Excel 2003高级应用

Excel2003高级应用,讲授人:董庆华,本课要点,公式与函数的应用图表的应用数据管理打印工作表,10.1公式与函数的应用,公式与函数的应用是Excel2003强大功能的一方面体现，在工作表中输入数据后，可通过Excel中的公式与函数对数据进行自动、精确和高速的运算处理。,10.1.1知识讲解,在Excel中利用公式与函数，可以对工作表中的数据进行快速的运算和分析，从而提高工作效率。,1输入公式,公式是由一个或多个单元格值和运算符组成的一个序列，使用公式可以对工作表中的数值进行加、减、乘、除等各种运算。在单元格中输入公式之后，Excel2003会自动根据公式进行运算，并将结果显示在编辑栏上。Excel中的公式都是以等号（）开始的，其后是参与计算的元素（运算数）和运算符。如“=（A1+A2+A3）/4”就是一个公式，它表示将A1，A2和A3单元格中的数据加在一起后平均分成4份。以计算一个普通公式为例，实现自动运算功能，其具体操作如下：,1输入公式,1）分别在A1，A2和A3单元格中任意输入3个数据，这里输入【465】、【132】和【798】。2）选择A4单元格，在编辑栏中输入【=A1+A2+A3】。3）按【Enter】键或单击编辑栏中的【输入】按钮，A4单元格中便自动出现计算后的结果。,2显示并编辑公式,带有公式的单元格，在单元格中只会显示公式计算的结果，而公式只在编辑栏的输入框中反映出来，要使单元格中也能显示出公式，可选择【工具】【选项】命令，打开【选项】对话框的【视图】选项卡，在【窗口选项】栏中选中复选框，然后单击按钮，即可在单元格中显示出公式。公式创建后是随时可以修改的，包括添加或减少公式中的数据元素，改变公式的算法等。编辑公式相当于修改数据，可以直接双击含有公式的单元格然后在其中进行操作，也可以选择含有公式的单元格后在编辑栏中修改。,3移动或复制公式,应用公式时偶尔会对一些单元格的计算运用相同的算法，这时使用Excel的移动或复制公式的功能，可避免重复输入的操作，从而大大提高工作效率。,1）移动公式,创建公式后，可以将它移动到其他单元格中。如将A4单元格的公式移到C4中，其具体操作如下：1）选择A4单元格，将鼠标指针移到其边框上，此时鼠标指针变为形状。2）按住鼠标左键不放并拖动至C4单元格中，释放鼠标即完成移动公式的操作。,2）复制公式,复制公式是在移动公式操作的基础上按住【Ctrl】键不放进行复制.,4相对引用与绝对引用,在使用公式时，通常要引用单元格地址。Excel中的引用分为相对引用和绝对引用，它们具有不同的含义。,1）相对引用,相对引用包含了当前单元格与公式所在单元格的相对位置。默认情况下复制公式时Excel所使用的是相对引用，在相对引用下将公式复制到某一单元格时，单元格中的公式是相对改变的，但引用的单元格与包含公式的单元格的相对位置不变。,2）绝对引用,绝对引用是指将公式复制到新位置后，公式中的单元格地址固定不变。在相对引用的单元格的列标和行号之前分别添加“$”符号便成为绝对引用。,3）相对引用与绝对引用的相互转换,利用【F4】键可使公式中的相对引用与绝对引用相互转换，如公式为“=D2*F2”，在编辑栏中拖动鼠标选择该公式后按【F4】键，该公式即变为“=$D$2*$F$2”，再次按【F4】键将变为“=D$3*F$2”，第三次按【F4】键则变为“=$D2*$F2”，第四次按【F4】键便全部转换为相对引用。,5删除公式,删除公式的方法非常简单，只需选择包含公式的单元格，然后按【Delete】键就可删除，此时单元格中由公式计算得来的结果也将被删除。若想删除公式而不删除计算结果，其具体操作如下：1）选择需删除公式的单元格。2）按【Ctrl+C】键执行复制操作。3）选择【编辑】【选择性粘贴】命令，打开【选择性粘贴】对话框4）选中【粘贴】栏中的单选按钮，再单击【确定】按钮即可。,6应用函数,函数实际上是系统预先定义好的公式，它使用的是被称为参数的特定数值，按被称为语法的特定顺序进行计算。函数中的参数可以是数字、文本、形如TRUE或FALSE的逻辑值、数组或单元格引用等能够产生有效值的数据。函数及其参数可以手动输入，也可通过【插入函数】对话框输入。如在“班级人数统计”表中计算班级的平均人数，其具体操作如下：,6应用函数,1）选择需存放平均值的单元格G13，选择【插入】【函数】命令，打开【插入函数】对话框。2）在【或选择类别】下拉列表框中选择【常用函数】选项（系统默认为此选项），在【选择函数】列表框中选择【AVERAGE】选项。3）单击按钮，打开【函数参数】对话框，在【Number1】参数框中输入求平均值的单元格区域，如G3:G11。4）单击按钮，G13单元格中便自动计算出班级人数的平均值。,应用函数后的效果,7自动求和,由于在日常计算中经常用到求和运算，所以Excel的【常用】工具栏中提供了一个【自动求和】按钮，该按钮可快速进行求和运算。如计算“班级人数统计”表中的班级总人数，其具体操作为：选择一个存放总和的单元格，如G12单元格，单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮，此时G12单元格中会自动出现一个公式“=SUM(G3:G11)”，同时G3:G11单元格区域将出现边框，通过修改公式可确定参数的范围，如将【G11】变为【G5】，则闪烁的边框将出现在G3:G5单元格区域周围，按【Enter】键可求出总和。,10.2图表的应用,为使表格中各类数据之间的关系更加直观，Excel提供了将数据以图形的形式表示出来的功能，即图表。应用图表可更加清楚地了解各个数据之间的关系以及数据的变化情况，方便对数据进行分析和总结。案例创建学生成绩总和图表,10.2.1知识讲解,Excel2003中提供了各式各样的图表，如柱形图、条形图以及饼图等，根据数据的特点及分析需要可以选择相应的图表，如分析数据走势可选择折线图，数据比例可选择饼图分析等。,1创建图表,创建图表的方法有两种，一种是单击【常用】工具栏中的【图表向导】按钮进行创建，另一种是选择【插入】【图表】命令进行创建，这两种方法均可打开【图表向导】对话框，然后根据向导创建，其具体操作如下：1）选择【插入】【图表】命令打开【图表向导】对话框的【标准类型】选项卡。2）在【图表类型】列表框中可选择一种图表的类型，在【子图表类型】栏可选择图表的形状，完成后单击按钮，打开【图表源数据】对话框的【数据区域】选项卡。,1创建图表,3）在【数据区域】文本框中可设置提供图表显示的数据范围，完成后单击按钮，打开【图表选项】对话框的【标题】选项卡。4）在其中可设置图表标题、X轴和Y轴的名称，完成后单击按钮，打开【图表位置】对话框。5）在其中可设置图表插入工作表的方式，单击按钮便创建好一个简单的图表。,2修改图表,对于创建好的图表，用户可随时对其进行修改，包括改变图表的类型、位置和大小，以及修改图表中的数据等。,1）改变图表类型,改变图表类型包括改变某个数据系列的图表类型和改变整个图表的图表类型，其具体操作如下：1）选择需修改的图表，单击鼠标右键（或选择【图表】【图表类型】命令），在弹出的快捷菜单中选择【图表类型】命令。2）打开【图表类型】对话框。按照前面介绍的方法选择需要的图表类型，单击按钮即可。,2）移动图表和改变图表大小,移动图表的方法非常简单，只需在图表区中按住鼠标左键不放并拖动至目标位置再释放鼠标即可。改变图表大小时可先选择图表，将鼠标指针移到图表边框出现的8个小黑块（即选择柄）上，当鼠标指针变为双箭头形状时拖动即可改变大小。,3）修改图表数据,创建后的图表与单元格中的数据是动态链接的，即在修改单元格的数据时，图表中的图形会发生变化。其操作非常简单，只需直接在相应的单元格中修改即可。,4）修改标题,需要修改图表标题时可选择需修改的图表，选择【图表】【图表选项】命令，在打开的【图表选项】对话框的【标题】选项卡中修改便可。,3美化图表,美化图表的操作非常容易实现，只需双击需美化的图表的部分，按照美化单元格的方法操作，在【图案】选项卡、【字体】选项卡以及【对齐】选项卡中设置就可以了。,10.3数据管理,使用Excel可以对大量数据进行分类汇总、排序和筛选，这样可以达到更方便、更有效地管理数据。,2数据的排序,利用Excel数据排序的功能可以使工作表中的数据按照需要的顺序或规律进行排列，这样可使排序后的数据一目了然，便于对数据进行分析。如对学生成绩按照总分的多少进行降序排列，其具体操作如下：1）打开【学生成绩总和】工作簿，选择需排序的数据清单中的任一单元格。2）选择【数据】【排序】命令，打开【排序】对话框。3）在【主要关键字】下拉列表框中选择【总和】选项，并选中其后侧的单选按钮，表示根据总分的多少按照由高到低的顺序排序，在【我的数据区域】栏中默认选中单选按钮。4）单击按钮，表格中的数据便按照设置的条件进行排序。,排序结果,3数据的筛选,使用Excel的数据筛选功能，可以将不符合设置条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录，从而可以使用户在大量数据中快速查找到所需记录，并进行各种编辑。,1）自动筛选,当只需要进行简单快速的筛选操作时，可使用自动筛选功能。如筛选出“学生成绩总和”表中数学成绩为100的记录，其具体操作如下：1）选择需进行筛选的数据清单中的任一单元格。2）选择【数据】【筛选】【自动筛选】命令，此时数据清单中各字段名称的右侧均出现按钮。3）单击【数学】字段名右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择【100】选项。完成筛选。,筛选结果,2）自定义筛选,当要进行较为复杂的筛选时，可使用自定义筛选功能。如要筛选出计算机成绩低于90分的记录，其具体操作如下：1）选择需要筛选的数据清单中的任一单元格。2）选择【数据】【筛选】【自动筛选】命令，单击【计算机】右侧的按钮，在弹出的下拉列表中选择【自定义】选项，打开【自定义自动筛选方式】对话框。3）在【计算机】栏下的第一个下拉列表框中选择【小于】选项，在其后的下拉列表框中输入【90】。若还需设置其他筛选条件，可选中或单选按钮，再以同样的方法在下拉列表框中设置另外的筛选条件。4）单击按钮后便只显示符合筛选条件的记录。,4数据的分类汇总,数据的分类汇总就是选取数据清单中的一部分，按照某种分类方式进行汇总并将结果显示出来的操作。进行分类汇总前，必须对数据清单排序，且排序的关键字与分类汇总的关键字必须一致。如排序的关键字是“职称”，则分类汇总的关键字也必须是“职称”。,1）创建分类汇总,下面以将“学生成绩总和”表进行分类汇总为例介绍分类汇总的方法，其具体操作如下：,1）创建分类汇总,1）打开“学生成绩总和”工作簿，按照所学方法对【性别】字段进行排序。2）选择需要进行分类汇总的数据清单中的任一单元格。3）选择【数据】【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。4）在【分类字段】下拉列表框中选择【性别】选项，在【汇总方式】下拉列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表中分别选中需求出总和的复选框，如选中、和复选框等。5）单击按钮完成分类汇总操作。,分类汇总后的结果,2）清除分类汇总,当不需要分类汇总的表格时，可以进行清除，其具体操作如下：1）在含有分类汇总的数据清单中选择任意单元格。2）选择【数据】【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。3）单击按钮便可清除分类汇总。,10.4打印工作表,制作好电子表格后，有时因工作需要往往需将电子表格打印出来。打印“员工工资表”,10.4.1知识讲解,打印工作表之前一般需进行页面设置，并通过预览视图预览打印效果，确认符合需要后再进行打印。,1页面设置,通过页面设置可以使工作表的页面布局和表格结构更加合理。选择【文件】【页面设置】命令打开【页面设置】对话框，在其中可以进行纸型、打印质量、页边距以及页面方向等设置，下面主要介绍设置工作表的页眉/页脚和打印区域的方法，其他设置可参照Word2003中的设置，其具体操作如下：1）在打开的【页面设置】对话框中单击【页眉/页脚】选项卡，在【页眉】和【页脚】下拉列表框中预设了一些常用的页眉与页脚的格式，选择所需格式可在相应的预览框中看到设置的效果。,1页面设置,2）单击或按钮，可在打开的对话框中设置所需的页眉或页脚类型。3）设置完成后单击【页面设置】对话框右侧的按钮可以预览效果。4）单击【工作表】选项卡。在【打印区域】文本框中可设置要打印的工作表区域；在【打印标题】栏的【顶端标题行】文本框中可设置作为每页水平标题的行；在【左端标题行】文本框中可设置作为每页垂直标题的列；在【打印】栏中可指定工作表打印的方式；在【打印顺序】栏中可控制超过一页的数据的打印顺序。5）设置完成后，单击按钮才能使设置生效。,2预览打印效果,Excel中的预览打印效果的功能非常实用，使用它能对打印的效果进行预览，如果对打印效果不满意，可以随时进行修改，避免打印出错而浪费资源。打开需打印的工作表，选择【文件】【打印预览】命令可切换到打印预览窗口，该窗口显示的便是打印出来的真实效果。若发现没有问题，可直接单击按钮进行打印，若发现没有达到需要的效果，可按【Esc】键或单击按钮退出打印预览窗口，再进行更改。,3开始打印,在打印工作表时，在【打印内容】对话框中进行工作表的打印区域的设置不但可打印整个工作表或整