秘书学复习资料

秘书学复习资料.1、 秘书的层次P12秘书职位在纵向层次上，主要分为初级秘书、中级秘书和高级秘书1、 初级秘书主要是从体能上辅助领导者，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂事，如办公室管理、通讯事物、文稿校对、资料保管、来客接待等。2、 中级秘书主要是在技能上辅助领导者，消除领导在决策、管理过程中的各种技术障碍，如工作日程管理、会议事物、公关活动、文稿的草拟等。3、 高级秘书主要是在智能上辅助领导者，帮助领导解决某些疑难问题，如分析研究信息、提供决策方案、拟定重要文件、参与谈判等2、秘书的职业特征？P13141、服务的直接性和稳定性无论是哪种服务类型，秘书为领导所提供的服务都具有直接性，主要体现在：一是行政组织上，秘书直接隶属于领导者或领导层；二是岗位设置上，秘书直接在领导者身边工作；三是在工作程序上，秘书直接听命于领导者。2、知识化和专业化无论是哪一层次的秘书，都是以他们的知识和技能为领导服务的。3、年轻化和女性化相当多的刚从学校毕业的年轻人把秘书职业作为整个职业生涯的起点和阶梯。原因：一是女性特征比较适应秘书职业，女性比较有耐心、细心、感情丰富等很适合做秘书工作，二是男女体能不同在就业方面的反映。3、秘书工作的特征？P21261、中介性 秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的“纽带”和“桥梁”的作用。另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。2、直接性秘书的这种直接性主要体现在：在行政组织上，秘书机构直接隶属于领导机构或领导者个人；在岗位设置上，秘书人员直接在领导者身边工作；在工作程序上，秘书机构和人员要直接听命于领导机构和领导人。秘书为领导工作短则几天几个月，长达几十年，业缘关系相对稳定。3、全面性 一是体现在智能辅助的全面性。二是体现在过程辅助的全面性上。4、服务性简而言之，可用“细”、“繁”、“杂”、“忙”来概括。5、被动性秘书人员一定要不越权、不渎职，在领导的授权或授意下去办文、办事。6、潜隐性主要体现三个方面：一是活动名义的代表性。二是活动过程的幕后性。三是劳动成果的潜在性。7、机密性“守口如瓶”是秘书人员共同要求。4、 秘书工作的“四个转变”？P46“四个转变”具体是：1、从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2、从单纯地传递信息转变为综合处理信息3、从被动服务转变为主动服务4、从凭老经验办事转变为科学化管理5、 秘书组织的设置原则是什么？P44451、分级管理原则 秘书工作直接接受本单位、部门领导的领导、指令和管理。2、精干原则。要做到秘书组织设置的精工，第一，要根据国家的有关规定按需设置秘书组织，合理配置、因事（岗位）选择秘书人员。第二，要按系统、科学的原则，对秘书组织进行合理分工，并且明确各自的职责。第三，各秘书组织之间要相互协调，形成合力，以实现共同的目标。3、效益原则。秘书组织的效益来自于两个方面，一是组织设置和组织人员呀精干；二是纵向的层次和横向的幅度要适当。（扁平化）6、 秘书群体人员结构的科学组合应遵从的两个原则？P481、“异质结合”的原则。即由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格的人员组合。2、分工合作的原则。 分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。7、简述秘书人员知识结构的构成？P5667秘书的知识结构分为三部分的内容：基础知识、专业知识、相关知识。1、秘书的基础知识：一方面是基本理论知识，如哲学等；另一方面是社会科学和自然科学的基础知识。如语数外政史地等。2、秘书的专业知识，具体包括秘书业务理论知识（如秘书学、行政学等）和工作方法技能（如档案保管、信息处理等）两部分。1、 秘书的相关知识，这一部分包括社会背景知识（如党政军情况、国家法制、法规和国内外政治、经济及科技动态）和管理学科（如经济学、社会学等）、新兴学科知识（如传播学、信息学等）。8、 简述秘书的能力结构构成？P6062 秘书的能力结构分为两部分，即一般能力和专业能力。1、秘书的一般能力要求，包括观察能力、记忆能力、分析判断能力和应变能力2、秘书的专业能力要求，包括速记能力；打字能力；表达能力；校队、编辑能力；文字书写能力；听辨能力；操作设备能力；事物管理能力；社交与公关能力；调研与处理信息能力9、 秘书与领导关系主要表现在哪里？P83秘书与领导的关系主要表现为：组织上的上下级关系，地位上的主从关系，工作上的服务关系，人格上的平等关系。10、秘书与领导的关系的独特性主要表现在哪里？P83秘书与领导的特殊的业缘关系，形成了秘书与领导人际关系的独特性，主要表现为强制性特征和首属性特征。11、秘书处理与领导关系的原则是什么？P83可概括为：正位、适人、合时、择地、善言、渐进和谦让。12、秘书与来访者的关系？P8687所有的来访者都必须受到热情的接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为他们每个人对秘书所在单位的成功，都起着直接或间接的作用。13、秘书要安排好领导的日程，必须遵循哪些原则？P1531541、服从于组织的总目标和整天计划的原则。2、工作效率和领导健康相兼顾的原则。3、长短结合，区分轻重缓急的原则。4、适当保密的原则。5、事先确认的原则。6、编程规范。14、为领导订约事宜的主要事项是什么？P1541551、事先征求领导意见。2、再次确定，及时提醒。3、善用台历和备忘录。15、接待工作应遵循哪些原则?P197-1981、以礼待人，互相尊重 主要表现在态度、仪表、举止、言语4方面。2、勤俭节约，细致周到 要坚持精打细算、勤俭节约、不搞阔气、讲排场、大吃大喝、铺张浪费。3、遵守制度，按章办事 要严格遵守规章制度，婉拒对方好意。4、安全保密，内外有别 接待活动尤其重要，一定注意安全和保密工作。16、介绍别人认识时，要注意哪些问题？P2081、要把被介绍人的职务、姓名说得准确、清楚。2、要注意介绍的顺序。一般地位低到高；年龄由小到大；性别由男至女。3、介绍时要礼貌的用手示意，不能用手指指点点。17、握手应注意哪些问题?P209-2101、握手的力度：同性之间（尤其是男性之间）的握手应当有力，表示热情；与下级或晚辈握手，可适当用力。与上级或长辈握手，则用力应稍小。异性之间的握手，不可用力。 2、握手的次序 ：一般应该是客人、年轻者、身份地位低者和男性应先问候对方，待主人、年长者、身份地位高者和女性先伸手，然后与之相握。3、握手的禁忌：不可一边握手，一边左顾右盼；当多人与你握手时，不可双手交叉相握；男士不可带着手套与他人握手，而女性可带着薄手套；不要用脏手、湿手与他人相握；不要在别人与你握手的时毫无反应。18、如何控制会议成本？P225-2261、会议内容控制 主要对目标、议题、发言的控制。2、会议规模控制 严格控制参加的人数，克服凡会必