文化传播公司行政管理制度

第 51 页 共 51 页文化传播公司行政管理制度目录办公设备维修保障、办公用品计划、申领放到此文件 目录1第一章 行政管理4一、考勤41、考勤管理规定目的42、适用范围43、考勤44、缺勤55、请假：56、外派人员考勤及请假：61) 病假事假按实际请假时间计算,最小请假单位为1小时；62) 带薪休假的最小请假单位为1小时，不足1小时按1小时计算；73) 婚假男员工陪产假的最小请假单位为1天；77、各类休假：7a) 审批7c) 连续病假2个工作日（含）以上的由部门/地区经理签批；7c) 产假工资8其它产假期间的工资为个人基本工资的100%；8e) 审批98、加班：99、考勤相关文档10二、环境管理（保洁）111、目的：112、适用范围113、公共场所管理114、办公场所管理12四、资产管理131、目的132、资产定义133、年度预算及季度计划134、资产申请及采购145、验收146、报销建帐147、 资产日常管理168、 资产核查169、资产损坏和丢失1710、资产报废及销帐1711、资产管理相关文档17五、安全管理171、目的172、职责173、安全保全措施186、非生产性采购管理规定20目的:207、适用范围218、采购管理通则219、采购流程控制环节：2110、违反采购流程（Bypass）处罚：22十一、印章管理231、印章管理规定目的23规范公司用章，规范公司对外形象232、适用范围233、相关人员职责：234、印章管理245、印章的刻制、换发和缴销266、其他27十二、差旅管理规定351、目的：352、适用范围：353、差旅费用支出及报销原则：35十三、公司奖惩制度371、目的372、管理总则373、被处罚的行为374、 处罚等级及流程385、审批权限398、通用奖惩条例399、常规业务规则奖惩条例：3910、专项奖惩条例4011、诚信惩罚条例40十四、合同及合同编号管理411、合同操作指南412、合同编号管理规范目的463、适用范围461、 合同编号规则：46十六、文件管理制度48十七、保密管理481、保密管理规定目的：482、适用范围：483、保密定义及范围：484、保密行为规范：495、相关责任人、责任部门及其职责：506、 奖励、处罚：51 第一章 行政管理一、考勤1、考勤管理规定目的为了加强管理，严格执行公司工作纪律，结合各地区实际业务情况，特制定本管理规定。2、适用范围 本规定适用于全体源泰试用、正式、实习人员。临时人员考勤另行规定。3、考勤1) 工作时间： 周一至周五：8:3012:00；上午13:30-117:30。下午 周 六：9:00-12:00上午 13:30-17:00下午1) 填写考勤说明条的原则：a) 公司实行人工考勤指纹。由人力资源部指定专人进行考勤管理。b) 员工上班期间外出的，必须向直接上级说明。在次日须如实提交考勤说明条。c) 为及时统计出勤情况并参与工资核算，应在缺勤发生2个工作日内提交考勤说明条，考勤说明条未在事后一周内补写者，将给予10元/人次的罚款。当月累计3次以上（含3次），按每次30元罚款（如：累计5次，罚款150元）。d) 伪造考勤说明条是违反诚信原则的行为，一旦发现并确认属实，当事人将受到包括解除劳动合同在内的处理；4、缺勤1) 缺勤定义及扣款a) 晚于规定的上班时间10分钟以上的记为“迟到”；早于规定的工作时间10分钟以上的离岗记为“早退”。b) 迟到、早退在30分钟内的，按照30元/人次罚款。当月累计3次以上（含3次），按每次50元罚款（如：累计3次，罚款150元）。c) 迟到、早退，考勤员必须填写考勤说明条（对于迟到、早退的全部时间给予说明），按照未说明缺勤处理。2) 未说明缺勤a) 迟到、早退且未在规定时间内提交考勤说明，按照未说明缺勤处理；b) 未说明缺勤扣款(最小单位为1小时，不足1小时按照1小时处理)c) 未说明缺勤扣款=月工资/当月应出勤天数/8*缺勤时数3) 旷工a) 未经上级批准（具审批权限的）不上班为旷工。部门发现员工旷工后，由直接上级以填写考勤说明条及时通知考勤员，遇有连续旷工3个工作日等情节严重的，应以书面形式通知人力资源部，以便及时做出处罚决定。b) 扣款c) 旷工扣款=未说明缺勤扣款*3 d) 处罚：连续旷工3个工作日或一年内累计旷工5个工作日者，公司有权对其做出包括解除劳动合同关系在内的处罚决定。5、请假：1) 请假原则：a) 休假需事前申请，经批准后执行；遇紧急事件不能事前申请的，需及时告知直接上级。2) 请假程序：a) 员工休假前先提交休假申请，经直接上级（具审批权限的）批复，在收到经签批的书面考勤条后方可休假；b) 如遇紧急性事件而缺勤的，必须尽快以电话或其它方式告知直接上级，说明情况及可能所需的休假时间，返岗后第一个工作日内补交考勤说明。3) 请假细则：a) 请假、休假凡超过3天的，需提前一周填写休假审批单（见附件1），书面报部门/地区经理审批，签字后的休假审批单交人力资源部备案后，方可休假； b) 请假、休假超过一周的，提前半个月填写休假审批单，（见附件1），书面报部门/地区经理审核，总经理审批签字后的休假审批单交HR备案后，方可休假；c) 请假、休假原则上不允许与其他假日连休，特殊情况的，报上级审批，同意连休的，最长一次性休假、请假也不得超过15自然日；d) 项目人员由于存在工作的特殊性，要求请假1天（可预见）即需要提前一周申请，休假3天要提前半个月申请，并且最长一次性请、休假不得超过1周，以适应项目的运作需要；e) 所有人在休假期间，必须保持通讯和邮件畅通，如果业务需要，必须按照要求提前终止假期，或暂停所有休假申请，以上级要求为准。f) 未得到书面确认，或未按照要求执行，擅自离岗按旷工处理。6、外派人员考勤及请假：外派人员考勤请假等均需遵守工作地的规定，并由当地统计考勤；外派人员在外派期间发生的病假、事假、生育产假、迟到、未说明缺勤、旷工等，工资扣款与当地员工一致；除工资扣款外，外派人员外派期间请事假，事假当日不享受外派津贴。请假单位：1)病假事假按实际请假时间计算,最小请假单位为1小时；带薪休假的最小请假单位为1小时，不足1小时按1小时计算；婚假男员工陪产假的最小请假单位为1天；其他休假请假单位另见本规定中的相关说明。 7、各类休假：1) 法定休假日：a) 元旦（1天）春节（3天）清明节（1天）.劳动节（1天）端午节(1天).中秋节(1天).国庆节（3天）为国家规定的法定休假日；根据当地政府规定和公司实际运营情况，公司将实时进行调整放假。2) 带薪休假：a) 参照带薪休假管理规定。3) 婚假：a) 员工在公司工作期间登记结婚，初婚可享受3个工作日的带薪婚假；初婚符合晚婚条件的员工（男25周岁以上，女23周岁以上）结婚，另外奖励7个工作日带薪婚假；b) 婚假应在婚姻登记后12个月内使用，逾期作废；如离职，未休婚假时数，不予补偿。c) 审批：员工本人提出申请，由员工的直接上级（具审批权限的）签批。 第一次申请休婚假时需将结婚证复印件在考勤员处备案。4) 事假:a)审批b)连续事假2个工作日（含）以内由员工的直接上级（具审批权限的）签批；c)连续事假2个工作日至 5天（含）由部门/地区经理签批；d)连续事假1个月以上，按员工自动离职处理，需办理离职手续（特殊情况需由人力资源部批准备案）；e)部门/地区经理应综合考虑员工本人要求和工作安排来审批事假。f)扣款：事假扣款=月工资/月应出勤天数/8*事假时数5) 病假：a) 审批b) 连续病假2（含）个工作日以上，应向签批人及考勤员出示医疗机构的病假证明；c) 连续病假2个工作日（含）以上的由部门/地区经理签批；d) 连续病假超过20个工作日，由部门/地区经理签批，如遇有重大疾病的需及时知会人力资源部。e) 病假扣款f) 年度累计病假在20（含）个工作日以内的：1. 病假扣款 = 月工资/月应出勤天数/8*病假时数* 20%；g) 年度累计病假在20至60（含）个工作日的部分：1. 病假扣款 = 月工资/月应出勤天数/8*病假时数* 40%；h) 年度累计病假在60至120（含）个工作日的部分：1. 病假扣款 = 月工资/月应出勤天数/8*病假时数* 60%； i) 年度累计病假超过120个工作日的部分：1. 病假扣款 = 月工资/月应出勤天数/8*病假时数* 80%；j) 病假工资低于当地最低工资标准的按最低工资标准支付。6) 女员工产假：a)a) 产假原则：公司的产假政策根据国家计划生育政策制定，以下休假天数为计划生育政策执行。b) 产假类别：i. 生育产假：90天，难产增加15天；多胞胎生育的，每多生育一个婴儿，增加15天产假；已婚妇女年满24岁初育为晚育，增加30天晚育奖励假。生育产假为日历天数，遇节假日不顺延。ii. 流产假：已婚女员工怀孕不满4个月流产的，凭医院证明，给予15天的产假，最多不超过30天；怀孕4个月以上流产的，凭医院证明，给予42天产假；流产假为日历天数，遇节假日不顺延。其它情况，按照病假处理。iii. 哺乳时间：有不满一周岁婴儿的女员工（哺乳期），每天有两次哺乳时间，每次30分钟，可合并一次使用，不能延休。多胞胎生育的，每多哺乳一个婴儿，每次增加30分钟。iv. 节育手术：执行政府计划生育政策做节育手术的，凭医疗机构证明享受政府规定的休假。c) 产假工资女员工因参加产前检查及哺乳休假的，视同其正常劳动支付工资；其它产假期间的工资为个人基本工资的100%；个人基本工资如低于当地最低工资标准的，按最低工资标准发放。d) 填写“考勤说明条“时应在“备注”中注明产假类别。e) 审批f) 生育产假应一次休完。休产假最早可在产前15天开始。由部门/地区经理根据本人申请进行签批，并将产假证明交考勤员备案。7) 男员工陪产假：a) 陪产假原则：给予配偶生育期间的男员工5个工作日的陪产假，陪产假期间视同其正常劳动支付工资；b) 审批：陪产假在配偶生育产假期间休完，过期作废。由部门/地区经理根据本人申请进行签批，第一次申请时需将出生医学证明复印件交考勤员备案。8) 丧假：a) 员工的直系亲属（父母配偶子女配偶父母）去世时，有3个工作日带薪丧假，如需到外地奔丧则享有带薪路程假（以实际路程车票/机票时间为准）；b) 审批：丧假一次休完，由部门/地区经理根据员工申请进行签批。 8、加班：1) 加班定义：a) 指因业务需要，经部门/地区经理签字批准，由上级安排员工在标准工作时间以外工作的情况。以下情况不计入加班：b) 对于出差以及参加基于提升个人能力或增进团队成员间相互了解的培训、活动及会议等情况。c) 因常规的目标任务没有达成，需要延长工作时间的。2) 加班原则：a) 每个岗位应对自己的工作目标与结果负责，不断提高工作效率，在工作时间内积极完成本职工作，不提倡加班。b) 对于非常规性的紧急任务或其它特殊情况，必须通过加班才能完成的，方可申请加班。c) 加班需事前申报计划，说明加班事由所需时间及人数，经部门/地区经理签字批准。d) 如遇有突发性事件需加班的，应及时告知部门/地区经理，并在事后5个工作日内报部门/地区经理审批。e) 经批准后的加班人员，加班时必须在加班登记表上登记，作为实际加班出勤的记录。3) 加班审批程序：a) 加班计划申报：由员工填写加班计划表，提前3个工作日（紧急情况除外）报部门/地区经理审批。b) 审批：部门/地区经理对加班计划的必要性合理性进行审批，对加班较多的处或岗，应进行工作量、效率、人岗配置等方面的分析与改善。c) 计划执行与备案：依据批准后的加班计划安排人员加班；经批准的加班计划，应及时递交当地考勤员备案。4) 加班时数统计：a) 加班最小单位为1小时。b) 实际加班时数小于批准时数的，按实际时数计算；大于批准时数的，经地区经理批准后，按实际时数计算，否则按批准时数计算。5) 加班报酬：a) 员工按照批准的加班计划加班后，部门/地区经理应在2个月内为员工安排同等时间的补休。b) 超过2个月没有安排补休的，应以基本工资为基数支付加班工资：c) 延长工作时间的，按150%支付加班工资。d) 在超过工作时间安排加班的，优先享受同等时间的补休，员工休假必须优先冲减加班补休时间，不能补休的按200支付加班工资。e) 在法定休假日安排加班的，按300%支付加班工资。解释权限：本规定由人力资源部负责解释。9、考勤相关文档 二、环境管理（保洁）1、目的：维护良好的环境不仅仅能够使客户获得满意的的服务，同时也为内部员工提供了工作的优良场所并获得宽松、愉快的心情。2、适用范围本规定适用于公司所有部门。3、公共场所管理公共场所是指各办公地点办公区过道、走廊、卫生间等共同使用的区域。1) 公共场所环境卫生责任人2) 公共场所环境卫生责任人对环境卫生负有全面责任的人员。a) 设有勤杂员的部门/地区，勤杂员为公共区域环境卫生的责任人。b) 未设勤杂员的部门/地区，实行值日制度，每日全体员工分组负责公共场所的环境卫生进行部门/地区内的卫生清洁，当日值日员工为公共场所环境卫生的责任人。3) 卫生责任人的主要工作a) 清扫地面，擦拭地面、桌面、设备、形象墙、背景板、信息栏、白板等。b) 整理公共场所的物品，如报架、桌面、窗台等。c) 负责垃圾的清理。d) 监督检查部门/地区整体的卫生状况。e) 开关公共区域、设施的电源。f) 部门/地区负责人认为应由卫生责任人承担的其他任务。4) 公共场所的环境维护和保持 a) 严禁公共场所、家具、设备上乱写、乱画、乱刻、乱贴，保持公共场所的家具、设备的整洁。b) 将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点，保持地面整洁。c) 在信息栏发布信息避免随意张贴。 d) 保持卫生间的卫生及时冲洗。e) 保持报架整齐有序，避免随处乱放。 f) 公共场所不得放与工作无关的物品，如员工水杯、饭盒、食品、衣物等。g) 将有毒有害废弃物（硒鼓、墨盒、电池、签字笔芯、涂改液、光盘、磁盘等）统一回收处理。4、办公场所管理办公场所是指各部门/地区公共场所以外的区域，包括个人的办公位、备件库等。1) 办公场所环境卫生责任人各办公位的使用人均为各责任人，备件库的责任人为备件管理员。2) 办公场所的环境维护和保持a) 保持个人办公区域卫生，办公桌椅、计算机表面、电话机等物品上避免有尘土并且摆放合理整齐，地面不得有纸屑、废物。b) 个人办公区域不得张贴资料。c) 办公区内不得堆放资料、纸箱等物品，以上物品在个人办公区域确实无法保存的，应在各部门/地区负责人同意的区域存放。d) 下班离开前，应将台面的物品归位，锁好贵重物品和重要文件，关闭所用计算机的电源，若最后离开者应负责关好电灯、门窗及室内总闸。e) 客户和外来人员一般不得进入办公区域，会客接待必须安排在洽谈区域。3) 无论在公共区域和办公区域，均应遵守如下规定a) 严禁在上班时间扎堆、聊天、大声喧哗。b) 严禁在上班时间和客户面前吃东西。c) 保持桌面整洁，严禁桌面上放置与工作无关的报刊杂务。四、资产管理1、目的规范源泰公司资产管理，加强成本控制，保障资产安全，提高资产利用率，发挥资产最大功效。2、资产定义资产：是指在使用过程中保持原有实物形态，使用期限在一年以上的，生产经营用或非生产经营用的设备及物品。在此资产包括固定资产和低值易耗品。固定资产：固定资产是指单位价值在2000元以上，并在使用过程中始终保持其原有实物形态的劳动资料和其他物质资料。低值易耗品：是指单位价值在2000元以下的非一次性消耗物品。其价值一次性记入当期费用。IT资产：IT资产包括一切与信息技术相关的硬件与软件产品。详细分类如下表：IT资产类别设备分类硬件计算机设备台式机，笔记本，服务器及其周边零部件。主板、CPU、内存条、声卡、显卡、硬盘、键盘、鼠标、显示器、光驱、视频采集卡等网络设备路由器、交换机、防火墙、电话交换机、电话机外设打印机、传真机、复印机、扫描仪、电话会议设备。其他摄像机、网络检测设备。相机软件软件光盘介质及许可协议各系统正版光盘及许可协议、序列号。非IT资产：除IT资产外的其他资产统称为非IT资产。专用类资产：指研发类及信息化专项类资产3、年度预算及季度计划1) 每年2月3月编制年度计划,年度开始前确定固资、低值易耗品的采购计划年度预算。在预算和计划内的固资、低值易耗品可执行采购。年度预算不能突破。各部门/地区经理指定部门资产管理员填写年度固定资产计划，人力资源部进行汇总后就购置必要性及对经营损益的影响进行审核，转交财务进行审核后，报总经理审批后，完成后反馈。2) 季度计划：每季末月按照公司统一的预算安排，各部门经理将下季度拟购置的资产按要求汇总，交给公司人力资源部。每季末月20日前，人力资源部对各组织单位上报的季度计划进行初审，手签版和电子版报到财务部审核，总经理审批。人力资源部开始执行步骤； 4、资产申请及采购1) 本年度除新建地区、新员工入职需求外，其他所有更新资产的需求，均本着“先出后入”的原则（即，先执行完资产报废流程，再申请新资产）2) 所有审批单上均要有部门资产管理员及地区/部门经理签字，且必须在预算内申请，如有预算内调整请明示被调整的预算内容3) 申请台式机时，请将显示器和主机分开填写4) 当同时申请低耗和固资时，请将审批单分开填写（500元以下无需到总部申请；5) 当购置单价超过5000元（含），或者在同一供应商处一次性采购超过5000元（含）时，要签订采购合同（对于厂商已有公开的明确的售后服务承诺保证、或售后服务承诺保证已在总的框架协议中明确的产品采购可不签合同），合同须经总经理办公室审核5、验收各组织单位资产管理员和资产使用人、供应商依据合同规定的验收标准，在验收日内共同验收完毕，并在固定资产/低值易耗品收货单上签字确认。要点:验收人员不能是采购人员，必须有资产责任人的签字；6、报销建帐1) 报销单价小于500元（不含）的，经验收后，由各组织单位负责人、资产管理员审批签字在部门内直接报销低值易耗品及摊销。各资产管理员自行进行建账管理、维护并进行日常管理；2) 单价超过500元(含)的，各组织单位将报销单、发票、采购审批单、固定资产及低值易耗品收货单给财务部，按照签字权规定总经理签批后，拿到总部建账并报销，款项由总部直接汇给报销单上所列的供应商。由财务建立资产帐，人力资源部创建资产编号、维护并进行日常管理。3) 关于发票a) 由于可以抵税，尽量开具增值税专用发票，500元以上需要在总部报销建帐管理的低耗固资，发票抬头为“河北源泰文化传播有限公司” b) 低耗和固资分别开具发票报销（即，500元-2000元一张发票；2000元以上一张发票）c) 发票内容必须与收货单上所有信息一致，且必须标明名称、品牌、型号、单价、数量、总金额。4) 使用职责a) 资产使用人/挂账人（指资产建账时登记的挂账人）：b) 对名下资产负有保管职责，主要包括：保证资产完整、安全，日常注意维护保养，不得私自拆卸资产部件，不得私自变更资产配置及资产标签。资产转移（包括调岗、离岗）需及时办理调拨手续；发现丢失、损坏时，及时向资产管理员申报。c) 资产使用部门（指各组织单位）：i. 负责部门资产的完整性和合理使用，不得擅自出售、转让或挪作他用，杜绝闲置浪费。定期盘点，并按照资产管理规定的要求及时提供相关信息。ii. 通过宣传教育增强部门员工资产管理意识，并协助、督促员工按制度流程操作。iii. 凡收受客户馈赠的固定资产（如仪器设备等），部门需在收到赠物后的两周内报总部财务部办理建账手续，零值入账。7、 资产日常管理1) 资产调拨a) 同一部门内使用人发生变化：各资产管理员填写固定资产变更调拨单，经各组织单位负责人签字确认后留底。各资产管理员进行记录变更。b) 资产所属成本中心或挂帐人发生变化：办理调拨手续，由各地内勤填写固定资产变更调拨单，经各组织单位负责人签字确认后传真给总部资产管理员，总部资产管理员审核表格的填写是否规范、内容是否属实等，按照签字权规定签字确认后办理调拨手续。2) 资产维修 报修：资产使用人向各资产管理员报修。保内的各资产管理员负责联系找厂家维修；保外的各资产管理员负责联系授权维修机构维修进行维修。费用审批：各地区资产保外维修涉及维修费用经部门经理签字确认同意维修费用后，总经理审批，各地资产管理员依据维修发票进行报销。8、 资产核查1) 每年8月 , 开展资产核查，总部提供截至到7月的资产数据；2) 各组织单位资产管理员负责组织资产核查，把实物与数据核对；3) 核查结果提交核查报告，邮寄到总部, 内容包括：核查结果描述；责任人、使用人签字的资产清单；不相符的资产及不相符的原因书面说明。4) 需要时总部派人参与各组织单位的资产核查, 不定期对各组织单位的资产管理情况抽查；9、资产损坏和丢失1) 责任人在两周内填写资产丢失申报表，详述丢失时间、地点、原因并附报案证明材料，人力资源部核实确认后签字。2) 总部资产管理员接到资产丢失申报表及相关附件后，鉴定丢失责任，根据赔偿原则给予处理建议，由人力资源部审批。3) 总部资产管理员负责归档保管相关文件，将复印件反馈申报部门, 并于月底汇总后，交财务部执行扣款手续。4) 赔偿原则参见源泰资产管理规定（暂行）。10、资产报废及销帐11、资产管理相关文档 五、安全管理1、目的人员安全是一个首要的、也是最重要的问题。我们要对客户及员工的安全负责。 对员工来说，安全体现在他们每天的工作中。对管理层来说，安全就是他们对每名员工和客户应承担的承诺。 “不安全状况”是指任何会造成（或是潜在地造成）客户或员工受伤的状况。2、职责1) 管理层在安全方面的职责a) 尽管安全与每个人息息相关，你的直接参与也是十分重要的。最安全的部门通常是良好地执行了安全计划。这就意味着应由表现优秀的人员来担任执行此项工作的负责人。安全执行人应由管理层人员担任。b) 安全计划的执行人，应定期与管理层和员工开会。在会议中，他们应针对有关安全的议题进行介绍或评估。此议题应与部门最近发生的事故或一个新的安全程序有关。这些会议的举行，可以显示出部门执行安全计划的决心。2) 员工在安全方面的职责a) 员工是源泰的首要财富，因此注重安全是工作的首要职责。b) 员工在安全方面的职责：i. 保证自身安全：员工在工作中应按照岗位规范检查表进行，注意工作安全，应特别注意用电及交通安全。ii. 保证客户安全：在工作中应避免让客户涉及不安全区域。iii. 不伤害他人：任何故意给他人造成伤害的行为都是公司禁止的，公司保留对责任人追究其经济和刑事责任的权利。iv. 如发生员工受伤事件，应立即进行救治，并由部门负责人和人力资源部经理/主管进行处理。3、安全保全措施营业时间内的安全与保全内容1) 陪同参观参观者、工作访问者及其它人员如果因工作需要进入部门的工作区域，必须由一位或多位被公司授权的人员陪同。2) 闲逛人员 部门负责人和员工应随时注意在工作区内闲逛的人员。保密信息a) 员工绝对不要和非本公司内人员谈论公司的现金和安全与保全程序等问题。如有人询问现金及安全与保全程序的问题，应该通知部门负责人。b) 一旦发生了令人怀疑的意外事件，必须立刻通知部门负责人。保险柜 只有出纳才可配备保险柜钥匙，并随身携带。在出纳没有直接控制或监督的情况下，保险柜必须锁闭。这样可以避免财物丢失。注：如果出纳离开时保险柜并未上锁，那么就要负责一切损失，并受到相应的处分。1) 下班时的安全与保全内容：下班时，大门必须立刻上锁。如有任何疑虑情况发生，应立即通知警方。2) 现金控制 严格执行现金控制政策，减少潜在的现金损失管理层要留意那些企图暗中将公司财物拿走的人员。管理层的职责，就是要打消他们这种企图。3) 存款a) 每天储备的现金不能超过会计管理规定的数额。b) 尽可能由整理存款的人员将款项存入银行或上缴。a) 只有出纳才有资格去银行存款。b) 存款人在存款后，应立即回到公司。而存款的时间和路线，也需经常改变，避免造成一种模式。c) 现金日记账应记录下所有的存款金额，并由出纳去银行存款。d) 在送到银行的每一笔存款得到确认后，应将存款收据取回。e) 确认存款收据是经营分析主管的职责。4) 防止抢劫 为了防止从公司到银行的途中被抢劫，应遵守下列程序：a) 不要在众目睽睽之下在公司内提着银行存款袋离开。b) 将存款放在公事包、纸袋内，或其它不特别醒目的提袋内。c) 不要走同一条路线。a) 每天在不同的时间去银行。b) 从不同的通路离开公司。c) 经常使用不同的袋子。d) 不断改变路线。e) 不要让未经授权的员工去银行存款。d) 在现金量大的时候，可增加存款的次数。5) 保险柜管理a) 只有出纳才可配备钥匙，保险柜在任何时间都应上锁。“只在晚上上锁”意味着没有上锁。b) 可接近保险柜者，仅限于公司出纳。c) 当出纳人员变动时，应更改保险柜的密码。d) 保险柜密码至少每3个月更换一次。e) 出纳要对保险柜内保存的物品及盘点的准确性负责，如有问题发生，立即开始调查。6) 货品控制a)库房物品管理i. 工作场所内货物堆放必须分类、分区码放，标志明显，码放整齐有序ii. 严禁在库房内抽烟或使用明火，严禁携带各种易燃易爆物进入库房iii. 未经允许，非库房人员不得进入库房iv. 每日下班前，检查门窗是否关好，关闭计算机和灯具后方可离开。上班前检查门窗设施，发现异常立即报告b) 维修工具专用的工具由使用人保管，共用的工具应填写借用申请部门经理审批后才可以借用。为了控制管理货品，应在规定时间内完成盘点。6、非生产性采购管理规定目的: 满足公司业务发展所需要的非生产性采购需求，降低采购成本，提高采购工作效率。7、适用范围本规定适用于总部及各地非生产性类产品和服务的采购行为。名词解释1) 非生产性采购：指除生产物料、产品运输、外协开发外的其它类对外支出费用的采购，包括但不限于：市场推广（媒体广告等）、装修租赁、固定资产和低耗、差旅、文件制作、单据印刷、办公设备及用品、会议/福利/劳保用品、车辆租赁、邮政、业务服务（Business service）(培训、猎头、外包劳务CWF、咨询、保险、市场调研)。2) 违反采购流程操作：指违反公司采购流程的行为， 包括但不限于在人力资源部不知情的情况下进行供应商选择、与供应商进行谈判、签订合同等影响采购部做出正确、有效的采购决定的行为。8、采购管理通则1) 不相容职责分离原则：供应商认证/采购职责与验收、应付账款职责必须分离。2) 策略采购原则: 应运用供应市场分析模型和80/20法则, 结合供应市场结构和采购金额，对不同的采购业务制定不同的采购策略和供应商选择/管理策略。3) 实施原则:统一认证/管理供应商, 分类实施采购，优先选择总部认证供应资源。a) 采购部集中采购项目：由人力资源部统一认证供应商，确定合同或订单的采购项目：即需求部门提出申请，由人力资源部（必要时组织采购组）开发供应商、谈判签约、采购。b) 采购部授权采购项目：在一定金额的范围内，人力资源部授权需求部门从认证的供应商处采购，如不在认证供应商处采购，则需要报采购部审核备案。即：需求部门提出申请，直接向非人力资源部认证的供应商下订单，部门负责人按签约价进行审批、部门自行跟踪订单、验货。9、采购流程控制环节： 非生产性采购流程一般包括以下环节：需求申请、供应商选择、签定合同/下订单、收货/验收、采购付款环节，并遵循以下原则 1) 需求申请：各类采购必须有预算，需遵循相应的预算和计划报批流程。各类采购必须有正式的采购申请（相关表格见附件4、5、6），并由具有相应签字权限的人员对需求的必要性和合理性进行审批。2) 供应商选择：须选择认证供应商。无认证供应商时须引入新供应商进行认证。3) 签定合同/下订单a) 所有采购都必须有书面的采购订单/合同，订单中必须包含产品、供应商和付款信息等必要内容。大金额采购须签订采购合同，采购合同签订必须遵循总部的合同管理规定并使用非生产性采购合同模版,如不能使用,需要事先经人力资源部审核。b) 使用订单或合同的条件参照合同的签字权限。4) 收货/验收a) 验收应有明确的标准，应在订单或合同中明确验收标准，验收标准不应低于国家/行业的相关标准。b) 原则上到货后需立即验收，无法立即验收的应与相关方确认验收周期。c) 使用部门必须参与验收，必要时请专家参与，所有参与验收者都需在验收单上签字确认. 验收应有明确的验收标准。服务类采购无法当场验货，应有其它方式补充对享受服务的满意情况的验收环节。d) 退货：退货遵循相应的退货流程。 5) 采购付款a) 采购付款必须遵循公司的相关结算流程，必须做到采购订单或合同、验收报告、及发票齐备。 6) 供应商日常管理和评估：认证供应商清单由人力资源部负责维护管理。7) 信息管理：所有采购过程资料（合同、订单，采购方案审批单）及相关信息应定期维护，书面文件有专人定期转交到源泰合同管理员保管，并定期检查。10、违反采购流程（Bypass）处罚：1) 违反采购流程行为发生时，业务部门须填写违规采购说明报总经理签批后，报人力资源部备案。人力资源部接到说明后需要评估相关损失并给出处理意见。2) 违反采购流程金额大于5万人民币时，须立刻汇报总经理。3) 情节严重及给公司造成的重大经济损失，公司保留处以其他相应的经济、行政处罚，直至解除劳动合同的处罚权利。解释权：本规定由人力资源部部负责解释。十一、印章管理1、印章管理规定目的规范公司用章，规范公司对外形象2、适用范围本规定适用于源泰，包括其各分支机构。公司印章的种类类别印章名称用途公章总部公章及各分支机构公章代表本单位而未限定专业用途的印章合同章合同专用章、投标专用章专用于签署合同类文件的代表本公司的印章业务专用章财务专用章、发票专用章等专用于签署印章限定范围内的业务文件的印章统管名章名章由印章保管人统一保管的所属各分支营业执照中所列负责人的名章3、相关人员职责：经办人：根据业务需要申请使用印章并办理相关审批流程的人员。在办理用印申请过程中，经办人应负责下列工作：A经办人应审核确认用印文件所涉及业务的真实性、经济合理性。B经办人负责按相关的用印申请的审批流程办理用印审批。C经办人应将合同性文件按照合同管理相关规定及时交还、存档。业务决策人：指根据公司有关审批权限规定及上级授权，于所在业务范围内，对用印申请事项进行最终决策的业务第一负责人/业务经理级别的管理人员。部门属性用印业务决策人可授权人员总部总经理经理级以上人员各分支机构地区经理主管级以上人员业务审批人在最终决策文件是否加盖印章时，应确保：A、其有权对用印事项进行最终决策；B、明确其签批的意义，文件一经加盖印章，将会对公司产生约束力。4、印章管理1) 印章保管人的定义：a) 各印章持有单位第一负责人是负责本单位所持有印章管理的第一责任人（分支机构印章第一责任人为地区经理）。第一责任人应负责执行相应管理制度并指定专人保管各种印章。b) 各单位各类印章均应设两名印章保管人，分别为第一保管人和第二保管人。各类印章第一保管人岗位名称见下表，如有特殊情况请本单位所持有印章管理的第一责任人按“附件7印章保管人名单”格式，在本规定发布5个工作日内报备至总部运营与规划部合同管理员。第二保管人负责第一保管人不在岗时印章的管理。印章类别第一保管人岗位公章地区经理 内勤财务章财务经理/主管发票章出纳合同专用章、投标专用章合同管理专员2) 确因特殊原因，两位印章保管人同时外出或不能在岗时，需经印章保管人所在部门第一负责人指定专人行使职权。印章移交时应做好书面交接手续并备案存档(印章保管交接单见附件8)。 3) 印章保管人发生变化时，应及时将个人信息报运营与规划部备案。4) 印章保管人的职责a) 印章保管人须亲自妥善保管印章，防火、防盗、防腐蚀，保证印章安全印章保管人需严格按相关规范及流程审核盖章申请，确保其符合要求；并依据文件性质及印章适用范围，正确使用各类印章。印章保管人在加盖印章前应履行如下审查责任： 确认用印申请人填写了正确的印章使用情况登记表或OA相关审批记录是否完整；l 核对文件并确认印章使用情况登记表或OA相关审批记录所填写/审批内容与实际盖章文件相符；l 按本规定第3条，确认用印申请已经通过必要的审批手续，且审批人具有相应审批权限。因确有特殊情况致审批人无法签批时，审批人可通过：（1）电子邮件方式确认同意；或（2）印章管理人电话方式确认，采用电子邮件、电话方式确认的，事后需及时在印章使用情况登记表上补签意见5) 在文件上加盖印章，需要注意以下几个方面：核对签约主体与加盖印章主体相符。印章必须加盖在文件指定的加盖印章处，如文件未指定加盖印章处，则印章应加盖在文件末尾落款处。如属于合同性文件，合同首页要填写合同编号，合同编号以OA系统中“法务合同编号”为准。如合同中包含框架协议及已填写工作说明的，框架协议及工作说明加盖印章处均应盖章。如文件有附件，除非有特别要求，一般不需要为每个附件盖章，但文件正文应列明附件清单，用印时应核对附件是否与清单相符。如用印文件有两页或以上（包括附件），应在文件每个上下页连接处或文件侧面加盖骑缝章。应使文件的每一页均有用印痕迹，以表明该文件为一个整体。可以使用专用骑缝章，也可以将现有印章作为骑缝章使用。印章保管人在任何情况下均不得在空白或填写信息不全的合同或其他文件上盖章。6) 印章保管人须对印章使用情况进行登记及管理（参照附件2）。a) 印章保管人须对经由自己盖章的合同类文件留存正本原件，并按SIS-08-D085合同管理规定将其交本地区负责合同档案管理人员进行保管（总部：运营规划部合同管理员，各分支机构：财务主管）。所有招、投标文件，应在签署正式合同时与合同原件一并留存。b) 如果印章保管人同时为档案管理人，还需按相关规定妥善保管合同及档案，确保其安全、完整、有序，便于查找7) 印章携出管理因业务特殊需求，必须将印章携带出持有单位办公场所之外使用的，应填写附件5印章携出审批表，经印章持有单位第一负责人同意后方可外借（印章外借时间仅限一个工作日）。除以下岗位外的其他人员外借，需由印章保管人一同前往办理。印章名称可外借部门可外借岗位总部公章、合同章市场部销售助理财务部经理、总账主管人力资源部薪酬福利专员、经理总部投标专用章市场部销售助理分支机构公章/分支机构内勤 提醒：印章携出加盖内容仅限附件5印章携出审批表中填写的内容，严禁私自加盖其他内容。5、印章的刻制、换发和缴销1) 印章因磨损、老化或其它原因需更换的，持有单位应填写印章刻制申请表见附件3，并由源泰总经理审批。审批后按印章刻制、登记规定办理。2) 因印章丢失，印章保管人应立即向公司财务部合同管理专员报告，并说明原因。必要时由印章持有单位办理遗失声明。需补办印章的，按本规定第5条重新刻制并备案。3) 印章刻制。印章刻制提交手续审核人审批人总部提交印章刻制申请表见附件3人力资源部经理总经理地区提交印章刻制申请表见附件3地区经理总经理4) 各类印章在正式启用前均须填写印章领用/换发/缴销登记表见附件4，并在运营与规划部合同管理员处备案登记，登记的内容包括：印模式样、领用部门、领用人、保管人、联系方法及领用日等内容。5) 各地区在启用新印章时，应同时废止旧印章。印章废止后，印章持有单位应按所在地公安、工商等相关机关的规定缴销印章，并向运营与规划部合同管理专员提供印章缴销证明及加盖有新刻印章的附件4印章领用/换发/缴销登记表备案。对所在地公安、工商等机关没有相关管理规定的，印章持有单位应填写印章领用/换发/缴销登记表加盖新刻印章并将废止印章一并交运营与规划部合同管理专员。交回废止印章的时间为：自印章废止之日起，石家庄地区三个工作日内、其它分支机构三周内。6) 印章所代表单位发生撤并、名称变更等情形，原印章应停止使用，原印章保管人应于印章停用后一周内按本规定5.3条办理印章缴销手续。7) 根据本规定5.1及5.6条收回的印章，总部印章应交由总部人力资源部负责缴销，分支机构印章应交由总部运营与规划部合同管理专员存档或销毁。6、其他1) 对违反本规定的行为，将根据公司相关规定进行处罚。情节严重触犯刑律的，报有关机关追究刑事责任。2) 上述有关印章工作的细则、流程，人力资源部部将进行定期检查。3) 解释权限：本规定由人力资源部负责解释。附件1：印章使用申请表 编号：申请部门经 办 人电话保管部门使用印章名称使用次数源泰o 源泰文化传播有限公司公章源泰o 源泰文化传播有限公司XXX地区公章盖章内容简介申请部门意见（经理签字）签字日期： 年 月 日印章保管人日期附件2：序列号盖章日期印章使用情况登记表（公章）经办人申请部门加盖印章目的对方单位名称合同及框架协议编号对方单位名称合同及框架协议编号对方单位名称合同及框架协议编号对方单位名称合同及框架协议编号对方单位名称合同及框架协议编号内容简介审批人（日期）备注（次数）序号盖章日期印章使用情况登记表（ 章）经办人申请部门加盖印章目的对方单位名称审批人（日期）备注（次数）附件3：印章刻制申请表申请部门经办人电话申请原因使用范围申请部门/地区经理审核人力资源部审批总经理审批刻制印章样式及具体要求印章保管人联系电话备 注注：A、 印章的刻制需经人力资源部确认属性，并根据情况报相关部门审批，并人力资源部部备案。 印章刻制费用由使用部门支付。附件4：印章领用/换发/缴销登记表印章领用/换发/缴销部门领用/换发/缴销人电话领用印章盖章处印章使用范围印章保管人领用印章数量枚领用日期年 月 日缴回印章盖章处缴回原因缴回数量枚印章接收部门接收人电话印章销毁部门责任人电话销毁印章数量枚负责人签字销毁日期销 毁 印 章 式 样注：启用新印章、更换印章、缴销印章需要填写此表格。附件5：印章携出审批表 申请人申请部门申请印章携出时间 年 月 日 时 分 年 月 日 时 分印章携出地点使用印章名称使用次数o 源泰文化传播有限公司公章o 源泰文化传播有限公司XX地区公章盖章内容简介（包括携出印章的原因和盖章内容）申请部门意见部门经理审批签字日期： 年 月 日总经理审批意见总经理审批签字日期： 年 月 日印章携出者签字 归还日期： 年 月 日