如何成功安排会议ppt课件

如何成功安排会议,授课人：李吉2009年12月15日,1,如何成功安排会议,什么是会议？,会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。,2,如何成功安排会议,主要内容：,1、知道为什么要开会？,2、会议的类型？,3、如何准备会议？,4、如何控制会议？,3,如何成功安排会议,一、为什么要开会,1、传达信息和解决问题。2、非正式会议是雇员们参与部门管理的主要方式。3、面对面讨论问题得出结论，往往会提高雇员的士气。4、会议可以促进雇员之间的合作以及部门之间的合作。5、给下属表现自己和参与决策的机会。6、提供可以进行友善争论的场所，以解释关键性问题或选定主题。7、在形成最后决议中，使与会者平等，以促进集体合作。8、允许雇员对意见作出有感情的反应，给他们机会听取各方意见，达成协议。,4,如何成功安排会议,二、会议的类型,1、信息性会议：传达信息，可进行一些讨论，可以提出问题，但主要是信息传达2、征求意见会：通过会议来听取意见，从而帮助决策，一般领导提出问题，雇员们提供意见，了解雇员怎样应付局势。3、解难会：通过会议，寻找解决实际问题的方法4、新设想会议：新思想的碰撞,5,如何成功安排会议,三、如何准备会议,1、首先，你一定要知道你为什么开会，你的目标是什么？目的又是什么？2、准备一份开会的名单。3、准备讨论提纲，列出会议的项目，可能讨论的题目，你应该提出的问题，你需要的材料和发言稿。4、选择时间和地点。5、按时开会。,6,如何成功安排会议,四、如何开会,1、说清楚会议议题2、介绍没有争议的问题3、讨论有争议的问题4、形成决议5、总结会议6、书面文件记录,7,如何成功安排会议,五、开会注意点,1、摸清与会者的个性2、牢牢控制会场气氛3、应付各类与会者的对策4、做一个开会高手,8,如何成功安排会议,1、摸清与会者的个性,1）直肠子的人：意见可参考，但有时难免得罪一些人，或意见考虑不周，要积极引导和尊重，对来自他们的争议也要特别注意。2）替罪羊：往往更多的自责，承担责任，有时候没有弄清楚错在哪里，就开始责备自己。3）沉默不语的人：他们不说话，无法知道他们的想法，无法知道他们知道支持谁。4）善言的人：能说会道，说话十分高明，容易减弱你的是非判断能力，或者认真对待，或者不去招理他们。5）反派人物：对任何建议总是值得怀疑和不可信的，总是穷追不舍，刨根问底。6）乖巧的人：对别人的建议总是给予肯定，很讨人喜欢。7）事不关己者：他们不关系任何事情，这种人可到可不到。8）激进人士：对符合他们意愿的建议欢喜，对不喜欢的则挖苦，诋毁。9）纵横家式的人物：会议主持人，控制一切,9,如何成功安排会议,2、牢牢控制会场气氛,1）不能发脾气2）对发怒者和言以对3）微笑和从容4）多谢批评和指正,10,3、应付各类与会者的对策,1）口若悬河的人：2）一言不发的人：3）窃窃私语的人：4）争论不休的人：5）离题万里的人：,如何成功安排会议,要适时的打断，限定每人发言的时间有机会就表扬他们，给他们肯定，鼓励他们发言及时制止他们，通过提问请他们大声说出来重复他们的意见，把问题提交大家讨论及时制止，或总结他目前说的话，调整其方向,11,如何成功安排会议,总结,1、会议是非开不可吗？2、我事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗？3、我挑选的会议室有必要的设备吗？4、讨论切题吗？5、会议是否简单而且吸引人家的注意力？6、会议是否做出了与上级意愿一致的决定？7、对与会者发言限制时间了吗？8、多数成员都参与了讨论了吗？9、问题的所有方面都论及了吗？10、我们是否由于垄断会议而限制了讨论？11、在提出解决办法之前我们是否全面地讨论了问题？12、在达成一致协议之前是否已讨论过了几种解决问题的办法？13、是否鼓励与会者表达他们