eworks学校电子文档管理方案ppt课件.ppt

,教育教学资源管理软件,学校为什么要建立电子文档管理系统,学校为了迎接教育主管部门各种检查需投入大量人力物力财力进行准备，增加了学校和老师负担。一个文档，经过多次修改不知道哪个版本是正确的，修改后只能重新命名保存。学校有很多文档、图片、视频资料，随着时间的推移，这些电子文档越积越多，查找、管理、使用起来很不方便。学校的很多课件、精品课程视频、题库等教学资源不能保障安全的前提下共享。,eworks学校电子文档管理系统的解决方案,学校建立电子文档管理系统后，学校所有的档案资料都电子化、规范化，教育部门仅需凭借用户名和密码进入系统即可查阅该校的相关的所有资料，大大提高了教育部门的工作效率，减少了费用支出。同时教育部门可通过督导电子文档系统实时监控各学校的运转情况。学校及相关职能部门在工作过程中进行资料积累、收集、分类、归档，并及时制作电子文档，既有利于学校历史性资料的长期保存，又降低为不同的迎检工作重新分类整理而带来的资料耗损。ework学校管理系统强大的版本管理功能，能自动记录文档版本，每一次修改都能生成新的版本，无需重新命名文件。ework学校管理系统通过b/s架构有效实现共享，通过数据库建立文档树，使分散的、无序的各种课件、视频、题库等教学资源集中的、共享的、有序的规范的学校公共资源。根据学校工作性质将学校电子文档资料设置成六大类一级目录，每一类一级目录下设若干耳机目录，主要一级目录有：行政类、教务类、德育类、总务类、安全类、其他类。,功能一：系统访问,eworks系统只要客户端与服务器端能够正常通讯，即可用浏览器登陆访问文件。需要时您可以在家中、在学校、在出差途中的任意时间访问学校文档。,5,eworks可以通过多种方式上传文件。A、直接将文件服务器中的文件或文件夹批量导入系统B、通过系统上传单个、多个文件或文件夹C、通过系统的文件模板在线创建文件D、通过集成导入OA等系统的文件,导入文件,功能二：上传文件,6,eworks系统可以对文件进行多种操作：A、支持下载、预览、打印、更新文件、签出、删除、复制、移动、重命名与收藏等操作B、支持常见格式的在线浏览、打印与修改操作支持的格式用户可以自行增加,操作按钮,在线预览,在线打印,功能三：文件日常操作,7,eworks系统支持对文件/文件夹进行权限设置,功能四：文件权限管理,修改：可以编辑文件，更新文件内容；,下载：可以将文件下载到客户端；,打印：可以在线打印文件；,预览：可以在线浏览文件；,可见：可以见到该文件、文件夹的存在；,完全控制：可以对文件进行所有管理操作,更改权限：可以对文件进行权限分配；,删除：可以删除文件；,8,对文档进行版本管理，记录文档修改过程。,1、彻底告别只能通过文件名称才能识别文件版本的时代，2、文件可以通过更新的方式增加新版本，3、用户调用的都是文件的最新版，4、可随时查看文件历史版本。,功能五：文件版本管理,9,所有操作都有详细操作日志。,A、系统日志自动记录了所有用户的操作过程；B、管理员可以在后台控制面板中对日志进行查询与管理。,功能六：日志管理,10,eworks系统中文件与文件夹可以推荐或发布给其他用户。A、用户浏览文件时可以将文件推荐给其他用户B、文件的管理员可以将文件发布给指定用户去，发布时可以设置授予权限C、接收发布的用户需要签收D、签收信息有详细记录E、管理员可以将发布撤消，收回权限,推荐与发布,功能七：文件的推荐与发布,11,eworks系统中文件与文件夹可以标记为定稿、归档等不同的状态。A、不同状态的文件操作权限不一样B、用户可以很直观的查看文件的当前状态C、管理员可以根据需要撤消文件状态D、文件及文件夹的状态可根据需要自行设置,文件的状态,功能八：文件状态管理,12,用户可以订阅eworks系统中文件的动态。A、可以订阅文件夹下文件的创建与更新B、可以订阅某具体文件的定时提醒C、文件管理者可以为其他用户订阅,文件的订阅,功能九：订阅文件,13,系统外的用户可通过专用页面访问系统中允许被访问的资源。A、文件夹可以设置来宾预览与来宾下载B、可设置三种来宾访问方式1、匿名2、密码3、用户名C、可设置被访问文件的过期时间,文件夹来宾操作,功能十：来宾访问,14,用户可以根据文件的各种属性快速查找文件：A、可以搜索文件名称、创建者等基础属性B、可以搜索文本类文件中的文字内容C、可以搜索图片文件的文字信息D、可以搜索文件分类及拓展属性E、可以将搜索条件保存为搜索视图,文件搜索,功能十一：文件查找,15,文件可以指定分类标签与设置拓展属性。A、新建文件可以设置分类标签B、分类标签可以捆绑拓展属性C、用户可以根据分类标签快速浏览文件及拓展属性,文件上传选择分类查看分类标签根据分类浏览文件,功能十二：文件分类,16,通过工作流实现文件的上传、修改、审批等标准化管理。A、管理员可以根据需要设置文件对应的流程模板，B、用户可以根据流程模板来发起流程，C、管理员可以为文件夹捆绑自动审批流程。D、流程可以附带各类表单信息。,流程活动图工作流详情,功能十三：工作流管理,17,系统会发送消息提醒用户：A、管理员发布的公告与广播消息B、用户订阅的文件消息及文件发布、推荐消息C、工作流产生的消息。D、系统也可以通过email发送消息。,消息中心消息内容详情,功能十四：消息中心,18,管理员可以将文件公开到信息发布页，方便所有用户快速访问。A、管理员可以定义信息发布页的分类及内容B、可以发布系统内文件、也可以发布单独的html信息与url地址C、信息发布页所有用户都可以访问,功能十五：信息发布,使用eworks系统的五个有利于,有利于学校对内部各要素协调一致，实现学校管理的整体化；有利于解决