理紧急性采购驻外办事处10000元以下10000元50000元50000元以上采购主管采购主管公司分管领导总经理一般性采购第五条 供应商1经公司考察合格的供应商应建立档案，交易记录建立数据库。2新供应商的开发，由市场设备部收集包括公司各业务部门在内提供的市场信息，开拓供应渠道，经公司考察合格后列为正式供应商。3对于供货存在质量问题，无法按期供货等供应商，应予以撤销合格供应商资格。第六条 请购1请购部门的划分与审批权限（1）市场部：备库的配件、材料，大宗、重要物料的采购申请，由设备管理主任编制采购计划，公司分管领导审核呈报，总经理（或授权人）核决。（2）租赁部（修理工厂）：修理配件材料、外协件、耗材、售后服务配件、工具的采购申请，由主修会同设备管理主任编制采购计划，修理厂长（服务经理）审核呈报，公司分管领导（或授权人）核决。（3）租赁项目：租赁项目设备急用配件、项目耗材、补充工具的采购申请，由项目负责人审核报设备管理主任确定采购方式，项目分管领导（或授权人）核决。（4）驻外办事处：办事处业务配件、材料的采购申请，报设备管理主任审核后呈公司分管领导核决。2请购审批单（1）请购经办人根据实际需求填制“请购审批单”，（表一）呈报主管批复后交采购部门。（2）需在“备注”栏注明对请购物料的购买要求，如：原厂件或副厂件，材质说明、加工方案、技术规范等等。（3）紧急请购的需加盖“紧急采购”章，呈报主管批复后交采购部门。（4）特殊情况下未经审批购买的物料，需在购买后一天内补办请购手续交采购部门备案。第七条 采购1 采购部门的划分（1）市场部：设备修理配件、材料、外协加工件，备库配件、材料，售后服务配件、材料、大宗重要物资。（2）租赁部（修理工厂）：修理用耗材、工具。（3）租赁项目：租赁设备紧急采购配件，项目耗材、补充工具。（4）驻外办事处：受市场部设备管理主任委托办理的采购事项。2 采购方式采购部门应视物料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。（1）定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的材料，可选用本办法办理。（2）特约供应商采购：对于用量、费用不太高的单项物料，可简化采购作业，由采购部门择定特约供应商，约定集中供货，定期结算，但是付款前需审核价格，不高于市场价时予以付款。（3）一般采购：适应于公司一般性有计划的采购，程序如下：采购部门按照请购部门提出的请购审批单，逐笔、议价，并了解交易条件后订购。（4）租赁现场采购：适应于租赁项目急件采购。由市场部设备管理主任根据项目申报计划的具体情况核定安排。（5）驻外办事处采购：适应于租赁项目及驻外办事处申请的采购。由市场部设备管理主任根据项目申报计划的具体情况核定安排。3 采购作业程序采购作业从收到商品采购申请开始，核对请购内容，查阅“供应商资料”、“采购记录”及其他相关资料后，开始办理询价，收到报价后，整理报价资料，拟定议价方式及各种有利条件进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细程序及要点如下：程序要点接件1. 检查请购单各项目是否清楚；2. 核查库存情况；3. 急件优先办理；4. 确定采购方式。询价1. 确定询价的供应商；2. 价格与货期的落实；3. 是否有替代件；4. 付款方式；5. 售后与质量保证；6. 及时将办理的进展情况与请购部门沟通。比价、议价1. 供应商的能力比较：价格、货期、付款方式、品质、售后等；2. 成本分析；3. 确定供应商议价，或需呈请部门主管确定议价对象和议价的；4. 形成采购方案。呈核1. 采购核准单注明与供应商议定的买价条件；2. 价格变动的情况说明；3. 按照审批权限逐级签批。（表二：采购核准单）订购1. 与供应商再次确定买价条件后，签订采购订单或合同；2. 办理订购付款手续；3. 与请购部门沟通订购相关事项；4. 外协件需请购部门提供图纸并协助办理订购手续。催交1. 约定交货日期前的交货确认；2. 无法按期交货的及时与请购部门沟通；3. 加紧催交逾期物料。整理付款1. 依据订单或合同的付款条件办理相关手续；2. 发票抬头及内容是否与订单或合同相符；3. 是否需要扣款。索赔1. 核对物料验收报告；2. 联系供应商，落实索赔事宜；3. 赔付款或索赔物件的跟踪。4采购入库及报销（1）公司本部采购，经办人凭有效发票（附清单）将实物交公司总库，办理入库验收手续；有效发票附入库单按采购核决限额逐级审批后交财务报销。（2）租赁项目现场采购，经办人凭有效发票（附清单）将实物交项目分库，办理入库验收手续；有效发票附入库单按采购核决限额逐级审批后交财务报销。（3）驻外办事处采购，收货方凭随货清单办理入库验收手续；有效发票附入库单按采购核决限额逐级审批后交财务报销。第八条 特殊情况的处理1紧急请购：（1）按照省时、省力、省钱的原则办理采购。（2）可以电话、短信的方式报请主管领导审批请购计划。（3）完成采购工作后一日内，整理相关资料，补办采购审批单并加盖“补办”章，交主管部门备案。2交货质量异常（1）采购部门收到验收不合格的通知后，应尽速与供应商取得联系，交涉退货、换货，需要扣款的须第一时间通知公司财务。（2）采购部门与请购部门及时沟通，并提出应对办法。（3）将供应商列入待审查名单中，事件处理完后，重新审查其合格性，或直接除名合格供应商。第九条 采购注意进度控制1采购人员对每一采购项目均应根据需求确定作业进度管制点，预定作业进度。2预定作业进度应能配合请购项目缓急，且作业进度须在预定日期前完成。3未能在预定日期前完成的采购项目，采购人员须及时通报请购部门，并提出相应处理办法。第十条 价格变动处理1受外部因素影响，请购项目价格波动较大市，采购部门须请购部门研究应对措施，并积极寻找替代供应商，避免不当损失。2采购部门应及时掌握市场行情信息，避免采购工作的被动。第十一条 附则采购管理制度经总经理办公会审议，总经理签批后实施。修订时亦同。附件：1、 表一 请购审批单 2、 表二 采购核准单 3、 修理工厂设备修理配件采购流程图 4、 租赁项目配件采购流程图表一：请购审批单请购项目： 设备名称： 请购日期： 设备型号： 请购单号： 机身编号： 序号名称规格零件编号数量要求货期备注123456.制表： 审批： 表二：采购核准单采购部门： 设备名称： 采购日期： 设备型号： 采购单号： 机身编号： 序号名称规格零件编号数量货期单价总价123456合计说明供应商物流付款方式费用支付签批经办人：修理工厂设备修理配件采购流程图主修与供应主管共同制定配件计划制定原厂配件采购审批表制定副厂及国产配