JSXTGL-ZG-2012-003办公室管理制度.docx

受控状态办公室管理制度文件编号1目的规范办公室的工作秩序，创建优秀高效团队，维护办公良好形象，创造良好的企业文化，特制订本制度。2适用范围适用于天津商贸公司公司及下属公司所有办公室。3职责行政管理部是本制度的主管部门，负责制度的制定、修改并监督本制度的实施。4程序内容4.1礼仪规范4.1.1仪表：上班时衣着要得体整洁，不能穿超短裙、短裤、低胸衫、网纱透明上衣等有碍观瞻的服装，不能穿拖鞋上班。4.1.2仪容：男员工不得留长发和胡须。女员工不得浓妆艳抹应化淡妆，不能涂颜色鲜艳的指甲油，头发不得掩盖眼部和脸部，其它饰物应佩戴得当。4.1.3微笑服务：在接待公司内外人员垂询时，要求任何场合，应注视对方，微笑耐心回答，自己不清楚时，热情地指引到相关部门。4.1.4用语：工作时间员工均应说普通话。任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4.1.5接听电话：在铃声响三声前接听，用语规范：“您好！天津华鑫”，通话简明扼要，不得在电话中聊天。同事不在时应代其接听，并详细纪录。公务电话不能拔打私人电话，接听私人电话不能超过5分钟。4.2水电使用规定4.2.1员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。4.2.2员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应及时关闭电脑，不能使电脑开着过夜，发现一次处以10元罚款。公用电脑谁打开谁关闭，如有同事需继续使用，由继续使用者关闭。4.2.3员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，查看是否有电脑未关，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。4.2.4节约用水，反对浪费，严禁用饮水机的水洗碗、洗杯子，发现一次处以10元罚款。4.3复印机使用规定4.3.1复印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。4.3.2除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。发现一次处以10元罚款。4.4卫生清洁管理规定4.4.1公司员工都有维护卫生环境的权利和义务。4.4.2公司卫生管理实行日常清洁与定期保洁、公共区域由办公室人员轮流负责、个人办公区域由员工负责相结合的原则。4.4.3公司规定每周五下午进行大扫除，单间办公室由使用部门负责，公共区域由全体员工具体负责。4.5环境及卫生标准4.5.1窗明洁净，墙面清洁;4.5.2角落无积尘、蛛网;4.5.3灯具、电器、用具清洁;4.5.4办公桌整洁有序，不允许杂乱的摆放资料，文具等;4.5.5 室内无杂物;4.5.6地面无痰迹、纸屑、烟头;4.6员工环境卫生规范 4.6.1有责任和义务保持个人办公区域的清洁卫生;4.6.2不在厕所、洗碗槽乱扔手纸、饭菜、荼渣，防止堵塞管道，污浊外流;4.6.3不随地吐痰;4.6.4各部门的办公区域内，对外的窗户在下班后或在下雨时，必须保持关闭。各部门应指定专门人员负责;如发现没有按要求做的部门，将对负责人协助清洁工打扫卫生一周的处罚;4.7办公秩序5.7.1禁止任何部门、个人做出有损公司利益、形象、声誉和有碍公司发展的事情。5.7.2办公室内严禁吸烟。5.7.3按规定使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。发现办公设备损坏和出现故障时，应立即向办公室报修，以便快速解决问题。5.7.4不能私自移动、挪用办公室区域内的设施设备;5.7.5工作时间不得外出办私事，如需外出要经得部门领导同意，告知周边的同事，请同事帮助记录电话和口信，并在行政部如实填写外出登记表。5.7.6工作时间不得无故离岗、串岗，不准吃东西、闲聊、大声喧哗，不能看与工作无关的书报。5.7.7工作时间不得上网聊天、看电影、听音乐、玩电脑游戏以及浏览与工作无关的网页。5.7.8如有客人来访应安排在接待区域或属于自己的办公区域，在接电话或会客时应轻声交谈，不得影响他人正常办公。不能接待无关人员。5.7.9如进入他人办公室时，应先敲门，经允许后方可进入，如有客人在场时，应向客人致意。5.7.10员工在工作开始前和工作结束后作好个人工作区的卫生保洁工作，保持物品整齐、桌面清洁。5.7.11各办公场所严格按“5S”管理标准执行。5.7.12下班时应仔细检查，关闭好电器、门窗后方可离开。5.7.13违反5.7.6和5.7.7规定的发现一次罚款50元,违规者所在部门当月绩效一次性扣除10分。5.7.14所有罚款以现金形式交于出纳处，出纳做