单据操作管理规范.doc

标准文件文件编号发行日期 单据操作管理规范版次A0页次第14页,共14页 1 目的为规范公司ERP物料管理类单据的操作，提升公司物料管理能力，特制定本规范。2 适用范围本规范适用于公司物料管理类单据的填制、审核、传递等管理。3 术语与定义无4 涉及部门及其权责4.1 各物料需求部门：负责领料单据的填制、递交签核和传递。4.2 各物料入库部门：负责入库单据的填制、递交签核和传递。4.3 PMC部： 4.3.1 PMC仓库负责各类物料出入库单据的复核、监督以及借出物品的跟催还回。4.3.2 PMC计划负责厂内制令和委外制令的下达、跟进、结案，并不定期进行异常制令的清理工作。4.4 总经办：负责单据格式的修改、操作权限的设置及监督本规范的执行。4.5 财务部：负责本规范的监督执行。5 单据种类及用途5.1 入库及退货类单据：5.1.1 进货凭单：用于外购物料经检验合格后办理入库。5.1.2 进货退出单：用于外购物料入库后因材料质量等问题办理退货。5.1.3 厂内入库单：用于厂内制令完工产品经检验合格后办理入库。5.1.4 委外入库单：用于委外制令完工产品经检验合格办理入库。5.1.5 委外退库单：用于委外制令产品入库后，因质量等问题办理退货。5.2 领用及退库类单据：5.2.1厂内领料单：用于厂内制令单领取原材料、半成品、客退品等。5.2.2 厂内合并领料单：用于多个厂内制令单合并领取原材料、半成品、客退品等。5.2.3 厂内退料单：用于厂内制令单领取的原材料、半成品、客退品等办理退库。5.2.4 厂内超领单：用于厂内制令单办理原材料、半成品等超额领用。5.2.5 料件请领凭单：用于非生产制令物料领用。5.2.6 委外送料单：用于委外加工制令BOM用料的发出。5.2.7委外合并领料单：用于多个委外加工制令BOM用料的合并发出。5.2.8 委外退料单：用于委外加工制令发料后，经品质确认为我司材料问题，给予外协厂办理退料。5.2.9 委外超送单：用于委外制令单办理材料超额领用。5.3 销货类单据5.3.1 销货凭单：用于办理产品销售出库。5.3.2 销售退回单：用于已销产品经审批确认后办理退货。5.4 其他类单据:5.4.1 调整凭单：用于：（1）经审核批准的存货盘点差异调整。 （2）成本差异、结账异常调整。 （3）报废品变卖出库。 （4）研发产品入库。 （5）产品拆解物料办理入库。5.4.2 调拨凭单：用于办理仓库内各仓位之间存货的调动。5.4.3 借出凭单、借出还回单：用于办理库存存货的对外借出管理（注：客户的样品如未确认是否作销售处理，应由销售人员先做借出处理，后续如需转销售，可通过ERP“转单功能”实现）。5.4.4 借入凭单、借入还回单：用于办理外部物料的借入管理（注：供应商借入物料如需转购进，可能过ERP“转单功能”实现）。6 单据操作流程和规范6.1 入库及退货类单据：进货凭单、进货退出单6.2.1 收料作业：仓库管理员收到供应商送货，先行清点签收。如无需品质检验，可填制进货凭单办理入库。如需品质检验，先填制收料凭单（即IQC检验报告）连同供应商送货单一起交由品质人员检验。品质人员检验后，由其在收料凭单说明检验结果，并在供应商送货单合格品上加盖“合格”、“不合格”或“特采”印章，同时填制验收凭单或验退凭单，并将供应商送货单及收料凭单仓库联交还仓库管理员。6.2.2 入库作业：仓库管理员根据品质检验结果决定是否收货及收货数量，如为“合格”或“特采”，则根据验收凭单制作进货凭单，如为“不合格”，则根据验退凭单制作退货单将物料退还供应商。进货凭单需打印传递至相应部门，如为“特采”入库，还需将进货凭单交由品质检验员在各联加盖“特采”印章。6.2.3 进货退出作业：在物料办理入库后，经品质检验员检验确认为来料质量有问题，仓库管理员应协同采购员通知供应商办理退换货。退货时需在系统中选定对应的采购订单填制进货退出单，打印交由SQE、采购员、及收货人员签字后予以退回。6.2.4 系统单据复核：进货凭单、进货退出单系统单据均由仓库执行复核。6.2.5 进货凭单一式三联，白联存根联，由仓库留存，黄联采购联，由仓库管理员转交采购部，红联财务联，由仓库管理员转交财务部；进货退出单一式四联，白联存根联，由仓库留存，黄联采购联，由仓库管理员转交采购部，红联财务联，由仓库管理员转交财务部，兰联供应商联，由仓库管理员于退货时转交供应商。6.3.1 制令领料：产线物料员根据生产制令填制厂内领料单或厂内合并领料单，并打印交由仓库管理员领取材料。仓库管理员核对纸质领料单签章是否齐全、数据、日期、部门等信息是否准确完整，确认无误后，发出物料并在领料单上“发料人”处签字。6.3.2 制令退料：产线领取材料后，如有不良，应填制送检单送品质检验，并根据检验结果填制厂内退料单办理退料。如为余料退还，应选择退合格品仓；如为来料质量问题，应选择退“不良品仓”；如为生产制程不良需报废，应选择退“报废仓”。同时需打印厂内退料单交由品质工程师（来料不良交SQE，生产报废交PQE）、退料部门主管、生产技术经理/工程师、PMC计划签字后，将物料退还仓库，报废品退库还需配有签批完整的报废申请单。仓库管理员核对纸质退料单签字是否齐全、数据、日期、部门等信息是否准确完整，确认无误后，收回物料并在领料单上“收料人”处签字。6.3.3 制令超领：产线制令领取材料后，因生产报废等原因导致缺料，可使用厂内超领单补领材料，备注中需注明补领原因，补领前需打印厂内超领单交由部门经理、PMC计划、PMC经理签字后，到仓库补领材料。仓库管理员应仔细核对纸单据，确认单据和签核信息准确完整后，予以发料并在“发料人”处签字。6.3.4 系统单据复核：厂内领料单、厂内合并领料单厂内退料单厂内超领单系统单据由仓库执行复核。6.3.5 厂内领料单、厂内合并领料单厂内退料单厂内超领单均一式三联，白联存根联，由领料部门留存，黄联仓库联，由仓库保管，红联财务联，由仓库按期转交财务部。6.4 非生产制令领料单据：料件请领凭单6.4.1 研发及工程领料：研发部及工程部领料（无生产制令时），需填制料件请领凭单，研发项目用料必须在“备注”栏注明对应的项目编号，非研发项目用料必须注明领料原因。领料人员需打印单据交由部门主管签字后，到仓库领取物料。仓库管理员应仔细审核领料单据，确认单据和签核信息准确完整后，予以发料并在“发料人”处签字。6.4.2 其他部门或产线领料：其他部门或产线领取非生产制令用料，需填制料件请领凭单，并在“备注”栏注明领料原因。领料人员打印单据交由部门主管、PMC计划签字后，到仓库领取物料。仓库管理员应仔细审核领料单据，确认单据和签核信息准确完整后，予以发料并在“发料人”处签字。6.4.3 系统单据复核：料件请领凭单系统单据由仓库执行复核。6.4.4 料件请领凭单一式三联，白联存根联，由领料部门留存，黄联仓库联，交由仓库保管，红联财务联，由仓库转交财务部。6.5 委外加工发料及退料单据：委外送料单、委外合并领料单、委外退料单、委外超送单。6.5.1 委外制令发料：委外制令发料，由仓库管理员选定委外加工制令单生成委外送料单或委外合并领料单，并打印交由外协厂收料人签字确认后给予发料。6.5.2 委外制令退料：外协厂领取材料后，如因我司材料质量问题需办理退料，仓库管理员报经品质人员检验确认后，选择对应委外送料单转单生成委外退料单并打印，经SQE、采购员签字后，予以退回。6.5.3 委外制令超送：委外制令领取材料后，因外协厂原因导致缺料，可使用厂内超送单补发材料，补发前仓库管理员需打印委外超送单交由PMC计划、外协厂收料人签字后，补发材料。6.5.4 系统单据复核：委外送料单、委外退料单、委外超送单系统单据均由仓库执行复核。6.5.5 委外送料单、委外退料单、委外超送单一式三联，白联存根联，由仓库留存，红联财务联，由仓库转交财务部，黄联供应商联，由仓库管理员转交外协厂。6.6 厂内制令产品完工入库单据：厂内入库单6.6.1 产线（包括NPI产线）产品入库：产线制令完工，由产线物料员报品质部检验合格后，产线物料员应根据生产制令填制厂内入库单，并打印交品检员签字后，交仓库管理员清点数量并检查数据是否与系统一致、入库日期及单位（产线）是否有误等所有信息，确认无误后签字办理产成品入库。品质检验不合格应退回车间返修。6.6.2系统单据复核：厂内入库单系统单据均由仓库执行复核。6.6.3 厂内入库单一式三联，白联存根联，由入库部门留存，黄联仓库联，仓库管理员保管，红联财务部，由仓库管理员按期转交财务部。6.7 委外加工产品完工入库及退库单据：委外入库单、委外退货单：6.7.1 收货作业：仓库管理员收到外协厂送货，清点签收后，填制收料凭单（即IQC检验报告）连同供应商送货单一起交由品质人员检验。品质人员检验后，由其在收料凭单说明检验结果，并在供应商送货单合格品上加盖“合格”、“不合格”或“特采”印章，同时填制验收凭单或验退凭单，并将供应商送货单及收料凭单仓库联交还仓库管理员。6.7.2 入库作业：仓库管理员根据品质检验结果决定是否收货及收货数量，如为“合格”或“特采”，则根据验收凭单制作委外入库单，如为“不合格”，则根据验退凭单制作退货单将物料退还供应商。委外入库单需打印传递至相应部门，如为“特采”入库，还需将委外入库单交由品质检验员在各联加盖“特采”印章。6.7.3 委外退货作业：在货物办理入库后，经品质检验员检验确认为委外加工质量问题，仓库管理员应协同采购员通知外协厂办理退货手续，填制委外退货单予以退回，并打印交由SQE、采购员、外协厂收货人员签字确认。6.7.4 系统单据复核：委外入库单、委外退库单系统单据均由仓库执行复核。6.7.5 委外入库单、委外退货单一式四联，白联存根联，由仓库留存，黄联采购联，由仓库管理员转交采购部、黄联财务联，由仓库管理员转交财务部，兰联供应商联，由仓库管理员转交外协厂。6.8 产品销售出货单据：销货凭单、销货退回单6.8.1 产品出货：产品销售出货，由商务部助理根据销售订单转单生成销货凭单，并打印交仓库员，仓库管理员应仔细核算单据日期、品名规格等信息，核对无误后在“发料人”处签字并给予发货。6.8.2 销货退回：销售产品退回，由商务部助理填制销货退回单并打印，连同退回产品一交由品质部，由品质检验及注明处理意见，并由QE在单据上签字后将单据和产品交还销售助理。根据品质部注明的处理意见，如需退货，则由商务助理将货物和单据送交仓库，仓库管理员应仔细核对单据日期、品名规格、数量、签核等信息后，确认无误后签字收货。6.8.3系统单据复核：销货凭单、销货退回单系统单据均由仓库执行复核。6.8.4 销货凭单一式三联，白联存根联，由商务部留存，红联财务联，由商务助理转交财务部，黄联仓库联，由商务助理转交仓库。销货退回单一式四联，白联存根联，由商务部留存，红联财务联，由商务助理转交财务部，黄联仓库联，由商务助理转交仓库，兰联品质联，由商务助理转交品质部。6.9 异常调整单据：调整凭单6.9.1 盘盈盘亏差异调整：每期盘点后，受盘部门需填制盘盈盘亏审批表上报审批，审批通过后，由财务部协同IT组进行差异调整，单据中的“调整部门”应填写为实际盘盈盘亏部门或产线，对应系统单据由财务部复核。6.9.2成本差异、单价异常、结账异常调整：在结账过程中，如发生前期成本差异，需编制相应的成本调整单进行成本差异调整，由财务部协同IT进行调整，财务部复核。6.9.3 库存报废品变卖调整出库：库存报废品变卖，由仓库管理员按照实际变卖数量填制调整凭单调整出库，并打印交由仓库管理员、财务监磅人员、收购商签字确认后准予变卖，系统单据由仓库主管复核。6.9.4 研发产品入库：研发部产品或物料如需办理入库，可经品质人员检验确认合格后，由研发部指定人员填制调整凭单，单据中的“调整部门”必须填写入库部门或产线，填制完毕后打印，交品质PQE签字后到仓库办理入库，仓库管理员清点数量并检查数据是否与系统一致、入库日期及部门是否有误等所有信息，确认无误后签字办理产成品入库，系统单据由仓库主管复核。6.9.5 产品拆解的物料入库：产品拆解或更换的物料如无法正常办理入库，可由入库部门填制调整凭单并打印交品质人员检验，检验合格由品质PQE签字并盖章后，交仓库管理员办理入库，单据中的“调整部门”必须填写对应的产品报废部门或产线，系统单据由仓库主管复核。6.9.6调整凭单一式三联，白联存根联，由调整部门留存，黄联仓库联，由调整部门转交仓库，红联财务联，由仓库转交财务部。6.10 仓库内部存货调拨单据：调拨凭单6.10.1原材料仓、半成品仓调车间WIP仓：对于无法或不便折包发出的物料，仓库可根据产线需求整件发放。发放时，仓库应填制调拨凭单并打印，交产线主管、产线收货人员签字确认并将物料交付。6.10.2良品仓、不良品仓调报废仓：库存良品或不良品存货如经多方评审确认报废，仓库管理员应填制调拨凭单，打印交由品检员、仓库主管、工程师、PMC经理签字后，连同报废申请单交由相应人员审批（参照报废管理办法）后，办理报废品入库。6.10.3良品仓调不良品仓：库存良品如经品质判定确认为不良品后，仓库管理员应填制调拨凭单，打印交由品检员、仓库主管、工程师、PMC经理签字后，办理调拨。6.10.4系统单据复核：调拨凭单系统单据均由仓库执行复核。6.10.5 调拨凭单一式三联，白联存根联，由仓库留存，黄联由物料调往的部门保管，红联财务联，由仓库管理员转