最新审核技巧PPT课件

-,1,审核技巧,-,2,主讲：曾贤云,-,3,一、审核概述二、常规流程三、审核策划四、审核实施五、审核跟踪,审核技巧主要内容,-,4,审核技巧一.审核概述审核含义,审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核证据：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。审核准则：用作依据的一组方针、程序或要求。,-,5,审核技巧一.审核概述审核分类,第一方审核纠正改善审核员通常是本组织的，也可聘请外部人员。第二方审核评定供应商水平这是客户对企业认可的审核。第三方审核认证/注册由独立于第一方和第二方之外的第三方，指派具有认证资格并经规定程序操作的注冊审核员对组织的质量管理体系进行审核。从审核员、目的、范围、依据、时间都不同！,-,6,审核技巧一.审核概述内审目的,、确定QMS是否符合要求；、确定QMS实施的有效性；、确定目标达成情况；D、作为管理手段和改进的机制；E、通过第二方、第三方审核。,-,7,审核技巧一.审核概述初审、年审与复评,-,8,审核技巧一.审核概述审核特点,规范性；系统性；独立性；风险性；,-,9,审核技巧一.审核概述审核范围,、要求：与审核所依据的标准有关；、场所：部门、地区；、过程：与企业所涉及产品的质量管理有关的活动。,-,10,审核技巧一.审核概述审核时机,1、常规审核：、按年度审核计划进行；、QMS建立并运行一段时间后。2、特殊审核：、重大质量问题或客诉；、组织结构、方针目标、产品种类等重大改变；C、其他需要时。,-,11,审核技巧二.常规流程,-,12,审核技巧三.审核策划方式,集中式年度审核：在计划时间内集中式审核；纠正及跟踪在限定时间内完成；时机(新QMS、重大问题、外审、需要时)。滚动式年度审核：(维持的好方法)时间长、纠正及跟踪陆续展开、所有过程和部门都应审核、重要过程和部门可多审核。,-,13,审核技巧三.审核策划年度计划案例,若程序中已明确审核的大致时间，则可不再另行编制年度审核进度计划。,-,14,审核技巧三.审核策划审核员资历,不同企业的审核員资历会有差別,审核组长的资历、经验比审核员要求更高，特别是组织协调能力。,-,15,审核技巧三.审核策划建立审核小组,注意：1、应指定本次审核组长。,-,16,审核技巧三.审核策划实施计划案例一,-,17,审核技巧三.审核策划实施计划案例二,-,18,审核技巧三.审核策划检查表分类,过程检查表：以产品过程为主导，关键是找到源头。优点：审核全面，易发现接口问题；缺点：时间较長，对审核员的要求较高。部门检查表：以部门为主导，关键是找到切入点。优点：审核有针对性，及时解决；缺点：如与其它部门有关时易推卸责任,-,19,审核技巧三.审核策划检查表的作用,1、指导审核过程的方向；2、明确审核要点和方法；3、确保审核的全面性；4、减少审核员之间不必要的重复；5、保持审核进度；6、体现审核的正规性和专业性；7、作为审核的记录档案。,-,20,审核技巧三.审核策划检查表四要素,1、去哪里部门；2、找谁被审核人；3、审核什么检查要点；4、如何检查验证方法。（包括抽样数）,-,21,审核技巧三.审核策划检查表的要求,1、掌握各部门质量职能的分配；2、以QMS文件为依据；3、注意可操作性和部门间的接口：4、不宜只用“是/不是”的模式。,-,22,审核技巧三.审核策划过程检查表,-,23,审核技巧三.审核策划过程检查表续,-,24,审核技巧三.审核策划过程检查表续,-,25,审核技巧三.审核策划部门检查表,-,26,审核技巧三.审核策划小组研习一,分成如下三组，根据你们公司的最新文件每组在30分钟内，共同编制一份检查表，组长解说：采购货仓IQC,-,27,提示：1.了解被审核部门的职责、工作流程和对应的标准条文；2.清楚被审核部门的工作流程；3.将标准条文放入被审核部门的工作流程中。,审核技巧三.审核策划小组研习一,-,28,审核技巧四.审核实施前审核注意事项,1、检查表不要事先披露；2、选择关键问题；3、不宜照检查表问；4、可适当调整检查表的内容；5、要控制时间。,-,29,审核技巧四.审核实施前确认审核思路,记录证据实施记录证据相关文件实施记录证据相关活动相关文件实施记录证据部门职责相关活动相关文件实施记录证据相关活动相关文件实施记录证据相关文件实施记录证据实施记录证据记录证据,-,30,审核技巧四.审核实施前确定审核思路,1、自左而右；2、自右而左；3、随机。,-,31,审核技巧四.审核实施首次会议,1、会议开始；(签到)2、人员介紹(必要时)；3、明确审核目的和范圍；4、确认审核計划；5、强调审核的原則；(公正抽样配合)6、确定末次会议的時间、地点。,-,32,审核技巧四.审核实施运用技巧一,找合适的人问适当的问题；,-,33,审核技巧四.审核实施运用技巧二,面谈技巧：1、融洽的关系；2、得当的提問；3、学会聆听。,-,34,审核技巧四.审核实施运用技巧三,提問技巧：1、提问与索看结合；2、多问多看；3、开放式提问与封閉式提问结合；4、思考式提问。审核时，开始：开放式提问；继而：思考式提问；结束：封闭式提问。,-,35,审核技巧四.审核实施运用技巧四,聆听技巧：1、对内容判断，不是简单记忆；2、边听、边想、边记；3、不怕沉默，多鼓励讲话者；4、排除干扰。,-,36,审核技巧四.审核实施一般技巧,-,37,审核技巧四.审核实施审核抽样,1、随机抽样，但应有代表性；2、适当数量（按检查表）；3、审核员亲自抽样；注：抽样是寻找审核证据，而不是寻找不符合项！,-,38,审核技巧四.审核实施收集证据,对每一个抽样的要点，应确认其：1、运作、控制的标准（目标要求）；2、运作、控制的方法；3、运作、控制的信息；4、运作、控制的资源。,-,39,审核技巧四.审核实施有效性确认,有没有（规定）；做没做；如何做；做记录。,验证思维：,-,40,审核技巧四.审核实施有效性确认,验证方法：,根据被审核方的回答联想、追溯到相关环境，如：A、从采购验证记录中出现的许多不合格，联想到供方的评估有无问题；并到有关部门追溯评估记录进行验证；B、从顾客抱怨产品外观联想到成品检验、包装、交付等过程有无问题，而追溯这些过程的情况和记录。通过一种或多种渠道、用适当方法加以验证：A、现场观察其实际的过程/现象；B、同相关人员沟通。,-,41,审核技巧四.审核实施审核记录要求,、准确具体；、易懂易查；、及时记录；、当场确认。,-,42,审核技巧四.审核实施审核记录作用,1、便于跟踪审核；2、部门之间参考；3、持续改进依据，4.编制审核报告。,-,43,审核技巧四.审核实施不符合项确定,1、详细记录不符合事实；2.必须以审核准则为依据；3、与被审核方确认。,-,44,审核技巧四.审核实施不符合项记录,1、事实的准确描述；（判断）文件的标识名称；记录的标识名称；相关的职位工号；设备的编号名称；相关的区域/位置。2、不符合项的原因；（原因）3、不符合标准条款。（依据）,-,45,审核技巧四.审核实施不符合項判定,由表及里；能细则细；合並同类項；最有效原則的判断。,分析,-,46,审核技巧四.审核实施不符合项分类,严重不符合：1、不符合ISO9000要求之明显重大缺失。2、缺乏ISO9000规定之程序文件。3、未按规定而造成严重后果：如客诉、耐压等严重问题。4、系统性问题，次要缺点在多个部门都发生。5、区域性问题，次要缺点多集中在一个部门。轻微不符合：1、标准文件上出现轻微缺点。2、未能依照已订的标准书作业。观察项：1、未发现客观不符合证据，但有潜在危机2.不影响体系运作,但影响正常沟通。,-,47,审核技巧四.审核实施不符合报告案例一,-,48,审核技巧四.审核实施不符合案例二,生产二线，工号为（NO.188、NO.198）等作业员没有按挂在现场的相应生产作业指导书进行操作。,-,49,审核技巧四.审核实施不符合案例三,在一家电扇制造企业的电机货库里，审核员看见仓库里的电机按电机的种类存放，但未区别不同批次的电机。产品质量情况必须可追溯，电机发放时员工是按机种发货，进库时会把数量登记在登记簿上。一般上是按先进先出发货，但不在登记簿上写明批号。,-,50,审核技巧四.审核实施小组研习二,根据不符合案例三，每个学员在5分钟内完成该不符合报告中的不符合项判断。,-,51,审核员在电子元器件仓库里发现六个箱子，标有“客户来件”字样。仓库主管解释说，这是客户送来的一批特殊电子元器件，指定要安装在为他们制造的产品上。审核员问对客户提供的电子元器件是否经过验证。仓库主任说：“这些电子元器件既然由客户提供，质量当然由他们负责，我们不用验证。再说，对这样的尖端产品我们根本就没有验证的手段”。,审核技巧四.审核实施不符合案例四,-,52,一份作业指导书写明质量控制要求是“当产品上的标识失落时，应重新贴上标识”。抽查一个贴标识的员工说，他不清楚有这样的作业指导书，而且他所说的贴标识的方法与文件不符合。,审核技巧四.审核实施不符合案例五,-,53,车间规定废品率不能大于0.5%。审核员发现本月前20天，废品率均在0.25%到0.35%上下，但最近七天的废品率为0.47%、0.49%、0.48%、0.49%、0.49%、0.48%、0.49%。审核员询问车间主任有否采取行动，但车间主任说：“问题不大，反正还没有超过规定。”,审核技巧四.审核实施不符合案例六,-,54,审核技巧四.审核实施后编制审核报告A,审核报告的内容：1、审核目的和范圍；2、审核的依据；3、审核组成员；4、审核时间；5、不符合项地分布；6、审核评价；7、审核报告分发范围（可选）；8、不符合报告（可作为附件）。,-,55,审核技巧四.审核实施后编制审核报告B,审核评价的内容：说明所发现的不符合项对质量体系作出综合评估1、正确的方面2、不足的之处3、改善的方向评估时可考虑质量体系的定义中规定的几个方面：如组织结构、过程、程序和资源,-,56,审核技巧四.审核实施后编制审核报告,综合评估时可参考的内容：1)文件审核结论;2)质量管理体系对应用标准要求删减的合理性;3)全员质量意识和对满足顾客与法律法规要求重要性的认识程度;4)与标准符合性的正面客观证据;5)是否有严重缺失和系统性问题,质量管理体系是否总体运行有效;6)法律法规的执行情况;7)顾客满意的信息;8)不合格项对质量管理体系运行有效性的影响程度;9)国家、行业/地方监督抽查结果。,-,57,审核技巧四.审核实施后审核报告案例,-,58,审核技巧四.审核实施后审核报告案例续,-,59,审核技巧四.审核实施后不符合项分布表,-,60,审核技巧四.审核实施后末次会议,1、会议开始,致謝和表扬；2、重申审核目的和范围;3、强调审核的局限性；4、宣读不符合項報告(可选择主要部分);5、提出糾正措施要求；6、必要时，可成立改善小组；7、责任部门作出承諾；8、会议結束,再次表示謝意。,-,61,审核技巧四.审核实施后小组研习三,根据在研习一审核过程中，所发现的问题，每组在10分钟内编制一份完整的不符合项报告。,-,62,审核技巧五.审核跟踪纠正改善的目的,发现问题，找出原因，避免再发生；是否及时改善及其有效性。,-,63,审核技巧五.审核跟踪纠正改善的要求,举反三对审核中所发现的类似的、相关的不符合项都会采取纠正改善措施。,适时报告向管理层及时反馈受审核方的纠正情况以及体系运作的情况。（见跟踪审核报告）,-,64,审核技巧五.审核跟踪跟踪审核报告,-,65,审核技巧五.审核跟踪纠正改善的制定,由责任部门进行原因分析；制定具体的纠正措施；明确计划验证的时间；纠正改善应审核员认可。,-,66,审核技巧五.审核跟踪纠正改善的评估,1、不符合原因分析是否合理？2、是否确定了有效的纠正措施？3、是否按计划时间实