1.本科生电子政务教程3-4章

电子政务政府官员、公务员、软件企业和大众的书,主讲人：许君合肥工业大学电子政务发展研究所2020年4月30日星期四,电子政务,第三章电子政务的基础与核心第四章电子政务的本质,电子政务教程,3.电子政务的基础和核心,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础3-2政府机关电子化公务处理系统3-3电子化公务处理系统的应用,电子政务教程,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础1）政府机关内部公务处理电子化及其地位2）电子化公务处理是对政府办公自动化的发展,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,电子政务服务,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础1）政府机关内部公务处理电子化及其地位2）电子化公务处理是对政府办公自动化的发展,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,电子政务源于政府机关内部办公自动化的发展,也就是说没有政府机关内部公务处理的电子化,就没有电子政务的发展。因此，政府机关内部公务处理电子化是实现电子政务的基础和核心。政府机关内部公务处理：具体指政府工作人员在行使政府职能而从事的事务处理工作。职能活动与事务处理活动构成政府管理工作活动的整体。,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础1）政府机关内部公务处理电子化及其地位2）电子化公务处理是对政府办公自动化的发展,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,职能活动与事务处理活动构成政府管理工作活动的整体。职能活动也可以称之为业务工作,每一个政府机关（包括所属部门、处室）都有其特定的职能以及为实现这些职能而开展的职能活动。事务是相对职能而言，指职能之外但却为实现职能所必须的一系列程序性、辅助性具体事务的总体。事务处理也就是事务活动，是指那些为政府机关职能实现，为职能活动的有效开展奠定基础、提供服务、创造条件的具体特定事情的活动。事务处理可以是公文处理、项目审批、调查研究、信息查询、资料分析，也可以是文件档案管理、后勤服务等。,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础1）政府机关内部公务处理电子化及其地位,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,政府机关的事务处理活动（公务处理活动）为政府管理职能活动的实现起到奠定基础、提供服务、创造条件的保障性作用，并为政府管理职能提供必需的信息支持。政府管理职能活动的有效实现都是不开信息的支持。例如，政府职能中的指挥需要信息（基础）、决策需要信息（前提）、监督控制需要信息（依据）、协调需要信息（工具）。因此，人们通常认为，政府管理的过程也就是信息处理过程。而公务处理活动的功能恰恰是为这个过程提供所必须的信息支持。公务处理活动的本质就是信息处理活动。这样，公务处理活动的电子化就体现在信息处理活动的电子化。,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础1）政府机关内部公务处理电子化及其地位,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,公务处理活动的的电子化或政务信息处理活动的电子化是电子政务发展的价值之一。它可以通过为公务处理创造更加有利的条件，而使政府管理职能获得更好的实现方式，从而推进政府改进管理，全面实现政府管理职能。只有整个政府系统公务处理的电子化，有了政府向社会各个方面提供的公共服务的电子化，才会有真正的电子政务。在这个意义上讲，政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础。,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础2）电子化公务处理是对办公自动化的发展,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,电子化公务处理与办公自动化或办公信息系统是不是一个概念，准确的回答应当是，而且继承和发展的问题。可以把办公自动化的发展分为三个阶段来考虑。第一阶段：1980s中期-1990s中期单机应用的文字处理。信息化技术开始发展阶段，以文字处理、数据统计为主，单机应用的办公自动化，即将办公信息载体从纸质到计算机处理的转变第二阶段：20世纪90年代中期开始协同办公系统网络发展阶段，以网络技术和协同办公技术为主要特征,实现了工作流程自动化的办公自动化处理系统，强调网络技术和协作办公.并Internet为基础，开始实现移动办公，初步实现政府机关内部的电子化和网络化办公。,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础2）电子化公务处理是对办公自动化的发展,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,可以把办公自动化的发展分为三个阶段来考虑。第三阶段：20世纪后期到目前知识管理办公平台第三代办公自动化扩展成为以应用集成、协作交流、个性化服务、及时通讯、知识管理为特征的多功能公务处理平台。第三阶段的办公自动化已经超越了传统的办公自动化的含义，它是以知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保业务人员能随时随地根据需要向专家学习、向组织现有知识学习，业务人员在办公办公自动化环境中的地位从被动向主动转变。,什么是知识？Whatsknowledge?,什么是知识管理？Whatsknowledgemanagement?,电子政务教程,知识管理办公平台的愿景,场景一：员工每天上班打开计算机,单位内或行业发生的重要新闻一目了然；员工每天待处理的工作,系统已经给出明显的警告提示；能否按时完成,员工必须给出明确答复,当遇到问题或困难的时候,随时可以通过网上实时协作工具（LotusSametime）寻找在线专家,以寻找帮助.,场景二：新员工刚刚加入组织时,他全然不必担心对新组织的陌生,因为基于知识管理的办公系统会引导他了解组织(公司或政府机关)的历史、制度、福利政策、内部通知、新闻等等他所关心的内容。,场景三：对于一位技术人员，他可以通过技术导航图了解企业生产的产品特性、解决方案、开发指南等；同时可以了解同行竞争对手情况；对于疑难问题，跨企业的技术问答库中会有无数技术专家及时给出答案，提高企业客户服务质量。,场景四：无论是管理者、还是技术人员，都应了解其职位应该达到的技术或管理上的能力，企业的知识管理数据库可以给出清晰的标准，在设立可以查询到自己已经达到的目标和尚需提高的地方。员工可以通过网上虚拟培训系统，根据自己的实际水平及要求选择相应课件进行不断的学习和自我提高。组织的每一个员工都是知识管理的受益者，可以从知识管理系统中查询和利用所需要的有关知识。,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础2）电子化公务处理是对办公自动化的发展,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,我们所说的政府机关内部公务处理电子化应该是在知识管理办公平台的基础上实现的，是办公自动化的最高阶段。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础2）电子公务处理是对办公自动化的发展,政府机关内部公务处理电子化的特点,注重优化流程、协同工作,注重跨部门的业务协作,注重知识管理,注重以人为本,注重信息交流、知识共享,3.电子政务的基础和核心,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础3-2政府机关电子化公文处理系统1）电子化公务处理系统的目标2）电子化公务处理系统的功能特殊要求3-3电子化公文处理系统的应用,电子政务教程,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2政府机关电子化公务处理系统1）电子化公务处理系统的目标,政府机关电子化公务处理系统的目的就是要打破时空的限制，创造一个集成的公务处理环境。使本机关的和整个政府系统所有的工作人员一起来协同工作，共享信息和知识。它应具有如下基本功能特征：1）政府系统知识管理平台（内部通讯、信息发布、业务协作）2）个性化业务处理门户（集成各种业务处理）3）实现无纸化办公，使文件处理自动化4）实现核心公务处理工作流自动化（各种审批事项处置）5）各种保障性工作活动的自动化（文件档案管理、会议组织、后勤管理、信息资料管理等）,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2政府机关电子化公务处理系统2）电子化公务处理系统的功能特殊要求,知识共享能力,安全保障能力,文档处理能力,有效集成能力,网络通信能力,优化政府流程,电子化公务处理系统,网络通信能力为政府机关电子化公务处理中的各个应用子系统间的、政府系统内部各个机关之间的联系提供保障.常用的通讯工具有电子邮件（notemail）、即时消息传递软件（如腾讯QQ）、在线视频软件（MSN）、网络视频会议系统等。电子化公务处理系统经常是以电子邮件为各个具有工作流特征应用系统（如收发文处理、信息服务、日程安排、项目审批等）提供统一的接口，这样工作人员只需要查看自己的邮箱，就可以进行公务处理工作了。也可以结合Web服务应用、结合即时消息提醒，在规定的公务处理门户中进行处理。总之，网络通信能力能带给人们真正的办公自动化效果！,文件通常是以一种非结构化的、经过排版的文字、表格、图形甚至是声音、影像、实物（照片）等以单一或者混合的形式出现。因此，面向知识管理的电子化办公系统应该依托能够提供文档管理的数据库（如Domino）和一般数据管理的关系型数据库（如Oracle、DB2、SQL），并提供有各类全文检索、版本控制和文档链接等手段。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2政府机关电子化公务处理系统2）电子化公务处理系统的功能特殊要求,知识共享能力,安全保障能力,文档处理能力,有效集成能力,网络通信能力,优化政府流程,电子化公务处理系统,信息共享、知识共享是电子化公务处理系统的魅力所在，没有信息共享、知识共享，电子化公务处理系统就显得可有可无，这也是为什么很多OA系统用不起来的主要结症。我们需要充分利用各种协同工作技术工具，如多线程讨论、网络实时会议、文档共享、电子邮件、即时消息提示、工作流处理跟踪及其辅助工具，提供在线即时信息共享和知识共享，同时，也要注意提供对移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、对PDA设备的支持等，构筑知识管理平台，提高系统的共享能力。,举例：IBMDomino知识管理平台三驾马车Domino(电子邮件、工作流引擎、文档管理)Sametime（在线视频系统）learnningSpace（网络培训平台）,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2政府机关电子化公务处理系统2）电子化公务处理系统的功能特殊要求,知识共享能力,文档处理能力,电子化公务处理系统,优化政府流程,安全保障能力,在政府管理领域中，数据管理和流程管理并存，并构成流程一系列相互关联的行为，使政府的各种输入转化为输出，使政府实现着自己的价值。电子化公务处理系统对政府流程的优化作用，一方面表现在系统绝对不能忠实原有的组织结构和原有的政府流程，而必须对其进行改革创新进行优化；另一方面表现在能够适应优化处理的、新的的政府流程，使新流程能够形成真正的优势。这里可以考虑在知识管理平台中部署可视化工作流管理软件，来辅助完成流程的优化。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2政府机关电子化公务处理系统2）电子化公务处理系统的功能特殊要求,发文流程优化的例子,电子化,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2政府机关电子化公务处理系统2）电子化公务处理系统的功能特殊要求,知识共享能力,安全保障能力,文档处理能力,有效集成能力,网络通信能力,优化政府流程,电子化公务处理系统,电子化公务处理系统的安全主要包括两个方面，一是系统自身的安全，二是数据信息的安全。系统自身的安全就是保证系统必须在系统合法拥有者的掌控之下，防止非法用户侵入，防止系统使用权限失控，防止各种自然和人为因素对系统正常平稳运行造成的损害。数据信息的安全就是保障各种数据完整性和真实性，防止各种自然和人为因素对数据信息进行篡改或伪造，使信息得到有效保护。必须在应用系统的开发中，注意操作权限的有效控制,采用用户角色统一管理技术、身份认证技术以及数字签名技术。,电子化公务处理系统并不是政府信息系统的全部，政府机关因多方面的需要，会有一定特色的专门应用系统，如财务管理、人事管理、物质管理等；还会因职能管理上的要求，有一定特色的专业应用系统，如外事部门的护照审批管理、侨眷证照发放管理。同样,我们需要依托知识管理平台和门户技术进行集成.,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3.电子政务的基础和核心,3-1政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础3-2政府机关电子化公文处理系统3-3电子化公文处理系统的应用,电子政务教程,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-3电子化公务处理系统的应用1）公文处理2）档案管理3）流程监控4）日程管理5）信息服务6）事务处理7）信息资源管理8）知识管理9）视频会议10）决策支持,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行行政活动的重要工具，也是政府公务信息的主要存在形式。公文有标准的格式要求。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文通用的纸张要求、印制要求。公文中各要素排列和标识规则，如字体、字号以及颜色等，都要参照相关的国家公文标准执行。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,公文有相应规范的种类。公文类别目前分为命令、决定、公告、通知、报告、议案、请示、会议纪要等多种形式。公文有一定的行文规则。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。什么部门有发文权限、如何发文、如何进行联合行文、主送单位、抄送单位都有相关的规定。公文处理有规范的处理流程。如何进行发文，如何进行发文办理都有相应的规定。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,公文处理是就是对公文的创建、处置和管理，即在公文从形成、运转办理、传递、存储到转换为档案或销毁的完成生命周期中，以特定方法和原则（公文处理规范）对公文进行创制、加工、利用、保管，使其完善并获得必要功效的行为或过程；公文处理是机关内部各级工作人员的主要公务活动，有着涉及面广、涉及人员多、工作琐碎、繁杂的特点，其效率和质量直接决定着机关工作的效果。因此，公文处理始终是电子化处理系统中的主要应用项目和较难推广、应用的项目。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,从目前我国政府机关的实际情况看，电子化公文处理系统有三种类型：分别以公文拟制电子化为特色、以机关内部公文流转电子化为特色、以政府部门之间公文传输电子化为特色。其中，以后两种系统的应用较为普遍！这里，着重以机关内部公文流转电子化处理系统作为讲解。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,公文处理系统的特点：公文从生成到归档或销毁，都是在计算机上进行的，技术上，是借助工作流管理平台，用工作流技术驱动，实现文件处理流程的跟踪、监控和文件流转的智能化。其结果：公文可以以极快的速度和极低的出错率进行处理，大大地提高了办文效率和质量，也使得公文管理发展了变化。通常，基于工作流应用公文处理系统包括收文处理和发文处理，同时，以文秘处理部门为中心，根据不同角色，提供不同的业务流转处理操作窗口和处理功能，并集成在政府机关内网门户网站之下。而从系统设计的角度，还需要提供组织机构、用户角色、操作权限等用户身份统一管理及配置功能。,工作流应用的主要特征,电子政务教程,办公业务统一服务平台,工作流建模工具,组织机构建模,工作流引擎,公文处理库（SQLServer）（Domino）,挡案管理库（SQLServer）（Domino）,（组织机构管理、权限管理、工作流管理）（业务基础数据配置管理、内容管理、日志备份管理）基于Domino平台的业务支撑运行平台,个人办公门户,文件综合查询,辅助办公工具,收文处理系统,发文处理系统,业务资源数据库,公文处理系统,办公门户系统,档案管理系统,业务模型配置库,业务流程库,组织人员库,业务建模工具,电子化公文处理服务平台架构示意图,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文处理发文处理工作流管理系统组织用户权限管理,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文处理：对外来公文的管理，包括收文登记（内容录入通过扫描或电子录入）、拟办、阅批、分送、承办、催办、归档等，可以与工作流应用相联系形成一整套完善的公文管理，流转完成以后自动归档。收文管理系统主要是由个人办公（办公事务处理门户）、登记收文、收文流转、收文查询、收文监控等应用模块组成。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,登记收文：为具有机关文秘部门机要员角色的收文登记管理员提供收文登记的编辑处理场所，是收文审批流程的起始节点。在收文登记中，登记管理员需要对来文的文件标题、主题词、来文字号、序号、来文单位、密级、缓急程度、文种、分数、正文、办文类型（阅/办）进行一一登记处理。另外，如果需要的话，还应当将收到的纸质文件进行数字化处理，使其成为电子公文。来文登记结束后，系统将送到文秘部门分管领导进行分办。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文分办：是指机关负责来文处理的负责人或领导,根据收到的文件进行分办。一般，政府收文分办处理中的文件有阅件和办件两种。阅件是送交领导和相关责任人的文件，文件阅览后，需交还文件登记部门归档；办件是需要交有关处室进行办理的文件，文件办理完成后归档，有些办件可能要形成发文，需要进入发文流程。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文分办的业务处理流程是：首先，区分文件是阅件还是办件。阅件，则在提交的时候选择文件阅览的领导和处室，文件阅示结束后，由文秘部门统一办结归档。办件，则选择主办处室以及协办处室，然后，提交送相关处室。对于无法确定的主办处室的文件，则在填写拟办意见后呈上级分管领导，由领导做出批示后再送相关处室。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文办件拟办及其流程：在文秘部门分办后的拟办文件有两种，一种是直接送到相关上级领导直接进行审核，然后，再送有关处室进行办理；另一种是直接送到主办/协办处室的领导那里进行办理，主办处室领导可以进行，填写拟办意见，选择办理人办理，呈送领导审核等操作。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文办件审核及其流程：通常在文秘部门无法确定办件如何处置的情况下，需要直接送上级领导对办件进行审核，填写审核意见，确定送有关处室进行办理。收文办件承办及其流程：根据文秘部门的拟办意见，办件承办部门对收文件进行处理。承办部门可以有主办部门和协办部门，主办部门即文件主要办理部门，协办部门需要配合主办部门进行文件办理，有时，协办部门也需要根据主办部门的主办意见进行文件处理。收文承办结束后，送文秘部门统一办结归档。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,收文监控：有如下几种方式。查看流程。提供查看当前流程处理环节（活动）在流程中的位置。流程监控。提供跟踪查看当前流程处理环节（活动）以前的活动操作记录，包括处理日期、处理时间、处理人、执行的操作等。主送监控。提供对已经分发的收文文件进行监控，判断下一办理人是否已经看到该收文。对于文秘部门，系统应该提供对全局文件的监控的功能，以及在此基础上的，提醒功能和催办功能。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,发文办理，即包括拟稿、处室核稿、审核、会签、签发、编号、发文、归档等，从文件起草到公文（电子公文）最后形成的一系列的公文处理活动。发文办理系统可以与工作流应用相联系形成一整套完善的公文电子化管理，并可以嵌入办公套件（如word2003），并且支持修改留痕功能，实现网上公文处理。,电子政务教程,局机关发文处理流程案例,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,发文处理业务流程描述：拟稿：由机关工作人员生成文稿，进行电子公文撰写，然后，送处室负责人核稿。处室核稿：处室负责人需要对本处室产生的拟稿件进行审核并签署核稿意见，然后，送审核或会签或继续核稿（还需要送文秘部门进行核稿！）。审核：办公室负责人对拟稿件进行审核，签署审核意见，然后，送分管领导签发。会签：内部会签需要在机关内部有关处室进行文件办理，外部会签需要汇集外部政府机关有关部门进行文件办理。会签后的拟稿件送到文秘部门。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,签发：对于不同类型的拟稿件需要由不同级别的分管领导进行签署意见并签名，然后，送往文秘部门进行登记和分发。登记：发文处理完成后，文秘部门对发文的题录项（如文件序号、文件类型等）进行登记，在登记的同时可以对文件自动进行主题标引和分类标引，从而确定主题词和分类号。分发：由文秘部门确定将待分发文件的主送单位、抄报、抄送信息，进行文件的分发。校对：由拟稿人对文件进行校对，准确无误后，送排版打印。归档：文秘部门最后对电子公文进行归档至档案管理库和公文数据库（用于文件发布）。,以省（市政府）发文为例：通常以省、市政府办公厅名义发出文件的签发，由办公厅分管主任签发即可。以省、市政府名义发出文件的签发，必须由省（市）政府分管省长（或市长）签发即可。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,局机关发文处理关键流程分解,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,发文处理系统功能描述：发文管理系统主要是由个人办公（即文件处理门户）、发文拟稿、发文查询、发文监控、发文归档等应用模块组成，并根据不同角色（负责公文管理的文秘专职人员、普通文件起草人员及审批人员）提供不同的操作界面（事实上是有两种界面），从而实现公文的流转处理。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,发文处理系统功能描述：文秘专职管理人员是负责发文件的登记、催办、归档、监控的文秘人员（通常是办公室专职文书）。系统需要为其公文的管理提供专门的发文处理界面，可以对发文件进行登记、催办、归档、监控等操作。同时，系统对登记中的若干行文要素，如文号、字号、密级、文种、缓急程度等要素的处理时，也考虑到数据输入的一致性，提供有关键字列表输入；还考虑根据文件标题内容的主题词提取功能另外，系统对于逾期办理的文件，提供有提醒功能、催办功能，可以发送催办通知。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,文件起草人员和文件办理人员也只需在个人办公事务操作窗口中“待办文件”和“在办文件”进行文件处理操作和文件流程监控即可。对于流转中的发文件处理，不同的业务角色，将具有不同的操作权限。流程处理过程中，系统所包含的文档操作有：保存、提交、填写意见、退回、查看流程、流程监控等。此外，系统提供有：嵌入式Word控件，支持Word文档修改留痕功能。提供可定制的Word文件模板打印输出，特别是提供套红打印文件功能。电子印章功能，在文件签发结束后，可以加盖电子印章。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,系统提供的其他特色功能有：意见填写的个性化处理，当前文件处理人可以将自己的一些批写意见习惯用语进行存储和随时调用，提高文件办理效率。阅件的一对多处理，即系统可以将阅件同时分送至多个阅件领导处，同时进行阅件。与电子邮件系统集成，办理人也可以在自己的电子邮件系统中打开收文件进行处理。与Word、Excel模板集成，可以灵活定制相关输出文件处理单、统计报表等打印应用。逾期处理文件的提醒功能和催办功能，加快文件办理督查效率。提供主题词库及基本关键词配置。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,工作流管理系统为系统管理员提供了根据用户业务应用的需求，定制业务应用流程的建模环境。完成建模后的业务流程模型将支持对应的业务流程应用系统，如收文处理流程、发文处理流程的建立。我们自行设计的工作流管理系统，认真地分析了一般政务流程的基本特征以及所涉及的相关工作数据元，较好地处理了流程环节（活动）、角色、流程操作、流程智能化、权限控制之间的关系。同时，给出了一个适应性较强的业务流程建模环境，可以有效地优化、描述执行现实中行政办公管理工作的政务流程，并支持对应的业务工作流应用。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,一个业务流程通常分别由业务活动环节（过程）、以及相关的业务角色、流程操作、流转形式、业务处理等流程工作数据元。以前面的发文处理流程为例：业务活动环节：拟稿、核稿、审核、签发、登记、分发等。相关业务角色：办公室主任、流程操作：流转形式：业务处理：,电子政务教程,局机关发文处理流程案例,业务活动环节：拟稿、核稿、审核、签发、登记、分发等。,业务角色：部门领导、办公室主任、局领导等。,流程操作：活动分流处理、提交、返回等。,流转形式：单向、分流等。,业务处理：核稿（意见）、审批（意见）、文件登记等,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,工作流管理系统提供的主要功能有流程（过程环节）定义和业务流程建模两大模块。流程（过程）定义。可以针对不同业务流程，分别定义对应的流程名称、流程环节（活动）名称以及相关的业务角色、流程操作、流转形式、文档控制（意见填写形式等）、签名控制、Word文档控制、本环节可能的活动数目等流程工作数据元。流程（过程）定义是工作流程建模的基础，创建后的流程（过程）数据元可以以视图的方式浏览显示和查询，以便于系统的管理。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,3-2电子化公务处理系统的应用3-2-1公文处理,2）电子化公文处理的功能特性要求,工作流管理系统提供的主要功能有流程（过程环节）定义和业务流程建模两大模块。业务流程建模。流程建模模块提供业务流程建模环境，它是在流程工作数据元建立的基础上，建立对实际业务流程进行优化和可描述的业务流程模型。系统所提供的业务建模环境考虑了多种异常的流程处理环节，如分流、回退、并发等处理。同时，也考虑了流程环节所涉及的角色描述等，这样使得所创建的计算机业务模型具有较强的适应能力。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,档案管理包括文书档案、声像档案、财会档案、人事档案（干部、工人）、基建档案等多种档案管理。政府部门的档案管理主要以文书档案管理为主，包括声像档案、人事档案、财会档案。而有些政府职能部门，如水利部门，也会有基建档案。就其电子化管理系统而言，即档案管理系统，其基本设计功能、管理模型都很类似，这里仅以文书档案数据库管理业务与功能做一描述。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,根据文件生命周期理论，文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。在电子化公务处理系统中进行流转的公文或者是其他形式的文件，有相当一部分最终是进行归档保存的，以备日后工作查考和历史研究的需要。文书档案管理主要是对有考察价值的公文、重要资料（如会议纪要）、领导批示等，进行及时整理（分类、立卷）、鉴定、归档和保管，并提供日后的查询和借阅。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,鉴定：根据一定的方法和原则，判断档案的历史和现实价值，确定其保存期限（短期、中期、长期、永久），还包括对保存期满的档案进行复审，并按照复审的结果对档案进行相应处理。鉴定的基本方法包括内容鉴定法和职能鉴定法两种。内容鉴定法是通过审读档案的内容来判断其价值；职能鉴定法通过判断形成档案的职能活动的重要程度来鉴别价值，在电子档案大量生成的情况下，这种方式效率较高,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,归档与保管：传统的归档概念是将具有保存价值的文件集合（案卷）向档案部门移交的过程，即有各个政府部门的档案向政府档案专门管理部门（省档案局）移交，并统一管理。但就电子档案而言，现阶段的电子文件归档管理的同时，也需要对相应的纸质文件进行归档和保管，即“双套制”归档和保管。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,电子文件的归档范围主要包括：在行使本机关职能中形成的各种文件，对需要保存草稿的文件，修改应在拷贝件上进行，并记录版本号，并将草稿和定稿一起保存；本机关制作的各种数据文件，如数据报表、数据库等；为保存电子文件长期可读性而收集的各种支持软件，如操作系统、应用软件，以及相关的数据和配套文档管理；以上各种电子文件的著录和鉴定信息。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,（1）档案管理系统概要（2）档案管理员的系统处理功能（3）一般操作处理人员的处理功能（4）档案管理系统与公文处理系统的关系,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,（1）档案管理系统概要文书档案管理系统实际提供了保存所有已归档的文件供查询和备案，是保存和管理档案的场所。档案管理系统不仅可以与公文处理系统结合使用，处理已归档的收文、发文、签报、重要资料等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文件。这一系统的开发要严格遵守国家档案局颁布的档案管理要求以及中华人民共和国档案法,对档案管理员提供有文件归档处理功能，对一般人员提供文件查询借阅等功能，以实现档案管理的标准化，包括档案文件打印输出、归档文件查询安全控制等。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,档案管理系统也有两类使用人员：档案管理员和一般档案查询人员。（2）档案管理员的系统处理功能在档案文件处理中，一般系统要提供如下功能：待归档文件的采集、分类归档处理。这里运用新的档案管理规则简化了以往组卷、立卷、拆卷等复杂的归档操作，在新系统中，档案管理者只需结合系统中归档文件处理功能按照文件类别、保管期限对文件进行文件归类处理后即完成文件的归档。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,提供已归档文件的按年度的档案文件浏览查询的功能。新年份的档案视图可以自动产生。同时，提供组合条件档案文件检索、档案文件目录标准输出打印等功能。特别是，档案文件目录的打印可以进行一次性打印也可以进行选择性打印，并能实现套打。提供对网上档案文件借阅者进行借阅审批的管理。档案管理员可以查看用户借阅者的申请，并进行同意或同意的信息反馈。提供档案馆（室）内的档案藏量的统计。根据保管期限、统计年度的不同而统计出不同档案的总藏量并把文件统计信息以表格形式打印出来提供档案文件的分类管理以及档案文件著录表中有关关键字的配置,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,（3）一般操作处理人员的处理功能在档案管理系统中，需要给普通用户提供了两种查询界面，一般情况下，普通用户先通过检索工具只能检索到某些档案文件条目（系统根据用户级别进行安全过滤）。如果需要档案文件（全文）的网上查阅，用户还必须填写借阅清单，然后，向档案管理员提出申请。只有经过档案管理审查同意的档案文件，网上借阅者才能打开进行全文件阅读。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,（4）档案管理系统与公文处理系统的关系档案管理系统是公文处理系统中的公文办结后的终结点。因此，档案管理系统设计与公文处理系统设计关系密切，需要考虑一体化设计。对于同构系统，需要考虑档案管理系统的著录表中的主要字段代码要同收文、发文等公文文件的相关字段一致，以便于这两个应用系统之间无缝连接、归档和档案管理的方便。对于异构系统，需要提供彼此相关联文件的数据结构接口，以便于应用系统之间的互联互通。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用2）档案管理,电子政务教程,（4）档案管理系统与公文处理系统的关系电子档案的保管包括数字化载体的保管和电子档案信息的保护。前者需要选择合适的数字化载体（目前，多为版式文档），按照载体保护的标准进行管理。后者需要电子文档管理系统能够有效利用信息加密、信息认证、病毒防治、网络安全等安全技术。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用3）流程跟踪与监控,电子政务教程,公务处理中的流程跟踪与监控就是对公务处理过程的跟踪、监督和控制。流程跟踪与监控是公务处理系统的重要功能。一般公务处理系统中都需要内置流程跟踪与监控程序以便在各个工作流程的执行过程中随时跟踪和监督流程的进展，以及流程主要节点上的人员工作任务完成情况，根据预设的标准和条件，找出工作流程中的偏差，提示或督导有关方面的执行。流程跟踪与监控一般分为事务办理过程跟踪、在办事务监控和已结案事务监控。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用3）流程监控,电子政务教程,事务办理过程跟踪可以使公务处理过程中的每一具体工作步骤的情况均有记载，如记录某一工作项的办理部门、办理人、办理事项、办理时间、办理状态等，有利于追踪工作项的执行过程并及时反馈有关情况。特别是注意的是事务办理过程跟踪记录需要同办结后的工作项一并归档。在办事务的监控可通过设置总体工作项、在办工作项、逾时的在办工作项、待办工作项、及被催办的工作项监控。也可以通过列出某一工作项所有已进行的活动过程的方式实施监控。结案事务监控可根据参与者、任务或角色分别查询结案事务的所有工作项和逾期工作项。与在办事务一样，也能列出某一工作所有已进行的活动过程，此外，在结案事务的监控中可列出所有工作项的处理周期。,注意，这里工作项是工作流学术用语，可看成是公务处理文件。,3.电子政务的基础和核心,电子政务教程,待办工作项工作项1工作项2,流程监控,逾时在办工作项1工作项n,在办工作项工作项1工作项n,催办工作项工作项3工作项4,待办工作项：工作项1：文秘处王某某工作项2：办公室主任李某某,催办工作项：工作项3：文秘处处长张某某工作项4：办公室主任李某某,今天需要处理哪些工作？,文秘处王某某,办公室主任李某某,催办工作项3,待办工作项1,文件办理,催办工作项4,待办工作项2,文件办理,3-3电子化公务处理系统的应用5）流程监控,流程监控功能示例,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用3）流程监控,电子政务教程,节点1,节点2,节点3,节点5,开始,节点4,针对工作项1经过的所有流程活动进行跟踪和监控的记录方式：,办公室主任,工作项1的审批流程,工作项1申请审批流程跟踪：步骤1：申请已办办理人办理部门办理时间步骤2：审批已办办理人办理部门办理时间步骤3：复核待办办理人办理部门办理时间,复核,审批,申请,节点5,签发,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用4）日程管理,电子政务教程,日程管理是一种对工作人员公务活动进行时间管理的工具。传统办公环境中，人们使用各种日程表、记事本、便条、白板等方法记录工作安排、提示办事事项等。但这类方式固有的的缺点极大地限制了它的使用范围和效用。一个明显的不足是起不到联系和通知的功能，因而作用有限。电子化办公处理环境中，我们可以利用电子日程管理工具来完成约会、人员、地点、程序安排与管理，从而实现工作计划、办公会议、业务活动的自动安排。合理的日程安排能够为办公活动带来方便，可以帮助办公人员对时间等资源进行调控和协调，从而达到提高办公效率的目的。,一般来说，日程管理包括电子日程表、任务安排等方面，其中，日程表是对一定时期每天对各时间段的约会做出安排，一般是按照时间进行排序的。任务则是一项与人员或工作相关的事务，且在完成过程中要对其进行跟踪。任务可发生一次也可能重复执行（定期任务），如定期任务就需要按固定间隔重复执行。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用4）日程管理,电子政务教程,在公务处理系统中，电子日程表有如下功能：活动安排：主要是指将具体的活动与日程安排相结合，实现办公时间的合理安排，通过日程管理应用系统的协调，避免各类活动的时间冲突，灵活管理各类活动。具体功能包括日程表的设置、活动输入、活动修改、活动删除、活动查询、自动提醒、自动通知等。会议安排：可以作为一种特殊活动进行安排。首先将会议主题、与会者名单、会议地点、会期等数据输入日程管理系统。系统会根据参与者单逐一查询其日程表并通过电子邮件方式逐一通知。当然，这类日程管理系统也会考虑和提供会议安排冲突解决的问题和功能。例行活动安排：,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用4）日程管理,电子政务教程,例行活动安排：在活动安排中，经常有一些活动是最有规律性出现的，比如每天的例行检查、每周五召开的周末总结大会、月末汇报等活动。对这些活动可以一次性定义，而无需重复安排。领导活动安排：在政府部门公务活动中，领导日常活动安排是一个专门的、重要的事务性安排，通常是由对口部门或分管秘书，完成各自领导人的每周工作安排，以便于每位领导在新的一周中掌控自己繁忙的公务，做到心中有数和了如指掌。这类领导活动安排一般需要专门开发活动安排数据库，并集成日程管理、电子邮件和个人待办事宜等多项功能，使得其既能满足专门部门对全体领导活动的了解，又能满足领导个人的个性化服务。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用4）日程管理,电子政务教程,公务处理系统除了常规的日程管理功能外，还应结合办公环境的实际需要，提供与日程管理密切相关的辅助功能。比如，提供与邮件系统无缝连接、甚至是与数据库集成的功能，通过邮件系统向活动参与人自动发送邮件（会议通知、活动通知等）。此外，还可以根据具体需要，将日程管理与时区管理、火车时刻表、组织通信簿等关联，为公务活动提供更细致、更周到的服务。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用4）日程管理,电子政务教程,值得注意的是：通常，这些日程管理应用功能的实现是需要依托一定的群件软件或者是电子协作平台(如Domino平台、Exchange平台)的，而不需要从头开发，在群件平台中，提供有电子邮件、日程管理（电子日历）、待办事宜以及与数据库连接的接口，可以很方便地通过二次开发实现类似于领导活动安排应用功能更丰富的软件。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用5）信息服务,电子政务教程,信息服务是电子化公务处理系统应用的核心功能之一，也是“服务型”政府提供的一项重要的职能。政府信息服务是指为满足政府机关内部办公处理的信息需求，以及对外公开政府各类信息而提供的服务。通过信息技术，政府各部门之间以及公众不仅能享受政府提供的多种形式的信息服务，而且还大大的加强了政府之间、以及政府和公众之间的互动。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用5）信息服务,电子政务教程,政府信息服务以服务对象可以分为针对政府部门内部办文、公民信息、以及企业信息服务。政府内部办文信息服务内容主要包括：各类公文查询、办公业务信息服务、电子公告、简报、大事记、电子刊物以及专题研究等公民信息服务主要包括：政府公告、法律法规、各类基础性便民服务项目、科教、医疗、社保以及环境资源等信息。企业信息服务主要包括：网上税务、年审、网上注册审批，企业信息、招商引资、政府招标等。信息服务基础平台提供的功能主要有电子公告、电子论坛、身份认证、网上审批、网上咨询以及信息检索等信息服务功能。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用5）信息服务,电子政务教程,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用5）信息服务,电子政务教程,（1）信息发布的要求（2）信息发布系统的框架（3）信息发布系统的功能（4）信息发布审批处理流程（5）信息编辑格式与处理的要求,政府信息的发布有及时、准确、严谨、规范、权威的要求。从政府信息的编辑产生到正式上网发布前，需要有严格的审批程序。,3.电子政务的基础和核心,3-3电子化公务处理系统的应用5）信息服务,电子政务教程,（2）信息发布系统的框架：信息发布系统是电子化信息处理一个重要的应用子系统。它的应用涉及政府机关各个部门（处室）的信息采集、汇总，并需要提供信息起草、审批、发布等一体化流程处理功能。信息发布处理系统的构架是同公文处理系统一样，同样应当纳入到政府门户处理、工作流管理和统一组织用户权限管理的框架和体系中。,电子政务教程,办公业务统一服务平台,工作流建模工具,组织机构建模,工作流引擎,公文处理库（SQLServer）（Domino）,挡案管理库（SQL