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解读“国家档案局第8号令”,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,1,常州市档案局监督指导处2015年5月,2,一、我市贯彻实施情况二、规定制定的背景三、规定颁布施行的意义四、规定制定的原则五、规定的主要变化六、规定条款解读,3,1、2007年9月3日，关于贯彻国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的实施意见（常档发200729号）；2、2008年8月26日，关于同意市委办公室等146个单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的通知（常档发200834号）；3、2012年10月30日，关于进一步深入贯彻国家档案局第8令的实施意见（常档发201228号）。,4,一、我市贯彻实施情况,企业：（10号令）企业文件材料归档范围和档案保管期限规定,5,一、我市贯彻实施情况,4、我市实施范围：市级党政机关、人民团体、民主党派；具有行政管理职能并独立建档的事业单位；其他列入常州市档案馆接收档案单位基本名录（2014版）的事业单位。（企业按照10号令编制）,6,一、我市贯彻实施情况,8号令的实施是一个动态的过程，如果机关内部机构或者职能发生变化，那么机关编制的文件材料归档范围和档案保管期限表也要作相应调整。调整后的文件材料归档范围和档案保管期限表也要经市档案局审查同意后方可执行。,7,一、我市贯彻实施情况,5、编制注意事项（1）制定工作方案。（2）掌握编制工作方法。（3）明确编制对象。（4）遵守审批程序。,8,一、我市贯彻实施情况,5（1）制定工作方案。制定工作方案，明确分管领导和牵头部门，成立各部门负责人在内的编制工作领导小组，按机关内部各个工作部门一个一个地编制，最后形成一个总表。,9,一、我市贯彻实施情况,5（2）掌握编制工作方法。机关各部门要全面清理并列举出近2年本部门文件材料形成清单，与机关档案部门紧密配合，结合8号令的内容，作出归档与不归档的判断，再按照归档文件材料重要程度确定其保管期限。在此基础上，对每一项工作过程中形成的应归档材料拟定归档条款，做到本部门所有应归档文件材料，都有归档条款与之对应。,10,一、我市贯彻实施情况,5（3）明确编制对象。各单位文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象不仅仅局限于本单位文书档案，还应包括本单位在工作活动中形成的各种门类和载体的文件材料（如：业务档案、会计档案、科技档案、特殊载体档案等）。在具体编制过程中，应结合本单位工作实际，突出职能特色，不要照搬照抄。,11,一、我市贯彻实施情况,5（4）遵守审批程序。各单位编制的文件材料归档范围和档案保管期限表，需经本单位领导审查同意后报批，二级单位经本单位领导和主管部门审查同意后报批。报批时附本单位最新的“三定”方案或职能情况介绍（复印件）报市档案局。,12,一、我市贯彻实施情况,第一次：1956年、1957年党的机关档案材料保管期限的一般标准国家机关一般档案材料保管期限参考表第二次：1964年机关文书档案保管期限参考表（试行草案）第三次：1983年关于文书档案保管期限的规定关于不归档的文书材料的规定,13,二、规定制定的背景,第四次：1987年关于机关档案保管期限的规定机关文件材料归档和不归档的范围第五次:2006年机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,14,二、规定制定的背景,对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等等。,15,以往业务文件存在的几个不足方面：,1、依法治档的重要依据。2、推动机关档案基础业务建设的重要手段。3、是加强国家档案资源建设的重要举措。,16,三、规定颁布施行的意义,1、涵盖机关工作活动中形成的所有文件材料。2、对归档范围和不归档范围作出明确界定。3、采用标时制。4、尽量避免重复归档。5、涉及与公民有关的文件材料，体现“从宽”的原则。6、明确职责和义务，实用性和可操作性。,17,四、规定制定的原则,1、形式不同：二表合一，一表两用。2、改革了文书档案保管期限划分方法。3、突出了立档单位的主体地位，体现“以我为主”的思想。4、充实了一些文件条款。5、适当调整了一些档案的保管期限。6、加大了管理力度，“备案制”改为“审批制”。,18,五、规定的主要变化,规定分为正文和附件二个部分。正文共计15条，附件文书档案保管期限表共13大项、84小项。条文虽不多，但内涵深，外延大，覆盖广。,19,六、规定条款解读,1、关于机关文件材料的含义第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。机关文件材料，并不是仅仅针对机关文书材料。从门类上可分为：文书、人事、基建、会计等。从载体上可分为：纸质、磁性、电子等。,20,（一）规定正文部分条款解读,2、第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。干部档案：干部档案工作条例（中组部、国家档案局1991年4月2日）会计档案：常州市会计档案管理手册（常州市财政局、常州市档案局1999年）照片档案：国家标准照片档案管理规范GB/T11821-2002,21,（一）规定正文部分条款解读,基建档案：a、国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008b、行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002c、国档发19884号基本建设项目档案资料管理暂行规定,22,（一）规定正文部分条款解读,其他专业档案：人民法院诉讼档案管理办法婚姻登记档案管理办法社会组织登记档案管理办法社会保险业务档案管理规定（试行）,23,（一）规定正文部分条款解读,3、第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。a、电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002b、电子公文归档管理暂行办法国家档案局第6号令c、江苏省电子文件归档与管理办法省档案局2005年d、常州市电子文件管理实施细则（实行）2011年,24,（一）规定正文部分条款解读,4、第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,25,（一）规定正文部分条款解读,5、第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,26,（一）规定正文部分条款解读,机关文件材料不归档范围是：（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本需要归档；定稿，原则上与正本文件、文件处理单一并归档，但如果是计算机打印出来的与正本完全一致的定稿，可不归档。,27,（一）规定正文部分条款解读,6、机关文书档案的保管期限划分第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久、30年向同级国家综合档案馆移交实行标时划分，便于对到期档案进行鉴定销毁工作。,28,（一）规定正文部分条款解读,7、第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,29,（一）规定正文部分条款解读,把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。,30,（一）规定正文部分条款解读,8、第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,31,（一）规定正文部分条款解读,把握文件材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否是常规性、技术性等方面的问题。,32,（一）规定正文部分条款解读,9、第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。一是档案实体实行集中统一保管、整理、编目、利用。二是对全部档案信息（目录、数据等）按统一的管理制度进行集中管理。,33,（一）规定正文部分条款解读,规定的附件是文书档案保管期限表，共13条，按材料性质分四部分：一、会议材料（1-6）二、领导检查、视察材料（7）三、本机关文件材料（8-10）四、上级、同级、下级机关的文件材料（11-13）,34,（二）规定附件条款解读,1、如何区分“重要的”、“一般的”？“重要的”、“一般的”或“重要业务”、“一般业务”共出现11次，涉及9个方面、23个小项的业务问题。,35,（二）规定附件条款解读,第1个方面：7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料7.1重要的永久7.2一般的30年7.3本地区、本机关工作汇报材料30年上级领导的行政级别检查、视察事由的重要程度,36,（二）规定附件条款解读,第2个方面：如何区分重要业务问题与一般业务问题？8本机关业务文件材料8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示8.2.1重要业务问题的永久8.2.2一般业务问题的30年8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料,37,（二）规定附件条款解读,8.3.1重要业务问题的永久8.3.2一般业务问题的30年8.5机关联合行文的文件材料8.5.1本机关为主办的8.5.1.1重要业务问题的永久8.5.1.2一般业务问题的30年8.5.2本机关为协办的8.5.2.1重要业务问题的30年8.5.2.2一般业务问题的10年,38,（二）规定附件条款解读,如何区分重要业务问题与一般业务问题？涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；涉及基础性、技术性内容，属一般业务问题。,39,（二）规定附件条款解读,第3个方面：8.7.5行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料8.7.5.1重要的永久8.7.5.2一般的30年,40,（二）规定附件条款解读,行政处罚方面：结合行政处罚的种类区分。原则上“警告”类应视为“一般的”；对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料，应视为“重要的”。行政复议方面：结合所受行政处罚的种类，遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。行政处分方面：根据处分类别区分。受到“警告”处分的，应视为“一般的”；受到“警告”处分以上的，应视为“重要的”。国家赔偿方面：一般来说都属“重要的”。,41,（二）规定附件条款解读,第4个方面：8.8计划、总结、统计、调研等方面的文件材料8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年根据职能活动的规模、影响力、问题大小等诸多因素加以考察区分,42,（二）规定附件条款解读,第5个方面：9.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料9.11.1重要的永久9.11.2一般的30年根据案件违规违纪的程度，案件最终处理结果警告“一般的”警告以上“重要的”,43,（二）规定附件条款解读,第6个方面：10.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料10.2.1重要的永久10.2.2一般的10年应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定、协议等的有效时限，或涉及资金的多少来具体区分。,44,（二）规定附件条款解读,第7个方面：10.3接待工作的计划、方案10.3.1重要的30年10.3.2一般的10年区分关健在于接待对象的级别，还要与接待事由的重要程度结合起来考虑。,45,（二）规定附件条款解读,第8个方面：10.6国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料10.6.1重要的永久10.6.2一般的10年区分的原则是国有资产的规模、数量及价值大小。,46,（二）规定附件条款解读,第9个方面：11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料11.1.1重要的永久11.1.2一般的10年区分的原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。,47,（二）规定附件条款解读,“重要的”文件材料中，绝大多数是永久保存，仅有两种情况是保存30年，一是本机关为协办的，重要业务问题文件材料；二是接待工作的计划、方案。“一般的”文件材料中，多数保存30年，仅三种情况保管期限为10年，一是一般性活动的总结、一般问题的调研材料；二是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性的文件材料；三是机关与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等一般性的文件材料。,48,（二）规定附件条款解读,2、同一会议形成的文件材料为何区分不同的保管期限？（第1至6条）主要是根据各种文件材料的价值大小确定档案保管期限。反映职能活动主要内容、主要过程的；反映事务性活动的。,49,（二）规定附件条款解读,3、机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，如何确定保管期限？（第1条第2款）主要承办机关永久；协办机关30年；人大、政协机关永久。,50,（二）规定附件条款解读,4、机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关与协办机关在归档时保管期限为何不同？（第5条、第8条第5款）主办机关原件；协办机关复制件、副本；保管期限：主办机关高于协办机关,51,（二）规定附件条款解读,5、以各级党委办公厅（室）、政府办公厅（室）名义联合发文或召开会议，如何确定主办机关和协办机关？要从发文或会议内容看是属党委还是政府归口管理的职责范围,52,（二）规定附件条款解读,6、如何理解“本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿”？（第8条第4款）一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本，保管30年。,53,（二）规定附件条款解读,7、机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案，其保管期限如何划分？（第8条第7款）主要依据有效证件的有效时限；有效证件的有效期较短时，可适当下调保管期限。,54,（二）规定附件条款解读,8、年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握？（第8条第8款）一般定为10年保管,55,（二）规定附件条款解读,9、机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限？（第8条第9款）对不同价值的文件材料划分为不同保管期限容易产生的误区：将文件材料按照一个一个团组分别集中归档，划分为同一保管期限。其错误在于没有开展科学的、合理的档案价值鉴定活动。,56,（二）规定附件条款解读,10、文书档案保管期限表第9条第1款中“机构设置”与第11条第4款中“机构设置”的含义有何区别？第9条第1款，本机关内部机构的设置，机关设置内部机构时会形成的相关文件材料。第11条第3款，是指上级机关决定成立本机关形成的文件材料。,57,（二）规定附件条款解读,11、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？（第9条第4款）9.4.1受县级（含