管理制度(模板).doc

广东南方物流集团有限公司管理制度制度名称关于XXXX管理制度编制部门发文时间编号密级主送单位抄送单位一、目的为了加强对固定资产的管理，保证其合理使用，保护其完整，发挥固定资产的最大效能, 降低经营管理费用，盘活闲置的固定资产，理顺各相关部门的工作职责和要求，特制定本规定。二、定义本规定所称固定资产是指单位价值超过1000元、使用期限超过二年，包括房屋及建筑物、动力设备、机械设备、运输设备、IT设备、空调及电气设备、通讯及办公设备、消防安全设备、其他经营设备类。对一些单位价值不足1000元，预计使用年限超过二年，且数量较多，在企业经营中发挥较大作用的有形资产，根据实际情况可列入固定资产管理。三、管理形式固定资产实行电脑账簿（账）、可粘贴卡片（卡）、实物（实）分管原则；财务部管理固定资产明细分类账及固定资产卡片；行政部门管理实物。四、各部门管理职责（一）财务部职责：负责对固定资产价值的确认、核算、付款、折旧、变现、转让的审核及对实物日常管理的监督和固定资产盘点的组织工作，包括固定资产卡片的建立。（二）采购部职责：负责固定资产设备采购。1、负责公司合格供应商（资信、履约、售后服务能力）的评定和采购计划的制定及实施。根据公司的需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商。 2、负责组织固定资产物品采购工作，收集物品样本三证（营业执照、产品合格证、质检报告），确保采购物品质量。3、严格按采购程序办理事务，采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； （三）行政部职责1、负责设备的申购、维修（专业性设备由专业职能部门负责维修）。2、负责设备的调配、报损和日常管理；会同财务部组织盘点工作。3、明确实物保管人和管理责任人的责任、跟踪固定资产（信息设备）的使用状况、固定资产报废的确认及固定资产盘点工作，并不定期对固定资产进行抽查，确保实物的安全及正常使用。4、负责闲置固定资产（信息设备）的日常管理及调配、处置工作。5、分部门建立固定资产电子台帐（格式见附表9）。6、负责固定资产调拨、报废等涉及资产转移、变卖出场过程中的监督工作(须在相关单据中签名确认)。（四）使用部门职责：1、负责对其使用固定资产的实物保管及日常维护与保养。2、建立部门固定资产实物台帐，明确设备的实物负责人；定期与财务对帐、与实物稽核。3、单位、部门固定资产管理责任人为单位、部门负责人，总部资产管理责任人为行政部总监/经理。五、固定资产管理制度（一）固定资产购置1、日常固定资产的申购程序（1）各部门根据本部门需求提出申购计划，报行政部；（2）行政部根据各部门的需求，制定出下月总的申购计划，填制附表1“申购单”报财务部审核后报分管副总审批，董事长批准。2、审核要求行政部、财务部必要时应对各部门的需求进行实地考察，对其种类、数量、配置等情况进行审核，严格把关，做到物尽其用。3、固定资产购置（1）购置方式的确立：对于要求添置资产的部门或个人应填写固定资产购置申请单，行政部核定，行政部在审核“申请单”时，应检查是否有可供调配的闲置固定资产，对于有同类型闲置固定资产的应采取调拨方式，对于未有闲置的申购物品才采取直接采购方式购买。财务部审核（依据预算或其他），报分管副总审批，董事长签字批准。（2）购置价格：固定资产的采购由采购部统一购置，信息产品由信息部协助采购部购置。日常办公设备由行政部负责购置。财务部进行审核时，应按照所需资产的质量、规格等要求另外进行询价，如所咨询价格明显低于经办部门的提供的价格，经办部门应对存在的差异做出解释，对存在无合理理由且差异较大的，财务部应当坚决制止。4、固定资产验收购置的资产到达公司后，由行政部负责组织相关部门验收。验收合格后，进行资产编号，填写“固定资产入库单”办理入库手续。（1）验收要求：负责验收的部门，验收时应核对经办部门提供的相关资料，逐一清点数量及核查其质量，对下列情况应拒收： 与样板不符，货不对板； 质量不合格； 型号、规格、单位、单价、数量与资料不符。（2）验收人员：固定资产由行政部负责验收（专业技术设备由专业职能部门配合验收）。（3）单据填制：行政部对验收合格的物品应于验收时填制附表2“固定资产验收单”，验收合格后，行政部必须以使用部门为单位编制附表3“固定资产签收明细表”；卡片编号栏由财务部负责填制，编制完毕后，行政部将“固定资产签收明细表”传各使用部门实物保管人签名。另外对需要安装的固定资产，验收部门应出具固定资产安装验收报告，将其附在相应的验收单后。对于专业性较强的固定资产。验收部门应邀请相关专业技术人员协助验收。5、标签的粘贴财务部按下文规定的编号要求统一编制附表4“固定资产标签”，发放给各使用部门，并监督其自收到标签之日起二天内粘贴在实物明显的位置，以便实物和账簿一一对应。6、付款（1）付款审核：财务部对购入的固定资产数量、单价等方面进行审核，对于实际购入数量大于申购数量的（如有合同的按合同执行），财务部将不给予报账，对于实际单价与前述确定的单价不符的，必须注明原因，如无合理原因，超出部分的金额由经办人承担。（2）付款方式：采购部（经办部门）凭已审批的申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”填写付款申请单到财务部报账，经财务审核、报公司领导审批后付款。7、入账手续财务部凭供应商发票原件、“固定资产验收单”和“固定资产签收明细表”入账。关于发票的索取，采取谁负责采购谁负责办理的原则。财务部应在购买当月根据“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”录入固定资产电脑卡片，办理固定资产入账手续，以便跟踪固定资产的实物管理，确保财务核算的准确性和及时性。行政部应积极配合财务部办理固定资产电脑卡片的录入工作。（二）固定资产调拨如固定资产“申购单”上注明采取调拨方式添置固定资产，由调入部门提出申请，行政部、财务部审核后报公司领导审批，调入部门凭审批后的调拨单调拨固定资产。调拨手续完毕后，财务部凭附表5“固定资产调拨单”修改或录入固定资产电脑卡片，据资产调拨单以做相应的帐务处理。（三）固定资产使用1、固定资产领用及登记（1）领用部门或人员凭批准的固定资产领用单，交行政部，由行政部负责配发相关固定资产。（2）所有固定资产的领用，领用人在固定资产卡片和固定资产标签上签字。 （3）所有资产经行政部入库后，需进行登记工作，包括：记帐、建立卡片、标签等。（4）卡片由行政部制作，至少一式二份，由行政、财务各留一份存档。2、固定资产使用直接责任人固定资产申购部门自签收固定资产之日起成为固定资产使用部门，固定资产使用人即为直接责任人也为实物保管人。固定资产使用部门应指定专人保管本部门的固定资产实物。3、固定资产使用要求（1）固定资产使用人应按说明书的要求操作，随时保持固定资产的洁净与完整。（2）未经固定资产实物保管人的允许，他人不得擅自使用。（3）若固定资产出现故障，使用部门应及时通知相应的部门，不得擅自拆除。（4）使用部门发现本部门的固定资产连续三个月未使用，且预计将来亦不会再使用的固定资产，应及时通知行政部登记闲置固定资产。（四）固定资产的维修处理（1）资产的维修、更换、升级、添加等由行政部协调统筹各专业职能部门进行维护维修，信息产品由信息部门负责，工程机械类产品由工程部门负责。（2）对于资产进行维修申请，由资产使用部门/人员填写固定资产维修申请单后交予行政部，由行政部负责联系维修。（五）固定资产的报废1、报废条件：（1）长期闲置不用，在可预见的未来不会再使用，且已无转让价值的固定资产；（2）由于技术进步等原因，不可使用的固定资产；（3）已遭毁损，以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产；（4）虽然固定资产尚可使用，但使用该固定资产违背成本效益原则；（5）其他实质上已经不能再给公司带来经济利益的固定资产。2、报废要求固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废，需办理相关报废手续。（1）固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”，列明固定资产报废原因及固定资产的原值、净值等，鉴定小组（签署意见后报分管副总、董事长批准后转入固定资产清理程序。（2）报废审批通过后，报废的固定资产应及时清理，如有变卖价值的，由财务部、行政部、对报废资产的价值进行相应的评估，由财务部、行政部根据评估结果对报废资产进行变卖。填写报废日期。（3）在清理过程中，注意节约费用，实事求是对残料进行作价。（4）报废资产处理完毕，对固定资产及时登记，核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一致。（六）固定资产编号1、编号原则：固定资产由财务部编号后交行政部。 2、编号方式：资产分类编号+地区代码(两位拼音字母)+购买年份(两位数字)+流水号码+部门代码3、资产编号中资产名称代码：DY打印机 BJB笔记本电脑 TS台式电脑 FY复印机TY投影仪 BX冰箱 TV电视机 KT空调 HYZ会议桌 BGZ办公桌 CJ茶几 YZ椅子 GZ柜子 TE电话机 CA车 EL其他4、各类部门代码总裁办ZB 行政部-XZ 财务部-CW 电商部-DS 渤商事业部BS人事部RS 营运部 YY 工程部GC EL其他例：2009年1月广州行政部购入笔记本电脑，编号：BJBGZ0109001XZ3、编号发放时间财务部在编制“固定资产签收明细表”时，在编号栏内按编号规则依次发放编号。（七）闲置资产管理：各使用部门应及时将闲置的资产提供给行政部，由行政部根据闲置资产情况来确定固定资产的购置方式，以便公司的闲置资产得到有效的利用。（八）固定资产的盘点：1、公司定于三个月组织一次固定资产的全面盘点。由财务部牵头，财务部、行政部成立盘点小组，组织盘点准备工作。盘点出现盈亏时，使用部门（行政部协助）应及时查明原因，在盘点后三天内将盈亏原因报告交财务部；财务部根据盘点表及盈亏说明，在盘点后八日内出具固定资产盘点报告报公司领导审批。2、盘点完成后，行政部及财务部需填写固定资产月盘点表。六、处罚及其他（一）对办理固定资产购置的人员，如有故意以明显高于市场价购进的，一经查出，除应承担差价部分外，视情节轻重报公司领导对当事人进行口头警告、书面警告、通报批评、降职或辞退。（二）对未及时将闲置固定资产通知相关部门而造成公司重复购置的，视重复购置金额的大小，对行政部或相关实物管理责任人给予口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。（三）如因个人使用不当造成固定资产损坏但可维修的，实物保管人承担修理费用；如因个人使用不当造成固定资产损坏并不可维修的，实物保管人按该项固定资产账面净值赔款。（四）由于保管不慎造成固定资产丢失的，除该固定资产的净值由直接责任人（赔偿比例为60%）和管理责任人（赔偿比例为40%）负责赔偿外，还应对固定资产的直接责任人和管理责任人给予口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。（五）固定资产在保修期内出现故障，使用部门应及时报行政部，由行政部协调采购部通知供应商在规定的时间内进行维修。（六）固定资产管理责任人、实物责任人有异动情况的（包括人事调动、辞工等），由使用部门书面通知财务部，财务部打印责任人经管资产明细表，相关责任人凭明细表办理固定资产交接手续，填制附表8“固定资产责任人变动明细表”。财务部凭“固定资产责任人变动明细表”修改固定资产卡片。（七）对于未按规定在三天内正确粘贴固定资产标签的直接责任人将给予口头警告、书面警告、通报批评等处分。（八）员工在使用或保管公司资产期间，不得将资产私自转借他人，如因转借导致丢失、损坏，赔偿义务仍由使用或保管人承担。附：1、固定资产申购单2、固定资产验收单3、固定资产签收明细表4、固定资产标签5、固定资产公司间调拨单6、固定资产维修单7、固定资产报废（申请）单8、固定资产责任人变动明细表9、固定资产电子台帐专此规定。编制日期复核日期审核日期批准日期编制复核审核审批附表1：固定资产申购单申请部门： 年 月 日 申请人：使用部门固定资产名称规格型号单位预计单价申购批准数量购置方式用途预计到位时间数量金额购买调拨合 计公司领导： 财务部： 行政部: 总裁办：附表2： 固定资产验收单 NO：合同号： 供应商： 年 月 日 类别固定资产名称规格型号单位数量单价金额备注合 计供应商： 财务部： 行政部验收人： 使用部门/验收人： 附表3：固定资产签收明细表使用单位/部门： 年 月 日 卡片编号固定资产名称规格型号入账原值使用部门存放地直接责任人签名管理责任人签名行政部： 使用部门验收人： 财务部：附表4：固定资产标签建立日期卡片编号固定资产名称规格型号直接责任人管理责任人附表5：固定资产公司间调拨单申请单位/部门： 年 月 日 申请人：卡片编码调出部门/门店调入部门/门店名 称原存放地新存放地类 别原使用部门新使用部门规格型号原直接责任人新直接责任人启用日期原管理责任人新管理责任人原 值已提折旧净值数 量单位调拨原因： 公司领导: 财务部: 行政部： 经办人:附表6：固定资产维修单申请单位/部门： 年 月 日 申请人： 卡片编号固定资产名称规格型号数量维修原因要求返回时间维修结果实际返回时间维修返回部门签收人发货人： 承办部门： 行政部： 承修人： 附表7：固定资产报废（申请）单申请单位/部门： 年 月 日 申请人： 卡片编号直接责任人管理责任人固定资产名称存 放 地使用部门类 别规格型号启用日期