集团有限公司招标会议管理细则

中煤平朔集团有限公司招标会议管理细则第一章 总 则第一条 为进一步规范公司招标决策管理流程，积极推进招标管理工作，持续完善相关制度和流程，建立科学、规范的管理体系，实现对每一个招标项目的闭环跟踪和管理，达到提升管理水平，提高业务管控能力和办事效率，降低生产成本和库存物资的目的，依据中煤平朔集团公司招标管理办法、中煤平朔集团公司会议制度（平煤办【2013】159号）及公司其他相关管理制度的规定，特制订本细则。第二条 本细则适用于公司及所属各二级单位、全资子公司、控股公司及实际控制的公司等范围内进行的工程建设、物资采购、外委维修、承包服务、设计委托、咨询服务等招标活动。第三条 本细则适用于公司招标发起部门从提出招标申请直到合同付款的全过程的管控。第四条 公司招标工作会议遵循公开、公正、透明的原则进行集体决策，招标项目应遵循以下原则： 1、没有投资计划的项目，未经相关部门或负责业务的公司领导批准的成本类项目不得进行招标。2、虽有计划，但预算超出投资计划的项目，不得招标，要按照有关程序先办理计划调整手续。 3、对于因特殊情况或安全应急需要实施的无计划项目，经公司党政联席会议批准后实施。4、招标项目要按规定履行相应的签批审核程序。第二章 决策制度第五条 招标工作会议原则上每周召开一次，对各项目发起部门需公司决策的招标项目进行审议，根据决策权限，限额之内的招标项目由招标工作委员会批准，限额以上的招标项目由招标工作委员会提出意见后提交公司党政联席会议决定。第六条 招标工作会议由公司总经理召集和主持，特殊情况也可由公司总经理委托其他公司领导主持。第七条 招标工作会议由公司副总经理、党委副书记（纪委书记）、安监局局长、总工程师、总会计师、工会主席、公司高管等领导参加，根据议事需要，有关职能部室和二级单位相关人员列席参加相关议题。企业管理部、规划发展部、财务资产部分管招标工作的部门副主任、业务主管列席会议。公司办公室负责对会议进行记录，纪委全程监督。第八条 公司招标发起部门共九个，分别是：物资供应中心、机电动力部、工程管理部、规划发展部、煤质地测部、环境保护部、信息管理部、生产技术部、总工程师办公室。公共关系部所涉及的征地搬迁、地方协调等事宜单独汇报，招标发起部门原则上按上述顺序依次汇报，遇有特殊情况由会议主持人临时调整，其他单位原则上不得汇报。第三章 招标会议资料审核及上会第九条 公司按照业务分工成立上会材料综合审核组，对上会项目内容进行初步审查，综合审核组由公司企业管理部、规划发展部、财务资产部相关人员组成。具体人员构成如下：组长：企业管理部主任成员：企业管理部负责招标事务的副主任或主任助理规划发展部负责投资计划的副主任或主任助理财务资产部负责资产管理的副主任或主任助理企业管理部招标管理室主管规划发展部计划管理室主管财务资产部资产科主管第十条 各招标发起部门要及早安排每周上会内容，部门领导要认真落实公司有关规定，对上会内容严格把关审核，并指派专人负责此项工作。所有汇报项目统一按企业管理部制定的格式填报，其中项目名称、项目编号、发起部门、申请单位、估算费用，资金来源，立项原因等为必填项目，汇报材料要有详细的文字说明，文字汇报材料和上会项目表格经本单位负责人、负责业务的公司领导签字确认后，于每周四前报送企业管理部招标管理室。第十一条 企业管理部将各招标发起部门上报的材料汇总后，于周五上午下班前交规划发展部、财务资产部。各部门负责审核内容如下：企业管理部负责整体审核，具体包括对资金来源、费用归集合理性进行审核；对限额以上招标方式进行审核；对履行内部流程和报批程序进行审核；对长协单位、长协项目、有效期进行审核；对基础资料完整性进行审核。规划发展部负责对资金来源为年度投资计划的各个项目进行审核，审核内容包括是否有计划，项目概算金额是否超本年度资金计划，费用归集是否合理。财务资产部负责对资金来源为各二级单位成本费用的各个项目和纳税事项进行审核，审核内容包括费用归集是否合理，以及合同主体变更、合同条款变更等涉及的发票、付款、税务等方面内容。各部门审核结果于周五下午下班前返回企业管理部招标管理室进行汇总。第十二条 企业管理部根据审核结果，形成本周需招标工作委员会审核汇总表。上报公司总经理审核并将此表返回各项目发起部门，各招标发起部门要及时将不符合上会条件的项目从汇报材料中剔除，并依照审核后的结果上会汇报，资料的封面和具体填报内容必须符合公司下发的统一格式。第十三条 会议原则上由各招标发起部门负责人汇报。第四章 招标会议召开后管理流程第十四条 公司办公室要及时整理招标会议记录，形成总经理办公会议纪要文字部分。企业管理部按照党政联席会议和招标会议的决策权限，将上会内容分成三类，一是公司招标会议审核同意但需提交公司党政联席会议的项目；二是公司招标会议批准的项目；三是招标会议未通过需核实的项目。所有上会项目均按上述原则进行分类，分别形成对应的电子表格，作为会议纪要的附件一并下发。第十五条 按照决策权限，限额以上经公司招标会议讨论通过但需提交公司党政联席会议决策的项目，由企业管理部组织汇报材料后提交公司办公室，由公司办公室报公司执行董事批准后提交公司党政联席会议集体研究决定，由公司办公室下发会议纪要后执行。第十六条 公司党政联席会议和招标工作会议批准通过后的项目，由企业管理部进行整理，按期提交规划发展部、财务资产部、法律事务部，物资供应中心和其他各招标发起部门，由各部门建立统计台帐，进行合同签订、付款等跟综工作。第十七条 规划发展部负责党政联席会议和招标会议批准的资本支出及专项资金列支的工程、设备购置、咨询服务类项目投资计划执行情况的统计、分析工作。各招标发起部门负责招标会议批准的成本费用类项目招标结果的统计、分析工作。物资供应中心负责物资采购、设备采购、外委修理加工等进入ERP系统项目合同签订的统计工作。法律事务部负责其它工程服务类项目合同签订的统计工作。财务资产部负责所有上会通过项目付款情况的统计工作。第十八条 规划发展部每月25日前将投资计划台账发给公司各招标发起部门、法律事务部、财务资产部、质监造价部等部门，以便各部门了解各种计划的执行情况。对照公司党政联席会议和招标工作会议下达的核准项目明细，法律事务部负责填报工程服务类项目的合同签订情况；物资供应中心负责填报物资、设备等采购项目的合同签订情况；财务资产部负责填报付款进度情况；质监造价部负责填报项目造价审定情况。第十九条 各招标发起部门每月末根据台账对本部门跟踪的项目进行分析汇总，形成月度分析报告，经本部门领导签字确认后报规划发展部和企业管理部。规划发展部、财务资产部、法律事务部次月5日前将执行情况台账汇总分析后报公司企业管理部。第二十条 企业管理部每月8日前，对上个月内招标项目情况进行统计分析，撰写月度分析报告，报告重点从项目上会、计划审核、合同签订和付款四个方面全面反映招标进展情况。月度分析报告形成后报公司领