ERP项目总结报告要点.doc

精品文档XXX公司信息化项目ERP项目总结报告编制审核批准ERP项目总结报告一、公司简介：XXX有限公司是2000年第二届“高交会”上签约成立，现已发展成为以高科技管道产业为主，涉足高科技管道、机械电气、有色冶金、新能源材料等四个产业领域产品的多元化工业实体。公司是国家及深圳市高新技术企业,曾荣获国家重点新产品、国家火炬计划项目单位、深圳市首批及第二批自主创新产品目录企业的认定。现有各类专利近200余项，是国家建设部聚乙烯塑钢缠绕排水管行业标准（CJ/T270-2007）的主编单位，公司“特大口径钢塑复合结构壁管材（管件）及成套设备产业化”项目已列为国家“产业结构调整及战略性新兴产业专项”项目。公司总部位于深圳市高新技术产业园区、深圳生产基地在坪山新区，在成都、长沙、怀化三地均投资占地数百亩的产业基地并已投产。核心管道业务居行业领先地位，是北京首都国际机场扩建工程、深圳地铁、深圳大运场馆项目等众多大型基础设施的市政管材供应商。公司现有员工880余人，其中大专以上学历员工占总人数60%以上，高级职称9人、中级职称40人，博士1人，员工平均年龄31岁。公司经过十年发展，已形成与自身产业较为适应的公司治理架构，正在推行以ERP为核心的信息化管理。管道、机械电气、新能源材料、有色冶金四个产业发展势头良好，预计“十二五”期间，公司年销售总收入将过百亿元。二、XXX信息化项目一期简介伴随着08金融危机的余震，XXX步入了2010，为了提升公司竞争力，使XXX具有更广阔发展空间，在郑董事长的一声令下，XXX迎来了信息化的春天：XXX有限公司携手各分子公司、控股公司将全面推广信息化项目（ERP、OA、PLM），建立了一个符合公司长远发展信息化平台，使得XXX从管理理念到管理模式都跃上了新台阶，打下了公司进入 Internet 时代基础，提高了公司核心竞争力。2010年5月，XXX和金蝶软件正式签订合同，项目一期开始实施，主要内容涵盖OA自动化办公系统和财务管理系统（总账系统、出纳系统和固定资产）。在ERP项目组长XX、管道事业部总经理XX及相关部门负责人的带领下，截止到2012年6月，实现深圳各分子公司OA系统网络办公，且XXX有限公司旗下8家分子公司及控股公司实现财务系统全面上线。三、XXX信息化项目二期简介1、项目总体目标截止到2012年底，实现管道事业部的主营业务全面在金蝶EAS系统中正常运行。2、项目实施范围深圳市XXX管道科技股份有限公司供应链管理，涵盖XXXX科技工业股份有限公司、湖南XXXX股份有限公司隶属于股份公司的管道业务；以及XXXX股份有限公司的管道供应链管理。3、项目实施模块 采购管理、销售管理、库存管理（含生产领料、生产入库）、应收管理、应付管理、存货核算4、项目参与单位 财务资产部、营运管理部、营销中心、商贸部、仓储物流部、质量部、制造一部、人力资源和行政部、信息技术和自动化部5、项目实施原则“先固化，再优化”，即先上ERP系统，再进行流程改进。在ERP系统启动时，原则上不考虑流程再造，减少实施前的困难和压力，逐步形成共识。实施后再按照流程化、规范化、标准化的要求，对现有的业务流程进行了梳理、整合和规范。6、项目实施策略总体规划、分步实施、重点突破、持续改进。7、项目组织保障体系项目组长：XX常务副组长：XX项目执行经理：XXX项目监理：XXX、XXX、XXX系统管理员：XXX、XXX、XXX、XXX骨干成员：XXX、XXX、XXX、XXX 、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 、XXX、XXX、XXX、XXX组员：XXX、XXX、XXX、XXX 、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX 、XXX、XXX、XXX、XXX四、项目二期里程碑（1）2011年6月30日，XXXERP二期工程启动暨誓师大会胜利召开XXX二楼大会议室，由项目组长XX主持的启动大会隆重召开，会议明确了项目二期实施范围、目标计划及实施组织保障，标志着XXX信息化项目供应链二期正式启动。（2）2011年7月6日，物料编码原则讨论会 在管道事业部总经理XX、财务资产部总监XX的领导下，经过十多次会议的激烈讨论，历时将近两个月，明确了全公司内各事业部所有物料的主体编码原则，且原则充分考虑物料编码的唯一性、易记性和扩展性，并以管道事业部主物料为试点，全面将物料进行分类整理。（3）2011年9月，管道事业部主物料编码全面编码完成在营运管理部部长XXX的努力下，经过半个多月的奋斗，管道事业部所有管材、管件和原材料根据公司物料编码原则全面编码完成，合计5万2千多笔物料，并由信息技术和自动化部全面导入ERP系统中进行测试。（4）2011年10月，业务流程匹配工作完成并确认根据项目一期管理咨询指导，业务流程设计工作经过双方项目负责人确认后顺利完成，这标志着我们已经为上线后描绘了明确、统一业务蓝图，设计合理流程为系统实现打下了良好基础。（5）2011 年 11 月 8 日集成测试结束、系统具备上线条件减少上线风险最有效办法是充分测试，因而这一阶段是项目最关键、也是最困难时候，已极度疲惫项目组发扬 ERP 精神，相互协作，完成了最为繁重流程测试、开发测试、权限设置及测试工作。（6）2011 年 11 月 20 日最终用户培训结束、上线支持工作启动人同样是 ERP 上线三个关键之一，项目组结合公司具体情况，由金蝶顾问老师采取整体培训、单独辅导等多种培训方式，使全体最终用户具备上岗条件；上线支持工作启动，意味着项目从实施往交付转移。（7）2011 年 12 月 1 日到12月31日，系统模拟测试真实业务为检验二期项目的规划是否符合公司管理需求，经项目组研究讨论决定，在金蝶公司协助下，以深圳市XXX股份有限公司为原型，全面测试公司业务，涵盖销售、采购、仓库、生产、应收付及存货核算与总账系统的关联，因时间仓促，测试只是将供应链业务测试完成，但未涉及存货核算，为后期存货核算埋下隐患。（8）2012年1月4日，项目二期正式上线历经半年时间，XXX信息化项目供应链二期宣布正式上线，经过盘点、期初数据导入等工作，各部门正式补录业务单据，但因年关将近，各部门人员相继请假回家，导致数据补录参差不齐，年前未达成数据同步管理的要求。（9）2012年3月，项目二期进行财务存货核算经过两个月的单据补录，数据已经基本同步，经过与财务资产部沟通，进行供应链最后一项工作：存货核算。经存货核算发现，原先规划的存货核算方法不适合公司管理，经过与金蝶公司项目经理沟通与协调，制定按分仓核算，更改原仓库设置解决我司存货核算管理的问题，但我司已录入三个月的数据，为配合此次成本计算，由信息技术和自动化牵头加班，仓储物流部、制造一部和营运管理部的配合下，全面完成数据的修正，保障了成本计算的合理性。（10）2012年4月22日，财务资产部完成1-3月存货核算在金蝶公司的协助下，财务资产部终于顺利完成2012年1-3月存货核算，标志着供应链二期的初步上线成功：流程固化。（11）2012年4月27-4月28日，全厂停厂盘点，检验数据准确性详细盘点报告见附录一“股份公司4月盘点分析报告”五、取得成果A、有形收益：1.提高企业综合竞争能力。系统贯穿了工厂的整个经营过程，使我司系统化、信息化，为决策层提供了重要的参考信息和帮助，提高了企业应变和竞争能力。2.提高了工作效率,简化了部门关系。各部门间信息传递更加便捷、准确、及时，各种单据、凭证录入由多次改为1次，加强了审核、监督过程，降低了出错机率和频率，节省人力和工作强度，提高了工作效率。以前，如需要一份报表，要收集许多资料，再用Excel等工具制作报表，花费时间较长。ERP系统提供各种实时的相关报表，提高了工作和决策效率。用标准化的流程进行了工作规范，使各部门业务相互联系、相互制约、相互监督，有问题很容易发现和解决。3.数据明晰化。统一由软件系统自动生成的收、发和入库单据，规范清晰，任何人都看得懂，实现内部数据共享。各部门之间在本部门的电脑上就可以进行相关数据的查询，规范及时。4.强大的查询功能,为企业的决策层提供原始数据作为有力的参考依据。信息化完成了前期调研、应用培训、业务流程规范、基础资料整理等一系列艰苦细致的工作，实现了采购、生产、库存、销售等业务系统的有机集成，实现了物流、资金流、信息流的三流合一，实现了信息一次源头录入、多级审核、多次共享的管理目标。5.解决了传统的手工记录数据的笔误和低效率的手工记录。解决了长期以来业务处理的随意性，由于业务处理是从原始单据做起，由计算机自动形成单据，自动登记相关账簿，只要原始凭证是正确的，由此而生成的记录就是正确的。B、无形收益：1.管理知识的提高。通过一系列的培训，管理人员认识到简单的强权、拍板独断并非良策，从培训中意识到过去错误的管理手法导致的不良后果，从培训中吸收了新知识，不单提高基层人员的管理意识，更加提高了管理人员的管理素质，能让他们从不同角度去思考问题，及考虑每项决策所带来的后果。2.业务流程的规范。建立一个规范系统时，在处理实际工作细节上会牺牲一些弹性，软件系统的原理同样如此。许多人以为安装一个电脑系统，所有事情就能解决，其实事情才刚刚开始，需要调整工作流程和方式，让这个电脑系统所提供的资料能帮助管理人员做出更好的决策。所以必须重新评估本部门业务流程，以决定最佳的业务模式。3.更完美的决策。由于ERP系统所能提供的资料往往是手工系统所能提供的几倍甚至是十几倍(我所指的是数量和速度)，管理人员可以获取更多时间去准备，收到更快更准确的资料去评估当前形势，做出一个更佳的决策，采取相应的对策。当然也带来一个新问题，太多资料信息让管理人员无从落手，对决策人员的素质要求也提高了。六、存在问题：金蝶公司问题： 1、产品不够成熟：EAS系统是金蝶公司于2008年才正式上市的产品，而一款成熟的软件至少得经过地十年以上时间的积累，更何况类似集团管理的软件。在项目规划前期，金蝶EAS系统就体现出主体功能基本具备，但细节管理功能不完善的弊端。2、金蝶项目经理关注不够：现金蝶公司已将我司列为十大亏损项目之一，因此金蝶现在不是非常关注我司ERP项目，导致在规划及控制方面频繁出现问题，未能起到引导我司的作用。3、实施顾问水平：在实施层面，ERP行内有句俗语：“三分软件、七分实施、十二分管理”，金蝶公司提供的实施顾问也存在项目经验不足、技术不够成熟、规划考虑不周全等问题。我司问题：1、管理问题：ERP软件只是一种辅助管理的工具，它不能包治百病，我司的管理存在的问题不是靠任一款软件去解决，而是应该正视管理存在的问题，让不规范的管理趋于规范，并通过ERP软件最终检验我司的管理是否符合规范，如：合同未评审，货已出库，这是任何一款ERP软件都无法解决的事情，我司应重新看待ERP系统对我司的作用，规划化公司管理，对于不合理的流程，应该借鉴顾问公司的管理经验，勇于承认自身错误，积极配合改进流程，最终达到管理和软件的双赢局面。2、人员责任心：从系统规划到上线阶段,有部份人员仍存在责任心问题,不理解、不支持项目组的活动，具体表现在数据录入和审核单据时数据频繁出错（人为因素占据71%）。详细情况见下表：删单情况汇总统计表问题分类次数比率情况描述解决方法EAS系统漏洞34%因删除单据后，上游单据分录中物料数量未回写，导致人员制单提交至工作流卡死。已通过打入系统补丁来根治这个系统漏洞，目前暂未发现类似现象。人为操作原因4171%操作人员对系统操作不够细致认真，录入或审核单据时责任心不强，或因数据源错误，导致大量数据异动从而影响工作效率。加强人员督促机制，工作流上下游之间相互督促，及时报告不良现象，工作流审核人需仔细核对数据的真实性，而不是简单的走形式。管理问题916%由于运输车辆装车木板不够或司机不同意按我司装车方案，造成营运发货指令与实际装车发货数量不一致，导致多次返工修改单据仓储物流部要及时跟进装车情况，要求物流公司按我司装车方案装车，且不允许出现少带木板沟通协调问题59%因客户临时变更发货，业务员通知仓库，但未及时与营销和营运沟通，导致实际发货情况与原发货指令不对。 完善管理制度说明：本次数据统计期间：2012年4月1日到2012年4月30日3、基础资料维护制度缺乏：建立我司的基础数据是提高管理的重要措施，新系统的实施是建立在完善的基础数据之上的。在初始阶段很多数据不详或不够规范或根本没有，增加了实施难度，影响实施进度和质量。例如：物料资料的管理制度缺乏，主要靠单个人来制定，未形成有效的增加、修改、审核物料的机制，导致资料整理出现问题。4、ERP工程也号称“一把手工程”，在项目推行的过程中，任何流程的规划、变更、权责设计都需要公司高层领导的支持与参与，但公司高层都是身兼多职，无法保障在项目推行过程中能及时参与讨论与决策，直接影响了项目的推行进度。5、员工培训不足。七、金蝶公司系统待解决问题序号提出问题日期模块问题描述12011-9-13基础设置落实CRM系统，如金蝶CRM系统不成熟，可与我司建立战略合作伙伴关系，由金蝶公司以我司为模型开发系统，使用权我司享有，版权归金蝶22011-9-13基础设置 备货计划：因管道股份公司的特殊性（客户群体大部份为政府部门），有些是口头订单或电话订单，在正式合同未签订前，我司就需要安排生产及采购或出货，如何管理。后续合同签订后，如何将订单冲掉备货计划单.32011-9-14库存业务管理超信用禁止出货：目前我司对客户信用有严格管理制度，超出信用额度的情况下，不允许做销售出库单,信用管控不单只是针对总金额，还包括单价折扣、预付款比例等42011-9-14质量管理目前EAS系统只有来料检验管理，但生产质检、存货质检、出货质检没有52011-9-14销售管理一个合同，分次发货，要求货到付款，如何在系统中实现，下次发货时，上次的款付没付，要有提示，如未付款则提示且不能增加业务单据或不发生该笔业务。62011-9-24销售与分销管理目前EAS系统只支持按合同总金额进行管控，结合其他上市公司及我司特点：要求价格权限按我司职位不同，进行定义折扣，且小额现金合同可走特殊流程72012-3-8销售合同合同变更流程繁琐（需要相关部门再次审核一遍），需要简化合同变更流程。82012-3-9重复引单销售出库引发货通知单，只要销售出库未审核，那销售出库单可以无限次引发货通知单，导致人员很容易出错92012-4-28盘点作业1：盘点作业中，主单位数量无错误，但副单位数量有误，需要调整，但EAS无法调副单位数量，导致无法调整错误的副数量；2：取账载数后，进行盘点，发现实物有数，但系统无账载记录，需要增加账载记录，系统有增加台账功能，但选择不了库位，存在BUG。102012-3-1编码规则供应链单据删除后，新增单据不会自动填充断号（编码规则已设置不允许断号），凭证断号现象依然存在八、下步工作计划序号阶段范围项目阶段任务计划人天计划开始计划完成1XXXX供应链系统上线系统上线运行维护202012-05-012012-06-302XXXX供应链项目启动确定项目组12012-06-012012-06-103XXXX供应链蓝图设计系统培训32012-06-112012-06-154XXXX供应链蓝图设计流程讲解复制，系统演练102012-06-152012-06-305XXXX供应链蓝图设计基础资料整理及编码152012-06-112012-06-306XXXX供应链蓝图设计基础资料录入检查202012-06-252012-07-057XXXX供应链系统上线仓库盘点、初始单据梳理，初始化数据梳理准备102012-06-292012-07-028XXXX供应链系统上线系统初始化52012-07-032012-07-109XXXX供应链系统上线系统上线辅导及问题处理152012-07-112012-08-1510XXXX供应链系统上线系统上线辅导及问题处理2012-08-162012-10-20附录一：股份公司4月盘点分析报告为检验深圳市XXX管道科技股份有限公司供应二期上线情况，彻底清查物料库存数量，检验领、退、补、收、发、存流程现行运作效果，公司特制定盘点计划：4月27日至4月28日，全厂进行一次大规模的停产盘点，具体盘点准确率报告如下：1、按库位笔数统计盘点准确率（总笔数-差异笔数）/总笔数*100%）：库位总笔数差异笔数盘点准确率1-原材料仓65198.46%1-外购配件仓193796.37%1-半成品仓20100.00%1-自制次品仓440100.00%1-外购成品定长仓260100.00%1-自制成品非定长仓800100.00%1-自制成品定长仓620100.00%1-自制样品仓470100.00%1-外购样品仓130100.00%1-外购次品仓70100.00%1-自制配件仓20100.00%1-外购成品非定长仓520100.00%2-自制成品非定长仓11281.82%2-外购配件仓310100.00%2-自制成品定长仓20575.00%2-自制样品仓191142.11%2-原材料仓231630.43%2-自制次品仓20100.00%2-半成品仓110.00%3-自制成品非定长仓150100.00%3-原材料仓25388.00%3-半成品仓10100.00%3-外购配件仓25388.00%3-自制次品仓110100.00%3-自制成品定长仓190100.00%2、按库位数量统计盘点准确率（账载数量-差异数量）/账载数量*100%）：库位账载数量差异数量正确率1-原材料仓721721.80 2099.99%1-外购配件仓149799.90 57.999.96%1-半成品仓10.30 0100%1-自制次品仓4642.00 0100%1-外购成品定长仓10219.00 0100%1-自制成品非定长仓668.36 0100%1-自制成品定长