总账业务操作手册.doc

3b5dbe8f1d58299a3ed790d1ff064114.pdfUG010美的（中山）电风扇制造有限公司ERP管理信息系统财务管理总账业务操作手册 文档作者：邱东军建立日期：2003-10-31修改日期：控制编号：MDJK_UG_GL_010版 本：1. 0审批人：美的金科项目经理赛意咨询项目经理 拷贝编号_文档控制修改记录日期作者版本注释2003-10-31邱东军1.0没有前面的版本审阅者姓名职位陈跃龙美的金科项目经理张泓赛意咨询项目经理传阅者拷贝号姓名部门资料管理员项目资料室美的金科项目实施小组成员赛意咨询公司项目实施小组成员文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。如果你接到本文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。目录文档控制ii介绍5适用范围5内容5相关文档5会计科目6科目结构6定义部门/明细科目/产品段7凭证处理9正常凭证9经常性日记账13FSG报表16定义行集16定义列集17定义报表18使用报表19其他功能20Oracle会计期介绍20会计期管理20查询和报表21日记账的查询21账户余额/发生额查询21常用报表22查询和报表 22总账模块操作手册介绍适用范围本文档适用于美的（中山）电风扇制造有限公司（以下简称美的金科）财务管理涉及总账业务的操作培训。本方档所有示图来源(职责)：FS.GL风扇中山总账普通用户内容美的金科具有法人资格，在ERP系统中有独立的会计账套，财务管理的相关业务在相应的功能模块完成，本文从如下几部分对总账模块的操作培训进行相关阐述：1. 会计科目2. 凭证处理3. FSG报表4. 其他功能5. 查询和报表相关文档本文档的相关文档有：l 赛意咨询公司项目准备文档格式规范1.1l 赛意咨询公司美的（中山）电风扇制造有限公司ERP项目解决方案会计科目会计科目主要涉及以下两部分内容：1. 科目结构2. 定义会计科目科目结构Oracle的科目结构Oracle的科目结构不同于传统的科目结构，它是由若干个段组合而成的，每个段和其它段可以组合成若干个会计科目。段的定义Oracle的段是构成科目结构的单位，建立若干段及组合产生科目结构。每个段要求指定其是科目段、平衡段、部门段或都不是。科目段：相当于传统会计的会计科目编码。整个会计科目结构必须有且只能有一个科目段，对于定义科目段的段值，要求指定其类型是资产、负债、所有者权益、收入或费用。平衡段：该段也叫公司段，以解决多公司会计问题。整个科目结构必须有且只能有一个平衡段，总账模块保证对于每一个平衡段段值的所有日记账分录的借贷平衡。部门段：该段用于部门费用、车间成本的核算。美的金科的科目结构美的金科科目结构：* * * * * *公司段 部门段 会计科目段 明细科目段 产品段 内部公司段公司段：固定值为03 。部门段：为四位数，代表需要考核费用、成本的部门，美的金科可自行定义 。会计科目段：由美的集团统一录入，如要增加需向集团财务部申请；明细科目段：对会计科目段的一种补充，美的金科可自行定义。产品段：用于计算产成品完全成本，美的金科可自行定义。内部公司段：用于识别内部公司的段值，美的金科可自行定义。定义部门/明细科目/产品段定义部门（成本中心）图一 路径：设置-定义部门/明细科目段方法：在图一界面“值集”的“名称”输入“MD_FS_CC”，回车，进入图二界面；l 将光标移到“值；有效”栏，输入部门（成本中心）代码，注意一旦存盘后就不能更改；l “说明”栏录入部门（成本中心）名称。图二注意：对于用于汇总的成本中心，需要将“父项”栏选择为“是”，同时需指定累计组为哪一级成本中心，然后点击“定义子范围”，定义此成本中心所汇总的范围，即低值和高值，然后为这个范围内的成本中心指定“范围类型”，即母或子，一般情况下选择“子”。定义明细科目段路径和方法同部门段，所不同的是在“值集名称”栏输入的“MD_FS_SUB”，而不是“MD_FS_CC”。定义产品段路径和方法也同部门段，所不同的是在“值集名称”栏输入的“MD_FS_PRO”，而不是“MD_FS_CC”。凭证处理凭证处理主要涉及如下内容：正常凭证处理（输入、修改、红冲、过账）、经常性日记账等正常凭证凭证的输入 图三凭证的输入同日常凭证没有多大区别，只不过在Oracle中称为“日记账”，而不是凭证。路径：日记账/输入方法：直接点击“新建批（B）”批名：所谓批即为了实际操作方便，提高工作效率，将若干日记账汇总成一个批，每个批至少有一个日记账。为区别，我们给每个批取一个名称，即批名。建议的名称规则为：年月+流水号，如200310-01。会计期：即选择当期业务所属会计期。控制总额（可选）：有时一个批下有若干个日记账，为了防止出错，可以在“控制总额栏”预先输入控制总额，以便检查输入的日记账金额是否准确。之后，点击“日记账(J)”进入日记账，如图四所示：图四日记账名称：给单个日记账取一个名称，一个批名下可以有若干个不同的日记账名称。日记账种类：日记账所属种类，默认“.记账凭证”。摘要说明：即日常会计凭证摘要栏。行：表示会计科目行的行号，为便于增减，一般以10的倍数增加行号。科目编码：输入会计科目编码。借项（贷项）：输入金额存盘：输入金额后，即可按CtrL+S存盘。凭证的修改日常操作中，由于操作失误，在日记账末过账时，我们可以对其修改。路径：日记账/输入，同输入日记账；如图三所示查询：输入要查询的批名或会计期等查询条件，点击“查找”，即进入该日记账批 修改：在需要修改的地方直接进行修改，修改完毕按CtrL+S键存盘。注：如果已经过账则不能直接进行修改，需要红冲原日记账，再重新做一笔新日记账。凭证的红冲日常操作中，由于操作失误或其他原因，需要对修改原日记账，但是在总账中又已过账，我们不能再对其修改，只能对其红冲，然后再重新做一笔正确的日记账。图五路径：日记账/输入，同日记账输入；查询：如图三所示，在“批”输入需要红冲的批名，或在“日记账”输入日记账名称，也可以限定其他的条件，如类别等，之后点击“查找”，选出要红冲的日记账批或日记账。冲账：冲账的方法有三种，具体如下：l 如果要红冲整个日记账批，点击“其他活动（M）”，如图五所示，之后出现“其他活动”窗口，点击“冲销批“R”进行冲销，冲销时注意选择要冲销的会计期和冲销的方法（转换借项/贷项或红字冲销），系统会自动该日记账批的每一笔日记账进行红冲并产生日记账，审核无误后过账。l 如果要红冲该日记账，点击“复核日记账（U）”，进入该日记账，如图四所示，红冲日记账有两种途径，一种是直接点击“其他活动”，同红冲日记账批，另一种方法是直接点击“其他明细”，进入“其他明细”窗口，如图六所示，选择红冲日记账所在的会计期，选择红冲方法（转换借项/贷项或红字冲销），点击“冲销日记账”以确认。l 如果暂时不生成红冲日记账，可以先定义红冲日记账，需要时再生成红冲日记账。具体操作步骤为：首先定义红冲日记账，然后再生成红冲日记账。定义红冲日记账：在查询到要红冲的日记账后，点击“复核日记账（U）”，进入该日记账，如图四所示，点击“其他明细”，进入“其他明细”窗口，如图六所示，选择红冲日记账所在的会计期，选择红冲方法（转换借项/贷项或红字冲销），不要点击“冲销日记账”直接存盘即可。生成红冲日记账：有多种方法生成红冲日记账，除以上方法外（注：不同的是不再需要选择会计期和红冲方法），另外还有一种方法：从“日记账-生成-冲销”路径进入，输入相关条件，查找到要生成的红冲日记账，如图七所示，在“期间”栏打上勾，存盘或点击“冲销”，系统会自动生成红冲日记账。图六图七凭证的过账当日记账完成时，检查无误后可对其过账，只有过账才能更新明细账，即我们查询某个科目的余额或运行资产负债表时，数据来源只包括已过账的日记账。日记账过账非常方便，可以在我们认为需要时随时过账。路径：日记账/过账过账：首先输入查询条件，查找到需要过账的日记账，如图八所示。过账之前可以先复核批，也可以直接过账，选中要过账的日记账打上勾直接存盘或点击“过账”。 图八注意：在输入日记账时，也可以直接过账，如图五所示，直接点击“过账”即可。经常性日记账定义经常性日记账为了操作方便，我们可以对日常操作中经常出现的相同或类似的日记账，定义一个重复性记账。路径：日记账/定义/经常性图九批：输入经常性批名称；说明：对经常性日记账进行的描述，即说明。自动复制：即经常性日记账拷贝的来源，当要定义两个类似的日记账时，可以先定义一个经常性日记账，另一个日记账就可以拷贝该日记账，然后再做适当的修改。日记账：用来定义经常性日记账的名称，同输入日记账一样，一个批允许有多个日记账；类别：用来定义经常性日记账的分类，同输入日记账的分类；有效日期：（可选）输入此经常性日记账的使用期间限制。行（N）：点击进入下一界面，如图十所示，输入行号和相关的账户图十生成经常性日记账定义了经常性日记账后，根据需要我们可以随时将它产生为日记账，注意会计期！路径：日记账/生成/经常性生成：选择需要生成的经常性日记账，如图十一所示，打上勾， 选择相应的会计期间，存盘或点击“生成（G）”即可，系统会自动产生日记账，之后进入日记账输入界面进行相应的修改或完善形成最终凭证，最后过账。图十一FSG报表FSG报表是财务报表生成器（Financial Statement Generator）的英文简称，无需编程即可建立自定义报表的一种强有力的灵活工具。可极大地方便我们财务人员查询和统计数据，我们的资产负债表、利润表、费用表等都是通过FSG报表生成的。FSG报表最基本的两项是行集和列集，定义好行集和列集后，将它们组合成报表就可以使用。定义行集定义行集是用来定义报表行的数据信息，主要是取源于哪一个（些）会计科目。路径：报表/定义/行集，如图十二所示；图十二名称：指此行集的名称；说明：对行集的说明；定义行：点击“定义行（R）”进入定义行界面，如图十三所示：图十三行：对报表的每一行定义相应的信息，为方便增减，一般以10为倍数输入行的序号；我们可以对每一项定义名称，即“行项目”，此名称显示在该行的最左边；定义行信息：点击“帐户分配（A）”进入下一界面，如图十四所示；图十四定义列集定义列集是用来定义报表列的信息，主要是行的会计科目以何种方式取值；路径：报表/定义/行集，如图十五所示；图十五名称：同行集的名称；说明：同行集的说明。定义列信息：点击“定义列（B）”进入列信息，如图十六所示：图十六金额类型：如图十所示，金额类型分很多种，按F9进行选择，常用的有两种“期间至今-实际”、“年度至今-实际”，分别指该月（年）指定会计科目的实际借方发生额与贷方发生额的差； 定义报表定义好行集和列集后，需要将它们组合成报表。路径：报表/定义/报表，如图十七所示；图十七使用报表路径：报表/请求/财务； 如图十八所示系统自带报表及开发人员开发的报表在：报表/请求/标准中；图十八其他功能Oracle会计期介绍Oracle 会计期一般有五种：从未打开：在该会计期，日记账不可以输入或过账；未来：可以输入日记账，但不能过账；打开：可以输入日记账，也可以过账；关闭：不能输入日记账，也不能过账，需要时还可以打开；永久关闭：相比“关闭”不同的是不能再打开。会计期管理路径：设置/会计期管理，如图十九所示图十九 最近打开：打开要作账务处理的会计期。 状态：按Ctrl+L，选择相关的状态