出货物流程序文件.doc

编号：商务出货物流作业指导书生效日期：制订单位：商务处版次：A-01页次：1/4广东奥其斯科技有限公司Guangdong Outrace Technologies Co.,Ltd.作业指导书核准审核审查制订制订日期 2010-12-10机密等级：C级编号：商务出货物流作业指导书生效日期：制订单位：商务处版次：A-01页次：2/4制/修订履历版本页次变更内容摘要日期制/修订审查审核核准A-01All初版制订2010-12-10编号：商务出货物流作业指导书生效日期：2010-4-1制订单位：商务处版次：A-01页次：3/41 目的 规范商务出货物流流程，强化出货管制。2 适用范围本规定适用于公司商务处出货物流作业。3 定义出货：按照合同要求，将产品通过货运等方式发给客人的过程。4 相关文件 4.1 成品仓编制的成品出货管理办法5 职责 5.1 商务处出货物流组：负责物流公司的开发与管理，产品运输的实施、跟催及资料归档；5.2 商务处出货物流组：负责出货通知单下达、跟催及资料归档； 5.3 厂务处：负责出货通知单的组织实施、异常反馈、资料提供；5.4 品质处：负责出货产品的检验、清单资料核对、检验资料的提供；6 工作内容6.1 物流公司的开发与管理6.1.1 商务处出货物流组根据公司的销售网络，负责开发物流合作公司，建立厂商基本资料、分区域价格、可靠度、运输能力等物流公司资料库。6.1.2 筛选物流公司资料库优秀厂商，并实地考察做为合格合作商，其他做为后备合作商。要求同一区域或省份，至少有2家以上合格合作商，3家以上后备合作商。合格合作商资料须有商务处主管审批、执行副总核准后生效。6.1.3 在公司实际物流出货过程中，因市场价格浮动因素根据实际出货内容，针对合格合作商做价格比较，按适时、适价原则选择，并报商务处主管审批后执行，对因合格合作商不能处理需要起用后备合作商的，必须通过执行副总核准后执行。6.1.4 实际物流过程中，商务处出货物流组详细记录每批出货的运输状况、时效，对合格合作商每季度进行记录、评估。6.2 出货通知单的下达6.2.1 根据合同付款条件，在合同约定款项进入公司指定账户后，商务处出货物流组承办人根据签约生效之合同、客户要求、我司选配机型、下达出货通知单。6.2.2 出货通知单详细写明客户要求、特殊备注（祥见特殊规格统计表）。6.2.3 出货通知单由商务处主管签核后分发到厂务、品保处执行。6.3 出货物流的实施、跟催6.3.1 通知单下达至相关责任处门后，由制造课PMC负责组织实施，要及时跟进。掌握成品、半成品货物准备情况。6.3.2 品质在货物测试准备完成后，需要及时将产品测试报告及产品资料卡交至商务处出货物流组。6.3.3 厂务处出货单产品准备完成应当在指定日期当日上午12点之前，将装箱清单及货物包装尺寸重量件数明细以mail及书面形式交至商务处出货物流组。若确实不能在指定日期当日上午12点之前完成，要及时沟通，并协助商务处出货物流组收集相关数据，以便确定物流厂商到厂时间。6.3.4 商务处出货物流组根据合同确定的收货地址、要求到货时间、备货单位提供的相关信息，根据公司合格物流公司资料，联系负责该区域的物流2公司以上，结合报价及当天时价进行比较，确定承运本批货物物流公司。6.3.5 商务处出货物流组根据以上确定的资料信息，填写送货单物流单物料放行条成品领料单，并交主管、副总审核，审批无误后通知物流公司到我司提货。特殊情况需要现金支付物流费用的填写现金支出单审批后到财务领取现金，特殊情况需要外出送货到物流公司的填写派车单审批后送货。6.3.6 物流公司前来提货时，通知仓库人员出货装车（大件货物可以请叉车协助装车），并提供收货人及收货地址、联系方式的资料给仓库粘贴到外包装上。6.3.7 装车完毕后，再次核对货物清单，确认无误，同物流公司分别在送货单“物流公司签收栏” 物流单“提货单位栏”签字盖章确认。确认无误将物料放行条交至物流公司提货人，并在来访单上签署放行。6.3.8 货物发出之后，根据客户要求，将资料及货物签收单安排快递给客户（项目定单的所有随机资料、配件也是需要快递），并通知跟单人员（或收货人）货物、资料发出日期/件数/预计到达时间，并根据货物目的地情况，实时跟催到达，并将相关信息通知跟单人员。直至确认客户收到货物，并签回货物签收单。6.4 资料归档6.4.1 资料的整理以及归档。物流资料分两处分存档，出货通知单、送货单原件、产品资料卡、出货检验报告作为成品出货通知单存档；商务合同、送货单复印件、物流单作为商务合同存档。6.4.2 项目机型中物流资料分两处分存档，出货通知单单独存放至成品出货通知单；商务合同、出货通知单、送货单、产品资料卡、出货检验报告、物流单一起存放至项目合同中。7 以上规定交商务处副总核准实施，修订时亦同。8 附表：广东奥其斯科技有限公司成品出货通知单 通知单编号：合同编号下单日期商务处存档原件，其他各部门存档复印件出货