秘书实务第七章会议工作PPT课件

第七章会议工作,1,-,上次回顾,1、调查与研究的含义和关系是什么？2、秘书如何进行调研准备？3、调研报告有哪些种类？如何写好调研报告？4、秘书如何实现调研成果的转化？,2,-,本章目标,1.理解会议的含义和类型2.了解会议的作用3.明确会议工作的原则4.掌握大中型会议各阶段的秘书工作,3,-,案例导入,某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。,4,-,事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。,这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？,5,-,案例,华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。,6,-,这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。,7,-,第一节会议工作概述,1、会议与会议工作会议的四个基本要件：有组织、有领导、商议事情、集会。会议是一种民主管理方式和集体领导制度，也是一种重要的工作方法。会议工作，是秘书机构对会议的筹备、组织和保障工作。,8,-,2、会议的类型和功能会议类型（1）规模划分，小型会议（3-10人）、中型会议（100-1000人）、大型会议（1000人以上）（2）性质划分，规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议、座谈性会议（3）形式划分，集中性会议和分散性会议（4）时间特征划分，定期性会议和不定期性会议,9,-,会议的功能决策功能指挥功能沟通功能协调功能动员功能显示功能,10,-,3、会议工作的任务和原则会议工作的任务会议组织工作会议文书工作会议组织联络工作会议后勤服务工作会议的接待服务工作会议选举工作会议的保密和安全保卫工作,11,-,会议工作的原则充分准备严密组织周到服务勤俭节约安全保密提高效率,12,-,第二节会议的准备,1、制定会议预案会议预案，就是会议的筹备方案。,13,-,会议时间和地方,会议主题,会议经费预算和开支办法,会议的日程安排,会议的组织领导,与会人员的食宿安排,会议预案的内容,会议名称,会议议程和日程,参加人员,会议规模,14,-,1、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。,例如：第22届中国国际毛纺原料交易信息交流会,15,-,2、确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。,例如：会议主题：绿色金融发展方式转变的新动力。有三个方面的议题：第一、推动绿色金融有效支撑实体经济可持续增长。第二、推动绿色金融与现有金融体系的衔接、互动与融合。第三、促进绿色金融创新，形成绿色金融的“长春共识”，探索发起筹建常设的国际绿色金融合作组织。,16,-,3、确定会议时间和地点会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。会议地点的确定要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。,17,-,4、确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则确定。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。,18,-,5、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。,19,-,6、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式、领导和来宾致辞、领导做报告、分组讨论、大会发言、参观其它活动、会议总结、宣读决议、闭幕式。,20,-,某公司销售会议议程表：1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。,21,-,某股份有限责任公司股东大会日程安排,22,-,会议议程安排范例,23,-,7、建立会议组织领导会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。8、会议的日程安排包括各种仪式、报告、发言、有特色的活动。9、与会人员的食宿和安排10、会议经费预算和开支办法,24,-,此外，还要确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。,25,-,某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：1会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。2参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。3会议主持人：XX集团公司负责销售工作的副总经理。,“时装秀”方案,26,-,4会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。5会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话，时装表演，展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同7会址：服装集团小礼堂。,27,-,8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。9会议用品：纸、笔等文具、饮料、照明灯、音响设备、背景音乐资料、足够的椅子、纪念品(每人发XX服装集团生产的T恤衫1件)10会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。,28,-,思考题：小李的会议方案有无改进的地方？,1、会议名称不能用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应该改为时装展示会。2、展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应该请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3、会议地点不应设在xxx集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该设在来宾住宿的九点会议大厅。4、会议用品中没有提及应该准备的用语展示的新款时装样品。,29,-,第二,第一,第三,第四,制作邀请函,布置会场,成立筹备处,会议方案的主要流程,第一,第五,第六,第七,第八,举办晚会,经费预算,准备会议文件,安排住宿,举办会议,30,-,2、组建会议机构会议机构，就是负责会议工作的组织机构。一般有秘书组、材料组、组织组、宣传组、后勤组、保卫组。通知的方式有：发文、发电报、打电话,31,-,3、发送会议通知会议通知的内容包括哪些内容？会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。,32,-,各分公司、中心、部：兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召开业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管经理（主任）或相关责任人按时出席。汇江公司总经理室二0一六年月二十六日,关于召开业务检查工作会议的通知,33,-,会议通知,尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话我公司参加此次会议，参加人数：我公司不能参加此次会议。姓名：公司：,34,-,会议通知发送的注意事项,（1）为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重。（2）人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。（3）一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书。（4）如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。,35,-,（5）需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名。（6）对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。（7）可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。,36,-,（8）会议通知样本要作为档案保存。（9）要有具体的会议名称（10）日期、时间、场所要准确无误（11）议题应尽量具体（12）有附加资料时，应写明资料名称及页数,37,-,4、准备会议文件开幕词闭幕词工作报告,38,-,5、布置会场大小是否合适、座位是否够用、光线是否充足、照明是否清晰；温度是否适宜；音响效果是否良好；录音录像设施是否完备主席台的布置会场的布置装饰性布置附属性布置,39,-,预定确认会议室及会场布置,一、预定会议室1、会议地点选择的要求交通便利，选择距领导和与会者工作地点都比较近的地方。会场大小应与会议规模相符。每人2m平方3m平方活动空间。场地要有良好的设备配置。场地应不受外界干扰。选择会议地点应考虑有无停车场。场地租借的成本必须合理。,40,-,小型会议室,41,-,大中型会议室,42,-,大中型会议室,43,-,二、会场布置1、会场整体布局的要求会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面。会场整体布局的要求是：庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规模、规格。,44,-,会场的整体格局要根据会议性质和形式创造出和谐的氛围。大中型会议要保持一个绝对的中心，因此多彩用半圆形、大小方形的形式。小型会场要注意集中和方便。,45,-,会议布置类型,46,-,不同的会场布置,47,-,48,-,49,-,50,-,会议室布置,51,-,会议室布置,52,-,会议室布置,53,-,2、会场的类型及布局小型会议室。椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。,54,-,中型会议室。“而”字型、半圆型、课堂型。,55,-,大型会议室。礼堂型、众星拱月型。,56,-,57,-,3、布置会议附属性设备,音响设备：扩音设备、耳机、同声翻译、麦克风。声响设备：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等其它布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设备、电源插座等。布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等。,58,-,会标,会徽,59,-,60,-,61,-,4、会场座次安排,主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。,62,-,主席台座次安排,63,-,场内其他人员的座次安排横排法。竖排法。左右排列法。,64,-,中央政治局常委与江泽民集体照,65,-,主席台坐次,66,-,6、人员编组编组就是将与会人员按一定规则分成若干小组，并指定召集人。7、制作会议证件会议证件的种类：代表证、列席证、签到证、工作证、记者证、出入证。8、安排食宿和车辆会前的准备工作之一，就是安排食宿和车辆。它包括预定房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。9、会前检查10、接站与报到,67,-,接站注意事项,做好充分准备，在车站机场设置接待站。制作醒目的牌子或横幅，上面标明“会议接待处”的字样。接待站两个人一班比较好，可以轮换去卫生间、买水或食物。接站的车辆安排要提前到达接站地点，注意交通安全，接站时注意接待礼貌，注意接站时前后车辆的衔接。,68,-,与领导沟通会议的有关事宜案例,某公司的张秘书刚由分公司调入总部，担任总经理秘书，公司要在圣诞节搞一个新年联欢晚会，与一些重要客户进行联谊。张秘书自持在分公司搞过多次这样的活动，便自作主张决定了会议举行的地点、邀请嘉宾的名单、活动的内容和奖品的发放形式。尽管联欢会搞的很热闹，张秘书却被总经理狠狠批了一顿。问题：为什么张秘书被总经理狠狠批了一顿？,69,-,点评,张秘书没有意识到召开会议最重要的是要使领导意图得以贯彻执行，不与领导做好会前的沟通，就不能理解联谊会主要要加强公司与哪些客户的关系，搞什么样的活动能够密切公司领导与客户、员工的关系，联谊会上奖品怎样发放才能使公司领导满意？不解决这些问题就达不到预期目的。,70,-,与领导沟通有关事宜的程序,明确会议的目标。2.明确沟通会议有关事宜的方法与途径.明确沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。4向领导汇报会议的筹备情况及进展，讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题或难题。5.听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录。6.将记录通过某种方式送给领导。,71,-,第三节会议的召开,1、会场签到2、会间调度3、会议记录4、会议简报5、会议选举6、会议总结7、后勤保障,72,-,关于会议记录,一、会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部（1）记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议主要议题。,73,-,（2）记录主体与会者的发言。议定事项。（3）记录尾部散会。主持人、记录人签字。二、会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。,74,-,会议记录范例,中华范文公司项目会议时间：年月日地点：公司会议室出席人：公司各部门主任主持人：（公司副总经理）记录：（办公室主任）,75,-,会议记录范例,各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。散会。主持人：（签名）记录人：（签名）,76,-,关于会议简报（1）类型：综合型、专题型、实录型。（2）格式：报头、报核、报尾。（3）要求：简练、快捷、准确。,77,-,第四节会议的结束,1、印发会议纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。,78,-,会议纪要的特点：第一、纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实。第二、概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。第三、条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。,79,-,80,-,81,-,82,-,83,-,2、清理会议文件3、组织代表离会4、搞好宣传报道5、会议工作总结6、