秘书实务第二章秘书的一天

,第二章秘书的一天,上次回顾,1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？2.秘书实务的研究范围是什么？3.秘书实务的性质和特点是什么？4.学习秘书实务的目的是什么？5.学习秘书实务应采用哪些方法？,本章目标,1.了解秘书日常工作的全貌2.熟悉秘书业务的范围3.理解秘书工作的繁忙和辛劳4.树立正确的职业规划与价值观,会议前准备,秘书向老板复述工作记事,秘书沟通工作细节,思考,第一节上班之前1、回顾昨日工作在业已处理完毕的事务中，哪些是自己满意、对方满意、领导者满意的在业已处理完毕的事务中，哪些是不为自己、对方、领导者所满意的在尚未处理完毕的事务中，秘书应根据轻重缓急区分主与次、先与后，从中确立哪些事务必须当日了结,2、构思当日工作对于尚未办结的重要事项，要构思上班后如何承上启下对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何分步实施对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理,3、修饰个人仪表修饰整洁、端庄素雅和大众化，是现代秘书文明内涵的外在表现。修饰的内容：头部、面部、手部、服装、首饰,一、站姿抬头平肩垂臂直腰挺躯并腿,二、坐姿左边入座整理裙装入座顺序,三、走姿四、蹲姿,注意个人卫生,办公室男性着装要点：男士着装大体上分为：西装与休闲西装有三不原则：1、色彩不过三2、三一定律：三部位保持一种颜色鞋腰带公文包3、三大禁忌：（1）西装袖上商标没有拆（2）鞋、袜不一色（3）领带打法出现问题西装的颜色应是单色且深色的，一般以蓝、灰、黑色为主。,女秘书的着装,办公室女性着装小建议：1、最适合办公时间穿着的服装依次是：裙套装、洋装或裙子配以上衣、洋装配短外套。2、最好的办公室服装颜色是：灰、中等蓝色、深蓝、骆驼黄、黑、铁灰、深褐、灰褐、深黄、深红、褐、白。3、裤袜：除了肤色或近肤色、浅咖啡色之外，其他的颜色均不恰当。4、鞋：低跟（一寸半左右）、包头、中性或深色调的色彩。5、化妆：淡装为主，口红不能免。6、发型：长不过肩、短不露耳，自然波浪，或者发为主。7、首饰：点缀性的一二件，小巧简单为主。,研究结果：蓝色：严肃之色，具有镇静安神的作用。工作忙碌、压力大的员工可用蓝色服装缓解压力、安定情绪。但患有精神衰弱的员工不宜过多接触。粉色：温柔之色。心理实验表明，让发怒的人观看粉红色，情绪会很快冷静下来，适合工作压力较大的上班族。不过总穿粉红色衣着会削弱人的体质感，不适宜长期穿着。绿色：舒适之色，具有解除眼疲劳、改善肌肉运动能力的作用。有利于员工集中思绪，提高工作效率。,一般来讲，浅蓝色、浅黄、橙色宜于保持精神集中、情绪稳定；而白色、黑色、棕色对提高注意力不利。,4、先于他人上班重新检查送领导者当天签批的文件重新检查当天上午开会的各项会务工作重新检查接领导者上班车辆的运行的情况重新检查对来访客人的接待工作承接领导者临时交办的事项,第二节上班之后,1、整理办公场所,办公室环境的管理,人文环境人际关系、工作的氛围物理环境自然环境（空间、视觉、听觉、空气、健康与安全）,生理性：体力消耗、易疲劳、工作兴趣下降心理性：产生消极情绪、厌烦心里、精神苦闷办公室管理的原则：方便、舒适整洁、和谐统一、安全,2、报告当日工作安排3、请示工作指示多请示既是秘书的职业习惯，又是秘书的职业纪律，它能有效地防止秘书工作不出差错或者少出差错。4处理日常事务急办、必办、缓办,第三节下班之后,1、突击未了事宜重要、复杂、当日必办的事项领导临时交办的、今日必办的事项出人预料的突发性事件上级突然下达的、且需立即贯彻或答复的事项,2、浏览当日文件静心筛选分类分送审批3、整理文件资料4、记录当日大事及时、客观、全面,第四节下班之后,1、继续处理紧急事务秘书要注意防止和克服以下不良情绪：烦躁敷衍抱怨,新进秘书要保持四种心态,1、再难也要坚持2、再差也要自信3、再冷也要热情4、再好也要淡泊,2、随从领导人应酬秘书应做好以下工作：提前安排车辆及时进行联络注意修饰仪表负责领导人的安全,3、陪同领导人加班“奉陪到底”精神不怕吃苦4、双休日与节假日秘书工作的“无定时”特点要求：秘书必须有健康的身体奉献精神,分组讨论史上最强的女秘书PK老板,从不同及角度分析,案例秘书主动性的体现,课堂讨论新秘书李明,1.李明第一天上班。老员工告诉她：（1）如果与别人谈话时感到困倦，忍不住打哈欠，只要用手捂住嘴即可。（2）上班时千万不能当着上司的面嚼口香糖。（3）如果客户与你谈话时间过长，而你又有其他事情要办，可以频频看表以示没有时间再谈了。挑出一个合适的，并说明理由。,2.上司告诫李明要避免以下行为：（1）工作时嚼口香糖（2）汇报工作时忍不住搔头皮（3）坐在座位上有时会抖腿。上司的告诫完全对吗？分析正误并说明理由。,3.李明第一天上班前温习了一次各种需要注意的姿势：（1）站立时要腹部内收（2）穿裙装就座时不能分开双腿（3）俯身拾物时可弯腰弓背，低头撅臀，直接捡起物品挑出一个不合适的，并说明理由,4.李明平时的行为：（1）注视客户的时间不过长，注视一小段时间后移开，适当的时候又注视对方。（2）对上司说话采用平视和仰视。（3）客户停止说话时，注视对方。挑出一个不合适的，并说明理由