第三章 会议产品的要素

一、会议产品的设计框架在一个会议产品设计的最初阶段,会议产品还是一张白纸,纸上首先出现的是由会议主办方确定的会议的目标和主题,以及关于会议地点和议程的大致想法或建议，这个会议策划的框架可以用下面6个W概括:WHO谁?会议的主办单位、协办单位、承办单位是谁?有多少家PCO提供服务?演讲人是谁?与会者是谁?预期多少人出席?WHAT什么?会议主题是什么?是什么类型的?与会者的参加形式如何?WHEN何时?会议举行的年、月、日?具体时间安排?假日还是平日?淡季还是旺季?WHERE何地?在哪个国家?哪个城市?哪个会议中心或酒店?交通如何?WHY为何?会议的目标是什么?讨论、发展、还是互通信息?HOW如何?会议的形式是哪种?是否需要单间讨论室、展览空间、餐饮服务?二、会议产品的吸引力要素经过详细的策划,会议产品形成了,具有了很多的吸引力要素,也可以说是“卖点”。会议产品的吸引力要素如下:1.会议的主题、议程及其他活动项目会议的主题是体现会议目标的实质性要素,主题要鲜明、独特、富有吸引力，会议议程在内容、方式和期限上因会议而异。总的来说,议程要安排得妥当、丰富、衔接自然,紧紧围绕主题。会议中所与的节目、活动的安排也都要紧紧围绕会议主题。据2002年秋国际专业会议组织者协会通讯报道,对于国际性协会的科学会议,会议内容是增加参加会议人数的一个最为重要的决定性因素。会议议题是会议的具体化，是围绕会议主题而设立的以一个个打算讨论的问题。会议议题的适当与否，直接影响会议的成功与否。在进行会议议题的选择时，要紧紧围绕会议的主题展开，它可以帮助人们有效的讨论问题，更好的体现会议的主题。与会议主题无关的问题，在一般情况下不要列入会议议题，否则会降低会议效率，严重的会引起混乱甚至骚乱。几个案例：朝核六方会谈中日本和美国拟提出的议题。解决哥伦比亚、厄瓜多尔、尼加拉瓜和哥伦比亚的冲突的会议。2.会议举办地在挑选会议场所时,较之其他方面的单项标准,会议组织者更为重视会议的所在地。会议在哪个国家哪座城市举办?地理位置和交通状况如何?气候怎样?城市环境和基础设施如何?有什么著名景点?这些都是影响整个会议吸引力的重要因素。3.会议地点指会议的具体举办地点。会议地点主要包括酒店、专门的会议中心、学术机构的会议地点以及市政会议地点等。会议地点的吸引力要素比较复杂,既包括会议室条件、客房条件、视听设备等硬件要素,也包括服务质量、接待会议经验等软件要素。4.演讲人和嘉宾演讲人的专业水平和嘉宾的档次在很大程度上决定着会议信息交流的质量和会议的影响度大小。选择好演讲人和分组或讨论的主持人,是活动成功的重要因素。一般邀请政府相关要员、行业协会人员、行业杂志的编辑、大学教授等。5.人际交流氛围会议要给与会者留下难忘的记忆。与会者选择参会,不仅仅是因为在会议的正式议题之中能够享受到和学习到东西,还因为会议能够为与会人员提供非正式的人际关系网络和做买卖以及社会交往的机会。三、会议产品 1.会议的主题、议程及其他活动项目2.会议场地与会议布置（1）会议室布置模式A 剧场（礼堂）式就是整个会场像剧场那样，前面有主席台，有若干个座位。听众座位围绕着主席台，分正面向、左面向、右面向之分，还可以有楼上作为。一般是人多时用，系统设施完备，往往有先进的设备。B 中空圆（方）形主席台与与会者桌子连在一起，中间空隙处摆放花草。主要用于人数不多、规格较高、身份重要的国际会议或者讨论会。圆形不适合于谈判。C 中空椭圆（长方）形体现主次之分。董事会长方（椭圆）形只适合于召开董事会、管理类会议。E 形与马蹄铁形讲解时，多讲主席台置于开口处上方。F 叠层u形重要的与会者在里面，一般的在外面。G教室形有很多与会者时用。形人数较少时用。教室形人多时候用，便于讲解，便于记录。 讨论会（宴会）形有利于调动与会者参与的积极性的一种会议安排方式。案例分析：参阅课本第四页，分析每一用会议用那一种会场布置形式？如：Congress 适合于剧场（礼堂形）人数众多，主席台有人做报告。（2）会议基本设施的布置3会议发言人4会议通知会议通知是通过各种方式将开会的信息告示潜在会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传促销方法。一些大型会议，尤其是国际组织的大型国际会议，一般会发4至5轮公告，一般国际会议，通常只发两轮通知，即征文通知和注册通知。当今社会，由于互联网的发展与普及，一轮一轮的发通知的现象已经在逐渐消失了，可能与会者可以随时在网上了解筹备会议的最新消息，但不管形式发生什么样的变化，在筹备会议时，仍然还是围绕征文和注册两项工作展开。第一轮通知：一般包括：会议的目的与主题，会议的日期与地点，会议的联系方法。案例分析：P59 会议目的：Specialize in reporting and discussing progress in the development of X-ray and their application to science and industry.etc.第二轮通知： 主要是论文征集，也叫论文征集通知，其中一个非重要的方面就是关于论文的一些要求，当然也包括会议一些其它的情况，必不可少的是会议初步日程和旅游路线，联络办法等。案例分析：P61第三轮通知：一般叫做注册通知，包括非常详细的信息，因为收到此通知的人会根据相关信息做出是否参加会议的决定，必须附上注册表和注册标准。5 会议具体事务安排会议事务重点包括财务，名卡与印刷品等。财务是重中之重的大事，要提前进行预算，适当向与会者收取，谨慎控制开支。名卡是会议通行凭证，分胸卡、挂卡和IC卡，一般只有重要的、安全性要求高的会议才采用IC卡。一般应避免打印头衔和职务，不同类型人员采用不同颜色，以便于看清楚，主要内容包括时间、地点、会议名称和与会者姓名。印刷品主要包括会议邀请函，会议内容摘要，会议资料汇编，会议程序手册和会议指南，旅游手册，等。会议邀请函要在注册确认后就要开始办理，要给参会者足够的时间去办理诸如请假、护照等事务。会议内容摘要，会议程序手册和会议指南等，都要会议前印刷好，发给与会者者，供他们了解会议的相关信息，根据会议内容和流程进行选择。旅游手册要在与会者报到时发给他们。会议资料汇编在会议结束后要及时整理并寄送，也可进行销售。6会议专业活动包括都会特邀报告、分组会报告会和张贴报告。特邀报告人一般是该学科领域中最著名的学者，主持人一般也是由该领域中有声望的前辈学者担任。通常报告时间是25分钟，回答问题时间5分钟。分组会报告会具有灵活性的特点，与会者可以选择自己感兴趣的报告去听。报告时间一般是10至15分钟，主持人一般也是要有一定学术地位的。张贴报告一般是论文质量不高的一些口头发言有苦难的人的论文。7住宿与餐饮安排住宿和餐饮是会议能否成功的重要因素之一。住宿安排的基本原则是把与会者尽可能的安排在一起，或者是距离会议地点最近，尽可能的安排在一家宾馆。一般要求与会者预付押金，并建立个人账户。另外在安排住房时要准备住房表，便于查找与会者房间号码或传递信息。餐饮关系参会人数。尤其是国际会议，很多人对中国的饮食感兴趣，同时这是一个很好的相互交流的机会，因为在进餐时，人是最没有戒心的，能够放下思想上的包袱，能够真心的交往。餐饮的安排包括餐饮的种类主要包括早餐、茶歇、午餐、宴会和晚餐。早餐多有宾馆免费提供，茶歇可提供茶，或咖啡，有些还提供点心，这取决于会议的经费。午餐一般统一安排，一般不提供含酒精的饮料。晚宴如果是主题宴会，最好每次安排不同主题的宴会。餐饮活动安排要遵循一些基本原则。一是要严格预算。因为餐饮在经费开支上最具伸缩性，一不留神，就会超支。二是责任要明确。有谁负责哪一项具体工作，要明确分工，责任到人。三是落实每个细节。日程、时间、场地、形式、价格、菜单、酒水、预订人数、主桌、音响设备、付款方式、签字负责人等，一个都不能少。案例分析1：P97作为会议操办者，在与餐厅经理进行交涉时，要考虑到那些问题？1 总桌数：1222饮食禁忌单独桌数：3+4+2+5+1案例分析2：P96会议餐饮活动与旅游团队餐饮活动有什么不同？1 计划性与随意性2旅游团队可以按照路途中的小组安排餐饮，可以自行调换。8 会议附设展览此类展览往往是专业性会议的有机组成部分，俗话说叫逮住了机会秀一把，给点阳光就灿烂，给点海水就泛滥。此举是一个多赢的举措，对主办者有好处，主要是增加收入，对与会者有好处，主要是享受到丰富多彩的会议内容，比如说看到很多新产品，能够货比三家为今后购买同类产品做参考。对参展商有好处，主要是直接接触目标市场，潜在地增加客户，为参展企业的发展与调整提供决策的依据。附设展览的主题务必与会议的主题相一致，不可喧宾夺主。规模可大可小，不可一味贪大。事实上，很多会议附设展览是规模不大影响大，这与会议本身的规格，会议主办者在该领域的地位与身份的分不开的。作为会议主办者，如果会议要附设展览，在没有经验的前提下，做好将展览工作交由PEO 去办理，自己专注做好会议工作。不要一味地贪大求全，什么社情都