关于会议方案四篇

关于会议方案四篇 1、管理职责 1.1 * 经理负责大型会议安全保卫方案的制定、实施、监督、检查。 1.2 * 主管协助经理对大型会议安全保卫方案的具体实施。 2、质量标准 规范大型会议期间的保卫工作，以达到酒店管理要求。 3、工作流程 3.1 * 在会前应组织一次对酒店会议楼层、住宿楼层、用餐地点、娱乐场所、厨房、停车场、物品寄存处等消防、治安安全的全面检查，对检查中发现的不安全隐患，涉及会议活动的区域，在会议前一天全部整改完毕，做到不留安全死角。 3.2根据会议来宾人数多、级别高、会议的性质等特点， * 对人员配置要进行合理安排，重大会议要制定专门的保卫方案。 3.3各班组工作要求： 1）安全组 a负责安排会议指定车位，放置会议停车指示牌,于会议前一天落实完毕，并对所有会议车辆集中指挥到指定位置。 b正确指挥所有车辆进出，保证大门口车辆秩序，车道畅通无阻。 c落实停车场巡逻制度，每隔半小时对车辆进行一次时间、车况、车牌登记，防止车辆受损。 d指定会议期间员工临时停车位。 e制定特殊情况下启用地下车库 * 的方案，专门负责车辆的引导工作，负责会议用餐现场的安全保卫。 2)消控组 a时刻警惕，坚守岗位，加强巡视各营业点，维持大堂正常秩序。 b严密观察进出大堂的每一个人员，发现衣冠不整或形迹可疑的人及时阻止、盘问，并通知监控密切关注，防止入内。 c认真对待和灵活处理客人的每一件事情，做到内紧外松。 d每隔半小时对整个大楼巡查一遍，特别是对集中安排的会议楼层要进行重点巡逻。 e待娱乐场所、厨房结束后进行复查，并由现场经理及检查人双方签字，确保万无一失把事故控制为零。 f严密观测监控画面及消防主机信息，发现问题及时控制，及时处理。 3.4 * 接待流程： 1)酒店大堂门口保安上岗均戴白手套（24小时），仪容仪表端庄整洁，面带微笑，对客人的询问有问必答，随时处理门口车辆占道情况，制止衣冠不整、上访民众、外来送餐的人。在客人车辆到达酒店门口时，保安应立即迎接，客人下车时，保安应为小车客人打开车门并用手挡在车门杠的上方，以保护客人头部不至撞伤。 2)客人下车以后，保安员应将客人汽车引导至指定专用车位停放，并有礼貌的提醒过夜车主关好车窗，开启报警装置。定时对车场进行巡查，巡查中仔细查看车内是否有贵重物品，及车窗车门关闭情况，外部受损与否，并做好相应记录。 3)客人到达酒店之前， * 有关人员应检查客人楼层消防通道并保证其畅通，同时对重点楼层巡逻，检查安全落实情况。 4)重点客人入住的楼层为监控重点保护区域，酒店保安人员应协助公安部门防止不法人员、无关人员进入此区域，并及时追踪骚扰电话。 5)巡逻保安员对会议楼层的每一扇房门都要仔细排摸，发现房门未关应先敲门，在征得客人同意后轻轻合上，如果房内没人就直接把门关好。途中遇到客人应打招呼问好，并让客人先行。 6)消控中心值班员注意观察会议楼层、各营业点、停车场的人员、车辆，适时移动镜头，一旦发现可疑情况，立即进行跟踪录像，并迅速用对讲机通知所在区域保安加以处理。当消防主机报警时，及时通知巡逻保安及相关服务员前往查看，并按火警处置程序处理。 一、 会前准备 1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？ 2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？ 3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。 限定每个项目的商议时间。 4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和好的文件在与会人中间传阅。 6、根据要讨论的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 二、会议期间控制 1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。 4、给每一个人表述自己意见的机会。 5、控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。 6、如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。 7、坚持预定的时间，不要拖延。 8、在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。 9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。 10、确定下次会议的议题和时间。 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。 2、根据会议，对执行进行监督和检查。 会前工作： 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） 会中工作： 9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 17、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作： 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 (一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题: 1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。 2.参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。 3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。 (二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的： 1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。 2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。 3.经由专业会议服务公司代为处理。 4.经由主办单位的住宿组人员负责。 (三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。 订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。 这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。 另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。 住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括： 1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。 2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。 3.房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。 4.要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。 一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。 如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。 特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。 详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解： 1.特别预订多少房间，什么类别和房价。 2.预订的作业程序。 3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。 在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。 工作人员房间预订和房间：在一般参会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和房间。 一般来说工作人员及房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。 最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。 (四)住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认 有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。 虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容： 1.主办单位名称。 2.会议名称。 3.会议日期。 4.会议地点。 5.收件截止日期。 6.确认函回信地址。 7.各饭店的房价。 8.税金明细。 9.饭店的地理位置图。 一、会议主题：xx公司年终总结大会 二、会议时间：12月31日下午14点00分至21点30分 会议时间：14:0017:30 晚宴时间：18:0021:30 三、会议地点：西国贸酒店一层多功能宴会厅 四、会议参会人员：公司全体员工(41人) 五、会议流程与安排本次年会的流程与安排包括以下两部分： (一)年终大会议程安排13:50全体参会员工提前到达指定会堂，按指定排座就位，等待员工大会开始;14:0015:30大会进行第一项，各部门及各项目负责人上台分别做年终述职报告。15:3015:45大会进行第二项，由行政人事部负责人上台宣读公司各部门及项目主要负责人人事任命决定书。15:4516:00大会进行第三项，副总经理宣读优秀员工获得者名单;优秀员工上台领奖，总经理为优秀员工颁发荣誉证书及奖金;优秀员工与总经理合影留念;优秀员工代表发表获奖感言。16:0017:30大会进行第四项，总经理做总结性发言。17:30大会结束，员工散会休息，酒店布置晚宴会场 (二)晚宴安排18:00晚宴正式开始，晚宴主持人引导大家共同举杯，祝福大家新年快乐，祝愿公司的明天更加美好。(背景音乐) 18:0019:00用餐时段：公司领导及员工到各桌敬酒，同事间交流沟通，拉近彼此距离。19:0021：00娱乐时段：文艺节目(23个节目) 游戏1：坐气球比赛，用具：3把椅子、各装20支气球的3个箱子;游戏规则：2人一组，共3组，一个人递球，一个人坐球，限定时间为3分钟，3分钟后，箱子内省的球最少的胜出;文艺节目(23个节目); 游戏2：抢凳子;用具：5把椅子，围成一圈;游戏规则：将椅子围成一圈，响音乐，6个人转圈围着椅子走，音乐停，6个人抢坐，没有抢着的输;文艺节目(23个节目) 游戏3：筷子运钥匙链;用具：12支筷子、2个钥匙链;游戏规则：6个人一组，分为两组，每个人嘴里叼一只筷子，将钥匙链挂在第一个人的筷子上，第一个人将钥匙链传给第二个人，必须用筷子传，不能用手，哪个组最先将筷子传到最后一个人的筷子上，为赢。 游戏4：呼啦圈传区别针;用具：呼啦圈3个、曲别针18个;游戏规则：3个人，每人一个呼啦圈，手里6个曲别针，每个人在转呼啦圈的同时，要将手里的6个曲别针连在一起，谁先将6个曲别针连在一起，谁就胜出; 游戏5：踩气球;用具：100个气球游戏规则：分为两组，一组5个人，每个人球上绑10个气球，主持人限定时间3分钟，互相踩对方队员腿上的气球，3分钟后，看哪个组队员总署气球省的多，就胜出。幸运抽奖活动：用具：抽奖箱、卡片49张、乒乓球49个每个人手里有一张带数字的卡片，将乒乓球上写上相应的数字，放进抽奖箱，指派专人分别来抽一至四等奖。最后主持人邀请全体员工上台合影留念 六、会议准备及相关注意事项 (一)年会 * 与宣传：公司办公室于今天向机关各部门及各项目部发出书面的关于年终总结会 * ，对本次年会活动进行公示和宣传，达到全员知悉。 (二)条幅的制作：红