公文写作基本知识(冯成)ppt课件

.,1,公文写作基础知识讲座,中共肃州区委党校冯成2011年4月18日,.,2,1971年7月9日基辛格秘密访华，同中国代表章文晋、黄华谈判。双方在草拟公告的问题上出现了僵局。美方草案中有句：“中国政府向尼克松发出访华邀请，尼克松表示乐于接受。”中方不同意这种说法。中方草案中写道：“尼克松愿意访华，我们就提出邀请。”美方则不同意这种说法。双方僵持不下。关键时刻，章文晋专为此事请示周恩来总理。周总理仔细斟酌后，将原文改为：“获悉尼克松总统表示愿意访问中华人民共和国，周恩来总理代表中华人民共和国政府邀请尼克松总统于1972年5月以前的适当时间访问中国。尼克松总统愉快地接受了这一邀请。”基辛格看到中方修改后的文本，感到很高兴，马上同意。,公文写作基础知识讲座,.,3,公文写作基础知识讲座,一、公文的特点与功能二、公文的格式三、常见公文的写作四、常用办公文书的写法,.,4,公文的特点与功能,公文的概念公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。企业公文（包括传真、电报、电子文件等）是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是依法治企和进行商务活动的重要工具。其格式和要求都依据国务院国家行政单位公文处理办法执行。,.,5,公文的特征,公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；,公文必须反映与处理公务活动；,公文有一套规范的体式和相互关联、衔接有序的处理程序。,公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。,公文的特点与功能,.,6,公文的作用,一是法规和准绳作用,二是领导和指导作用,三是沟通和合作作用,四是宣传和教育作用,五是记录和凭证作用,公文的特点与功能,.,7,公文的种类-命令（令）,是权威性最高的一种行政公文，适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性象征措施，任免人员，嘉奖有关单位及人员。,概念,特征,1.发文机关的权威性（只有中华人民共和国主席，国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任及县以上各级人民地方政府才可以依照法律规定的权限发布命令）党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令，但要以行政部门的面目出现。2.命令只能用于重大的行政实效，宣布实行重大的行政措施，奖励成就突出的人员。3.从发文作用角度，具有强制性（无条件执行，服从命令，命令一旦下发不许更改）,.,8,公文的种类-决定,决定是各级党政机关普遍使用的一种具有领导性和规定性的下行公文，适用于对重大事项或重大行动作出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。,概念,特征,1.制约性2.指导性3.稳定性,.,9,公文的种类-意见,意见适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文，无论作为上行文下行文还是平行文都具有建议的作用，意见往往在特定时间内发生效益力。,概念,.,10,公文的种类-公告,指主要适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，发布范围最广的一种公文。,概念,特征,1.发文机关的限制性（发文机关，人大及其常委会，国务院）及其所处部门，各省市自治区直辖市行政领导机关可以制发公告。2.发布范围的广泛性3.内容具有重大性4.从传播方式的角度，传播方式具有新闻性,.,11,公文的种类-通告,适用于公布社会应当遵守或周知的事项。,概念,特征,1.周知性（一定范围内的人或特定范围内的人知晓，使他们了解有关政策、法令、共同维护社会公务管理秩序）2.广泛性3.法规性（通告可颁布一些地方性法规，特定部门都需执行）4.务实性,.,12,公文的种类-通知,适用于批转下级机关的公文，转发下级机关或互相隶属机关的公文，发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免或聘用干部。,概念,特征,1.用途的广泛性2.使用的高频性3.公用的指导性4.行文的时效性,.,13,公文的种类-通报,适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况是使用的公文文种，出现的新情况、新问题、新状况的传播。,概念,特征,1.真实性（不能有差错，编造情况，信息真实）2.教育性对表彰单位激励，对落后单位有鞭笞作用3.典型性4.知照性扩大了通报事项的影响5.时效性近期发生,.,14,公文的种类-报告,行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问时使用的文种，报告时陈述性的上行文。,概念,特征,1.单一性可以不回复2.陈述性3.事后性所有报告都是在工作开展一段时间后或完成之后,.,15,公文的种类-请示,适用于向上级机关请求指示，批准的公文，是党政机关都广泛采用的一种上行公文，具有强制性回复的特点。,概念,特征,1.回复性强烈的期复性2.单一性只能对一种情况进行指示，不能在一份公文中对若干事项提出请求3.针对性超出职权范围的，牵涉其它部门时，向上级机关请示4.超前性提前请示，事前行文5.可行性,.,16,公文的种类-批复,指适用于答复下级机关的请示事项。,概念,特征,1.被动性不是主动行文，公文体制中唯一纯粹被动的文种2.针对性针对性很强，下级机关请示问题或事项，上级机关批复就指向这一问题不能答非所问，也不能牵涉其他3.权威性批复代表了上级机关的权利和意志，目的是指导下级机关工作，具有指令作用4.简明性批复只对请示的事项只作原则或结论性表态，无需做具体的分析或阐述，因此比较简明扼要,.,17,公文的种类-议案,议案适用于各级人民政府按照法定程序向同级代表大会或人民代表大会常务委员会，提请审议的议事公文。,概念,特征,1.制作主体的法定性2.内容的限定性和重要性3.行文方向的单一性和确定性4.提请的程序性和实现性,.,18,公文的种类-会议纪要,用以记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种行政公文。会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文。,概念,特征,1.纪实性2.提要性会议要点提炼出来，重点说明回忆中的主要参加者，写基本的议程，简要说与会者的观点以及所达成的共识、形成的决议3.指导性会议纪要中传达的主要会议情况、精神、要点，对于有关部门具有指导作用，要求与会单位或有关部门要以此为依据展开工作，要求下级机关落实会议的议定事项4.称谓语的规范性在会议纪要中要采取固定用语，会议认为，会议提出，会议强调、希望、号召等,.,19,公文的种类-函,适用于不相互隶属机关之间商洽工作、寻问和答复问题请求和批准事项是所使用的公文，主要是平行文,概念,特征,1.形式灵活，适用性强2.务实性强,.,20,一是上下级关系，即领导和被领导关系，这是直接垂直的关系，一般在上下一级之间。,二是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。,三是平级关系，是在一个系列中的同等级别的机关或者部门、单位之间的关系。,四是非隶属关系，指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系。,行文关系,公文的特点与功能,.,21,行文方向,上行文，指公文向上级机关单位运行。行政公文的上行文有议案、报告和请示等。,下行文，指公文向下级机关单位运行。下行的行政公文较多。,平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。函、通知等都可以平行。,泛行文，指公文可以同时上行、下行或平行，并向社会公布。行政公文中的公告和通告就属此类。,公文的特点与功能,.,22,.,23,中国共产党机关公文处理条例（以下简称条例，经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发。国家行政机关公文处理办法（以下简称办法，2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起正式施行；国家行政机关公文格式，1999年12月27日国家质量技术监督局发布，2000年1月1日起正式实施。,公文处理的“法典”,.,24,公文用纸主要技术指标：60g80g胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85%90%横向耐折度15次不透明度85%pH值为7.59.5,一、行政公文格式,.,25,公文用纸幅面及版面尺寸：A4纸（210mm297mm）天头（上白边）37mm1mm订口（左白边）28mm1mm版心尺寸（不含页码）156mm225mm排版规格正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字,一、行政公文格式,.,26,公文中各要素标识眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,一、行政公文格式,.,27,00001,（集团）公司文件,20043号,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,房地产公司、置业、公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1、意见2、的通知,二四年一月二日,（附注）,主题词：文书档案通知,抄送：档案局,（集团）公司办公室,2004年1月印发,眉首,主体,版记,机密一年,特急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,.,28,00001,（集团）公司文件,20043号,眉首,机密一年,特急,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性。,1.发文机关标识。较普遍的问题是上行文不用“上行文版式”，或未标识签发人。,二、公文眉首常见错误,.,29,（集团）公司文件,20043号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,机密,特急,眉首,.,30,机密,特急,房地产公司房地产公司文件房地产公司,房20041号,上行文至版心上边缘为80mm。,眉首,签发人：,.,31,机密,特急,房地产公司房地产公司文件房地产公司,房20041号,联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。,眉首,上报的公文需标识签发人姓名;“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,签发人：,.,32,00001,（集团）公司文件,20043号,眉首,机密一年,特急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,2.密级标注和保密期限,标注不规范。,位置不正确。,定级不合理。,.,33,00001,（集团）公司文件,20043号,眉首,机密一年,特急,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1.机关代字；2.机关代字加文种代字；3.机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”不编虚号,“发文字号”常见错误,搭配虚字年号不全错用括号乱设虚位,.,34,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,房地产公司、置业、公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,（附注）,主体,应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容（事由）、文种。每个要素都有其独特的作用，一般不得随意省略。,.,35,公文主体常见错误,文种使用不当,错（混）用文种缺少文种生造文种,“请示”、“报告”和“意见”“请示”和“函”,（一）标题不规范,.,36,事由表述不清标题滥用符号标题繁琐冗长排列问题,不美观。“切词”现象。“背题”,.,37,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,房地产公司、置业、公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,（附注）,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,主体,（二）主送机关不明确,没有主送机关,上行文多头主送,越级行文,送给领导个人,.,38,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,房地产公司、置业、公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,（附注）,主体,（三）正文的常见问题,.,39,不依法行文。正文主题不明确。结构层次序数使用不规范。一、（一）1.（1）引用文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。,正文常见的问题,.,40,语言运用上的毛病一是内容空洞乏物。二是言辞含糊不清，欠准确简明。三是表述详略不当。四是用语不庄重严肃，随便失礼。,正文常见的问题,.,41,（四）其他部分,附件问题2.成文日期印章加盖,.,42,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,房地产公司、置业、公司：,为贯彻市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,（附注）,是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。,主体,文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。,数字、年份不能回行。,不同文件成文日期不尽相同。成文日期中的零写为“”,需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,.,43,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,房地产公司办公室,2004年1月印发,不得标识此页无正文,下弧无文字时下套下弧有文字时中套,落款处不署发文机关名称。,。,.,44,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,（附注）,主题词：,抄送：，。,房地产公司办公室,2004年1月印发,落款处不署发文机关名称。,。,.,45,附件：1.意见2.的通知,二四年一月二日,主题词：,抄送：,房产公司办公室,2004年1月印发,房产,房产,房产,数码通,数码通,落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。,。,.,46,（集团）公司文件,20043号,（集团）公司关于加强文书档案工作的通知,主题词：文书档案通知,抄送：档案局,（集团）公司办公室,2004年1月印发,版记,便于计算机检索和管理公文。,应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。,以公文付印时间为准。,.,47,1.公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。2.在公文版记部分，新办法已经取消了份数，但仍有不少的单位在公文中标识份数。,公文版记常见错误,.,48,三、常见公文的写作,通知函报告请示批复,.,49,三、常见公文的写作,通知（一）通知的概念和特点通知是批准下级机关及转发上级机关和不相隶属机关公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等所使用的公文，它是公文中使用频率最高、使用范围最广的一种。（二）通知的种类和写法根据通知的内容及作用，通常把通知分为四类：知照性通知、指示性通知、事项性通知、批示性通知。不论哪种类型的通知，其结构都包括标题、主送机关、正文、制发机关和成文日期几部分。通知的标题。通常有三种形式：一是由发文机关、事由和文种组成，如黄泥堡乡人民政府关于做好三春工作的通知；二是由事由和文种组成，如关于进一步加强旅行社经营价格管理的紧急通知；三是只写文种通知，这种形式常见于基层单位所发的事务性的通知或一般性会议通知。有些特殊情况下的通知，在标题中应写明性质，在“通知”前加上说明性词语，如“紧急通知”，“补充通知”等。,.,50,三、常见公文的写作,关于召开涉外饭店星级评定工作会议的通知各地市旅游局、省涉外星级饭店评审委员会委员：兹定于月日在市召开全省涉外星级饭店评定工作会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容1传达全国涉外星级饭店评定工作会议精神；2讨论全省涉外星级饭店现状，表彰优秀饭店；3布置明年评审工作。着重研究如何用星级饭店评审，复审等手段促进饭店管理与服务跃上新台阶问题。二、参加人员各地市州旅游局领导，省内各主要涉外饭店负责人，评审委员会各委员，旅游公司、旅游车队负责人列席。三、报到时间和地点与会人员务必于月日12：00前到市路饭店二楼一号会议室报到。联系人：电话：87642517四、食宿费及其他与会人员会议期间食宿由旅游局承担，其他费用自己解决。省旅游局（盖章）年月日,.,51,三、常见公文的写作,.,52,三、常见公文的写作,函（一）函的概念和特点函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等使用的公文。其特点是：1行文的多向性公文中只有函具有多种行文方向，它大部分用于平行机关或不相隶属机关之间，有时也可用于上行或下行。2功能的多用性函的用途广泛，使用频率高。主要用于不相隶属机关之间商洽工作，询问、答复问题，周知事项，也可以向业务主管部门请求批准有关事项，还可以用于上下级之间的公务联系。3写作的灵活性篇幅短小，轻捷简便，写法灵活，不受公文格式的严格限制。,.,53,三、常见公文的写作,函的格式函的写作格式一般包括标题、受文单位、正文、落款。1函的标题一般由发文机关、事由和文种构成。去函的标题一般是“单位（发函机关）关于事给单位（收函机关）的函或“单位关于事的函”；复函的标题一般为“单位（发函单位）关于事的复函”。2受文单位即函的送达对象。3正文（1）开头。交代写函的根据。发函要写清发函的起因，复函一般只写“（指单位）（批年号）字号函悉。”（2）主体部分。提出要商洽、询问、答复、周知的事项。发函要将商洽、询问的事项交代清楚，语言要注意分寸，讲究礼貌。复函要针对来函，简短、扼要、明确地给予答复。,.,54,三、常见公文的写作,函的写作要求1开门见山。尽快点明主题，力戒漫无边际，故意绕弯子。2叙事简洁，要求明确。发函要将商洽、询问的事项写得具体、明白，以便对方能准确回复。复函要有的放矢，不能偏离来函的要求。3用语得体，注意分寸。用于商洽、询问事务的函，措辞要得体，掌握分寸，语气力求平和、礼貌，不能生硬地强迫对方按自己意见办事。用于答复问题的函，要有问有答，语气肯定，不能模棱两可。,.,55,三、常见公文的写作,市旅游集团公司关于委托旅游学院举办管理人员培训班的函旅游学院：为了培养新世纪的旅游管理高级人才，我集团公司拟委托你院举办一期管理人员培训班，时间一年，人数30人，采取脱产学习的形式。学费按你院有关规定支付。能否接受，请予研究函复。市旅游集团公司（盖章）二一年六月二十日,.,56,三、常见公文的写作,旅游学院关于为市旅游集团公司举办管理人员培训班的复函市旅游集团公司：你集团公司200321号来函已于2月15日收悉。关于为你公司举办管理人员培训班的问题，经研究答复如下：一、同意为你公司举办管理人员培训班，人数30人，时间一年，脱产学习，开学时间：2003年3月15日。二、有关学籍管理及实习、收费标准等问题，请参照旅游学院关于举办管理人员脱产培训班的规定中有关条款另议。特此函复。旅游学院（盖章）二一年六月二十一日,.,57,三、常见公文的写作,报告（一）报告的概念和种类报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、答复上级机关询问的公文。是一种陈述性的上行文。报告的种类很多。按内容分，可分为专题报告和综合报告。专题报告，内容单一，是就某一专项内容而写的报告。综合报告，内容具有综合性，是全面反映情况的报告。按性质分，报告又可分为汇报性报告、建议性报告、答复性报告、呈送性报告。,.,58,三、常见公文的写作,（二）报告的结构与写法报告由标题、正文、署名及成文时间构成。一般采用典型的公文标题表述法，要求通过标题反映报告的主旨，点明报告的性质。标题中的三要素即发文机关、事由、文种极少省略。正文因种类不同写作侧重有所不同。1汇报性报告重点在汇报工作、反映情况。开头先交代工作开展背景、原由、总体的情况。主体部分是陈述工作具体情况，如基本做法、主要经验、存在问题等。以上各项并非面面俱到，可着重汇报其中某项。由于汇报性报告不需要上级答复，结尾可用“特此报告”、“请审阅”“如有不妥，请指示”等语，也可自然结束。2建议性报告重点在提意见或建议。这些意见或建议呈请上级批转给有关部门参考或施行，一经批转，就带有指令性。这类报告是职能部门争取上级支持、指导，从而推动工作的有力工具。一般是开头先总述写报告的背景、原因、目的、情况等，主体部分是分述所提意见或建议，结尾多用“以上报告如无不妥，请批转单位执行”。3答复性报告是针对上级领导部门的询问所作答复而写的报告。它与主动向上级汇报的汇报性报告不同，是被动行文。一般是先交代写作原由，再根据上级询问的问题或提出的要求作答，可用“特此报告”作结。4呈送性报告是下级向上级报送文件、物件时随文或物呈送的报告。一般只几句话写明报告的目的、根据及文件、物件名称，可用“请审阅”“请查收”等作结。它的附件很重要，实际上附件是报告的主要内容。,.,59,三、常见公文的写作,请示（一）请示的概念和特点请示是用于向上级机关请求指示、批转的公文。具有以下特点：1行文主体的组织性其行文主体只能是组织行为，不能以个人名义向上级机关和组织发请示类公文。2行文内容的单一性即一件请示公文，只能提出请求就某一方面工作作指示、请求批准某一件事项或请示解决某一个问题。如果请示几件事，必须是与同一个问题密切相关的几个方面，同时还是受文机关能给予一次性批复和解决的，否则，上级机关便不好批复。3行文关系的直接性即下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示或越级请示。4行文时限的紧迫性因为所请示的问题一般是急需办理和解决的，所以很注重对时间方面的要求。,.,60,三、常见公文的写作,（二）请示的结构和写法其结构包括标题、主送机关、正文制发机关及成文日期五部分。1标题请示的标题应是规范的公文标题，由发文机关、事由、文种构成。2主送机关一般只写一个主管上级机关的名称。受双重领导的机关在报送请示时，可同时抄送另一领导机关。3正文请示的正文包括四部分：（1）请示缘由。它是正文的开头，也是对整个请示的精炼概括，用三两句简要说明请示的事项和为什么要请示，使人有一个明确清晰的概念。（2）请示事项。主要写要求上级指示或批准的具体问题和具体事项。要着重写清基本情况和理由。但阐述要扼要，文字要简短，事实、数字要准确。对于比较复杂的问题，应当把上级机关审核时需要了解的有关情况写清或附在请示之后，为上级审定提供可靠依据。（3）具体意见。这是对所请示的问题提出解决意见或处理的设想、要求。意见要明确，切实可行，使上级机关一目了然，便于迅速决断。（4）请示结尾。一般常用“妥否，请批示”“当否，请批示”或“请予审批”“请批复”等习惯用语。4制发机关名称在正文之后的右下方，写明制发机关名称，要用全称。如果标题中已有制发机关名称，落款处也可省略。但无论采用哪种形式，均要有公章。5成文日期在制发机关下方，标明成文具体时间。,.,61,三、常见公文的写作,（三）请示的写作要求1要坚持一事一请示如果“一文数事”，不同的事有不同的主送机关，致使文件传来传去，误时误事。2要正确地阐明情况，恰当地提出意见或建议这是请示的主体部分，必须认真写好。阐明情况要实事求是，切忌弄虚作假。提的意见或建议要恰当明确，切忌模棱两可。3标题要规范请示是国家法定的公文，其标题要符合公文标题拟写规范，不应带主观随意性。常见的错误是将“请示”这一文种写成“请示报告”。4用语要得体请示的语言要谦恭、庄重，结尾应用约定俗成的专用尾语，用“要求”“必须”等带有命令口气的词语或用书信末尾的祝颂语，都不妥当。5要严格按照隶属关系行文一是不要多头主送。如果属于受双重领导的单位，主送负主要责任的上级机关。二是避免越级请示。如因特殊情况需越级行文，应抄送越过的机关。三是一般不直接报送领导者个人。四是不要抄送下级机关。,.,62,三、常见公文的写作,批复（一）批复的概念和特点批复是答复下级机关请示事项的公文。具有回复性、针对性、权威性、简明性的特点。（二）批复正文的写作要点一般包括批复依据和批复意见两部分。批复依据一般是引述原请示的日期、文号，必要时可以引述来文的标题和要点，多用“月日请示悉”或“字号关于的请示收悉”等语，批复意见是对来文所提意见的具体答复。批复结尾可以“此复”、“特此批复”作结束语，如果开头已写明“批复”或“答复如下”等字样，结束语可省略。（三）批复的写作要求1要紧紧围绕请示事项来写，针对所问作答、所求作复，不能答非所问，也不能只答复其中一部分，要全部答复。2批复意见要明确，态度要明朗，是肯定还是否定，是同意还是不同意，是即办还是缓办，什么理由和原因都要明确表示，不能模棱两可，含糊其辞。3表达要准确，措词要严密，语气要肯定，不使产生歧义和疏漏。,.,63,四、常用办公文书的写法,工作计划总结讲话稿,.,64,四、常用办公文书的写法,(一)计划的标题计划的标题常规写法是由单位名称、适用时间、指向事务、文种四个要素组成。如建筑工程安装公司XX年工作计划、大学学院XXXX年第一学期教学工作计划。除常规写法外，还有一些变通的写法。变通一方面表现在要素的省略上，一方面表现的文体名称的变化上。先说要素的省略。有些计划，省略单位名称，由适用时间、指向事务和文种组成，如1999年度全民义务植树造林工作计划。有的计划，省略适用时间，这在专题计划中比较常见，如大学第二期教师安居工程工作计划。有的计划，省略单位名称和适用时间两个要素，由指向事务和文种组成，如科研工作计划。也有只用文种做标题的，不过这种写法因太不正规不值得提倡。省略要素时要注意，越是基层单位的计划，省略要素的情况越普遍，因为涉及范围小，有些要素不说大家也明白。越是大单位的正规的计划，要素越不可省略。再说文种名称的变化。由于每一份计划所强调的重心各有侧重，其指挥性、约束性的强弱程度也有较大不同，计划不一定都用本名做标题，可以根据自身的特点和需要变换名称，如大学党委宣传部1999年度工作要点、党委中心学习组1999年理论学习安排。,.,65,四、常用办公文书的写法,(二)计划的正文1前言前言是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，一般一两个自然段即可。如：为了进一步贯彻党的十五大精神，落实用邓小平理论武装全党的战略任务，根据中央和省委有关精神，党委决定对在职副处级以上的领导干部继续采取中心学习组的形式，以讲学习讲政治讲正气教育读本为基本教材，以建设有中国特色社会主义若干理论问题学习纲要、邓小平教育理论学习纲要为重要辅助材料，认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想特别是邓小平理论，并同深入开展“三讲”教育相结合，同整顿思想、改进作风相结合，同联系实际、推进工作相结合。党委中心学习组以自学和集中学习两种形式相结合，以阅读原著为主，并辅之以必要的专题辅导和讨论。学习每一个月进行一次，一般安排在每月第一周，每次一天。1999年党委中心学习组学习专题和学习方法安排如下：前言有时可以更短小一些，如：根据省委和县委工作会议精神和会议上具体部署意见，结合我县粮食工作实际情况，为全面完成19年粮食工作任务，制定工作计划如下：前言的详略长短，要根据工作的重要程度、内容的多少来确定，总体上以精练简洁为原则。,.,66,四、常用办公文书的写法,(二)计划的正文2主体主体部分要一一列出准备开展的工作(学习)、任务，并提出步骤、方法、措施、要求。这是计划最重要的内容，也