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精品文档流通企业存货管理存在的问题及对策分析 以苏果超市为例摘要:随着经济的不断发展,我国零售市场的发展空间非常广阔,中小型超市不断扩张。对于流通企业而言,存货是一项重要的流动资产,具有重要的作用,它的存在势必会占用大量的流动资产。一般情况下,存货占工业企业总资产的比例在30%左右,流通企业则更高,所以加强流通企业存货管理具有重要的意义,其管理水平的好坏,直接影响企业的经济效益和发展前景。存货管理历来为财务管理所重视,良好的存货管理方法可以使企业效率倍增,同时增强了企业的活力;糟糕的存货管理,则会进一步恶化企业的财务状况,使企业面临着破产的风险。目前我国流通企业存货管理存在着一系列的问题,亟待解决。本文结合苏果超市存货管理的问题,分析流通企业,特别是连锁超市应该如何改善存货管理状况,提升竞争力。关键词:流通企业;存货管理;问题;对策目 录引 言3一、流通企业存货管理存在的问题4(一)企业内部控制制度不完善4(二)责任部门划分不清,管理存在漏洞4(三)存货积压造成损失5(四)流动资金占用额过高5二、流通企业存货管理存在问题的原因分析6(一)管理人员不重视对存货的管理6(二)存货管理手段落后6(三)缺乏健全的内部存货控制制度6三、南京苏果超市存货管理8(一)进货入库作业9(二)商品在库保管作业9(三)流通加工作业10(四)理货作业10四、南京苏果超市存货管理存在的问题11(一)存货采购方面11(二)存货保管问题11(三)存货管理信息化问题12五、南京苏果超市存货管理存在问题的对策13(一)把好采购入库关13(二)做好在库保管工作13(三)建立存货信息系统,加强存量信息追踪分析15(四)注重超市存货管理人员的培养15参考文献17引 言近几年随着我国市场经济的不断完善,人们更加关心企业的发展趋势,企业发展是推动我国经济社会和谐发展的重要力量。作为流通企业不仅需要国家为其创造的良好的外部环境,而且需要自身做到“打铁还需自身硬”,从加强企业的内部管理入手,为企业带来更高的经济利益。而流通企业要想实现良好的内部管理,就必须重视企业存货管理的重要性。根据历年的数据可以看出,流通企业发展比较迅速,但其经营管理随着经济全球化的发展以及信息系统与Internet的普及存在许多问题,使其在激烈的市场竞争中面临巨大的困难,研究其中的诸多因素,可以看出存货管理是影响其发展的一个非常重要的因素。存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生成过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货在流通企业中是一项重要的资产,是反映企业流动资金运作情况的晴雨表,在企业总资产中所占的比例较大且流动性较差。存货管理是每一家企业都会遇到的问题,对企业的经济效益发展有着重要的作用,其管理、利用水平的好坏,直接影响到企业的经济利益和发展前景,也关系到企业的资金占用水平及资产运作效率。存货管理的目的是通过对企业存货的有效管理来降低企业平均资金的占用水平,提升企业的竞争实力,提高存货的流动速度和加快存货周转率,最终提高企业的经济利益。连锁超市是流通企业中典型的代表,超市存货主要指企业在日常生活中持有以备出售的产成品或商品等,是超市一项重要的流动资金,而且是超市经营的所以对象。目前许多超市在经营管理过程中存货管理方面存在诸多的问题,严重影响超市的盈利能力和发展前景。本文通过对苏果超市存货的研究,结合其发展的实际情况,对其存货管理中存在的问题进行分析,并找出合理的解决对策和方法,完善超市的存货管理水平,最终达到提高超市经济效益的目的,从根本上增强超市的竞争力。一、流通企业存货管理存在的问题(一)企业内部控制制度不完善首先,管理人员的权利界限不够清晰。有的部门的管理人员往往是身兼数职,工作任务十分繁重,这样导致工作完成的效率可能不太高,出现误差的风险很高,如果身兼存货的管理职责的话,存货管理将十分的混乱,而有些部门的管理人员则有时候无事可干。有些部门的管理人员越权对存货进行分配,打乱了原有的存货进出周期,导致缺货成本的产生。其次,缺乏动态的价格监督机制。企业对存货的订货价格没有设置相关的价格调查分析机构和人员,订货的价格仅仅是订货部门和供应商进行谈判的结果,形成一个人为的没有任何客观数据支撑的价格。一方面,价格的意外偏高将使企业的订货成本增加,从而造成产品成本的增加,最终反映为产品上市价格的增加,使企业的产品与其他的同类产品相比在价格上处于劣势另外一方面,人为的价格协商造成了道德风险,订货部门有可能同供应商勾结起来,为了个人的利益而损害企业的利益。最后,存货质量把关不严。除了因为道德风险的发生而导致的订货质量的下降之外,存货管理人员自身的素质也是影响所订存货质量的因素,许多存货管理人员虽然很有存货管理方面的经验和知识,但是对于如何鉴别所进存货的质量却一知半解,很多时候对于存货的质量只是单纯得从其表面上来鉴别,或者仅仅检查一下进货的数量是否与订货合同上相同,并没有实质性的鉴别程序。当企业的生产和销售活动用到这些质量不合格的存货时,会发现并要求退货,这造成了生产时间的损失和交易成本的产生,在销售旺季,由此带来的缺货成本将给企业造成很大的损失。(二)责任部门划分不清,管理存在漏洞企业往往将存货从订货到进入仓库再到发货的流程划分为几个小部分,由不同的部门来承担其中的一部分,而且不是固定的承担,虽然从表面上看来这有效利用了人力资源,节省了人力资源成本,但是无形中却给存货管理带来了风险不同的部门间进行存货管理的信息交流时,产生了信息交流的成本,当存货出现问题时,由于分工的细化,问题的来源则很难查清楚,各个部门推卸责任,最终导致整个存货成本的升高。(三)存货积压造成损失没有信息化系统的支撑,企业对库存存货和销售进行登记的信息基本上是没有价值的,因为缺少了信息化系统对于信息传递的作用,信息的传递将变慢,而外界市场是无时无刻不在变化的,当信息传到使用者手中时,可能己经是过去时了,新的一轮市场行情己经出现,这些信息已经变成了一纸空文还有就是存货管理部门与其他部门的信息不对称,有可能导致存货的缺货或者是积压,最终企业的存货成本增加。存货作为企业流动资产的重要项目,保证企业生产的顺利进行,保证企业生产所需的材料、燃料等的充足、及时供应,能使企业的材料资源不会匮乏,所以企业拥有一定的存货是必要的,而存货持有量的多少,是需要企业经营管理层做出正确决策。而某些企业的管理层对存货的认识存在不足,持有大量存货,远远超出其所适合持有量,从而造成存货的大量积压,耗费多余的费用,影响企业的资金周转。长期滞压,容易发生贬值、毁损、失窃,从而直接形成损失。大多数企业都在竭力避免因缺货而错过交货期,造成顾客满意度下降,所以存货积压过大,不但影响企业资金的正常周转,造成资金的浪费。(四)流动资金占用额过高企业持有一定数量的库存是必要的,但是过量的库存将造成不必要的费用,超市的商品一旦入库,便面临着如何尽快销售出去的问题。存货储存会给企业造成较多的资金占用费(如利息成本或机会成本)和仓储管理费。因市场变化快,加之部分存货有效期短、易损耗(如农药);如无序采购、销售政策不灵活、不能适应市场变化,造成存货占流动资产比率过高,存货周转速度缓慢,给企业造成的损失是不可估量的。二、流通企业存货管理存在问题的原因分析(一)管理人员不重视对存货的管理受传统观念的束缚以及企业内部的管理人员专业素质制约,目前企业内部的很多管理人员对存货管理的重视程度并不高,很多人对存货管理的认识只是停留在保证存货能够供应生产和销售活动正常进行这一层面上,对于订货的时间和订货的数量,企业的管理人员大多不对销售数据和存货历史数据的进行分析得出有关的有说服力的结果,只是凭人为的直觉进行判断,这使得存货成本长期处于失控的状态中。(二)存货管理手段落后随着信息技术的不断发达,借助信息化的先进成果来管理存货,已经成了当前存货管理领域最热门的话题之一。而引入ERP,则是实现存货信息化管理的必由之路,目前我国市面上大多数广泛流行的E即系统都包含了相应的“存货管理”模块,可通过计算机精确、快速的响应,来实现对存货的有效管理。但从存货管理的技术手段看,多数大型连锁企业对存货管理还处于初级模式,多采取手工操作或手工与计算机管理系统并行方式管理存货,其在自动识别、监控、网络以及卫星传输技术等方面相对落后,信息的收集与交换主要依靠手工来进行,存货管理的信息化程度较低,这就使得库存管理除会计账簿记载着存货收、发、存的数量外,货品其他方面的数据资料很不健全不准确;与供应商不能联网,则存货信息无法第一时间反馈,导致进货时间长,滞销品积压,最终无法实时、动态、高效地了解各种存货信息并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工之间、部门与供应商之间进行共享。这样就造成:一方面,资金效益管理的意识、水平都不高,因而对存货的管理要求也不高;另一方面,由于存货的实物管理混乱、存货信子息不准因而无法实现为资金管理提供依据(三)缺乏健全的内部存货控制制度目前,我国很大一部分流通企业对内部控制仍然不重视,习惯于行政指挥,家长制管理的现象还普遍存在。 我国各种类型流通企业未公开制定完整的内部控制制度体系,相关内部控制制度也散见于各种内部文件之中,更谈不上科学合理和相互衔接。 也有不少流通企业有相关的内部控制制度,但它缺少一定的方法和措施。 特别是对内部控制的检查,大多未落实到实处,更没有定期报告的说法,内部控制的缺陷未暴露, 更新的合理化建议不能及时得到采纳。 还有很多小型流通企业其内部牵制制度尚未建立,更谈不上对内部控制的履行。在现实中,对存货的控制稍有疏忽,不仅会造成资源的滥用或浪费,而且给贪污盗窃者以可乘之机。 由于存货的数额较大,容易弄虚作假,谎报盈亏,所以在存货的各个核算环节都可能出现作弊现象。 例如,在存货的采购过程中的作弊手段有假设采购、个人吃回扣等;在销售过程中的有高价购进,低价转销产成品等;在保管过程中的有监守自盗、窃取或转销产成品、长期占用公物等;在记账过程中的有押金抵物、混淆差异分摊与调节成本费用等。三、南京苏果超市存货管理苏果超市股份有限公司1996年7月由江苏省果品食杂公司组建。2004年,苏果销售规模达到138.8亿元,实现利润8899万元,门店总数已达1345家,网点覆盖苏、皖、鲁、豫、鄂、冀等六个省份。在连锁超市排名中,苏果销售规模居江苏第一、全国第二。2006年苏果超市实现销售规模达到222.8亿元,荣获“2006中国500最具价值品牌”称号。2008年,苏果被授予“中国商业服务业改革开放30周年功勋企业”;苏果超市被国家商务部确定为全国重点扶持的15个大型流通企业集团之一。有了政府的扶持,苏果超市的发展更加迅速。在南京,苏果超市占据超市业态50%以上的市场份额,是江苏省超市零售业最大的商贸流通企业。 苏果超市简介引自苏果官方网站/index_broj.asp?sm=%D7%DF%BD%F8%CB%D5%B9%FB&bz=%CB%D5%B9%FB%C8%D9%D3%FE南京苏果超市物流配送流程南京苏果超市的库存管理是物流配送的重要组成部分,苏果马群配送中心位于南京市栖霞区马群信息科技园,毗邻中山陵风景区,南接沪宁高速、宁杭高速、312国道,西连长江大桥、二桥、三桥。周边环境优美,交通极为便利。配送中心园区占地约18万平方米,主体大型常温高架仓库位于园区中心,平面呈“L”型布置,层高20米,东西长312米,南北长172米,建筑面积4.5万平方米,是目前国内单体最大的高架仓库。主体仓库采用了国际通用的钢结构建筑形式,门型钢架为轻钢结构,屋面采用自洁彩钢板,墙体采用复合保温彩钢板,屋顶和墙面采用自然采光设计,仓库和码头的地面也采用了先进的特殊工艺,达到超平标准;另外,仓库还配套了电动滑升门、升降调平台,以降低日常运营成本。除立体仓库工程外,苏果还规划了农产品和生鲜加工、流通加工等二期、三期工程。配送中心的规划设计秉承现代物流理念,采用了具有效率和成本优势的流程化运作模式,并广泛运用了很多先进、成熟的技术及设备:(1)物流信息系统为具有国际领先水平的专业仓库管理软件(SSA Exceed 4000),具有导向性任务管理、实时库存状态管理、支持多配送中心、多货主管理、开放式的功能扩展等诸多先进功能。(2)采用无线网络技术和手持RF射频终端等技术设备,支持物流无纸化作业。(3)运用了国内领先的组合式货架系统,并根据立体仓库多层货位高度超过10米、库内搬运距离长等实际需要,运用了从德国、瑞典引进的72台套性能优良电动垂直、水平搬运设备等一系列先进的物流技术设备,提高了空间利用和物流作业效率(4)适应发展需要,立体仓库规划和预留了自动分拣机、电子标签系统等设备接口,时机成熟即可上线运营,增强物流配送能力。(5)拥有各式常温、保温厢式自备货车60多台,引进了地理信息系统(GIS)和车辆管理系统,运用了车载GPS技术,不仅大大拓宽了运输管理的有效空间范围,也为进一步深化物流管理,提升物流服务水平创造了良好的技术条件。 资料引自苏果官方网站/index_broj.asp?sm=%D7%DF%BD%F8%CB%D5%B9%FB&bz=%CB%D5%B9%FB%CE%EF%C1%F7南京苏果超市存货管理主要包括入库作业、商品在库保管作业、流通加工作业荷里活作业,具体的作业内容如下:(一)进货入库作业进货入库作业是实现商品配送的前期工作,一旦商品入库,苏果配送中心就要担负起商品完整的责任。所以在商品入库前,按照单据上所列的商品数量、品种规划等内容,确认即将入库的商品有无损坏,数量种类是否正确,这是对进货人员最基木的工作要求。(二)商品在库保管作业其工作内容是储存和盘点两个环节,其中储存商品的在库保管作业除加强商品养护,确保储存商品质量安全,最大限度地保持商品在储存期内的使用价值和减少商品保管损失外,还要加强储位合理化工作和储存商品的数量管理工作。第一,储存做到定位管理。商品储存根据商品属性、周转率、理货单位等因素来确定。苏果配送中心的储位主要体现在仓库布局上,立体库的高货架一般为4-5层,为了提高工作人员的配货效率,配送中心将1层和2层设计为陈列区域。正常配送的商品全部陈列在1-2层,工作人员不需要借助工具就可直接取送商品。在库房的同一区域,商品的货位与销售状况有直接关系,畅销的品种陈列在1层和靠近主通道的“黄金”货位,以缩短往返距离,3-5层为储货区,一般在晚上向1-2层的陈列区补充商品,以满足次日的配货需要。由于每个仓管组的辖区划分合理,存放的商品集中而且有规律,在一般情况下,1名工作人员配完一平板车的货(约20-30个品种)只需10分钟。第二,商品的数量管理必须依靠健全的商品账务制度和盘点制度。苏果配送中心在商品盘点方而有它自己的特色,即采取分批分类盘点的办法,除抽查盘点外,每季度全而盘点一次。盘点以仓管组为单位,编制盘点计划,按品种所属的供应商进行盘点,盘点安排在晚上,每次1-2家,历时2-4周,不影响日常配送工作。(三)流通加工作业流通加工主安是指对进入流通领域的产品或半成品按销售要求进行再加工。苏果根据自己所销售的商品的特点,除大部分商品维持现状外,部分商品根据销售的需要,实行了一些流通加工作业,如分装加工、分选加工、半成品加工等等。这些工作集中在配送中心完成,可以使销售单位节省相当可观的人力和时间成木。(四)理货作业理货作业是出货最主要的前置工作。当苏果配送中心接到门店的配送要求后,管理人员向有关作业人员分配适当的工作量,作业人员再根据理货单位上的内容说明,按照出货的优先顺序、储位区域号、配送车辆次号、门店号、先进先出等方法和原则,把出货商品整理出来,经复核人员确认无误后,放置到暂存区,准备装货上车。四、南京苏果超市存货管理存在的问题南京苏果超市虽然注重存货管理,但在材料采购、产品入库环节,往往由同一个人或同一个部门的人完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程,使采购销售工作无章可依,还会提供暗箱操作的温床,增加了营私舞弊的可能性。(一)存货采购方面存货采购是存货管理最初的阶段,也是存货非常关键的一步。南京苏果超市在存货管理方面的采购、保管、发出等阶段脱节十分严重,联系极不紧密。负责采购的人员对库存和设备、生产及销售等环节实际状况不甚了解,再加上管理职责划分不清晰,导致采购出现各种问题。如填制采购单环节出现纰漏,采购单填制错误或不清楚,采购人员对需要采购的物品、材料等情况不明,使超市产生不必要的支出,造成损失。在采购人员素质方面,南京苏果超市对存货的管理也存在一定问题,由于监管不力,致使有些内部采购人员与外部一些供货商互相串通,谋取个人利益,损害超市利益。如为取得回扣、获取佣金,有些采购人员办理采购业务时甚至舍近求远、舍好取劣、舍廉求贵,牺牲企业利益谋求个人私利; 有的接受送礼请客,不顾原则而做私下交易,有的卖人情给供货商,订立一些私下合同、协议,故意上当,与其同流合污,置超市利益于不顾。这些行为严重损害了超市的长远发展。(二)存货保管问题存货保管是超市管理的重中之重。存货保管人员的素质在很大程度上决定了存货保管的成效。如有些人利用自身职位上的便利,窃取企业物品、材料等存货,加以变卖,获得不义之财。苏果超市在存货管理方面也存在不少“猫腻”,如将某些存货更换掉,把存货中的次级产品换为存货中的优质产品;把存货中的价值低廉的物资、材料转换成价值高昂的物资、材料;用旧的商品换取新产的商品;用损坏的商品换取好的商品;以劣等存货串换优等存货等。按照一定的计划,有一定目的,对众多的物资材料等存货串档串规,使各种不同产地、不同次序、不同价格、不同型号的存货物资相互混杂,从而加以利用,谋取不当利益。还有些企业,在账外设置另外的“仓库”。目前,苏果超市对存货内部控制制度的建立尚不够重视,例如:采购、生产、销售等相关部门和岗位的职责、权限不明确,忽略岗位相互分离、制约和监督,时常出现部门之间的相互推诿或一人说了算的现象,造成存货库存量过多、占用资金过大,给企业带来的损失难以估量,其主要原因就是没有建立健全存货内部控制制度。(三)存货管理信息化问题南京苏果超市配送中心在发展的过程中已经认识到信息系统对超市的重要性,现有的信息系统对配送业务需求分析不完善,某些功能已经不能满足企业发展的需要,主要存在的问题有(1)配送中心系统与总部系统、门店系统及供应商之间的信息难以及时交换。门店在要货时不知道该商品的库存信息。(2)供应商无法动态了解配送中心的存货情况,时常打电话到采购部查询,效率低下,导致供货周期延长。(3)无法动态跟踪商品的进、销、存、运动态情况。(4)商品没有储位信息,导致拣货只能靠人工记忆拣货,少拣错拣漏拣情况时常发生。(5)因为没有储位信息,对仓库中心的剩余储位无法统计,时常造成采购商品集中入库时没有储位。(6)门店在下达要货单时不能及时了解配送中心该商品的库存量,会发生拣货时没货的情况。(7)息系统中没有安全库存设置,畅销商品经常发生缺货情况。(8)商品存储混乱,没法天天盘点,现在是一季度盘点一次,不能及时进行调帐处理。(9)没有信息分析功能,不能帮助采购和存储决策。五、南京苏果超市存货管理存在问题的对策整体来说南京苏果超市存货管理主要有三个大环节:采购入库、在库保管、出库管理。加强存货管理首先应该从这三个环节开始。(一)把好采购入库关建立严格、完善的采购制度,不仅能规范连锁超市的采购活动,提高效率,杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定商品采购的申请、授权人的批准权限、商品采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种商品采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在申请表上,以供财务部门或内部审计部门核查。苏果超市购进货物要慎重,要充分做好市场调查,顺应市场行情,购进适销对路的商品。 采购货物必须是必需的、不可或缺的,而且是无库存或库存不足以满足需要的,采购货物必须适量,不得超标积压,采购货物的单价须为询价后合适的单价,而且力求是最低的单价。苏果超市存货的采购要有健全的制度,应该由使用部门提出采购申请,然后经主管部门审核,获得授权之后再由采购部门具体实施采购。(二)做好在库保管工作首先,对库存商品进行ABC分类控制。苏果经营的商品达两万多种,各种商品的价格、销售量、体积和重量等方面都有差别。如果对所有商品都投入同样的管理力量,采用相同的重视程度是既不可能也不必要的。应根据商品的价值对库存商品进行总体分类,对于不同类别的商品分别给予不同的重视程度,对于重要商品给予较高的重视,严格进行管理;对于一般商品则相对投入较少的人力、物力和财力,进行一般管理。在具体使用中主要是ABC分类管理法,ABC管理法是指根据管理普遍存在的“关键的少数与次要的多数”的分布特征,运用定量分析方法按重点(A类)、一般(B类)、次要(C类)进行分类排队,以分别采取不同管理方式,投入与价值相适应的一种管理方法。通过信息管理系统中的决策分析功能,可以对配送中心的商品进行ABC分类。ABC分析示例表对A类商品库存进行严格的库存量的控制,确定其上下限,_确定经济采购批量,开展保本保利分析工作,对A类商品库存实行一天盘点一次,及时发现问题、解决问题。对于B类商品也应尽量进行保本保利分析工作,对B类商品库存实行一个星期盘点一次,并根据日销统计报表对库存商品的销售情况作出预测,对畅销商品加强销售情况的跟踪,及时采取措施满足要求;对于滞销商品按保本利原则尽可能削减库存。对于C类商品由于数量较多,只能进行一般管理,按每一个月盘点一次,重点是了解商品销售量的变化,根据季节、商品特性等方面的情况控制商品的库存情况。其次,对于滞销商品的处理。滞销商品通常是在市场上销售过一段时间的商品,当某种商品月销售量持续下降或月销售量与该商品库存量之比持续维持在一个较低的水平时,我们认为该商品属于滞销商品。对于不同的滞销商品,根据它们的性质按保本保利的原则进行分别处理。如服装、鞋类具有很强的时尚性,该类商品一旦过了流行趋势,则容易产生严重的滞压。因此,处理该类商品应本着保本的原则尽快处理。对于家电、办公用品等商品,可能是因为新产品、新款式的冲击造成的滞压,则可以通过适当的降价来了解该商品的价格需求弹性,如果需求弹性大则可通过适当的降价扩大销量,以薄利多销的策略处理积压库存。如果需求弹性小的商品,则不能通过降价来处理积压库存,必须根据具体商品找出其他的保利方式处理库存。商品储存是商品流通的必须环节,而由于市场环境的千变万化造成某些商品的积压是在所难免的。南京苏果超市应利用“保本保利”概念及时处理积压商品,这就要求存货管理人员要及时盘点货物,事实和销售部门搞好沟通,做好库存积压预测工作,做到队在库货物心中有数。存货管理人员可以把商品月销售量三个月持续下降20%以上或商品连续三个月月销售量与该商品库存量之比持续维持在10%以下作为一个指标列入数据库中,每月统计一次,将符合该品目录条件的商品列入滞销商。(三)建立存货信息系统,加强存量信息追踪分析苏果超市应结合自身特点建立存货管理信息系统,促进各有关人员和有关部门之间的合作,促进超市与客户之间的合作。同时动员全员参与超市存货管理,扩大存货信息资源的传递,从而不断促进超市存货管理工作效率的提升。苏果超市要根据自身经营特点,合理确定一定数量的基本存货为管理原则,勤进少购,以免大量资金积压在存货上,采用现代存货管理手段,及时了解追踪存货量的变化,详细分析并尽量以能使存货的存储成本、存货不足引起的短缺成本、订货、装运和提货成本三者之和为最低时,确定超市合理的进货批量和进货时间,要尽量在各种存货成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的最佳结合。目前超市在存货管理的投入相对比较少,加强存货控制管理

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