文化传播公司流程化与规范化管理手册

1 文化传播有限公司文化传播有限公司 管理手册 目目 录录 第一部分第一部分 用流程优化用流程优化 5 第 1 章 业务管理流程.5 11 广告公司主体业务工作流程与标准.5 111 广告公司主体业务工作流程.5 第 2 章 客户管理流程.10 21 拜访客户工作流程与标准.10 211 拜访客户工作流程.10 212 拜访客户工作标准.12 第 4 章 广告调研与投放流程.14 41 广告调研工作流程与标准.14 411 广告调研工作流程.14 412 广告调研工作标准.15 第 5 章 广告费用管理流程.16 52 广告款结算工作流程与标准.16 521 广告款结算工作流程.16 522 广告款结算工作标准.18 第 6 章 人力资源管理流程.19 61 员工招聘工作流程与标准.19 611 员工招聘工作流程.19 612 员工招聘工作标准.21 第二部分第二部分 用制度规范用制度规范 22 第 7 章 广告业务管理制度.22 72 市场调研管理制度.22 721 市场调研工作制度.22 722 调研信息管理制度.24 第 8 章 广告公司人事事务管理制度.26 81 人事管理制度.26 811 员工招聘管理制度.26 812 员工培训管理制度.29 814 员工福利管理制度.33 82 事务管理制度.35 821 考勤管理制度.35 822 加班管理制度.37 825 办公室管理制度.39 827 办公设备使用制度.41 2 第 9 章 广告公司财务管理制度.43 92 报销管理制度.43 921 费用报销管理规定.43 93 合同管理制度.45 931 合同管理实施制度.45 932 合同订立审批制度.46 933 合同纠纷处理制度.48 第三部分第三部分 用工具执行用工具执行 50 第 11 章 广告调研与分析工具.50 111 广告调研工具.50 1111 广告调研方法.50 第 12 章 广告制作工具.51 122 广告媒介管理工具.51 1221 广告媒介选择因素.51 第 13 章 广告效果评估工具.52 132 广告效果评估体系与方法.52 1322 广告效果评估方法.52 1323 广告效果跟踪分析.53 第 14 章 广告费用控制工具.54 141 广告费用预算表单.54 1411 广告费用预算书.54 1412 广告预算审批表.55 1413 预算超支审批表.57 142 广告费用执行表单.58 1422 电视广告投放费用表.58 1423 报纸广告投放费用表.58 第四部分第四部分 用范例演示用范例演示 59 第 15 章 组织结构设计示范.59 151 广告公司组织结构设计示范.59 1511 团队式组织结构设计.59 1512 职能制组织结构设计.60 152 广告公司各部门结构设计示范.60 1526 人力资源部组织结构设计示范.60 1527 财务部组织结构设计示范.61 第 16 章 职能与目标分解示范.62 161 职能分解示范.62 1616 人力资源部职能分解.62 1617 财务部职能分解.64 162 目标分解示范.66 1621 总经理目标分解表.66 1622 运营总监目标分解表.67 1628 人力资源部经理目标分解表.68 1629 财务部经理目标分解表.69 3 第 17 章 职位说明书示范.70 171 高层管理者职位说明示范.70 1711 总经理职位说明书.70 1712 运营总监职业说明书.73 177 人力资源部各职位说明示范.76 1771 人力资源经理职位说明书.76 1772 人力资源助理职位说明书.80 1773 招聘专员职位说明书.82 1774 人事专员职位说明书.84 1775 培训专员职位说明书.86 178 财务部各职位说明示范.88 1781 财务经理职位说明书.88 1782 总会计师职位说明书.91 1783 应收账款专员职位说明书.93 1784 成本管理专员职位说明书.95 1785 出纳职位说明书.97 第 19 章 绩效考核示范.99 196 人力资源部绩效考核示范.99 1961 人力资源经理绩效考核表.99 1962 人力资源助理绩效考核表.101 1963 招聘专员绩效考核表.102 1965 培训专员绩效考核表.103 197 财务部绩效考核示范.104 1971 财务经理绩效考核表.104 1972 总会计师绩效考核表.105 1973 应收账款专员绩效考核表.106 1974 成本管理专员绩效考核表.107 1975 出纳绩效考核表.108 4 第一部分第一部分 用流程优化用流程优化 第第 1 章章 业务管理流程业务管理流程 11 广告公司主体业务工作流程与标准广告公司主体业务工作流程与标准 111 广告公司主体业务工作流程广告公司主体业务工作流程 5 正正 式式 提提 案案 初初 步步 形形 成成 广广 告告 策策 略略 广广 告告 发发 布布 与与 监监 控控 总经理总经理 创意制作部创意制作部客户部客户部 主办部门主办部门广告公司广告公司流程名称流程名称广告公司主体业务工作流程广告公司主体业务工作流程 媒介部媒介部 客户客户 市场调研部市场调研部 是 否 是 否 开始 1.客户说明会调研支持 2.内部提 案会议 参与配合 3.初步形成 广告策略 参与配合 审批 4.策略提案 确认 5.创意发展审批 6.正式提案修改意见 7.修改完善 调研支持 8.提交广告 计划书 确认 9.签订合同 并收款 10.制作广告 11.媒体订购 12.广告发布 13.广告监控 结束 审批 调研支持 编修部门编修部门 财务部经理财务部经理 目标分解表目标分解表 市场调研部市场调研部 经理目标分经理目标分 解表解表 创意制作部创意制作部 经理目标分经理目标分 解表解表 媒介部经理媒介部经理 目标分解表目标分解表 流程部经理流程部经理 目标分解表目标分解表 客户部经理客户部经理 目标分解表目标分解表 编修部门编修部门 签签 发发 人人签发日期签发日期 制制 作作 广广 告告 6 112 广告公司主体业务工作标准广告公司主体业务工作标准 1 通过召开客户说明会，了解客户有关产品的特性、渠道 和市场状况、营销目的等 明确客户对广告的总体预算和时间安排 市场调研部配合提供一些客户资料 2 各部门相关人员对客户提供的各种资料进行讨论研究， 对客户的营销策略、市场状况、产品情况等进行分析 创意制作部和媒介部根据对客户的分析提出创意策略、 媒介策略等，形成创意简报 各部门商讨确定大体的工作安排 初步 形成 广告 策略 3 客户部人员根据内部提案会议内容整理会议记录，汇总 各方意见，形成广告策略初步方案，方案内容包括创意 策略、媒体策略、执行计划、工作进度表、广告预算等 将广告策略初步方案报总经理审批 客户简报 创意剪报 会议记录 广告策略初步方案 4 将经总经理审批通过的广告策略初步方案提交给客户， 征求客户意见，并与客户商讨广告宣传策略，达成共识 若客户不认可广告公司提交广告策略初步方案，业务专 员将根据客户要求重新组织讨论，形成新的策略方案 5 根据客户对广告策略初步方案的意见、建议，进行广告 策略的再次讨论研究 对客户的广告策略方案进行发展，并及时策划广告活动 （如电视、广播、杂志、POP 等） 将创意发展后形成的客户广告宣传计划书报总经理审批 6 经总经理审批后的客户广告宣传计划书由客户部业务专 员提交给客户 客户根据自身状况和阶段营销策略提出修改意见 正式 提案 7 根据客户意见对计划书进行修改和完善 客户广告宣传计划书 客户市场调研报告 提案修改意见汇总 广告计划书 广告代理合同 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 7 市场调研部支持配合，可对客户进行深入调查，并向客 户部提供客户的各方面资料和市场调研报告等 客户部根据市场调研部提供的资料对客户广告宣传计划 书再次进行修正 8 客户部人员综合修改意见修改客户广告宣传计划书，形 成正式的广告计划书 客户部业务专员向客户提交广告计划书 若客户认可广告计划书，则双方签订广告代理合同；若 不满意，则客户部人员需继续完善广告计划书 9 客户认可广告计划书后，双方签订广告代理合同 客户根据合同规定支付相应款项 客户部业务专员将收回的广告款提交财务部，或要求财 务部配合查收客户的预付款是否到账，并及时开出发票 制作 广告 10 根据广告计划书中的创意策略进行广告稿件的制作。广 告发布的媒体不同，其广告制作流程也不同 进行文案的创意表现或制作拍摄脚本等,由创意总监审核 进行创意文案的画面表现(如平面草图、电脑设计小样或 电视广告初剪后的样片)，由创意总监提供指导 将至少两个广告稿件初样提交客户审阅，让其确认并提 出修改意见 经修改完善后，广告稿件进入后期制作，如声音合成、 电脑合成等 将制作完成的广告稿件报总经理审批，并请客户确认签 字 广告计划书 广告样稿 广告最终稿 客户对广告稿件的确 认函 11 广告制作完成后，媒介部根据客户广告计划书中的媒介 策略，安排媒体投放时间及各媒体排期 媒介部向各合作媒体购买广告时段、版面等 向媒体支付各种费用 广告 发布 与 监控 12 客户确认的广告稿件经广告审查员审核没有违规字样或 媒体排期表 媒体订购协议 广告策略修正提案 广告监测报告 8 画面后，在各个媒体刊播 收集平面广告、制作剪报或收集广告播出资料，提交给 客户审查，让客户了解广告执行情况 客户部人员收取广告代理尾款 13 媒介部应随时关注广告发布情况 市场调研部予以配合，提供广告发布的效果报告 客户部人员监测广告发布情况及效果，及时向客户提出 合理化建议，并根据市场的变化及时调整广告策略 9 第第 2 章章 客户管理流程客户管理流程 21 拜访客户工作流程与标准拜访客户工作流程与标准 211 拜访客户工作流程拜访客户工作流程 10 建建 立立 联联 系系 寻寻 找找 客客 户户 进进 行行 拜拜 访访 客户经理客户经理业务专员业务专员相关部门相关部门客户客户 主办部门主办部门客户部客户部流程名称流程名称拜访客户工作流程拜访客户工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 2记录客户资料 开始 否 5预约客户 是 6拜访准备 7拜访面谈态度意向 8告别 9总结经验 结束 确认 提供指导 1寻找客户资源 3建立初步联系 4加深了解 11 212 拜访客户工作标准拜访客户工作标准 1 根据公司业务性质确定目标客户市场，运用各种方式寻 找客户资料寻找 客户 2 收集潜在客户资料，为每一位客户建立档案，以便有针 对性地进行联络沟通 客户资料库 客户联系记录单 3 根据收集的客户资料，通过各种方式与客户的广告负责 人取得联系，建立初步关系 告知客户己方的业务范围及收费标准 4 不断与客户沟通，了解客户的意向、实际情况、广告计 划等 根据客户的不同情况采取不同的接近策略。客户经理等 管理人员应及时为业务专员提供指导 建立 联系 5 根据客户广告的实际情况，掌握时机确定预约客户时间 做好预约客户的准备，如确定自己的时间、面谈地点等 选择适当的方式发出预约函电，得到客户确认后做好记 录和拜访准备 若客户拒绝约见，则进一步了解客户的真实想法，重新 想办法预约 与客户联系的进展记 录单 6 根据与客户的预先约定做好拜访客户的准备，具体包括 确定路线、业务事项安排和面谈概要等 若是第一次见面，要想好如何赢得客户好感，给客户留 下良好的印象 礼仪准备，包括外表着装修饰以及敲门礼仪、行走礼仪、 递接名片礼仪等 开场白的准备 进行 拜访 7 出发前再次与客户确认见面的时间、地点，然后出发 见面问候 与客户的面谈记录 拜访客户总结报告 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 12 会谈进入正题，向客户告知己方的服务范围、收费标准、 优势等，让客户充分了解自己、认可自己 通过询问、倾听了解客户的真实想法、需求、当前广告 运作情况等 8 根据客户的表现、态度等情况，适时结束谈话 起身告别，注意告别礼仪 再次给客户留下良好印象，同时为再次见面或沟通做好 铺垫 9 每一次与客户面谈后都要总结经验，找出自己的不足并 不断改进 对面谈的结果进行记录，准备下一步的工作 13 第第 4 章章 广告调研与投放流程广告调研与投放流程 41 广告调研工作流程与标准广告调研工作流程与标准 411 广告调研工作流程广告调研工作流程 进进 行行 调调 研研 确确 定定 调调 研研 方方 案案 撰撰 写写 调调 研研 报报 告告 总经理总经理市场调研部经理市场调研部经理 市场调研部市场调研部 主办部门主办部门市场调研部市场调研部流程名称流程名称广告调研工作流程广告调研工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 相关部门相关部门客户客户 开始 1提出调研需 求 2接受调研工 作 3调研准备会 议 4确定调研方 案 参与讨论 审核审批 5调研准备 6实施调研 7数据处理分 析 9呈交报告 结束 8撰写调研报 告 审核 审批 14 412 广告调研工作标准广告调研工作标准 1 公司其他部门提出调研需求，发出调研工作单 2 市场调研部接到调研工作单，接受该项调研工作 3 市场调研部根据本部门实际情况召开调研准备会议，确 定调研工作的计划、目的、对象、完成时间等 提出调研需求部门参与调研准备会议，告知调研目的等 信息 确定 调研 方案 4 根据调研准备会议内容确定调研实施方案 将调研实施方案报市场调研部经理审核，审核通过后报 总经理审批 调研工作单 调研实施方案 5 根据调研实施方案进行调研准备，包括安排调研人员， 确定调研地点、调研工作日程安排等，并撰写调研工作 计划 选择调研方法，并据此进行调研问卷设计制作 申请调研费用并报总经理审批 6 根据调研实施方案，采用适当的调研方法实施调研工作， 如发放和回收问卷、收集相关资料等 进行 调研 7 回收调研问卷，对数据信息进行录入、整理 对数据进行检查、核对和统计分析 调研工作计划 市场调研问卷 调研费用申请单 8 根据市场调研和分析结果，撰写调研报告 撰写 调研 报告 9 将调研报告上报市场调研部经理审核，审核通过后报总 经理审批 将审批通过的调研报告提交给需求部门或客户 市场调研报告 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 15 第第 5 章章 广告费用管理流程广告费用管理流程 52 广告款结算工作流程与标准广告款结算工作流程与标准 521 广告款结算工作流程广告款结算工作流程 16 接接 受受 预预 付付 款款 执执 行行 广广 告告 合合 同同 接接 受受 尾尾 款款 总经理总经理客户总监客户总监客户部客户部客户客户 主办部门主办部门客户部客户部流程名称流程名称广告广告款款结算工作流程结算工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 提出广告发布需求1制定广告发布方案 2提案确认 否 是 3签订广告合 同 审核审批 4执行广告合 同 支付预付款5接受预付款 不符合 审核 6财务入账 符合 7样稿制作与媒体排 期 否 8提交广告发布计划 确认 是 支付尾款9接受尾款 审核 10入账管理 结束 开始 17 522 广告款结算工作标准广告款结算工作标准 1 业务专员接到客户的需求信息 业务专员将客户的需求信息及相关资料上交本部门主管。 客户部会同相关部门研究讨论，为客户制定广告发布方 案 2 将初步方案提交给客户确认。若客户同意，则业务专员 与客户签订广告代理合同；否则则再次进行方案的讨论 3 业务专员接到客户确认广告发布方案的信息 客户部对客户的信用情况进行相应的审核 业务专员着手起草广告代理合同，报客户部经理处审核 审核通过后，由业务专员与客户签订广告代理合同 执行 广告 合同 4 业务专员将与客户签订的广告代理合同，报客户总监审 核，审核通过后报总经理审批，审批通过后业务专员执 行合同 广告代理合同 5 业务专员将合同审批通过的相关事宜告知客户，客户按 照合同规定预付相关款项 客户部在财务部配合下，查询是否接到客户预付款 客户部对客户的预付款进行审核，若不符合合同和公司 的相关规定，则将信息反馈给客户，要求客户重新预付 款 接受 预付 款 6 若预付款符合合同和公司的相关规定，则由财务部配合 对预付款进行入账管理 预付款管理相关文件 7 客户部在确认客户的预付款已足额、按期到账后，根据 客户要求为客户制作样稿、进行媒体排期等工作 8 业务专员提交广告发布计划方案及广告稿样，供客户审 核确认 9 客户在确认广告按照事先制订好的计划执行完成、广告 稿件符合要求后，支付尾款 客户部在财务部的配合下，确认客户的尾款是否到账 接受 尾款 10 财务部配合客户部对尾款进行审核，如客户的尾款已足 尾款管理相关文件 工作执行标准工作执行标准执行工具执行工具阶段阶段节点节点 18 额、准时到账，则由财务部进行账款的入账管理 如客户的尾款没有足额、未准时到账，则需要客户部业 务专员与客户及时沟通，提醒客户补足款项 19 第第 6 章章 人力资源管理流程人力资源管理流程 61 员工招聘工作流程与标准员工招聘工作流程与标准 611 员工招聘工作流程员工招聘工作流程 20 进进 行行 初初 试试 与与 面面 试试 制制 定定 招招 聘聘 方方 案案 后后 续续 工工 作作 处处 理理 总经理总经理人力资源部经理人力资源部经理人力资源部人力资源部用人部门用人部门 主办部门主办部门人力资源部人力资源部流程名称流程名称员工招聘工作流程员工招聘工作流程 编修部门编修部门签签 发发 人人签发日期签发日期 提出人员需求 计划 2制定招聘方案 3联系招聘媒介 或采取其他招聘措 施 4初试 5复试参与复试参与复试 6审 核 7发出录用通 知 8办理报到手 续 9保应聘资料 存 10总结招聘工作 结束 办理接 收手续 中高层 管理人员 审批审核 合格 审核审批 开始 是否 1汇总、编制全 公司人员需求计划 一般 职员 21 612 员工招聘工作标准员工招聘工作标准 1 各部门、单位根据自身业务发展的需要提出用人需求计 划，并报人力资源部汇总 人力资源部对各单位人员需求计划进行审核与汇总后编 制全公司人员需求计划，计划内容包括各单位人员需求、 招聘费用预算等 将全公司人员需求计划报送人力资源部经理审核，审核 通过后报送总经理审批 制定 招聘 方案 2 人力资源部