采购管理审计业务方案.doc

机电审计监察部内部资料采购管理审计项目操作方案采购业务管理审计目标：重点评估采购业务操作的相关管理制度、业务流程的健全性与完善性，并审查相关制度的执行情况。本方案主要针对主资材采购业务而编制，辅料和备品备件的采购审计可参照执行；主要评价供应商引入管理、采购订单及合同管理、采购价格管理、来料检验管理、供应部门考核及采购降成本管理、供应商考核管理、采购帐务处理、内控制度建设、采购物资管理等各环节操作的规范性和考核目标完成情况。1、供应商引入管理主要阐述对产品公司备选供应商信息收集/开发/确定、样品确定、现场评审、备选供应商批量试用和合格供应商评审审计流程，旨在确保供应商开发、选择的合理性并确保供应商在产能和产品质量等方面符合公司要求；审计主要依据为供应商开发计划、供应商申请表、供应商评估表/调查表、样品检测报告、样品确认单、样品试用报告、供应商评审报告/审批表等。关键控制点控制要求资料提供审计方法备注1.1供应商引入新供应商的引入需要按公司的计划进行、事先审批（1）新供应商信息资料（2）年/季/月的开发计划及审批资料（1）获取新供应商信息资料，及审核合格的供应商名单；（2）重点查看新引入的供应商是否按计划执行，计划是否经审批。 1.2供应商资质新引入的供应商需供应链对其供应能力、质量部对其品质保障能力、工艺部对其工艺设计等方面进行评审（1）新供应商的相关资料，如营业执照、设备生产能力、ISO9000质量体系认证等；（2）新供应商申请表；（3）新供应商开发流程文件，评估表/调查表（1）查看新增供应商是否都进行资质评审；（2）资质资料是否齐全，资质是否满足公司需要；（3）各相关部门是否都签字确认。1.3现场评审（必要时）对重要、关键物料需相关部门组织评审人员对供应商进行审厂，并出具书面的审厂报告审厂报告（1）查看新增供应商是否需要进行审厂；（2）审厂是否由不同部门人员组成；（3）审厂是否出具审厂报告1.4样品的检测、确认和试用质量技术人员对样品进行确认，使用部门对样品进行试用，并出具报告。（1）样品检测报告（2）样品确认单（3）样品试用报告（1）查看质量技术人员是否对样品进行确认，或者让第三方进行认证；（2）查看使用部门是否对样品进行试用（有些需再进行批量试用），是否有试用报告；（3）批量试用数量、价格是否合理，是否存在未完成批量试用就进行采购1.5新增供应商审批新增供应商需经质量、技术、供应、使用等部门负责人审批（1）供应商评审报告（2）供应商审批表（1）查看新增供应商是否都进行前期的考核；（2）新增供应商是否进行最终的审批。2、采购订单、合同管理 主要阐述对产品公司采购订单的申请/审批/变更/执行、合同签订/审批的审计流程，旨在确保订单采购得到适当授权，订单下达的准确性，采购合同签署的合理性和规范性；审计主要依据为采购计划/计划表、采购申请表、采购明细表、采购订单、采购合同、法律审查单等。关键控制点控制要求提供资料审计方法备注2.1订单处理控制订单的处理有相应控制订单处理岗位相关设置、管理文件（1）订单的建立、取消、修改、删除等是否有相应的控制；（2）订单处理岗位设置是否合理 2.2订单数量控制所有采购都有采购需求支持并经审批，审查采购订单与生产计划匹配情况，采购订单数量及供货比例的真实、合理性（1）采购申请表（2）采购计划表（3）生产计划（4）采购明细表（1）抽查采购订单是否都有对应的采购申请表，查看采购数量是否与申请数量一致；（2）查看采购申请表是否经相关人员审批；（3）对进销存报表进行分析，分析采购数量的合理性。数量分析时可以使用一些比率，如入库数量/消耗量、库存/消耗数量，比率大需查明原因2.3订单价格控制采购价格经审批，并执行到位（1）采购订单（2）价格审批表（1）查看订单上的价格是否有价格审批表；（2）查看采购订单的价格是否与采购审批表（系统价格）的价格一致。 2.4订单合同/协议签订订单、合同经审批（1）订单（2）合同/协议（3）合同审批表（4）法律审查单（1）了解采购订单、合同的审批流程；（2）抽查部分订单、合同是否按审批流程执行，合同是否经过法务部门会审等。2.5订单执行供货比例、实际采购数量、价格严格按订单执行，订单及时处理（1）收料记录（2）订单（3）未处理订单明细（1）查看收料记录，确认数量与价格是否与订单一致，特别关注是否存在收货数量大于订单数量的情况，查明原因；（2）查看系统未处理及供货比例调整的订单，查明原因。原因：下错单、价格审批未下来、虚增订单、需取消的订单、未及时供货等。3、采购价格管理主要阐述对产品公司采购价格招标及商务谈判、采购价格审批/维护/更新的审计流程，旨在保证招标管理和商务谈判流程的合理性与有效性，采购价格的合理性和维护的准确性；审计主要依据为招投标资料、订单分配方案、报价单、价格审批表等。关键控制点控制要求资料审计方法备注3.1定价方法控制针对不同的物料采取相应的定价方法，定价方法合理物料的分类及定价资料（1）询问采购人员物料的分类及定价情况，审核定价方法是否合理；（2）查看不同物料是否按规定的定价方法确定价格定价方法一般有：招投标、议价、询价等3.2招标控制对需招标物料进行招标，招标过程符合制度要求（1）招投标资料（招标书、报价单、开标记录等）（2）订单分配方案（1）查看所有招标物料是否都进行了招投标，没有进行招标的是否进行免招标申请；（2）查看招标过程的资料是否齐全，参与人员是否签字确认等；（3）招标的过程是否合理（如标底的确定，评分的方法是否合理等）；（4）投标供应商是否有相应的资质等进行询价3.3询价、议价控制非招标物料进行询价议价，一般要求3家比价报价单，价格审批表（1）查看各家报价单上标的是否指同一物料，日期是否一致；（2）抽取部分报价单进行询价，证实采购价格的合理性；（3）对部分物料抽样，将价格在不同时期、不同供应主体和不同法人之间进行比较，分析差异原因进行询价3.4价格审批控制所有的采购价格都需经过价格审批（1）价格审批表（2）报价单（3）招标资料（1）查看价格审批表是否与招标、询价、议价结果一致；（2）价格审批表是否经相关人员审批3.5价格维护控制价格及时准确低维护到系统。（1）价格审批表（2）采购订单（3）系统价格资料（1）抽查系统的价格是否与价格审批表一致，如价格，有效期限等；（2）价格维护的权限设置是否合理，岗位是否分离3.6价格更新控制价格要根据市场行情定期重新确认招投标及报价资料查看各种物料价格更新的情况，价格更新的周期是否合理4、来料检验管理主要阐述对产品公司原材料的检验/入库、不合格原材料让步接收的申请/审批的审计流程，旨在确保原材料入库记录的准确性和完整性，不合格原材料让步接收的合理性；审计主要依据为来料检验合格率报表、质量月报物料让步接收明细表、送货单、免检物料清单、让步接收相关制度、月度对供应商考核通报资料等。关键控制点控制要求资料提供审计方法其他提示4.1来料检验合格率来料检验合格率是否达标（1）来料检验合格率报表（2）质量月报（1）检查来料检验合格率与目标合格率状况4.2来料检验管理物料是否存在让步接收；让步接收是否建立相关制度；制度是否执行到位。（1）送货单（2）物料让步接收明细表（3）免检物料清单（4）让步接收的相关制度（5）月度对供应商考核通报（1）检查是否是存在让步接收情况（2）检查是否存在免检物料（3）检查公司是否建立免检物料与物料让步接收的相关制度（4）检查让步接收的物料价格是否折价（5）检查制度是否执行到位5、供应部门考核及采购降成本管理 主要阐述产品公司各部门对供应商的考核管理、降成本管理的审计流程，旨在保证对供应商的考核管理能切实落实到位，将成本措施能有效实行；审计主要依据为各部门的管理、分析、考核报表及相关制度文件。关键控制点控制要求提供资料审计方法备注5.1物料质量对采购的物料按要求检验，质量达到生产需求（1）检验报告（2）生产报废清单（3）月度质量考核表（4）质量事故处罚汇总（1）了解不同物料的检验要求；（2）抽看部分收料记录追溯是否都按要求进行检验；（3）查看月度质量考核表是否准确完整；（4）了解生产的报废情况，查看报废原因质量检验部门5.2供应配套物料供应及时，保障生产（1）交货统计表（2）生产报表（1）了解生产计划的完成情况，确认是否存在供应不及时导致生产计划不能按时完成的情况；（2）检查到货及时性的统计是否客观真实 5.3采购降成本降低物料的采购成本，提升产品竞争力（1）采购降成本计划（2）降成本报表（3）降成本考核资料（1）了解每年的采购降成本计划；（2）查看实际降成本数据是否得到制造、财务、技术等部门的确认；（3）是否对降成本工作进行考核5.4订单分配比例（供货比例）控制供货比例制定合理，供货比例严格执行（1）供货比例审批文件 （2）供货比例执行报表 （3）供货比例考核文件（1）评价供货比例确定的方法是否合理；（2）比例调整是否符合原则和流程，调整比例依据是否充分；（3）查看供货比例的执行情况，是否按制度进行考核向质量部门询问是否有质量处罚，涉及到供货比例的调整。5.5供应部门考核公司对供应部门建立考核机制，并严格执行（1）月度质量报表（2）交货统计表（3）采购降成本资料（4）库存报表（5）供货比例执行表（6）考核文件（1）了解公司是否建立对供应部门的考核制度，评价考核制度是否完善；（2）查看考核文件，是否与月度质量报表、交货统计表、采购降成本、供货比例、库存等情况一致。6、供应商考核管理主要阐述对产品公司供应商质量评级、综合评分、供货比例的确定/调整/执行的审计流程，旨在确保供应商质量评级、综合评分、供货比例制定的合理性，供应商供货比例的调整得到适当授权，并按已确定供应商的供货比例进行采购；审计主要依据为供应商评分表、供应商订单分配比例表/调整表/执行表等。 关键控制点控制要求提供资料审计方法备注6.1供应商考核建立考核制度对供应商的产品质量、供货及时性、供货比例确定、技术服务、配合度等情况进行考核（1）质量评分表（2）交货及时性评分表（3）价格评分表（4）配合度评分表（6）订单分配比例表/调整表/执行表（7）考核制度（8）市场延迟交货索赔记录（1）了解公司是否建立对供应商的考核制度，评价考核制度是否完善；（2）查看各评分表的评分是否客观准确合理，是否与实际情况一致；（3）查看是否依据制度对供应商进行考核由于供方问题（质量、延迟交货）造成的损失是否追溯供应商6.2供应商淘汰根据考核结果对供应商进行淘汰（1）供应商淘汰计划（2）供应商考核资料（3）供应商淘汰资料（1）取得供应商淘汰计划；（2）查看供应商淘汰的申请资料，核对是否与考核资料相符；（3）供应商淘汰是否经过审批如有必要可以对淘汰的供应商进行访谈7、采购帐务处理主要阐述对产品公司应付帐款入帐、对帐、付款审批及相关控制的审计流程，旨在保证企业应付帐款入帐、对帐、付款审批与控制流程的合理性与有效性；审计主要依据为财务审批及付款制度、付款申请单、供应商对帐单等。 关键控制点控制要求提供资料审计方法备注应付账款管理应付账款入账及时、准确，按时付款，防止重复付款（1）应付账款余额表、账龄分析表（2）预计负债余额表、账龄分析表（3）预付账款明细表（4）付款申请单（7）订单、收货单（8）财务审批及付款制度（1）了解应（预）付账款的付款流程，抽查部分应（预）付账款，查看流程执行情况；（2）查看应付账款、预计负债余额表是否存在负数余额，查明原因；（3）查看应付账款、预计负债账龄分析表是否存在长期未支付的应付账款，查明原因（入错账、纠纷等）；（4）查看预付账款账龄分析表是否存在长期未冲账的余额，查明原因。8、采购管理内控制度建设分解到各采购业务审计控制环节中进行9、采购物资管理主要阐述对产品公司采购物资管理状况、物资积压情况的分析、处理的审计流程，确保采购物资不产生呆滞物料风险；审计主要依据为资产风险报告、积压物资考核指标、积压物资结构明细表、积压物资帐龄明细表等。关键控制点控制要求提供资料审计方法备注9.1库存金额及存货周转物料能保证生产需要，库存金额在合理范围，物料周转速度合理（1）送货单、入仓单（2）库存报表（3）盘点报告（4）库存周转率月度分析报告（1）实地盘点库存是否账实相符，是否存在为降低库存而不入账的情况；（2）检查是否存在逃避考核人为处理帐面数据的情况：如账面报废、