2015版XXX公司档案管理制度实例

V0.1XXX公司管理部销售管理制度文件档案管理规范（试行）XXXXXXXX有限公司2015年8月文档信息机密级分类内部公开版本控制版本日期人员更新说明0.12015-8-13XXX目录1目的12适用范围13定义13.1 档案13.2 借阅14职责25工作程序25.1 档案资料的收集25.2 档案资料的标识25.3 档案资料的日常管理25.4 档案借阅25.5 档案销毁26档案管理细则26.1 档案资料的归档范围26.2 档案资料的归档要求26.3 档案资料的归档时间36.4 档案保管3附件一：移交目录4附件二：合同-销售合同/委外合同目录5附件三：设备-纯硬件销售/借用/办事处自用/设备转移单目录6附件四：投标-投标/授权书申请表目录7附件五：费用-房租协议目录8附件六：费用-笔记本补贴9附件七：费用-其他各类别费用10附件八：档案借阅登记表11附件九：档案审批单121 目的加强销售业务档案的管理，规范销售业务档案的收集、归档程序和方法，确保业务档案归档的完整性、准确性和系统性，方便销售及其他业务相关部门能迅速、有效地查询归档文件。2 适用范围本规范适用于公司销售业务相关档案的收集、整理、分类、利用及归档。文档类型包括：销售机会跟踪文件、销售合同、销售设备执行文件、销售费用计划文件、销售考核文件、销售制度文件。分类文档名称描述归档方式销售机会管理项目报备文件电子文档(EXCEL文件)销售机会跟踪表电子文档(EXCEL文件)投标申请书授权书申请表电子文档（WORD文件）招标文件电子文档（WORD文件）中标通知书纸质原件+扫描件合同管理销售合同文件纸质原件+扫描件合同执行结算文件合同清单、合同成本、开票、回款纸质原件+扫描件委外实施合同纸质原件+扫描件验收报告纸质原件+扫描件设备管理销售发货文件物品领用单电子文档（OA）借用文件借用测设、借用转销售、借用顶更换电子文档（OA）办事处自用文件电子文档（OA）设备转移文件电子文档（OA）费用管理租房协议纸质原件+扫描件笔记本补贴申请文件纸质原件其他费用投标保证金、个人借款单、房租请款、还款单、成本实施费、委外实施领用单纸质原件考核管理销售计划文件新增合同、开票、回款、费用指标电子文件(EXCEL文件)销售任务书纸质原件+扫描件销售考核结果文件电子文件(EXCEL+PDF文件)制度管理销售管理制度电子文件(PDF格式)团队管理文件机构、人员任命、调整通知电子文件（PDF格式、WORD格式）3 定义3.1 档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。3.2 借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。4 职责4.1 负责本部门合同、项目报备、设备、费用、投标等文件资料的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。4.2 每周向上级提交周报，统计档案存档数据，新增档案数量。4.3 负责在工作变动时，做好或协助移交工作。5 工作程序5.1 档案资料的收集5.1.1 各岗位文件资料原件需要保存的，各岗位分别进行整理，并编制档案移交目录，每周向档案管理者移交。5.2 档案资料的标识5.2.1 对各岗位提交过来保管的档案资料进行分类并编号。5.3 档案资料的日常管理5.3.1 文件、合同资料要登记详细信息，并编制相应目录，以便检索利用。5.3.2 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。5.3.3 纸质文件需扫描进电脑做备份。5.3.4 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应及时存放指定硬盘或制作专门光盘进行编号保存。5.4 档案借阅5.4.1 借阅档案要履行借阅手续，填写档案借阅登记表。借阅档案原件只限在销售管理部，不能带出，必须带出销售管理部的，需填写档案借阅审批单由相关领导批准签字。5.4.2 借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。5.4.3 借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、无损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。5.5 档案销毁5.5.1 对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理鉴定，最后报总经理批准，方可销毁。最后把销毁目录和部门经理及总经理的批准手续文件一并存档，永久保存。6 档案管理细则6.1 档案资料的归档范围6.1.1 合同、项目报备、设备、费用、投标、考核、制度等6.2 档案资料的归档要求6.2.1 负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理。6.2.2 对于需要移交档案管理者的资料，各岗位商务需按要求进行整理后，并编制档案移交目录， 档案移交目录一式两份，双方签字后各执一份。6.2.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确。6.2.4 档案管理者在收到需归档的资料后应先将其分类，编制各档案管理目录，按顺序将档案放入档案柜中。6.2.5 纸质档案需扫描成电子文件做备份，扫描好的电子文件需存入OA系统指定文件夹。6.3 档案资料的归档时间6.3.1 定期归档：各岗位每周一将上一周文件整理，并编制档案清单，即：档案移交目录一并提交给档案管理商务进行归档。 6.4 档案保管6.4.1 建档立卷 a） 档案分类：根据各岗位需求划分、每一档夹封面首页应设“卷内目录表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 b） 案件编号：根据档案不同类别性质来进行划分并编号。以各归档范围首字母+时间+序号为原则来编号。6.4.2 档案整理 a） 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。6.4.3 各档案归类编号原则 A） 合同：档夹背脊为文字销售合同+月份+序号、最下方显示年份 卷内目录则根据附件二 每份文件右上方编写此文件夹唯一编号：合同首字母+年份+月份+序号+页码 扫描件名称以“项目名称+合同号”起名存入电脑共享目录 B） 设备： 设备分为纯硬件销售、借用、办事处自用、设备转移单 纯硬件档夹背脊为文字销售发货单+月份+序号、最下方显示年份 每份文件右上方编写此文件夹唯一编号：各分类文件首字母+年份+月份+序号+页码 C） 费用： 房租协议按各办事处划分建立文档，档夹背脊为文字房租协议+办事处；到期的文档文件夹为文字房租协议+大区+到期 其他费用类别档夹背脊为文字费用类别+月份+序号、最下方显示年份 卷内目录则根据附件七至附件九附件一：移交目录移交目录记录编号：编号：序号文件编号标题名称原/复备注移交单位移交人日期收件单位收件人日期 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执壹份。附件二：合同-销售合同/委外合同目录页码文件编号合同编号最终用户甲方单位全称合同金额签约日期签约人附件三：设备-纯硬件销售/借用/办事处自用/设备转移单目录页码文件编号类别区域合同编号最终用户甲方单位全称附件四：投标-投标/授权书申请表目录投标/授权书申请表目录页码区域办事处项目编号项目名称申请人文件编号附件五：费用-房租协议目录租房协议页码单位编号办事处签约人租赁时间（起）租赁时间（止）备注附件六：费用-笔记本补贴笔记本补贴申请情况表页码大区文件编号员工编号姓名申请时间补贴发放日期补贴月份合计到