企业行政公文的写作格式及报送程序ppt课件

行政公文的写作格式及报送程序,XX公司XX,.,简要说明：公司不同于政府机关，常用文件类型较少，且较为固定，主要涉及请示、决定、通知、公告、通报、报告、意见、函、说明、会议纪要、方案等。,.,一、关于公司常用文体格式要求（一）标题：准确简要地概括文件的主要内容，并标明文件种类。使用2号标宋体字，剧中排布。两行以上的标题，回行时要做到词义完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称须加书名号外，一般不使用标点符号。（二）主送机关：指公文的主要受理机关，要使用全称工者规范简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。多个主送机关中间用顿号，最后一个主送机关名称后标全角冒号、会议纪要、非公文类文件不需标注主送机关。（三）正文：在主送机关名称下，每自然段空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字。数字、年份不能回行。正文行距为固定值28磅。,.,（四）结构层次序数：第一层为“一”，使用3号黑体字；第二层为“（一）”，使用3号楷体字（加粗）；第三层为“1”，使用3号仿宋字（作为标题时加粗）；第四层为“（1）”，使用3号仿宋字。在只有两层结构的情况下，可使用“一”、“1”两个层次。（五）附件：指对文件具有补充、说明性的附加材料，要在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。其位置在正文下空1行，左空2个字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号，附件顺序号使用阿拉伯数字。（六）公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期。非公文类文件落款处需署发文单位名称，并标识成文日期。成文日期以发文单位领导签发的日期为准，联合行文以最后一个领导签发日期为准，会议纪要以会议召开日期为准。成文日期一般右空四字编排，使用汉字，并标全年、月、日，“零”写成“O”。,.,（七）请示、决定、通知、公告、通报、报告、意见、函、会议纪要等公文要套红头；除会议纪要外，其他公文要加盖公章；说明、方案、制式表格等非公文文件不需套红头，但需加盖公章或有主管领导签字。联合上报或者下发的公文，发文机关都应当加盖印章，主办单位印章在前，横排。用印要上不压正文，下压成文日期，印章用红色。当文件排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使用印章与正文同处一页，不得标识“此页无正文”等字样。（八）主题词：公文要标注主题词，词组不超过5个，不少于2个，在公文的抄送栏之上顶格标注。“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目使用3号标宋体字，接排于冒号之后，词目之间空一个字，不加标点符号。,.,（九）抄送机关：指除主送机关外，需要执行或者知晓公文的其他机关，要使用全称或者规范简称、统称。抄送机关一般使用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行。“抄送”二字加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关依据实际需要可写可不写。如需主送机关，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（十）发文机关名称和印发日期：公文要标明印发机关名称和印发日期。印发机关名称和印发日期平列于一行，使用4号仿宋体字，左右各空1行，位于抄送栏机关之下，无抄送机关的，在主题词之下标明。印发日期使用阿拉伯数字。,.,（十一）印发人数：位于印发时间之下，使用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。（十二）文字从左至右横写、横排，必须使用规范简化字。（十三）文件用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）。页边距为：上25.4毫米，下25.4毫米，左28毫米，右26毫米。页码使用4号半角宋体阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线，如“-3-”。文件左侧上下三分之一处装订，双面打印。（十四）正式报送的文件，需注明签发人。,.,二、报送程序（一）XX集团办公室为文件综合管理单位，负责接收各单位报送的各类正式文件。（二）各部室设置专人负责文件管理和报送，各子公司由综合办公室负责文件管理和报送。除特殊情况外，各部室非指定人员、子公司其他部门不得直接向XX公司办公室报送文件。（三）文件报送前，报文单位要对文件进行全面审核，对文件格式及内容负责。审核的重点是：行文是否确有必要；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规和其他有关规定；涉及其他部门的事项是否已协商、会签；文件使用、文件格式是否规范等。,.,（四）涉及需征求其他单位意见的事项，报文单位负责，需征求相关单位意见，取得一致意见后，再行上报。凡是报送到XX集团综合办公室的文件，视为已征求相关单位同意。（五）报送文件必须严格执行单位内部文件签批程序，经主管领导审批或审签后上报。报送到XX集团的正式文件一律视为已完成报文单位内部审批或审签程序，如出现问题，由各单位自行负责。,.,（六）上报XX集团董事会、班子会审议的文件要严格按照XX集团“三重一大”决策制度实施办法及董事会议事规则、班子成员办公例会议事规则的规定，履行内部决策程序。需报请班子会成员例会审议的议题，由各部室、子公司负责，在XX集团班子会召开2日前，将需审议的议题文件和报文单位集体决策依据文件（如报文单位班子成员例会会议纪要等）提报至XX公司办公室。需报董事会审批的事项，在XX集团班子会成员办