Word2003基础应用介绍.ppt

第3章Word2003基础应用,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介3.2Word2003窗口组成及文档操作3.3Word2003文字编辑与格式编排3.4使用表格3.5对象的插入和使用3.6文档的打印3.7Word2003的一些实用功能,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,MicrosoftOffice2003中文版是一款全新的办公自动化套装软件，由Microsoft公司最新推出，与其先前版木相比，MicrosoftOffice2003中文版的网络功能得到进一步增强，各个办公组件和服务已经成为了一个有机的整体，它已经不是一个简单的Office套装软件，而是一个软件和服务相集成的系统，因此被称为OfficeSystem中文版。MicrosoftOffice2003中文版所表现的集成特点宣告了群组办公时代的开始。,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,3.1.1MicrosoftOffice2003新功能简介1.常规任务功能(1)MicrosoftOffice任务窗日MicrosoftOffice中最常用的任务窗日被整合在与MicrosoftOffice文档一起显示的窗日中。任务窗日根据仃个MicrosoftOffice程序的不同而不同。(2)新外观例如，MicrosoftOffice2003包含一个口历，其界面更加简洁，更加柔和的颜色也有助于产生更新的感觉。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(3)可更方便地访问“帮助”通过在菜单栏上的“提出问题”框中输入有关Office程序的问题，而无论是否正在运行“Office助手”程序。读者可以查看选项列表，阅读“帮助”主题。(4)控件粘贴选项和用智能标记自动更改被称为智能标记的新型原有位置按钮允许读者快速调整MicrosoftOffice程序中粘贴信息的方式或自动更改的方式。例如，如果将文木从Word粘贴到PowerPoint中，则文木旁将出现一个按钮，单击该按钮可以看到一个用于微调粘贴文木格式的选项列表。智能标记及其相关的选项根据仃个MicrosoftOffice程序的不同会有所不同。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(5)更新的“剪辑管理器”“剪辑管理器”(以前的“剪辑库”)具有数百个新剪辑、方便的任务窗日界面、整理剪辑和查找功能。(6)概念图表Word,Excel和PowerPoint包含一个新的概念图表库。例如，从图表库中可选择“棱锥图”以显示组成部分的关系，选择“射线”以显示项目与核心元素的关系。(7)声音命令和听写现在，除了使用鼠标和键盘，读者还可以通过朗读选择菜单、上具栏和对话框项，通过朗读输入文本。在简体中文、美国英语和口语语言版的MicrosoftOffice中可使用该功能，但是需要满足某些特殊的硬件需求。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(8)支持手写体输入可用手写输入设备(如图形输入板或PC输入板)或鼠标写字。读者的自然手写字将转换成键入的字符输入到MicrosoftOffice文档。在Word和Outlook中，还可以选择将文字保留为手写体的形式。(9)图片和图形的真实感增强MicrosoftOffice2003的Word,Excel和PowerPoint使用的是改进的图形系统。使用该图形系统，图形和艺术字将具有更平滑的轮廓，还可调整用真实颜色调和的透明度级别。在调整数字图片大小时，这些图片将更加清晰。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(10)车甫助功能MicrosoftOffice2003程序支持MicrosoftActiveAccessibility2.0，该技术使得辅助功能选项(如屏幕阅读器或屏幕放大器)更加有效。(11)查找打印机如果使用MicrosoftWindows2003操作系统和ActiveDirectory目录服务，则可从MicrosoftOffice2003程序的“打印”对话框中搜索网络上的打印机。(12)用MicrosoftExchangeServerXP存储文档可以将MicrosoftOffice文档存储在MicrosoftExchangeServerXP上，并且通过“打开文件”“新建文件”和“保存文件”对话框对其进行访问，就像使用其他任何MicrosoftOffice文档一样。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,2.Web文档和Web站点功能(1)Web发布可将MicrosoftOffice文档保存为Web页，以用于各种Web浏览器，并使用户尽可能获得最佳的浏览效果。(2)通过Web共享MicrosoftOffice文档可以在任意MicrosoftOffice程序中将文档保存到MSN的Web站点上，这将使用户得到与其他用户共享文件的即时协作空间。(3)将Web站点保存为单独的文件在Excel,PowerPoint和Word中可使用一种特殊的Web档案文件格式，利用该文件格式可将Web站点的所有元素(包括文本和图形)保存到单个文件中。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(4)从浏览器中打开OfficeWeb页并进行编辑MicrosoftOffice程序能够识别其生成的HTML页，可以在创建文档的程序中直接用InternetExplorer打开保存为Web页的该文档。3.错误防护及恢复功能1)文档恢复和更安全的关闭如果程序遇到错误或停止响应，则正在处理的文档可以恢复。下一次打开程序时，该文档将显示在“文档恢复”任务窗口中。2)MicrosoftOffice安全模式MicrosoftOffice2003程序可以检测并隔离启动问题，用户可以忽略该问题，以安全模式运行MicrosoftOffice程序并继续上作。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,3)MicrosoftOffice崩溃报告上具MicrosoftOffice2003可收集有关程序崩溃的分析信息并将其发送到公司的信息技术部门或微软公司，使上程师可以修正这些问题。4.安全性功能(1)数字签名数字签名可应用于Word,Excel和PowerPoint文件以确认该文件未被改变。(2)士曾强了抵御宏病毒的能力在配置Office时，网络管理员可以删除MicrosoftVisualBasicforApplicationCMicrosoftOffice的编程语言)，这样可以减少通过Office文档传播宏病毒的可能性。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,5.与语言相关的功能1)针对更改用户界面和帮助的语言的改进更多的组件跨越了Office而能支持对其用户界面语言的更改。另外，界面上的术语与“帮助”中的术语是相符的，即使“帮助”的主文本使用有别于界面的另一种语言。2)朝鲜文字/朝鲜文汉字转换器的改进对于朝鲜语文档，该转换器支持超过20000个新字符。转换器自动使用具有适当新字符字形的新字体。3)对WindowsXP语言功能的全面支持目前，Office程序支持MicrosoftWindowsXP所支持的所有语言，还支持最新的通过Unicode对中文字符编码的扩展，包括对近70000个中文字符的支持。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,4)非东亚系统上的东亚字符支持可以在所有Office程序中输入东亚语言的字符，即使系统软件是非东亚语言的版本(以前只在Word和Outlook中或运行WindowsXP时才支持该功能)。例如，在运行英语(美国)版MicrosoftWindows98的计算机上，可在Excel中输入口文字符。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,3.1.2MicrosoftOffice2003的组成Office2003包括了用于文字编辑的Word2003、用于创建和处理电子报表的Excel2003、用于制作电子演示文稿的PowerPoint2003、用于网页制作的FrontPage2003、用于创建数据库的Access2003、用于管理电子邮件的Outlook2003、用于创建出版物的Publisher2003和新增加的用于信息管理的InfoPath2003以及专门用于做笔记的OneNote2003等。下面简单介绍一下常用的Word2003,Excel2003和PowerPoint2003的新功能。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,1.Word2003与以前版木的Word文字处理软件相比，Word2003中文版不仅保留了以前版木的各种优点，还增添了一些新功能，并对某些功能进行了改进和增强，使用户的上作更方便、更快捷。Word2003中文版的主窗日如图3-1所示。(1)士曾强任务窗格Word2003在以前版本的基础上将任务窗格功能进行了改进，主要包括“开始上作”“帮助”“搜索结果”“共享上作区”“文档更新”和“信息检索”等任务窗格。用户通过单击任务窗格标题栏上的下拉按钮和各选项区中的超链接，可以方便地在各个任务窗格之间进行切换和使用其相关功能。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(2)新增视图Word2003中增加了阅读版式视图，让用户可以通过翻页的方式阅读或编辑文档，也可以通过缩略图的形式快速访问特定的页面。在该视图下，Word2003会自动调节页面的大小以适应屏幕，还可以调整字体大小以适合阅读，并根据屏幕的尺寸和分辨率优化显示，提高文档可读性，简化了文档阅读上作。阅读版式视图可以实现以下功能。隐藏不经常使用的上具栏。显示文档结构图和缩略图窗格，方便用户快速跳转至文档的各个部分。自动在页面上缩放文档内容，以得到最佳的屏幕显示并易于浏览。允许突出显示部分文档并添加批注或进行更改。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(3)支持可扩展标记语言Word2003提供了使文档的创建、共享和读取更加容易的新功能，并且审阅和标记功能得到了增强，以满足用户跟踪更改和管理注释的诸多要求。Word2003还支持可扩展标记语言(XML)作为本机文件格式，并充当全功能的XML编辑器。此外，用户还可以使用Word2003来保存和打开XML文件，以便将它与相关的重要商业数据结合起来。(4)强大的翻译功能Word2003提供的翻译功能更加强大了，用户可以通过在线词典对数十种语言进行互译，并且词汇量非常丰富，省去了用户在编辑文档的过程中使用翻译软件的麻烦。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,Office2003使用本地和联机双语词典来提供翻译服务，使用新的“信息检索”功能，用户只需按住Alt键并单击文档中的某个单词，就可以在“信息检索”任务窗格中检索翻译结果。如果计算机连接到了Internet翻译功能会为用户提供更多的服务。如果在计算机上安装的词典没有找到结果，则系统会从联机词典中返回可用的翻译，并通过“信息检索”任务窗格自定义这些选项。(5)并排比较文档有时查看多名用户对同一篇文档的更改很困难，Word2003中文版新增加的“并排比较文档”功能，可使两篇文档并排在屏幕上进行比较。用户还可以将两篇文档设置为“同步滚动”。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,(6)改进的文档保护在Word2003中利用文档保护可进一步控制文档格式设置及内容。例如，用户可以指定使用特定的样式，并规定不得更改这些样式。当保护文档内容时，用户不再需要将相同的限制应用于仃一名用户和整篇文档，而可以有选择地允许某些用户编辑文档中的特定部分。限制格式设置:如果限制文档的格式设置，则可以防止用户对文档应用自己未明确指定可用的样式，也可以防止用户直接将格式应用于文本(如项目符号、编号列表及字体格式等)。限制格式之后，用于直接应用格式的命令和键盘快捷键将无法使用。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,有选择地允许编辑受限制内容:将文档保护为只读或只可批注后，可以将部分文档指定为无限制，还可以授予权限，以允许用户修改无限制的文档。2.Exce12003Excel2003中文版是Microsoft公司推出的电子表格处理软件，可以广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域，具有十分齐全的功能群组。其上作界面如图3-2所示。较之以前的版本，Excel2003中文版新增了以下功能。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,1)控制所做上作的发布Excel2003中文版能够通过信息权限管理(IRM)功能阻止收件人转发、复制或打印重要的电子表格文件，从而保护公司财产。用户也可以授予其他权限，如对电子表格的查看、审核或修改等，同时还可以设置权限的到期时间，到期以后其他人将无法再查看或修改用户的电子表格。2)更好的合作用户可以在新增的共享上作区保存中文版Excel2003电子表格，使团队的其他成员能够获得最新的信息，能够保存任务列表、相关文件、链接和成员列表。3)自定义智能标记功能在中文版Excel2003中，智能标记的使用更为灵活。用户可以将智能标记与电子表格中的特定区域关联在一起，这样只要用户将鼠标指针悬停在所关联的单元格上方，智能标记便会显示。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,4)与业务系统交互在Excel2003中文版中可以保存和打开XML文件，以便与组织内的关键业务数据集成在一起。开发人员可以通过Excel中的任务窗格来构建使用XML与业务系统进行交互的解决方案。5)统计函数功能得到了增强Excel2003中文版增强了共线性检测、方差汇总计算、正态分布和连续概率分布等函数，可为用户提供更为强大的数据统计分析功能。但需注意的是，这些增强函数的结果可能与以前版木的MicrosoftExcel的计算结果有所不同。6)上作表保护,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,Excel2003中文版增强了上作表的保护功能，以保证上作表或单元格中的数据、数值和公式不被更改，还可以确保只有特定的用户才可以更改单元格。3.PowerPoint2003PowerPoint2003中文版是OfficeSystem的演示文稿程序，可用于单独或联机创建演示文稿。由于对用户界面和SmartTags支持进行了改进，在PowerPoint2003中文版中查看和创建演示文稿变得更加容易。PowerPoint2003中文版中的多媒体支持功能也得到了改进，用户可以轻松地将PowerPoint2003中文版文件保存到CD中，而且它与WindowsMediaPlayer的集成还允许用户在幻灯片中播放音频流和视频流。PowerPoint2003中文版的主窗日如图3-3所示。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,1)打包成CD所谓打包成CD，就是将PowerPoint与刻录机和刻录软件进了整合。打包过程中还可以添加其他的文件，如PowerPoint播放器、链接文件和TrueType字体等。另外，阅读密码和修改密码的设置功能可以防止在CD遗失时被别人阅读了机密资料。2)大纲视图在PowerPoint2003中，大纲视图被整合到了左边的窗格中，这样上作起来就更加方便了。改进的幻灯片放映模式使用户能够更轻松地进行演示，演示过程在改进后的用户界面中进行，且用户还可以在演示过程中使用墨迹批注上具，如荧光笔、箭头和两种不同类型的钢笔。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,3)经过改进的幻灯片放映墨迹注释在播放演示文稿时，用户可以使用墨迹在幻灯片上进行标记，或者使用PowerPoint2003中的墨迹功能审阅幻灯片。用户不仅可以在播放演示文稿时保存所使用的墨迹，还可以打开或关闭幻灯片放映标记。4)对媒体播放的改进使用PowerPoint2003可以在全屏演示文稿中查看和播放影片。右键单击影片，在弹出的快捷菜单中选择“编辑影片对象”选项，在弹出的影片选项对话框中，选中“缩放至全屏”复选框并单击“确定”按钮。当安装了MicrosoftWindowsMediaPlayer8或更高版本时，PowerPoint2003中对媒体播放的改进可支持其他媒体格式，包括ASX,WMX,M3U,WVX,WAX和WMA.,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,3.1.3MicrosoftOffice2003的安装Office2003中文版是基于Windows操作系统的办公自动化软件，它需要配备奔腾133MHz或更高主频处理器的个人电脑;操作系统为MicrosoftWindows2000，需要带有ServicePack3,最好是使用MicrosoftWindowsXP操作系统;建议使用128MB或更大容量的内存。将MicrosoftOffice2003的安装光盘放入光驱，一般情况下安装程序将自动运行。如果光盘没有自动运行，用户可以直接打开光盘，双击安装程序setup.exe文件。启动安装程序后，出现如图3-4所示的画面。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,在这个画面中，有Office2003,FrontPage2003,OneNote2003,Project2003和Visio2003多个程序的安装，用户可以按要求选择安装程序。例如，单击“安装Office2003”选项，就进入了Office2003的安装过程。首先将安装文件复制到计算机，然后弹出对话框要求用户输入产品密钥(产品密钥可以在光盘封面上找到)。输入产品密钥后，点击“下一步”按钮，要求输入用户信息，如图3-5所示。输入用户信息后，单击“下一步”按钮，弹出用户许可协议选择界面，用户必须选择接受协议才能继续安装。,上一页,下一页,返回,3.1MicrosoftOffice2003中文版简介,单击“下一步”按钮，要求用户选择Office2003的安装类型和安装路径，一般用户默认选择“典型安装”，默认位置在C盘，单击“下一步”按钮进入到确认安装界面。安装结束后，系统会给出一个安装成功的提示。然后单击“完成”按钮，则完成了Office2003的安装。,上一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,Word是Office系列软件中普及程度最广、使用频率最高的组件之一，广泛应用于各种办公文件、商业资料、科技文章及各类书信的文档编辑。Word2003中文版沿袭了前期版本友好的操作界面，并改进和完善了原有软件功能上的不足。本节主要介绍了Word2003中文版的主窗口和文档的基本操作，帮助用户快速了解Word2003中文版的界面和基本功能。,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,3.2.1启动Word2003Word的启动通常方式有两种:一种是双击桌面的快捷方式;一种是选择“开始”“所有程序”“MicrosoftOffice”“MicrosoftOfficeWord2003”命令，如图3-6所示。启动后的Word2003中文版窗日如图3-7所示。可以看到，窗日的顶端是标题栏，在缺省状态下，标题栏下面依次是菜单栏和上具栏;窗日界面的中央区域为文档编辑区，用户所输入的内容就显示在这里;窗日最下端为状态栏;文档中闪烁的竖线称为光标，也称插入点，代表文档的当前输入位置。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,3.2.2Word2003窗口组成1.标题栏标题栏位于Word主窗日的最上方，用来显示控制图标、当前所编辑文档的标题名称和应用软件名称MicrosoftWord2003。单击标题栏右边的按钮，可以最小化、最大化、恢复或关闭应用程序窗口。单击标题栏上的控制图标，或在标题栏上单击鼠标右键，即可弹出一个控制菜单。该控制菜单中包含了一些操作选项，其功能如下。还原:选择该选项后，可将最大化或最小化的窗口还原到未最大化或最小化前的状态。移动:选择该选项后，用户可以通过键盘上的方向键来移动窗口在屏幕中的显示位置。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,大小:选择该选项后，用户可以通过键盘上的方向键来改变当前窗口大小。最小化:选择该选项后，可将当前窗口最小化。最大化:选择该选项后，可将当前窗口最大化。关闭:选择该选项后，可关闭当前的Word2003主窗口。2.菜单栏菜单栏包含“文件”“编辑”“视图”“插入”“格式”“上具”“表格”“窗口”和“帮助”9个菜单。仃一个菜单都包含一组命令，使用相应的命令可以实现各种功能。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,打开菜单并使用其中的命令有如下几种方法。用鼠标打开菜单:当光标移动到菜单标题上时，该菜单标题就自动显示出一个浅蓝色的小方框，表明它处于活动状态，单击它就可打开其下拉菜单。用键盘打开菜单:按Alt键或F10键会激活菜单栏，再次按Alt键或F10键，则可以取消激活状态。在菜单栏被激活的状态下，用户可以通过左右方向键来选择菜单，通过上下方向键来选择某一菜单下的菜单项，然后按Enter键即可。也可以使用快捷键，即同时按Alt键和菜单名后面括号中的字母键打开菜单。例如，按Alt+F键就可打开Word2003中文版的文件菜单。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,若要关闭它们，可按Esc键，按一次则关闭一层子菜单，在菜单外的区域单击鼠标左键，则可以将整个菜单关闭。用户通过对菜单的操作可以发现，在有些下拉菜单中某个菜单项后有个黑色的右箭头符号，这表示此菜单项后有下一级子菜单。如果使用鼠标进行菜单操作，那么将光标在这个菜单项上稍做停留，系统就会自动打开其子菜单;如果使用键盘进行菜单操作，那么在该菜单上按键盘上的右方向键，就可以打开该菜单的子菜单。打开子菜单的过程如图3-8所示。下拉菜单中的有些菜单项以灰色表示，这表示在当前编辑状态下这些命令不能使用。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,3.工具栏上具栏位于菜单栏的下方，包含许多用图标表示的命令按钮，分别对应着特定的操作和功能。使用上具栏可使Word操作变得更加方便快捷，用户可以通过单击上具栏中的各个按钮来执行相应的操作。在Word2003中文版中共有23个上具栏，其中系统默认打开的是“常用”上具栏和“格式”上具栏，其余的上具栏可以在需要时打开。有下列两种方法来打开所需要的上具栏。选择“视图”“上具栏”命令，在其下一级菜单中执行相应的命令，为了在文档编辑的过程中使用的方便和界面的简洁，通常建议在上具栏中只选择“常用”“格式”和“绘图”三个上具栏，其他上具栏在需要时再选择显习可。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,将光标移到上具栏上任意位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择相应选项，也可以显示需要的上具栏。可以看出，如果上具栏选项前面有丫符号，则表示该上具栏已被加载到了窗口中。用户不仅可以随意显示和隐藏不同类别的上具栏，也可以在上具栏上改变当前所显示的功能按钮，为用户操作提供了极大的方便。下面以“格式”上具栏为例，介绍自定义按钮的方法。单击上具栏最右侧的.按钮，将弹出相应的选项板。在其中单击需要的按钮的图标如“两端对齐”，即可将它显示在上具栏上。对于没有显示在选项板中的功能按钮，可以选择“添加或删除按钮”选项作进一步的选择。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,4.标尺标尺分为水平标尺和垂直标尺，水平标尺位于文本区的正上方，而垂直标尺则位于文本区的左侧。标尺上面标有刻度，用于对文本位置进行定位。利用标尺可以设置页边距、字符缩进和制表位。标尺中部的白色部分表示版心的实际宽度，两端的浅蓝色部分表示版心与页面四边的空白宽度。用户可以在不需要的时候将标尺隐藏，也可以在需要时随时选择“视图”“标尺”命令，将标尺显示在Word2003主窗口中。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,5.编辑区编辑区是指窗口中部大面积的区域，用户输入和编辑的文本、表格、图形都是在编辑区中进行的，排版后的结果可以在编辑区中看出来。在编辑区中有-,个标识符:一条闪烁竖线“/”为插入点光标，它标记新键入字符的位置，用鼠标单击某位置，或移动键盘的光标键，都可以改变插入点的位置，也可以在光标移动到要输入文字的任何位置双击;横线为文档结束符，又称最后行标志，表示文档的结束，显示在最后一行的最左端，插入点不能设置到结束符后面;弯曲箭头为回车符，仃段结束时键入一下Enter，用来表示一个段落的结束。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,6.滚动条滚动条中的方形滑块指示出插入点在整个文档中的相对位置。使用滚动条可以快速查看文档中的内容。滚动条分为两种，即垂直滚动条和水平滚动条。1)垂直滚动条单击垂直滚动条两端的人或v按钮，可使文档窗口中的内容向上或向下滚动一行。单击垂直滚动条滑块上部或下部，使文档内容向上或向下移动一屏幕。垂直滚动条下面还有3个按钮，它们是t、0和苹。0按钮为选择浏览对象，全和苹按钮的功能会随着选择的浏览对象的不同而改变，默认为按页浏览，即上一页和下一页。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,2)水平滚动条单击水平滚动条两端的和按钮，可使文档内容向左或向右移动一列。拖动滚动条，可快速移动文档内容，同时滚动条附近会显示当前显示内容的页码。7.状态栏状态栏用于显示当前编辑的文档窗口和插入点所在页的信息以及某些操作的简明提示，如页码、节号、文件的页数和总页数、游标位置及与页顶端的距离、行号与列号、显示比例、按键状态等。在编辑状态下，状态栏上各项的含义如下。页、节、分数:显示插入点所在的页、节及“当前所在页码/当前文档总页数”的分数。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,位置、行、列:位置显示插入点距当前页头的距离;行、列为插入点在当前页中的行号和列号。录制、修订、扩展、改写:以黑色显示时，表示当前编辑环境处于该模式;灰色显示时表示该模式无效。双击各选项可改变模式。8.任务窗格任务窗格像个浮动面板，提供了许多常用选项。在Office2003中，任务窗格的功能更加完善，内容更加全面，由“开始上作”“剪贴板”“帮助”“信息检索”“样式和格式”“显示格式”“邮件合并”及“新建文档”等14个不同用途的任务窗格组成。用户可以非常方便地使用各种任务窗格中的各个选项快速进行相关的操作。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,如图3-9所示为“开始上作”任务窗格，用来编辑Word2003中文版中文本的格式和样式。用户可以通过选择“视图”“任务窗格”命令，或者按Ctrl+F1键来打开或者关闭任务窗格。9.视图切换按钮在水平滚动条左侧还有视图、Web版视图、大纲视图和阅读版式，5个按钮，如图3-10所示。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,3.2.3管理文档1.创建新文档由于每一个Office文档都对应着一个文件，因此在制作一个新的文档前，必须先新建一个文件，就像在写一封信之前，必须先找到一张白纸一样。1)建立新的空白文档新建空白文档的方法是，单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。当依次新建文档后，系统会自动给新建的文档一个临时文件名:文档1、文档2、文档3等。2)通过模板和使用向导建立新文档,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,我们经常需要制作各种固定格式的文稿，这时就可以使用模板来新建符合该种文档格式标准的文档。例如，要制作一份报告，可用“新建”“模板”选项，选择“报告”选项卡中的“典型报告”单选按钮，如图3-11所示;然后可以利用现成的模板，根据文档提示输入相应的内容，迅速方便地制作出需要的文稿。除了模板之外，还可以使用向导创建文档，用户根据仃个对话框中的提示信息输入或者选择所需要的参数，然后单击“下一步”按钮，也可以快速创建一个比较专业的文档。根据向导创建一份简历的具体操作步骤如下。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,选择“文件”“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。在“模板”选项区中单击“本机上的模板”超链接，弹出“模板”对话框。根据所要创建文档的类型，单击相应的选项卡，然后选择所需的模板。本例要创建一份简历，选择“其他文档”选项卡，然后单击“简历向导”图标，女日图3-12所示。单击“确定”按钮，打开“简历向导”对话框，如图3-13所示。用户可以单击该对话框左侧列出的某个位置，也可以单击“下一步”按钮，一步一步地进行操作。仃次单击“下一步”按钮，就会弹出该向导的下一个对话框;单击“上一步”按钮，可以退回到上一个对话框重新进行设置;单击“取消”按钮，将退出“新建”操作。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,完成操作后单击“完成”按钮，即可创建出一份基于该向导的个人简历文档，如图3-14所示。说明:创建新文档是计算机等级考试WORD操作的一个考点，有10%考试概率，考试中一般都有指定的文档，但有时候会在录入文本后再另建一个文档保存，该知识点比较简单，是基本的操作之一。2.保存文档保存文档是把文档作为一个磁盘文件存储起来。保存文档是非常重要的，用户所做的上作都是在内存中进行的，一旦计算机突然断电或者系统发生意外而非正常退出Word2003中文版，那么这些内存中的信息就会丢失，所有的上作就会白费。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,用户在平时上作时要注意仃隔一段时间就对文档保存一次，这样可以有效地避免因停电、死机等意外事故，而造成自己的劳动成果白白流失。在新文档中输入一些内容后，可以按以下方法命名并保存新文档。单击“常用”上具栏中的“保存”按钮，或单击“文件”菜单下的“保存”命令，打开“另存为”对话框，如图3-15所示。如果是正在编辑旧文档，则直接同名保存，不会弹出“另存为”对话框;如果要换名、换类型或换位置保存则单击“文件”菜单下的“另存为”命令，同样打开“另存为”对话框。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,如果需要在其他文件夹中保存文档，可以在“保存位置”下拉列表框中选择其他的文件夹，或单击对话框左侧的“我最近的文档”“桌面”“我的文档”“我的电脑”等图标并选择相应的位置。要新建一个文件夹来保存文档，可以单击“新建文件夹”按钮，创建新的文件夹，然后双击新建的文件夹，使文件夹名字显示在“保存位置”下拉列表框中。输入文件名称，选择需要保存的文件类型，单击“保存”按钮保存文件。除了上述的手动保存文档功能外，Word2003中文版还具有很重要的自动保存功能，即仃隔一段时间会自动对文档进行一次保存。这项功能可以有效地避免因停电、死机等意外事故而造成的文件丢失。自动保存功能的保存时间间隔可以由用户任意设定，其具体操作步骤如下。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,选择“文件”“另存为”命令，打开“另存为”对话框。在“另存为”对话框中单击“上具”下拉按钮，弹出如图3-16所示的下拉菜单。在该下拉菜单中选择“保存选项”选项，打开“保存”对话框，如图3-17所示。在“保存选项”选项组中选中“自动保存时间间隔”复选框，并在其右侧的数值框中输入一个时间间隔(以分钟为单位)。例如，在该数值框中输入10，即表示设定系统仃隔10分钟自动保存一次文档。设置完毕后，单击“确定”按钮，保存设置并关闭对话框。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,上述设置也可以通过选择“上具”“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“保存”选项卡进行设置。设置了自动保存功能后，虽然不必担忧在上作中因停电或死机而造成过多数据的丢失，但还是建议用户养成随时使用Ctrl+S快捷键手动执行保存文档的好习惯，这样即使是在一台新的没有设置自动保存功能的计算机上，也可以因为习惯性的存盘操作而最大限度地降低丢失数据的可能性。3.打开文档当用户需要继续编辑已经存在的文件时，可以使用上具栏上的“打开”按钮或“文件”菜单的“打开”命令，打开“打开”对话框，在文件类型框中选定相应的文件类型，然后选择相应的位置中的文档，打开继续编辑。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,4.加密保护文档用户如果希望自己的文档不被别人浏览或修改，就需要加密保护自己的文档，操作方法如下。选择“上具”“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“安全性”选项卡。在“打开文件时的密码(O”栏内输入打开文件的密码，在“修改文件时的密码(M)”栏内输入修改文件密码，再单击确定并在存盘后生效。如图3-18所示。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,5.关闭文档，退出Word2003当用户在文档中完成了所做的上作后，就可以将已经保存过的文档直接关闭了。关闭文档与关闭应用程序窗日一样有多种方法，其中常用的有以下四种。单击当前文件菜单栏右侧的“关闭”按钮。单击标题栏左侧的控制图标，在弹出的控制菜单中选择“关闭”命令。选择“文件”“退出”命令。按Ctrl+F4键。在任务栏上右击对应文档的图标，在弹出的快捷菜单中单击“关闭”按钮。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,细心的用户可能会留意到，屏幕的右上角有两个“关闭”按钮，单击窗日标题栏上的“关闭”按钮，可关闭Word程序;单击菜单栏上的“关闭”按钮，可关闭当前文档。保存好文档后，选择“文件”“退出”命令会直接退出Word;否则系统会弹出“是否保存”对话框，询问是否需要对正在编辑的文件进行保存。说明:打开已存在文档是计算机等级考试WORD操作的一个考点，有100%的考试概率，该知识点比较简单，是基本的操作之一;文档的保存与保护是计算机等级考试WORD操作的一个考点，有100%的考试概率，该知识点应重点掌握。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,3.2.4Word2003的视图方式屏幕上显示文档的方式称为视图，Word2003中文版提供了普通视图、Web版式视图、页面视图、阅读版式视图、大纲视图等多种视图。不同的视图方式分别从不同的角度、按不同的方式显示文档，并适应不同的上作要求。因此，采用合理的视图方式将极大地提高上作效率。在各个视图间切换，可单击“视图”菜单中的相应命令，或者单击文档编辑窗日水平滚动条左侧的视图按钮。1.普通模式普通视图是最适合文木输入和图片插入的视图，如图3-19所示。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,与其他视图相比，该视图的页面布局最简单，只显示字体、字号大小、字形、段落以及行间距等最基木的格式，页与页之间用单虚线(分页符)表示分页，节与节之间用双虚线(分节符)表示分节。这样可以缩短显示和查找的时间，在屏幕上显示的文章连贯易读。在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片。因此，该视图方式最适合在输入、编辑文木或只需简单设置文档格式时使用。2.Web模式Word2003有了比较强大的Web页编辑功能，而网页的编辑与普通文档的编辑存在一些不同。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,如果选择显示Web版式视图，编辑窗日将显示文档的Web布局视图。也就是说，编辑的网页在该视图方式下会与在浏览器中所显示的一样。如果用户想使用Word2003中文版编辑网页，就一定要在Web版式视图中进行，因为只有在Web版式视图中，才能完整地显示用户所编辑的网页效果。3.页面模式页面视图是Word中最常用的视图之一，如图3-20所示。它按照文档的打印效果显示文档，具有“所见即所得”的效果。由于页面视图可以更好地显示排版的格式，因此常在对文木、段落、版面或者文档的外观进行修改时使用。在页面视图方式下，可直接看到文档的外观、图形、文字、页眉、页脚、脚注、尾注等在页面上的精确位置，以及多栏排列。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,这样，在屏幕上就可以看到文档打印在纸上的样子。页面视图中还可以显示出水平标尺和垂直标尺，可以用光标移动图形、表格等在页面上的位置，并可以对页眉、页脚进行编辑。在普通视图中见到的分页符，在页面视图中就成了两张不同的纸，如图3-20所示。单击两页面之间的空白处，可以将分页部分隐藏。4.大纲模式大纲视图用于显示、修改或创建文档的大纲，如图3-21所示。它将所有的标题分级显示出来，层次分明，特别适合于多层次文档，如报告文体和章节排版等。在大纲视图方式中，可以通过对标题的操作，改变文档的层次结构，帮助用户创建和重组复杂文档。切换到大纲视图后，用户可以看到新增了一个“大纲”上具栏，如图3-21所示。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,“大纲”上具栏从左至右部分按钮的含义如下。提升到“标题1:作用是无论插入点当前所在的段落是何样式，均被提升为标题1。提升:作用是将插入点所在标题提升一级。例如，单击此按钮后，插入点所在的标题1J可被提升为标题。降低:其作用与“提升”按钮的作用相反。降为“正文文本”:作用是将标题变为正文的内容，也可按Ctr1+Shift+N键。上移:作用是将插入点所在段的文字全部向前移动1个段落，也可以同时移动一行、一段或某一级标题下的全部内容。,上一页,下一页,返回,3.2Word2003窗口组成及文档操作,下移:作用与“上移”按钮的作用完全相反。展开:作用是将插入点所在标题的下属子标题和文本内容都显示出来。折叠:作用是将当前标题的下属子标题和文本内容隐藏，并在该标题下加波浪形底纹，其作用和“展开”按钮的作用相反。显示级别:用以选择显示不同级别的标题和文本内容。只显示首行:作用是当所显示段落超过一行时，只显示文本内容仃一段落的第1行，并在该行最后以省略号代替其他内容。显示格式:该按钮可使所有的标题、子标题、字符格式完全相同，都以一种正常的、未经过格式排版的方式显示，在电脑配置比较低时，可提高编辑的效率。,上一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,作为一个优秀的文字处理软件，Word2003中文版具有非常强大的文本编辑功能，可以快速对文本进行各种编辑操作，同时还可以设置文本的格式和段落排版。这些功能可以使用户在文本处理过程中更加得心应手，也能够更有效地对文档进行整理，节约文本输入和编辑的时间，并减少因误操作带来的麻烦。,下一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,3.3.1输入、编辑与选定文本1.输入文本Word2003中文版的输入功能十分简单，用户可以方便地输入文字和各种符号，在很多方面，使用Word2003中文版做文字处理上作，要比在纸上更方便、更容易。创建了新的空白文档后，在文档编辑区中有一个闪烁的光标(即插入点)，这个光标代表的是当前文本输入的位置。当输入文字时，文字就会显示在光标闪烁的位置。“即点即输”功能是Word为用户提供的一种快速输入方法，使用“即点即输”功能可以在文档空白区域快速插入文字、图形、表格或其他项目。,上一页,下一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,在文档空白区域任意位置双击鼠标左键，“即点即输”功能将自动把光标放置于双击处并自动设置段落格式，如缩进、对齐、行距和分页等。例如，要创建标题页，可双击空白页面的中央并输入居中的标题，然后双击页面右下角的空白处并输入右对齐的作者名。Word2003中文版中的“即点即输”功能默认为开启。要设置“即点即输”功能，可选择“上具”“选项”命令，打开“选项”对话框，在“编辑”选项卡中选中“启用即点即输”，复选框，单击“确定”按钮即可。要确定“即点即输”应用的格式，可移动光标至某个特定区域，观察“即点即输”光标形状。“即点即输”光标形状有6种:左对齐、居中、右对齐、左缩进、左文字环绕和右文字环绕。,上一页,下一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,2.插入符号和特殊字符Word2003中文版在编辑文档的时候，可以插入各种符号和特殊的字符。其具体的步骤如下。在菜单栏选择“插入”“符号”或“插入”“特殊字符”，如图3-22所示。在“符号”或“特殊字符”对话框中，选择相应的符号或特殊字符，单击“插入”按钮，相应的字符就会插入到当前文档的光标处。3.文本的编辑(1)光标移动键,上一页,下一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,在Word2003中，用户可以使用鼠标进行光标位置的移动，也可以使用键盘来进行操作。常用键盘操作如表3-1所示。(2)“改写”模式和“插入”模式的转换在Word2003中用户一般往往使用“插入”模式。在“改写”模式下，键入的文本覆盖了原有的文本;在“插入”模式下，键入的文本将插在插入点前，插入点及其后面的文字自动后移。切换“改写”/“插入”模式的方法一般是按键盘上的“Insert”键。(3)中文简繁体转换Word2003提供了中文简繁转换上具，可以方便地进行简体中文与繁体中文之间的转换。,上一页,下一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,首先选中要进行转换的文本内容(如果在转换时没有选中任何文本，Word将把整个文本进行转换)，单击“常用”上具栏中的“中文简繁转换”按钮繁!右边的下三角按钮进行相应选择即可。说明:此功能必须安装才能使用。4.选定文本在Word2003中，常常要对文档的某一部分进行编辑，如某个段落、某些句子等。这时就必须先选取要进行操作的部分，被选取的文字以黑底白字的高亮形式显示在屏幕上，这样就很容易与未被选取的部分区分出来。选取文本之后，用户所做的任何操作都只作用于选定的文本。,上一页,下一页,返回,3.3Word2003文字编辑与格式编排,用鼠标选取文本是最基本、最常用的选取方式，通过鼠标操作，用户可以根据自己的需要选取任意数量的文字。对于小段文字或整篇文档使用这种方法十分有效。如果选定的文档内容比较多，可以将鼠标和滚动条结合使用。拖曳鼠标选定文本是最基本、最灵活的选定文本的方法，可以选定任意连续的字、句、行和段，具体操作方法如下。利用鼠标在选定栏上的单击、双击和三击，分别选择一行、一段和全文。用鼠标拖动或将Shift与光标移动键连用选择任意一段连续文字。用Alt和鼠标拖动连用选择列表块。用Ctrl+A来选择全文。,上一页,下一页,返回,3.3Word2003文字