总经办职责权限.doc

总经办职责权限根据公司草堂产业化发展新格局、以及规范化管理的总体要求，为加强和提高总经理办公室人员的办事效率，特制定以下工作方案细则：一、总经办基本工作任务1.按公司领导要求，起草各类管理决策、决议等政策性文件，并协调、督促各部门对公司决议、决定、工作部署的执行与落实，保证政令畅通，不断提升和推进公司中层管理的执行力。2.按公司会务精神和工作实际，编写各类会议纪要、工作方案、工作计划、工作报告，以及建立和完善公司各项规章制度，加强公司规范化管理。3.加强公司对外的广泛合作与往来，推进公司与重要客户的业务合作伙伴关系，长期稳步发展，按照“新型、一流、高端”的企业发展要求，高标准做好公司来宾接待工作，树立良好的公司形象。4.按规范化管理型公司的要求，遵循公司军品项目、核心商业机密的保密制度，认真做好公司档案资料的规范化管理。5.根据公司主要领导工作繁忙的现实，配置专门人员，搞好公司主要领导的生活与日常事务处理的服务工作。6.总经办是公司上传下达、协调管理的中心职能部门，工作性质本身要求，必须通过强化内部人员的岗位考评与绩效考核，不断提升个人的综合素质和部门工作效率、提升总经办响应领导与客户要求的快速反应能力。二、总经办内部管理结构与各分办部门的工作职责（一）总经办内部管理结构1.构架图总经办主任文秘接待事务协调档案资料综合服务总经理办公室2.总经办人员配备要求，公司产业化起步阶段约需68人，以后根据公司规模化发展状况，再作相应的调整或扩充。（二）总经办各岗位主要工作职责。1.总经办主任职责全面主持负责总经办工作，发挥参谋、协调和管理职能，为总经理做好参谋助手。负责公司高层工作会议的组织安排，对会议讨论的重大问题及决议，做好督查、督办、跟进检查。做好公司各部门间的工作联系配合、综合协调工作，对出现的意见分歧和矛盾，提出解决的途径、办法。对直接下属的工作任务进行具体安排和指导，对其执行情况进行检查、督导和考核。完成总经理交办的其他各项工作任务。2.文秘职责按公司领导决策，起草各类管理决议、决定等文件与制度修订，并协调各部门加强对工作布署与规章制度的贯彻落实。外部发来文件，由文秘办文员统一签收、编号、登记，送呈领导阅示后，按领导批示要求，安排传阅，未经领导签批的文件，一律不得下发和外传。根据公司主要领导的指令，负责按工作批示时限，协调各部门按期完成工作任务，并及时向领导反映执行情况。严格遵守公司印章保管及印章使用制度，未经领导批准，不得擅自违规使用任何印鉴。搞好对办公室专用电脑、打印、复印机等办公设施的管理，以及文具纸张等办公用品的节约使用。经领导批准同意，出具对外工作介绍信、证明，并核实登记，未经领导批准，不得擅开出空白介绍信。3.接待职责 公司接待工作，是公司迎接上级视察、重要客户考察、高层交往、对外交流，以及公司产品推介、公司形象展示的重要窗口，接待办人员必须高度重视和认真做好接待工作。接待办人员对待接待工作，必须严谨周密，对待客户必须礼貌谦逊、热情周到、言行得体，同时注意严守机密。对待来访客户，接待人员必须准确掌握来客所乘坐的交通工具和抵离时间，提前通知公司相关部门人员，做好客人接送工作。根据公司领导指令，按来宾规格，准备好相应的会务议程、会务资料、果品茶水、纸张用品、投影仪等。如需要展示产品特性试验，应提前预定好所需要的干冰等物料，同时，安排好来访客人的有关行程，以及适合规格的食宿与往返票务事宜。重要来宾，务必准时接送、餐饮安排、住宿房卡、票务办理等细节，须提前拟定接待方案，报领导批示后实施，以保障接待工作井井有条。在接待工作中，必须认真做好各项安全保障工作，尤其是注意协调好行政部车管和后勤人员，保障接送车况良好，同时搞好厂区的环境卫生。接待办人员必须熟练掌握摄像机、照相机的使用，随时保持公司会议室等场所的整洁，确保公司客人来访时能应急使用。4.事务协调办职责事务协调沟通，上传下达是保障公司政令畅通的重要工作环节，按领导工作布署要求，协调办人员通过有效及时的协调沟通、跟进服务、情况反映，进而不断提升公司各部门间相关配合的团队精神，与各部门的工作执行力。负责公司与光机所相关部门的联系，及公司涉及光机所研发项目衔接中的事务处理，同时负责所属项目的业务费用归口与差旅费用报销，以及公司领导相关费用的财务报销事宜。根据公司工作需要，加强对厂区驻地、政府相关职能部门的联系与公关，为公司营造良好的外部工作环境。按总经办主任的统一安排，配合完成公司大型专题会务或大型业务性会议的会场布置、资料、接待等工作，当会议需要时，负责向光机所综合管理部门或相关酒店联系所需用的会务场所。通过工作协调与沟通，反馈各部门意见通过相关管理理论的学习与实际工作实践，不断提升事务协调的反应能力和协调水平。5.档案资料管理职责公司文件档案管理，按其所属档案资料的不同类别和管辖部门，划分为总经办公司文件资料档案，财务结算中心财会报表档案，人力资源部人事管理档案三类，总经办档案资料办，负责公司文件资料档案管理。档案资料专管人员，根据档案资料的性质、类别、密级，作好分类、编号、登记、整理、归档管理，涉密档案按密级归类、专柜管理，与此同时，做好各类档案的台帐登记、检索标识。负责制定归档文件资料的保管期限，根据档案资料的重要程度，经部门领导审定，分别确定为“永久、十年、五年、三年、二年、一年“六种期限，并据此及时提出销毁报告，经领导批准后，在有效监督的情况下，予以销毁。公司文件资料档案，按其属性划分为以下归档类别：a.各种会议的会议文件和会议纪要。b.上级机关发来与公司有关的决定、决议、制度、批复、通知、通报等。c公司对外单位发文，及关联单位来往回复的文件。d.公司总经理的指令、批复。e.公司各部门有存档价值的工作计划、总结、报告、统计报表、合同、协议书等。f.国家有关部门的各种批件、批文、批准文号等。g.公司大事记、反映公司主要领导的重要活动资料、公司荣誉证书等。h.公司营业执照、资质证件等原件。i.公司重大项目申报资料。j.公司声像资料（录音资料、重要照片）。公司一般性档案资料借阅，须经总经办主任签字同意；重要档案文件、合同借阅，须经分管总经办副总签字同意；涉密档案不得因公差对外携出，特殊情况，需经总经理签批同意，方可携出，并及时归还。档案专管人员，应作好所有档案的借阅登记，并规定所借档案的归还期限。加强公司档案规范管理，保持档案管理器具或场所卫生、通风、干燥整洁，以防